全屋定制家具订单管理.ppt

订单流程图 业务跟单 Speakernameandtitlehere 财务 设计 计划统计 采购 材料库 设计 生产 成品 客户 业务信息按表录入 业务洽谈初步方案 成本核算 预计报价物料预算申购 购买 签订合同 方案确定客户订货单 市场总监签名财务盖章留底 业务催收订金 财务确认收订金 订单接受现场测量图纸深化精准报价物料清单 计划排布跟踪 库存梳理物料申购采购订单 有料 无料 生产任务单 生产计划下单生产 采购计划审批 物料验收采购入库 物料定额签字出库 副总签字 品质管制 生产统计包装入库 信息传递 业务通知客户付尾款 财务确认付尾款 客服打销售单财务盖章 统计安排发货 据销售单装车出货 安装 客户确认 订单归档售后启动 财务核算 订单流程说明1 一 目的 为了有效提高客户满意度和各部门工作效率 特制定此订单流程 二 范围 适合于正常订单 加单 补单 更改单 维修单等所有订单 三 职责权限 1 业务 客户洽谈 初步方案 报价 合同签订 款项通知及跟踪 业务跟单 接单 客服 客户档案输入 客户报价单输入 销售订货单 预收款单通知 客户投诉事项登记 打出货单 2 财务 合同销售订货单存档 输入预收款单 收款确认 审核盖章生产发货 入库确认 输入预付款单 成本分摊合算 月底监盘 3 生产跟单 订单主计划排布 生产任务单 盖章下单 生产统计 发货 4 设计 成本核算 物料先期预购核算 报价 现场测量 图纸深化 工艺分解 物料清单 临时物料清单 5 采购 物料需求 采购计划 采购订货单 物料采购 托外加工单 6 材料仓库 库存梳理 采购进货单 车间退料 客户退货单 生产领料 补料单 报废单 采购退货单 工具出入库 申购 月底盘点 7 成品库 生产入库申请单 成品出库单 包装管理 月底盘点 8 生产 按计划排布调度 进度跟催 品质管理 现场物料管控 订单流程说明2 四 归口管理 公司所有订单 归口为业务跟单 即所有订货合同均由业务跟单接受 财务盖章 并经副总签字后下发生产 无论是正常单 加单 补单 维修单 更改单 取消单等均按业务跟单下单的销售订货单为准 即财务部 生产部只接受客服跟单的销售订货单 且所有订单必须是书面形式下发并留存根 不可口头传达 且订单问题的信息须反馈给客服跟单 由客服跟单与上游部门沟通 如属于技术方面的沟通可由车间相关人员直接与设计师沟通 若需要推迟交期者须知会业务跟单知晓 便于业务跟单计划出库日期调整 否则按原订单计划执行 确保订单计划的受控状态 注 除客服跟单外 无论是任何人包括业务部门 设计部门 董事长 总经理在内均无权直接下单 须将订货合同交与客服跟单执行 订单管理流程 订单流程说明2 五 内容 1 客户确定购买意向后 营销部门派业务人员与客户洽谈 明确产品类型数量 确定款型 材质 颜色等初步方案后 及时将订货合同及客户要求等信息转交给业务跟单 在ERP订货合同上要显示产品名称 特殊规格 特殊颜色 个数 单价 金额 合计金额 客户名称 交货地址 合同编号 房间楼层备注 打印出交给客户的订货合同可不显示单价 其它以上内容都要有 2 业务跟单接到订货合同后把订货合同录入ERP系统 并交于设计部报价员进行成本合算并做预计报价 设计部拆单报价员做好预计报价 先期物料预算申购后 把报价表交给业务跟单录到ERP系统上 如客户确认不做更改 业务跟单据预计报价单在ERP上帮客户订货单 如预计报价有更改 业务跟单据更改后的报价单在ERP上做客户订货单 精准报价 并把客户订货单 精准报价 打印经财务盖章确认复印2份 一份财务 一份相关业务 业务跟单确认订金 预收款 已经到帐了 再把第3份给设计绘图员画图 客户订货单如有变更 业务跟单随时变更客户订货单后再做以上作业 业务跟单及时制作 订单移交表 并在 订单移交表 签署姓名与时间 便于追溯接单日期 并把 订单移交表 下传 要求完成时签名 3 业务部门及时请市场总经理同意或增减额度 报价给客户 客户同意价位等相关方案后 业务部门及时与客户签订合同并确定详细的相关方案 4 合同签订后 市场总监 总经理签名 业务人员通知及跟踪客户付预付款 并及时将合同复印或者拍照传递与客服部门及财务部门 且将相关订单方案结果传递与客服跟单 告知财务留意接收预付款 合同在财务部留底 注 未打预付款或不用收预付款的客户需由总经理签字批准方可 如数目较小或客户信誉度高者 公司相关人员可以担保 但担保金额不能高于担保人月工资的80 若出现客户款项不能支付时从担保人工资中扣除 5 财务部门收到预付款后 及时通知业务部门及客服跟单 6 客服跟单接到财务部门 收到预付款 的通知后 须在0 5个工作日内首先找财务部门在客户订货单和 订单移交表 的预付款确认栏内签字确认 便于追溯客户付预付款日期即为正式下单日期 然后整理好相关信息与 客户订货单 一起正式下单给设计部门 并让设计部门在 订单移交表 签署姓名和接单时间 且依据客户要求的订单交付情况制定计划交货日期 订单流程说明3 7 1 设计部画图 图纸要注明客户名称 交货地址 订货单号 下单日期 交货日期 画图人及电话 图纸要有正视图 侧视图 顶视图和特殊部位细节放大图 图纸示意 标注备注要明确清晰 图纸做好后 把图和客户订货单同时交于设计部拆单员 并在 订单移交表 上签名和完工时间 2 设计拆单 据 客户订货单 和图纸逐项折单 不能漏项 依生产计划 制作完整清晰的物料清单 物料清单包括单个产品下料规格 张数 封边条长度 辅料用量 配件用量 包材用量 合计用量 拆单报价员要把物料清单录到ERP系统上 并在 订单移交表 上签名和完工时间 注 1 设计部门接到 客户订货单 后 须在 订单移交表 规定的时间内完成现场测量 图纸深化 物料清单制作等相关工作 然后将 客户订货单 图纸 物料清单交与生产跟单 2 批量订单需要分批操作者与生产跟单协商交付的先后次序及时间 客服跟单列在 批量的订单计划跟踪表 上 便于跟踪 3 遇到量大 产品异形等特殊的订单需要增加时间者须请示总经理批准 4 需要提前预购材料者及时制作 预订材料清单 交与采购跟单 采购跟单及时依据采购流程制定采购计划 订单流程说明4 8 生产跟单 生产任务排产 依订单在ERP上进行主生产计划排产 依生产计划在ERP上做生产任务单 生产日报表 把生产任务单 生产日报表打印出来 与相关图纸 料单装订一起交运营副总经理签名后下发生产 每天把订单产品的生产 状况及时的在ERP生产状况统计上录入 做到日清日节 9 采购流程 采购跟单把所有供应商资料 主要供应商和备用供应商 录入ERP系统 录采购订货单时如没有供应商资料要及时新增 供应商资料包括 供应商公司名称 地址 主要联系人 电话 转帐银行帐号 供应材料类别 常规材料 采购跟单依生产计划在ERP上做采购计划 采购订货单 打印3联采购订货单 运营副总经理签名 一联存根 二联仓库 三联供应商 电话采购注意回厂日期 其它材料 补货采购或备货采购 采购跟单依申购表在ERP上做采购订货单 打印3联采购订货单 运营副总经理签名 一联存根 二联仓库 三联外务采购 外务采购员依采购订货单要求外出采购 注意回厂日期 单位最小化 原始单价 采购数量等 订单流程说明5 10 材料仓库 1 生产非生产非常用物料申购 一律到仓库写 申购单 注意写清名称 数量 用途 申购人 回厂日期后 副总签名后交采购购买 2 入库 公司采购之任何物料 包括生产用和非生产用 食堂除外 必先入库 办理入库手续 严禁物料回厂即用单证直接交财务 材料到位后 材料仓库须第一时间通知品检 进行品质检验 合格后方可入库 不合格的退回 并及时通知生产使用部门领料 仓管要依采购订货单逐一核实供方送货单项目是否与采购订货单相符 如多送 要及时知会采购是否收货 如收要求采购补增采购订货单 再以采购订货单办理采购进货单 如多余的不收 就让多余的带回 只依采购订货单数量办理采购进货单 注意单位换算 以ERP最小单位入库 单价是否涨价 其它项次是否与采购订货单相符 按固定存放区及时归位 车间退料入库 参照原材料入库 供应商改为车间 入完库后当天的所有送货单票据 在下午下班前由仓库统计交财务 3 出库 材料统计每天把车间领料 补料 报废料 工具 退供应商的物料做到ERP上 在ERP程序生产领料单或采购退货单上录入 日清日节 当天完成 车间补料 要有生产总监注明衬料原因 签名 并有运营总经理审核后 仓库方可发料 人为报废衬料的 要按实价罚款 采购退货 要经采购 仓管 供方同时签名 并由仓库统计将采购退货单财务联将于财务 订单流程说明6 11 生产车间 1 生产主管 接到物料清单 图纸 生产任务单 生产报表等文件后 仔细分解图纸 如发现图纸或料单与操作实际有分歧 要及时找设计或拆单员沟通解决 按计划出货日期及时跟进 确保按时出货 按品质标准随时抽检订单品质 确保出库0缺陷 按生产报表格式要求 及时做生产日报表 并交给生产跟单进行ERP上线统计 2 车间主管 需实施订单审查无误 待材料按时到位后 依据计划排布的生产周期及计划交货日期 进行生产计划实施 产品工艺指导制作 品质监控指导 按订单数量清点 监控上下工序交接到位工作 确保订单保质保量地按时完成订单任务 每日向副总 跟单员递交生产日报表 3 生产车间生产制作的产品经自检合格后方可移交下工序 祥看品质管理 4 包装 包装时特别注意品质检验 按品质标准 检出的不良品 残次品要返回上工序返修 严禁不良品包装入库 散单者须将成品及辅料包装完整 批量订单须依批次 楼层号 房间号 交货的要求将成品及辅料包装入库 包装人员须每日填写 成品仓库日报表 上交生产统计 生产统计须将完成包装入库的订单产品录入ERP系统 订单流程说明7 12 业务部 1 付尾款 业务总监随时关注ERP成品入库情况 依据客户要求的时间通知客户付尾款 业务部门接到到客户已付尾款的通知 及时通知财务部门 财务确认尾款到账后 及时通知业务跟单 2 出库发货 业务跟单打印 发货单 明确客户名称 订单编号 产品型号 工艺 数量 金额等信息 由财务签字确认后方可安排发货 注 1 如遇货款未到账 客户要求先发货者须由董事长或总经理签字特批 出现货款无法收回情况者责任由董事长或总经理承担 数目较小或客户信誉度高时公司相关人员愿意担保者可以担保 但担保金额不能高于担保人月工资的80 若发生客户款项不能支付时从担保人工资中扣除 2 属经销商或分公司物流代收者 同样需财务部签字并注明什么物流代收字样 并将 发货单 交与财务部门一联 19 客服跟单将经财务签字确认的 发货单 的其中一联交与仓管 生产跟单 发货 并安排车辆 装卸工 安装工 且及时通知预计到货日期 20 仓管接到手续齐全的 发货单 应准确清点货物 产品件数 配件等 成品出库 21 司机送货到达目的地后 由客户验收无误后签字确认 司机需带回物流货运单或经客户签字的货物清单交与客户跟单 客服跟单将货物清单与订单一起交财务归档 22 安装工到达目的地后 须规范安装 安装完毕经客户验收 有问题迅速整改 无问题做好现场清洁工作 并告知客户产品使用注意事项 留下售后服务联系方式 23 业务部在安装完成客户验收合格后开始实施售后启动 须定期回访 以期提高客户满意度 争取更多新客户 订单流程说明8 6 相关规定 1 不能按正常周期执行的特殊订单 依据订单的交期进行反向的订单计划排布 各相关环节须加班加点甚至通宵或定点 以达成订单按时交付的目标 违者将严重处理 行政处罚依据 行政管理制度 有警告 小过 大过 2 违背或未按 订单流程 之规定实施者 给予大过处理 3 未按订单计划时间执行者 超出一天者给予大过一次 超出二天者给予大过两次 以此类推 启然家具事业部组织架构图 副总 设计 生产主管 车间工人 采购 材料仓管 计划 财务 业务岗位职责 品质管理制度 第十篇品质管理质量是企业的生命 是企业参与市场竞争与制胜的利器 合格优质的产品 是维持企业生存与发展的必要保证 因此 树立质量第一的思想 不断提高自身的质量意识 确保本职工作的优质高效 是本公司每一名员工必须具备的基本素质 结合本公司的实际情况 特制定此 质量管理办法 使质量的控制检验与管理有章可依 奖优罚劣有法可循 一 质量的定义质量就是使产品或服务必须符合顾客的要求 以预防和自我控制为主要达成手段 二 合格与合格率的定义合格 就是在正常的生产情况下 送到下一工序的产品及部件 均严格按厂部质量标准生产 不影响后续生产时间和浪费材料 定为合格 一 合格率 总数 不合格数 总数 不合格率 总数 合格数 总数 二 产品合格率 1 异形类 整装 一个定单有1 2处不合格 定1套不合格 2 柜子类 拆装 一个柜子有3件不合格 定1套不合格 三 质量的控制与检验方法 1 三不 质量控制方法 操作者不制造不良品 不接受不良品 不让不良品流入下一道工序 全体人员都必须树立 下一道工序即是顾客 的良好品质观念 好品质从自己做起 从现在就做起 一次就把产品做好 2 三检 检验方法 初检 为生产者对上一道工序完工后移交过来的产品 在后续加工前进行的质量检验 包括对原辅材料加工前的检验 自检 为生产者对自己加工的产品 在加工的过程中和加工完毕后进行的质量检验 自己严格把好质量关 专人巡检 是由副总 生产主管 品检对在加工过程中和加工完毕后的产品进行的质量检验 主要以抽检为主 3 坚持 三不 与 三检 制度的目的 就是为了加强生产过程中的质量控制 层层把关 层层检查 不合格的产品不得流入下一道工序 确保工序完工移交产品的合格率达到100 主管与品检的巡检抽查的比例不能低于20 或5件 有必要的时候要进行100 全检 4 各工序之间的质量责任 应遵循检验上工序 做好本工序 服务下工序 上一道工序对下一道工序负责的三原则 5 1班组内下一道工序在初检时发现质量问题 一律由上一道工序承担责任 隔道工序才发现的问题原则上不承担责任 班组之间完成交接后 初检时发现质量问题 一律由上道工序班组承担责任 一但做业 本是上道工序的问题 本工序也要承担责任 5 2 车间完工产品完成交接后发现的不合格品 应视具体情况 分析质量原因 确定责任的归属 开具 返修单 并由责任人承担经济责任 5 3 工组交接后初检时发现质量问题的 上工序组长负主要责任 其他相关工序主机手负次要责任 6 班组之间产品完成交接后 初检发现的不合格品 数量超过工序返修率标准的 超过部分因返工发生的经济损失 由上道工序个人承担 其20 用于奖励初检检验者 初检不合格品的型号 数量 不合格原因应在当时填写于 车间生产日报表 和 返工单 上 立即报副总以便于计算损失和奖励金额 如果发现有质量问题 不上报而直接返工的 发现一例 按所有成本的200 处罚检验者 包括初检者 品质管理制度 三 7 车间产品移交的规定 7 1 产品移交必须先进行自检 以检验产品的尺寸 线形 整体造型及表面视觉标准 检验必须完整 全面 由副总负责进行组织 生产主管监督执行 并进行质量评定 检验不合格的产品必须返修后方可移交下一道工序后续生产 否则每次罚款50元 当月超过三次的 从第四次起 每次罚款100元 7 2 车间内部检验合格的产品 品质或生产主管必须对其组成的板 部 件进行抽检 抽检的比例不得少于20 或5件 7 3 车间班组完工移交产品的检验合格率规定如下 7 4 移交结束的产品 在后续加工的过程中 发现因前道工序加工造成的不合格品 应立即开具 返工单 退回前道工序进行返工 返工品数量在规定的返修率内的 前道工序不承担经济责任 返修数量超过规定返修率的 前道工序要承担由此造成的经济损失 返修率 1 产品合格率 返修产品的数量 移交产品的数量 100 注 以上产品合格率规定 工序合格率为订单板件数量的合格率 7 5 交接时下工序主机手要据 生产任务单 负责清点数量 发现不配套或少数时 可拒绝签收并书面上报生产主管 品质管理制度 四 品质考核 1 对各部门的考核1 1 工厂产品合格率最终是以发出产品的总件数的合格率来计算的 1 2 产品合格率 发出产品中合格品数量 发出产品数量 100 1 3 发出产品中不合格数量为当月所有因生产原因造成的不合格退货返修产品的总件数 不包括运输损坏的产品 1 4 发出产品总量为当月发出产品的总件数 1 5 计算时间为上月26至本月25日 1 6 发出产品数量与退 返修产品的时间忽略不计 外地发生的退换货产品以工厂收到时间为准 1 7 交期考核 按计划交期与下工序交接或入库 出货时间为准 凡延迟1天 相关工组乐捐50元 缺料 机坏不计 2 对生产工人的考核2 1 个人当月发出产品合格率达到98 的 每上升一个百分点奖励增加50元 2 2 个人当月发出产品合格率低于98 的 每减少一个百分点罚款50元 并视情况决定是否要赔偿其他相应费用 2 3 不足一个百分点的按比例增减奖罚金额 经济损失另外计算 3 对车间主管 品检 组长人员的考核3 1 生产主管 检验 的工作业绩与本车间完工并移交的产品合格率挂钩 当月累计达到本车间移交产品合格率的 对生产主管一次性奖励100 300元 达不到产品移交合格率的每降低一个百分点 罚款100 300元 3 2 当月发出产品合格率达到 上述7 3条 规定的 生产主管一次性奖励100元 每超过一个百分点增加50元 3 3 当月发出产品合格率低于上述规定的 每减少一个百分点 对生产管理人员罚款100元 品质管理制度 五 不合格品经济损失赔偿规定1 责任人赔偿损失金额最高为本人月工资的60 从当月工资中扣除 2 本人工资不足以赔偿损失的 余额部分车间班组管理人员承担80 厂部相关管理人员承担20 3 赔偿与奖励当月兑现 六 经济损失的计算1 各组内部发生的质量事故 经济损失 生产材料成本看下表 2 下料发生的质量事故 经济损失 材料成本 1 1计算 3 封边发生的质量事故 经济损失 材料成本 1 3计算 4 打眼发生的质量事故 经济损失 材料成本 1 5计算 4 雕刻铣型发生的质量事故 经济损失 材料成本 1 3计算 5 木磨喷胶发生的质量事故 经济损失 材料成本 1 5计算 6 吸塑组发生的质量事故 经济损失 材料成本 1 8计算 7 包覆组发生的质量事故 经济损失 材料成本 1 8计算 8 门组组发生的质量事故 经济损失 材料成本 1 8计算 9 试装 包装组发生的质量事故 经济损失 材料成本 2 0 2 2计算 10 安装组发生的质量事故 经济损失 材料成本 3 0计算 11 材料成本计算原则 A 板材 以实际面积 80 单价计算B 包装物品及五金配件按采购成本 1 5计算12 人为原因产生报废的 按材料成本的200 计算损失 品质管理制度 七 售后产品的质量管理1 产品发出后 由于各种原因造成损伤 需要回厂进行维修的 须由销售或业务跟单人员依据客户反馈的信息先在 客户投诉反馈单 上进行登记 并及时反映到副总处 便于统一安排 2 问题产品回厂后 由副总和主管对退回产品进行质量鉴定 计算损失 确定责任归属 填写 质量事故责任单 并及时进行处理 3 需返工返修的 业务跟单填写 返工返修单 交生产跟单及时安排生产 4 所有需要维修的产品应在10天内完成 客户退回维修的产品 应在7天内完成并立即交付客户 5 退回产品由运输公司造成的 由运输公司承担经济责任 并由相关联系人负责追回 6 客户有关缺少板件质量投诉 如调查属包装组漏包错包等原因 由包装组承担责任 经济损失按实际损失全额计算 7 退回产品经质量鉴定 属于相关班组在生产过程中造成的 由相关班组承担经济责任 经济损失按全额计算 八 此管理办法自二零一八年九月一日起正式执行 此前所有有关的质量问题均不在此规定内 十 此管理办法与 工序职责管理办法 奖惩条例 配套实施 互相补充 奖惩基金管理制度 为保障各项规章制度的有效执行 促进全员自觉奋发向上 为公司发挥正能量 激励职员学先进 争创新 调动工作激情 进而最大限度提高工作效率和经济效益 保障公司健康发展 真正落实 制度决定行动 有功者奖 有过者罚 奖罚分明之制度 本着公平竟争 公平管理 明确管理 强化流程 进一步贯彻各项制度顺利执行 特制定本制度 奖励坚持精神鼓励和物质鼓励相结合的办法 处罚坚持思想教育和处罚相结合的原则 一 目地1 为明确奖惩的依据 标准 权限及程序 形成良好的奖惩机制 奖 激发员工的积极性和创造性 惩 更好地规范约束员工的行为 2 是公司各项规制度良好运行的保障体系 3 是公司各项业务完成效果的评价体系 4 是全员积极出谋划策 开拓革新的激励体系 二 分类及适用范围1 行为规范类 适用于本公司 特殊岗位可以根据经营特色予以适当调整 惩 约束全员行为 2 管理操作类 适用于所