公文写作培训材料.ppt.ppt

公文写作培训材料云南省核工业二 九地质大队朵盛国 一 如何写好公文 一 要写好公文 就要有正确态度和奉献精神 二 要写好公文 就要较好地掌握党的方针政策和国家的法律法规 不断提高政治理论水平 注意学好上级文件 吃透上级精神 对于政治理论学习 别人可以当作软任务 而公文写作人员则必须当作硬指标 因为公文写作人员是为党政代言 替领导说话的人 三 要写好公文 就要熟悉情况 全面准确地掌握第一手材料 数据 四 要写好公文 就要研究和掌握公文写作的基本规律 大队机关公文的规律性 专业性很强 它与政府部门的公文相比 写作难度要大得多 因此 必须肯下苦功 逐步加以掌握 慢慢都可以写好 1 学习和研究公文写作专著 2 要分门别类地收集别人 别单位的优秀公文 3 抓住 一个中心 和 三个基本点 4 4 要写好公文就要了解领导意图 领导意图必须不能与法律 政策相违背 领导意图排在法律 政策之后 5 写好公文 要注意 悟 道理是悟出来的 要把别人讲的道理变成自己的东西 听和看不可少 二 怎样写公文 重点 一 公文的形式与要求文艺写作是一门艺术 公文写作也是一门艺术 这门艺术最基本的表现 就是正确的内容和完美的形式的和谐统一 具体讲有以下五部分 导语要提笔入题 正文要主题突出 表述要正确无误 篇章要条理清楚 结尾要当断即断 1 导语要提笔入题 比较常用的有 根据式 用 根据 遵照 按照 等介词组成的介词结构的句式 例文 根据 有关规定 结合我队实际 现就加强 管理 提出如下意见 请遵照执行 目的式 用 为 为了 等介词组成的介词结构的句式 直接交代发文的目的 例文 为了深入开展 工作 促进 任务的圆满完成 现将 工作安排如下 原因式 用叙述句陈述制发公文的原因 例文 加强对取样过程的管理 对于促进实验室发展 保证样品分析质量具有十分重要的意义 鉴于本月以来野外施工工作管理中存在的问题 原因加目的式 例 2014年 五一 放假通知 根据加目的式 例 为全面做好野外项目验收检查工作 目的 根据 通知精神 根据 2 正文要主题突出 公文的中心就是公文所谈的问题和事由 无论什么文种的公文 从头至尾 通篇内容都要围绕问题和事由来写 与主题和事由无关的 即使再 重要 也不能写 3 表述要准确无误 在上行文中 向上级领导机关汇报情况 反映问题 请示工作 都必须真实 客观 全面 不可弄虚作假 在平行文中 与有关部门商洽工作 求得支持和帮助 需要真实 准确地通报情况 不允许相互欺瞒 在下行文中 上级向下级发出指示或批复 也要切合实际 不能盲目指挥 4 篇章要条理清楚 条理清楚主要是指公文篇章结构严密 层次分明 逻辑性强 公文的结构形式比较常用的有四种 一段式 通篇只有一段文字 内容比较单一的通告 请示 批复 函 结构形式往往是一段式 分段式 大多数公文采用分段式结构 分条式 一些规定 条例 章程等 往往采用分条式结构 章节式 一些内容丰富 篇幅较长的公文 往往采用章节式结构 5 结尾要当断即断 所谓当断即断 是指当所讲的事由或问题及解决问题的要求 办法都已交代清楚 就果断地结束全文 不拖泥带水 不画蛇添足 二 公文的语言与修辞 1 公文语言的特点 准确 简练 严谨 庄重 生动 准确 所谓准确 是说公文在语言表达上完全符合客观实际 明确无误 简炼 严格意义上的公文 其语言应简练到多一字不可 少一字也不可的程度 长而无物是写作大忌 能把一件小事写成 万言书 未必是真功夫 而把一件大事写成 千字文 百字文 才是真功夫 例文 例文 A 寒冷的冬天就要到了 我们处里还没有取暖电器 希望你们资产处尽量调拨给我们 好用来满足紧急需要 是不是可以 等待你们迅速答复 B 严冬在即 我处尚无取暖电器 请速调拨配给 以应急需 可否 盼复 怎样才能使文稿简练呢 一是要善于概括 归纳 提炼 二是要开门见山 少穿靴戴帽 三是少说空话套话假话 严谨 所谓严谨 指的是态度严肃 交代清楚 行文自然 结构严密 在写作时只有做到叙事周全 说理透彻 要求精当 用词选句贴切无误 才能使公文符合实际 合乎逻辑 庄重 所谓庄重 是指公文的语言端庄 持重 严肃 这是由公文具有行政约束力和法定强制力这一特点决定的 我们讲公文语言庄重的特点 还包括写作时必须经常使用公文专用语 A 常用的开头词 根据 据 近查 最近 自 自从 为 为了 由于 关于 按照 遵照 随着 现将 当前 目前 B 常用的引叙词 前接 近接 现接 当经 前经 现经 并经 悉 敬悉 惊悉 近悉 喜悉 欣悉 特 现 通知 通报 批示 批复 报告 如下 C 常用的称谓词 本 我 办 贵 你 处 该单位 D 常用的表态词 应 应当 似应 责成 同意 拟同意 拟不同意 准予备案 请即试行 遵照执行 即将下达 现予公布 E 常用的询问词 妥否 是否妥当 是否可行 如无不当 如无不妥 F 常用的综合词 为此 据此 综上所述 鉴此 总之 总而言之 G 常用的表达目的词 批示 批复 示复 函复 函告 告知 周知 批转 下达 遵照办理 参照执行 H 常用的结尾词 特此报告 现予公布 为荷 为要 为盼 是荷 贯彻执行 将 报告给我们 生动 从某种程度上说 写公文比写文艺作品更需要生动 但公文语言的生动和文艺作品的生动有着本质的区别 文艺作品的生动主要通过情节的发展 细节的渲染 场面的描写 人物心理的刻画来实现 而公文语言的生动则主要借助于观点新颖和材料新颖来实现 2 公文用字用词的常见错误 略 3 正确使用称谓 公文常用的称谓词 第一人称 我 本 办 部 所 院 校 委 站 第二人称 你 贵 处 馆 委 处 办 第三人称 该单位 部门 系 院 所 局 他 他们 特指人称 收文单位直书其名 使用全称 与公章一致 发文单位在公文标题中出现时 使用全称 为使公文在表述上比较简练 在不致引起歧意的情况下 公文的称谓可以使用规范化简称 如市委 市政府 市纪委 发改委 发规处 行办 劳人科等等 同一公文中 对同一单位的称谓应保持上下文一致 例文 略 一般情况下 第三人称第一次出现时使用全称 以后再出现时用 该单位 他们 等词代替 例文 略 有些情况下 公文的称谓可以省略 例文 各单位 各部门 根据省政府车改办有关规定 经大队研究 就加强大队公车管理问题 提出如下意见 请 你单位 遵照执行 4 公文的修辞 原则 主要使用消极修辞方式 适当运用积极修辞方式 消极修辞方式 公文具有规范作用 公文的规范作用也就是公文的控制作用 公文的控制作用要求公文的评议也不可缺少控制性 这种语言修辞正是公文用语的消极修辞 消极修辞要求语言有所控制 文理通顺 结构妥帖 繁简适当 通俗易懂 语言明确 例文1 在建立平安文明209大队的过程中 从重从快治理违章指挥 违章操作 是摆在大队安委会面前的一项重要任务 定向型控制用语 例文2 少数基层对个别职工的违章操作行为熟视无睹 听之任之 这是完全错误的 定性型控制用语 积极修辞方式 在公文写作中 恰当运用某些修辞格 如 比喻 借代 夸张 设问 象征 感叹 警句 顶真 排比 对偶等 把所陈述 表达 反映 部署 要求的问题准确 鲜明 生动地写出来 可以给人以深刻的感染 这就是公文写作中的积极修辞方式 这种修辞方式要恰当运用 不可多作 否则公文容易让人误认为是 文艺作品 第二部分机关常见公文写作 一 通知的写作 一 通知的基本格式标题收文单位发文缘由通知事项执行要求结束语发文日期 二 通知的一般写法 1 通知标题的写作 通知的标题一般由发文机关名称 事由和文种三部分组成 在实际工作中 因文件版头已印明发文机关 故有一些单位省略了发文机关 直接写发文事由和通知 如 二 九大队春节放假通知 在一些特殊情况下 为了突出和强调所发通知的某种性质 往往需对标题中的通知加以点注和说明 联合通知 紧急通知 重要通知 补充通知 转发通知 事由自拟 转发上级机关文件 如其标题过长 可以自拟题目摘要转发 在通知标题中 我们经常使用一些修饰事由的定性用语 如 印发 转发 批转 等 2 通知正文的写作 一般来讲 通知正文的写作内容主要由拟发缘由 通知事项和通知要求三项内容组成 拟发缘由 要写明拟发通知的起因或背景 阐述拟发通知的目的或依据 在写作拟发缘由时 一定要言简意赅 简明扼要 点到为止 切忌拖泥带水 通知事项 通知事项是通知的主体内容 是通知的核心 通知拟发缘由和通知要求都必须紧紧围绕通知事项来写 为通知事项服务 书写通知事项 要层次分明 条理清晰 用词用语要准确达意 通知要求 通知要求表明了发文机关对下级执行通知事项的态度 并以此作为通知的结语 结束全文 以上是通知正文的一般写法 根据通知种类的不同 写法上要有所区别 通知的种类包括 会议通知 发布性通知 部署工作的通知 政策性通知 解释性通知 任免聘用通知 不再一一叙述 二 请示的写作 请示 是下级机关向直属上级机关或其他领导机关报送的一种请示性公文 是下级机关用来向上级机关请求指示 批准事项的上行公文 一 请示的分类 根据请示的不同内容与写作意图 可将其分为三类 1 政策性请示 这类请示 一般是因政策问题而制发 如 二 九大队关于晋宁基地部分土地转让有关问题的请示2 核准重大问题的请示 这类请示多涉及人事 机构等方面的问题 如 关于组建云南云核矿业集团有限公司的请示 3 事务性请示 这类请示 大多涉及机关日常工作中一些具体事项 如请求上级机关增拨业务经费 基建投资 救补助费用 变更机构名称 新建改建办公设施等 例 二 九大队关于补助离休老同志医疗费的请示 二 请示的基本格式 收文单位请示缘由请示事项结束语发文日期 三 撰写请示注意的事项 1 撰写请示的注意事项 请示就是请求示意 1 请示应当一文一事 不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的问题 以免拖延处理时间 贻误工作 2 下级机关一般不得越级请示 因特殊情况 如重大灾害 重大案件 重大事故或者下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题等 必须越级请示时 应当抄送被越过的上级机关 3 不要搞多头请示 请示只能写一个主送机关 如需同时送其他机关 应当用抄送形式 4 请示不得抄送下级机关 请示中的意见在末被批准之前并不生效 所请示的事项有时不被批准 如果抄送下级机关 会使下级工作人员思想混乱 不利于工作 5 领导直接交办的事项外 请示不得直接送领导者个人 6 请示与报告要严格分开 不得混用 报告中不得夹带请示事项 在请示标题中 也不许用两个公文名称 2 请示写作中的常见病误 请示与报告混用 1 把 请示 与报告混用 在标题中出现两个公文文种 出现 请示 与 报告 混用的原因 是起草公文的同志没有搞清楚 请示 与 报告 的不同之处 第一 请示 是下级机关主动请求上级机关给予批示或解答问题 而 报告 是下级机关根据上级机关要求和安排必须做出的书面汇报 第二 请示 是事前行文 报告 是事后或事情进行中行文 第三 请示 要求上级机关给予批复 报告 上级不予批复 只有一些反映情况和问题 并提出解决办法和意见的报告 上级才予批转 因此 不能把 请示 与 报告 两个文种混用 不能搞约定俗成 习惯成自然 请示开头写法常见的开头方式有 原因目的根据式 由于 鉴于 为了 根据 原因目的式 由于 为了 请示理由之后 一般用 为此 现就XX问题请示如下 或 特作如下请示 或 为此 特请示 或 恳求 语句过渡 引出请示事项 结语 又叫尾语 是公文正文结尾初的程式化用语 是公文在长期写作与发展过程中沿袭下来的习惯用语以及定型化 规范化的语言格式 请示的结语是请示正文的重要组成部分 具有收束全文 显示文种 表达意愿等作用 请示结语的常规写法有 当 妥 可 否 请批复 批示 以上请示如无不妥 请批复 批准 审批 特此请示 请批复 批示 以上请示如无不妥 请转报 审批 等 二 请示与申请的区别 1 申请是因业务或事务需要 按规定完成法律程序向上级或职能部门 管理机构 组织 社团说明理由 提出请求 希望得到批准的一种事务文书 也叫申请书或申请表 请示和申请都有请求原由 请求事项 但请示是法定公文 申请为专用书信 属于不同文种 2 请示用于下级机关向上级提出请求 下级只能在上级机关的职权范围内报请需要批准的事项 申请不仅用于下级向上级请求 不属于请求范围之内的事项 而且可用于不相录属的但按规定 法律程序必须向其请求的机关 单位 部门等 如专门办理有关业务的机构部门 银行 保险 公安 海关 土地管理 工商管理等 3 请示的行文对象固定 而申请的行文对象不定 请示的内容限于本系统 本部门的行政公务或政策问题 写法规范 申请的内容不以系统 部门为限 写法不强求一律 且常以填写有关部门印制的各种表格代替 4 请示的作者是法定的机关 团体 而申请的作者可以是机关 团体 也可以是个人 机关 团体或个人向有关方面递交申请 有时必须按有关规定出具或提交有关证明 证件 文件等 而请示则没有这方面的规定 5 请示可以带附件 附件是请示的重要组成部分 作为对正文的补充说明或参考 三 报告的写作 报告 是向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议时使用的上行文 报告的使用范围相当广泛 频率相当高 它同 通知 一起成为党政机关一上一下两大基础文种 一 报告的分类 工作报告 在某项工作进行到一定阶段 或工作已经完成时 下级机关需要将工作情况 取得的成绩 存在的问题 经验 教训等项内容 向上级机关汇报时使用 如 关于 试点工作的报告 可以写成 基本情况 主要做法 取得的成效 存在的问题 今后工作意见等几个部分 情况报告 是指下级机关向上级机关汇报近期出现或发生的某种情况 某一问题 或工作中某些方面的状况 建议 调研 报告 是指工作中出现的许多新情况新问题 经过调查研究 提出本机关的处理建议 向上级机关汇报时使用的一种 上级机关如果认为这些建议比较好 有推广参考价值 也可批转所属下级各机关参照执行 回复报告 对上级机关查询 查办 催办的事项 作出专门回答时使用 报送报告 指下级机关经常向上级机关报送各种材料 包括下级机关主动呈送的 或者上级机关要求报送的 例 研究院关于报送2013年度党政工作要点的报告 二 报告的基本格式 标题收文单位概述情况详述情况结束语发文日期 三 报告正文的一般写法 报告的正文一般包括三项内容 概述情况 详述情况和结束语 概述情况 用概括性语言简要介绍报告事项的整体情况 详述情况 详述情况一般从五个方面入手 工作过程 工作做法 取得的成绩 存在的问题 今后打算 意见或建议 结束语 报告一般要有结束语 报告结束语的位置是在正文之后 另起一行空两格的位置 常用的结束语是 特此报告 以上报告 请审阅 以上报告 请指正 以上报告 如无不当 请予批转 四 撰写报告的注意事项 一是要坚持实事求是 不能合理想象 任意拨高 以偏概全 也不能只报喜不报忧 二是要突出中心 根据报告主旨选择材料 不要面面俱到 把报告写成流水帐 三是要注意在报告中不要夹带请示事项 上级机关对报告一般是只阅不答复 四 通报的写作 不讲 通报是适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况的公文 通报可分为表彰性通报 批评性通报 情况通报三类 五 工作总结的写作 一 总结的概念及分类 总结是一个单位或个人对前一阶段社会实践活动或某一特定工作 任务的完成情况进行回顾 分析和评价时使用的文体 总结从理论的高度进行回顾 目的是从中发现和归纳规律性的东西 明确经验和不足 以期对今后的工作进行指导 通过总结 可以把获得的感性认识 经过分析和综合 抽象和概括 上升为理性认识 揭示事物的本质和内在联系 从而掌握规律 获得经验 指导今后的工作少走弯路 事实上 很多规律的东西都是通过总结活动来发现的 正如毛泽东同志指出的 人类总是不断地总结经验 有所发现 有所发明 有所创造 有所前进 从不同的角度 可将总结划分为不同的类型 按内容分 有工作总结 业务总结 学习总结 生产总结等 按范围分 有单位总结 部门总结 个人总结 按时间分 有年度总结 季度总结 月份总结 阶段总结等 按性质分 有综合性总结和专题性总结 二 总结的基本结构图示及写法 标题开头 前言部分 成绩和做法 主体部分 取得的主要经验或教训或存在的不足结尾 今后工作努力方向或打算或整改措施 开头部分即前言部分 总结的开头主要用来概述基本情况 作出基本评价 包括工作性质 主要任务 时代背景 指导思想 以及总结目的 主要内容提示等 作为开头部分 要注意简明扼要 开门见山 文字不可过多 主体部分是总结的主要部分 内容包括成绩和做法 经验和教训等方面 这部分篇幅大 内容多 要特别注意层次分明 条理清楚 总结的主体部分很容易写得千篇一律 缺乏个性 当然 总结不是文学作品 无需刻意追求个性特色 但千篇一律的文章是不会总结出本单位的特色工作的 要写出个性 总结就要有独到的发现 独到的体会 新鲜的角度 新颖的材料 结尾部分 分析存在问题 提出今后方向 也有的总结将工作中存在的缺点和问题 写在正文中的有关部分 结尾针对存在问题 明确提出今后工作的努力方向 三 综合性总结和专题性总结的写作 各单位年度工作总结就是综合性总结 开展机关工作作风建设宣传月活动的总结就是专题性总结 四 总结写作中的几个常见问题 1 不能总结单位开展的特色工作 千篇一律 综合性总结年年一个样 专题性总结放之四海而皆准 2 采取工作项目列举式 记流水帐 不概括 不拨高 3 只讲成绩 不讲不足 不分析存在的问题 也不归纳经验和教训 报喜不报忧 下面来讲综合性总结和专题性总结的具体写法1 综合性总结 综合性总结 要求比较全面地对一个地区 一个部门或一个单位在某一时期的所有情况进行全面反映和评析的总结 这种总结内容比较全面 涉及问题也较多 但全面总结不是面面俱到 报流水账 而要把工作中主要成就和问题以及贯彻执行方针政策的经验和体会反映出来 以展现所总结的单位工作的全貌 综合性总结的基本内容大致是 1 概述基本情况 包括介绍工作过程 环境和基础 必要时交代一些背景情况 简要叙述工作进程 基本成绩 收获和总的认识等 给读者以总体认识 2 叙述主要成绩 做法和经验 这是总结的主要内容和重点所在 叙述成绩表现在哪些方面 收获有多大 列出确切的数据和典型事例 概括基本做法 阐述成绩是如何取得的 也可归纳为若干条经验 进行深入的分析 论证 提到政策与理论的高度 从中找出规律性的东西 3 分析存在的问题和教训 在陈述成绩 总结经验的基础上 找出工作中的矛盾和差距 对存在的缺点和问题进行认真分析 找出原因 引出教训 4 提出改进意见和今后打算 针对存在的问题和工作中薄弱环节 提出切实可行的改进措施和意见 并根据当前形势和任务 提出今后的工作打算和努力方向 2 专题性总结 专题性总结 是就某一项工作的情况或某个对象在某个时期的或某个方面的情况进行专门反映和评析的总结 它内容集中 单纯 可以写得具体 深刻 针对性也较强 因而更能发挥指导作用 它的内容要求着重写某项工作的主要成绩 介绍做法和经验 有的还简要提出今后工作改革的思路 综合性总结和专题性总结 各有不同的胜任 前者内容要求全 后者内容要求专 要根据总结的内容和目的来确定采取哪种总结为宜 但不论哪种总结都需要有点有面 点面结合 使总结内容具体扎实 富有新意 六 工作计划的写作 一 计划的结构环节和格式写计划没有固定不变的格式 一份计划 一般是由标题 正文 文尾三部分组成 1 标题标题 即计划的名称 写在第一行的居中位置 标题通常有以下几种写法 第一种是由制定计划的单位名称 计划期限 计划内容和文种构成 例如 海鸥宾馆二 一三年工作计划 第二种是由计划期限 计划内容和文种构成 例如 关于二 一四年勘查院设备购买工作计划 第三种是由单位名称 计划内容和文种构成 例如 机关总支工作作风整改计划 第四种是由计划内容和文种两项构成 倒如 关于普通话测试工作计划 另外 如果计划尚不成熟或还未讨论通过 就需要在标题后面加括号注明 初稿 草案 讨论稿 征求意见稿 等字样 2 正文 正文 即计划的具体内容 正文通常由前言 主体 结语构成 前言 它是全文的导语 要求简明扼要地交代清楚三方面的内容 一是计划的指导思想 即有关的方针政策和上级指示 实际工作发展的要求 二是计划的总目标 总任务 即开展什么工作 解决什么问题 达到什么效果等 三是对基本情况的总分析 即分析计划单位的各种主客观条件 有关的经验教训等 这部分是计划的总纲 具有统率全文的作用 语言文字力求准确鲜明 简洁凝炼 以使人们清楚明白地了解执行计划的必要性 可行性和完成计划的可能性 这部分的内容 并不是每份计划都必须全部包括 而是要根据计划的目的 范围等情况的不同 酌情取舍 灵活掌握 适当安排 因此 具体情况要具体分析 应分别予以不同处理 主体 它是计划的核心部分 它应明确提出任务 指标和具体要求 主要步骤 方法 措施 分工及注意事项等 体现计划的三要素 目标 措施 步骤 目标 它是制定计划的导因 首先要写明总任务是什么 达到什么指标 下面还可以有分任务 应尽可能明确具体地写出任务的数量和质量要求 写作时可以分条分项 也可以列成表格 或将部分列成表格 作为附件处理 措施 它是指落实计划的过程与做法 这部分内容关系到计划目标的实现 因此 制定计划者 一定要做到胸中有全局 将措施和办法考虑周到 详尽 具体 不得自相矛盾 为了保证完成任务 应职责分明 由哪位领导人主管 什么单位负责 哪些单位既合都要清楚明白 以便执行和检查 步骤 它是实现计划的重要保证 为了达到目标 每一程序都应有明确的时间要求 以使执行者既产生紧迫感 又能有条不紊地进行工作 如期完成预定目标 这部分应写得有条有理 各个环节要互相衔接 环环相扣 切实可行 主体部分是计划写作的重点 每份计划都要将以上三个要素的内容写清楚 不过详略重点可有所不同 主体部分要力求具体明白 逻辑性强 语言要简洁洗炼 干净利落 结语 它是计划的辅助 补充部分 根据实际情况 有的用一段简要的文字 进一步强调计划的重点 有的在最后强调一下注意事项 有的写一段希望和号召 以鼓舞士气 如计划不长 主体部分写完全文就结束 不再加结语部分 应结合具体情况 灵活运用 3 文尾文尾部分 应在正文的右下方 写明制定计划的单位名称 或个人姓名 如果标题中已注明单位名称 此处只写年 月 日即可 有的计划 在落款后面还要写出报 送单位以及有关人员 此外 凡是与计划有关的材料 在正文表述不便时 可用附表和附图 如基建和财务计划中的指标和数字等 都可作为附件 放在最后 这些附表 附图及有关说明文字 同样应视为计划的重要组成部分 二 计划的写作要求 一要把握方向 贯彻政策 二要实事求是 调查研究 三要积极稳妥 切实可行 四要全面兼顾 突出中心 五要分工落实 留有余地 六要明确要求 便于检查 七 函的写作要求 公文函的分类公文函可以从不同角度分类 一 按性质分 可以分为公函和便函两种 公函用于机关单位正式的公务活动往来 便函则用于日常事务性工作的处理 便函不属于正式公文 没有公文格式要求 甚至可以不要标题 不用发文字号 只需要在尾部署上机关单位名称 成文时间并加盖公章即可 二 按发文目的分 函可以分为发函和复函两种 发函即主动提出了公事事项所发出的函 复函则是为回复对方所发出的函 三 另外 从内容和用途上 还可以分为商洽事宜函 通知事宜函 催办事宜函 邀请函 请示答复事宜函 转办函 催办函 报送材料函等等 函的结构 内容和写法 由于函的类别较多 从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性 主要介绍规范性公函的结构 内容和写法 公函由首部 正文和尾部三部分组成 其各部分的格式 内容和写法要求如下 一 首部 主要包括标题 主送机关两个项目内容 1 标题 公函的标题一般有两种形式 一种是由发文机关名称 事由和文种构成 另一种是由事由和文种构成 2 主送机关 即受文并办理来函事项的机关单位 于文首顶格写明全称或者规范化简称 其后用冒号 二 正文 其结构一般由开头 主体 结尾 结语等部分组成 1 开头 主要说明发函的缘由 一般要求概括交代发函的目的 根据 原因等内容 然后用现将有关问题说明如下 或 现将有关事项函复如下 等过渡语转入下文 复函的缘由部分 一般首先引叙来文的标题 发文字号 然后再交代根据 以说明发文的缘由 2 主体 这是函的核心内容部分 主要说明致函事项 函的事项部分内容单一 一函一事 行文要直陈其事 无论是商洽工作 询问和答复问题 还是向有关主管部门请求批准事项等 都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题 意见叙写清楚 如果属于复函 还要注意答复事项的针对性和明确性 三 结尾 一般用礼貌性语言向对方提出希望 或请对方协助解决某一问题 或请对方及时复函 或请对方提出意见或请主管部门批准等 四 结语 通常应根据函询 函告 函商或函复的事项 选择运用不同的结束语 如 函询 商 请即复函 特此函告 特此函复 等 有的函也可以不用结束语 如属便函 可以像普通信件一样 使用 此致 敬礼 五 结尾落款 一般包括署名和成文时间两项内容 单位名称 写明成文时间年 月 日 并加盖公章 撰写函件应注意的问题函的写作 首先要注意行文简洁明确 用语把握分寸 无论是平行机关或者是不相隶属的行文 都要注意语气平和有礼 不要倚势压人或强人所难 也不必逢迎恭维 曲意客套 至于复函 则要注意行文的针对性 答复的明确性 其次 函也有时效性的问题 特别是复函更应该迅速 及时 像对待其他公文一样 及时处理函件 以保证公务等活动的正常进行 例文一洽事宜函中国科学院研究所关于建立全面协作关系的函 大学 近年来 我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持 取得了一定的成绩 建立了良好的协作基础 为了巩固成果 建议我们双方今后能进一步在学术思想 科学研究 人员培训 仪器设备等方面建立全面的交流协作关系 特提出如下意见 一 定期举行所 校之间学术讨论与学术交流 略 二 根据所 校各自的科研发展方向和特点 对双方共同感兴趣的课题进行协作 略 三 根据所 校各自人员配备情况 校方在可能的条件下对所方研究生 科研人员的培训予以帮助 略 四 双方科研教学所需要高 精 尖仪器设备 在可能的条件下 予对方提供利用 略 五 加强图书资料和情报的交流 以上各项 如蒙同意 建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商 达成协议 以利工作 特此函达 务希研究见复 中国科学院 研究所 盖章 八 会议纪要的概念和写作要点 一 会议纪要的概念会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神 议定事项等内容的规定性公文 是在会议记录的基础上 对会议的主要内容及议定的事项 经过摘要整理的 需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件 会议纪要根据适用范围 内容和作用 分为三种类型 1 办公会议纪要 也指日常行政工作类会议纪要 主要用于单位开会讨论研究问题 商定决议事项 安排布置工作 为开展工作提供指导和依据 如 XX学校工作会议纪要 部长办公会议纪要 市委常委会议纪要 2 专项会议纪要 也指协商交流性会议纪要 主要用于各类交流会 研讨会 座谈会等会议纪要 目的是听取情况 传递信息 研讨问题 启发工作等 如 XX县脱贫致富工作座谈会议纪要 3 代表会议纪要 也指程序类会议纪要 它侧重于记录会议议程和通过的决议 以及今后工作的建议 如 省第一次教师代表会议纪要 XX市第X次代表大会会议纪要 另外 还有工作汇报 交流会 部门之间的联席会等方面的纪要 但基本上都系日常工作类的会议纪要 二 会议纪要的格式 会议纪要通常由标题 正文 结尾三部分构成 1 标题有三种方式 一是会议名称加纪要 如 全国农村工作会议纪要 二是召开会议的机关加内容加纪要 也可简化为机关加纪要 如 省经贸委关于企业扭亏会议纪要 XX组织部部长办公会议纪要 三是正副标题相结合 如 维护财政制度加强经济管理 在XX部门XX座谈会上的发言纪要 会议纪要应在标题的下方标注成文日期 位置居中 并用括号括起 作为文件下发的会议纪要应在版头部分标注文号 行文单位和成文日期在文末落款 加盖印章 2 会议纪要正文一般由两部分组成 1 开头 主要指会议概况 包括会议时间 地点 名称 主持人 与会人员 基本议程 2 主体 主要指会议的精神和议定事项 常务会 办公会 日常工作例会的纪要 一般包括会议内容 议定事项 有的还可概述议定事项的意义 工作会议 专业会议和座谈会的纪要 往往还要写出经验 做法 今后工作的意见 措施和要求 3 结尾 主要是对会议的总结 发言评价和主持人的要求或发出的号召 提出的要求等 一般会议纪要不需要写结束语 主体部分写完就结束 三 会议纪要的写法 根据会议性质 规模 议题等不同 正文部分大致可以有以下几种写法 1 集中概述法 综合式 这种写法是把会议的基本情况 讨论研究的主要问题 与会人员的认识 议定的有关事项 包括解决问题的措施 办法和要求等 用概括叙述的方法 进行整体的阐述和说明 这种写法多用于召开小型会议 而且讨论的问题比较集中单一 意见比较统一 容易贯彻操作 写的篇幅相对短小 如果会议的议题较多 可分条列述 2 分项叙述法 条项式 召开大中型会议或议题较多的会议 一般要采取分项叙述的办法 即把会议的主要内容分成几个大的问题 然后另上标号或小标题 分项来写 这种写法侧重于横向分析阐述 内容相对全面 问题也说得比较细 常常包括对目的 意义 现状的分析 以及目标 任务 政策措施等的阐述 这种纪要一般用于需要基层全面领会 深入贯彻的会议 3 发言提要法 摘录式 这种写法是把会上具有典型性 代表性的发言加以整理 提炼出内容要点和精神实质 然后按照发言顺序或不同内容 分别加以阐述说明 这种写法能比较如实地反映与会人员的意见 某些根据上级机关布置 需要了解与会人员不同意见的会议纪要 可采用这种写法 四 会议纪要的特点 1 内容的纪实性 会议纪要如实地反映会议内容 它不能离开会议实际搞再创作 不能搞人为的拔高 深化和填平补齐 否则 就会失去其内容的客观真实性 违反纪实的要求 2 表达的要点性 会议纪要是依据会议情况综合而成的 撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理 提炼和概括 重点应放在介绍会议成果 而不是叙述会议的过程 切忌记流水帐 3 称谓的特殊性 会议纪要一般采用第三人称写法 由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向 常以 会议 作为表述主体 会议认为 会议指出 会议决定 会议要求 会议号召 等就是称谓特殊性的表现 五 与会议记录的区别 第一 性质不同 会议记录是讨论发言的实录 属事务文书 会议纪要只记要点 是法定行政公文 第二 功能不同 会议记录一般不公开 无须传达或传阅 只作资料存档 会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅 要求贯彻执行 会议记录格式主要包括两部分 一部分是会议的组织情