科技、会计、业务、特种载体档案培训.ppt

2009年度北仑区档案干部岗位资格培训 综合档案室分类方案编制科技档案收集和整理会计档案整理特种载体档案收集和整理 综合档案室分类示意图 一 会计档案的整理方法 一 整理 分凭证 帐册和报表分别讲 会计档案采用年度 形式 保管期限分类 代号分别为凭证01 账册02 报表03 其他04 凭证封面要填全 包角纸要按规范填写 并盖好会计章 案卷号一般一年一个顺序 有多种凭证的每年次序要一致 凭证保管期限为15年 账册和报表必须有卷内目录和备考表 并且装订后要包边 盖上会计骑缝章 页号有文字的页面都必须编 空白页不编页码 页号一般编在右上角 一 会计档案的整理方法 一 整理 分凭证 帐册和报表分别讲 会计月报为5年 现金日记账与银行日记账为25年 总账与分类账为15年 账册与报表的标题出法 作者 年度 会计档案名称如 奉化市档案局二00七年度总账与明细账奉化市档案局二00七年度会计月报表全部会计档案整理好后 要抄写好案卷目录 一式二份 一份移交给档案室 一份由会计保存 填写 填写 填写 填写 二 会计档案的鉴定 1 步骤 建立档案鉴定小组 二 会计档案的鉴定 2 十大类内容需抽出从长处理 长久保存 1 历年的工资名册 2 土地征用或买卖收据的凭证 3 房屋等固定资产的转让或租赁凭证 4 未了的债权债务凭证 5 涉外 含港 台 帐务 6 对私改造的单据 7 各类契约 股票 8 交通事故处理凭据 9 工伤结论 或鉴定 10 其他重大有查考价值的凭证 填写 填写 二 科技档案的整理方法 2 基建档案的分类编号如 J2 3 6J代表基建档案2代表一级类目3代表二级类目6代表这个第二级类目中的第六卷 一般一个类目一个案卷顺序号 类目的多少要根据各单位的基建档案实际产生数量来设置 一 基建档案的整理 1 归档范围 根据 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA T28 2002 收集归档 二 科技档案的整理方法 一 基建档案的整理 3 基建档案的整理文字材料可以组卷装订成册 也可散件盖章整理 类似于新文书档案整理方法 图纸全部不用装订 只要盖上档号章就可 档号章盖在图纸右下角的图框右上角 并要填好有关要素 工程小的项目可以把图纸与文字材料一起装订成卷 文字材料在前 图纸在后 4 图纸折叠方法 拿图纸示范 二 科技档案的整理方法 5 要注意的几个问题 A 竣工章是否盖全 B 设计更改后在图纸上是否正确反映出来 如果施工图代替了竣工图 一定得盖上竣工章 否则无效 设计更改后也要在图纸上反映出来 一 基建档案的整理 填写 填写 填写 二 设备档案的整理方法 1 编号方法 设备档案的分类号编法与基建档案差不多 也是根据设备数量的多少来分类 一般单位不必细分 设备多的企事业单位可以分几级类目 档号格式一般为 S1 3 2 2 设备档案的整理 一盒一档即为一卷 随机材料有订书针的必须去掉 改用三空一线装订 散件存放 每件必须盖档号章 二 设备档案的整理方法 3 归档范围与卷内材料排列顺序 A 开箱验收记录 B 设备装箱单 C 使用和安装说明书 D 合格证书 E 随机备件图册和其他随机文件 F 维修记录 卡 G 信誉卡 H 其他 如招标材料 购买合同 发票等资料 二 设备档案的整理方法 4 注意的问题 A 设备档案必须一台一档 不能多台一档 B 同一品牌和同一型号的设备可以只最一档 但是每台设备的维修记录卡必须全部归档 三 产品档案的整理 产品档案与设备档案内容有点类似 同一产品在生产单位是产品 在客户处就是设备了 那些随机文件材料 在产品档案中同样要保存 只是产品档案要比设备档案内容更多些 产品从开始投入生产到最终成品过程所形成的产品相关材料都属产品档案的归档范围 产品档案整理也是一个产品一卷 产品档案的代号为C 编号一般是C1 5 2 四 科研档案的整理 科研档案其实是产品档案的前身 在产品正式投产之前所研究 开发 试产过程中形成的相关材料都属于科研档案的范围 一般说来 科研档案从市场调研就开始产生 可行性研究报告 研发过程中的各种数据 样品资料 不同试产阶段中的报告等一直到形成正式产品投产所形成的资料都属这个范围 科研档案最好用装订形式 象新文书档案那样散件整理的也可以 只要盖上档号章就可 五 各类专业科技档案的整理 不同专业科技档案的整理方法不一样 要根据实际情况整理 灵活运用 但基本与基建档案差不多 如水利工程档案的整理 工路工程档案的整理与房屋基建档案的整理是一致的 三 各类业务档案的整理 各类业务档案的整理 要根据其实际内容 灵活运用 有系统规定的按规定执行 没有规定的则要用利多弊少的方法 尽可能做得完善 举例说明不同类型的业务档案整理方法 如行政执法档案 医保档案等 填写 四 特种载体档案的整理 一 收集 首先要强调的是收集 要尽可能的把一些有价值的实物 照片 录音录象 光盘 各类证书等收集齐全 这些档案相比纸质档案更加直观 印证历史的作用比较明显 特种载体档案归档范围很广的 我们应该要有档案意识 每一件物品都是历史的记证 都有一定的保存价值 所以都要尽可能的把这些收集归档 改变过去只重视纸质文件不重视照片 录音录象 证书等特种载体档案的现象 四 特种载体档案的整理 二 照片档案的整理照片档案的整理关键之处是文字说明的编写 没有文字说明的照片相对来说其价值也少了许多 文字说明六要素 事由 时间 地点 人物 背景 摄影者等 四 特种载体档案的整理 二 照片档案的整理传统整理照片 芯页以30张为宜 粘四角 卷内目录以自然张或一组为单元填写 每组照片必须有总说明 要有卷内目录和备考表 装订成卷 新式整理方法 每组照片的文字总说明可集中写在首页处 写清照片张号 也可写在每组照片之前 二种方法都可 数码照片档案整理 四 特种载体档案的整理 三 录音录像档案整理一个单位可流水编号 用图书