浅谈企业采购的内部控制.doc

泉州理工职业学院毕 业 论 文（设 计）2011届题 目 浅谈企业采购的内部控制 姓 名 雷丽丽 学 号 08303614 专业班级 会计6班 指导教师 段芳明老师 2011年04月19日关于毕业论文（设计）任务书根据泉州理工学院专业教学计划和教务处08级同学毕业前工作安排的通知精神，现对毕业论文（设计）任务下达如下：1、论文题目与撰写：学生可根据系教研室提供参考的论文题目进行选题，或是自己另外定题，然后结合所学的专业（电子商务或营销或会计或人力资源）知识和实践，并利用报刊、图书、互联网和有关数据库检索相关资料，以及从我校、实习单位和现实生活中所发掘、搜集的第一手资料，对所确定的课题进行论述、撰写成文。2、从一月份至五月份，学生应主动与指导老师经常联系，获得指导。3、毕业设计或毕业论文成文格式：封面由教务处统一印制（A4），内容由学生按校系要求格式印制（其中电子版论文交教务处，印刷版论文交系一份）。内容应包括：前言（必须阐明选题根据及目的任务）；正文（是论文的主题部分、必须有素材、有分析、有论据），结论（对论证结果进行概括，同时指出有几点值得肯定和今后继续探讨的问题）；参考文献（按校系要求格式著录）。4、整篇文章应在五千字以上，最迟三月初完成初稿，五月一日之前定稿上交指导老师，老师初评成绩后交系主任。系于五月下旬选择优秀论文进行答辩（人数控制在学生数的8%左右）。5、毕业设计或者毕业论文按优秀、良好、中等、及格、不及格五级评分，其不及格者不能按时毕业，必须补做及格后才能获得毕业证书。财经系 2010年 6月25日泉州理工学院毕业论文(设计)目 录 前言21 内部控制21.1 内部控制的历史21.2 内部控制的重要性31.3 采购内部控制的发展31.4 采购内部控制在企业举足轻重的作用42 采购内部控制存在的问题及分析42.1 请购42.2 采购计划52.3 选择供应商52.4 采购价格52.5 订立采购合同52.6 验收52.7 付款条件62.8 会计控制63 解决存在问题的措施与对策63.1 请购作业的控制63.2 采购计划的控制63.3 建立供应商档案73.4 采购价格的控制73.5 订立采购合同的控制73.6 验收过程的控制73.7 付款环节的控制73.8 会计控制84 富林公司采购内部控制重塑84.1 公司的基本情况84.2 公司采购内部控制存在的问题94.3 公司采购过程中的内部控制构建9结论9参考文献10浅谈企业采购的内部控制泉州理工学院 会计6班 雷丽丽摘 要 内部控制对保证企业经济活动有效进行起着十分重要的作用,一个合理完善的采购内部控制的落实已成为实现企业降低成本、保证企业利益最大化的重要条件。本文首先介绍内部控制相关理论和企业采购流程中内部控制存在问题，结合案例分析并提出解决问题的对策，提出企业采购业务要及时、尽早建立健全内部控制体系，以增加企业实力，提高市场竞争力和市场占有率。【关键词】企业 内部控制 采购前言近年来,因为采购环节内部控制不得当、不严密而产生贪污、受贿、浪费的案例不胜枚举,缺乏透明度的采购过程,产生了“以权谋私,暗箱操作,弄虚作假,收受回扣,跑冒滴漏”等问题,导致企业采购物品质次价高,资金使用效益低下,故加强采购环节的内部控制,刻不容缓。企业内部控制制度是企业管理制度办法的集合,是管理控制措施的综合体现,是管理者实现控制目标的重要手段。一个企业的内部控制包括许多的方面,并且贯穿于工作的始终,其中采购业务内部控制是一个重要的构成部分。我国经济市场竞争日趋激烈，企业面临诸多风险和严峻挑战。企业要想生存和发展，必须加强采购内部控制，建立以采购管理控制为中心的企业内部管理控制体系，提高企业的运作质量和生存发展能力。因此，要保证企业获得良好的经济效益，必须加强采购业务的内部控制。1 内部控制1.1 内部控制的历史内部控制的理论是近现代的事情，但是，内部控制实务却源远流长，应该说，自古有之。它的发展经历了以下几个阶段：（一）单要素内部控制。实际上是内部牵制，是内部控制的最初形态。（二）两要素内部控制。将内部控制分为内部会计控制和内部管理控制。（三）三要素内部控制。1988年美国注册会计师协会发布的第55号审计准则说明书以内部控制框架概念代替了内部控制制度概念,提出内部控制框架应包括控制环境、会计制度和控制程序。(四)五要素内部控制。1992年，美国防止虚假财务报告委员会发布的报告提出了五要素内部控制理论，并且沿用了“框架”的概念。该报告将内部控制要素分为控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通和监控。该理论提出后，很快被各国政府审计和民间审计所接受。(五)八要素内部控制。2004年，美国防虚假财务报告委员会发布的提出了八要素内部控制理论。八要素是控制环境、目标确定、事件识别、风险评价、风险反应、控制活动、信息沟通和监控。其中，控制环境、控制活动、信息沟通和监控与五要素内部控制理论基本相同，不同的是五要素理论中的风险评估被细分为目标确定、事件识别、风险评价和风险反应。内部控制是一个过程,受企业董事会，管理当局和其他员工影响，旨在保证财务报告的可靠性、经营的效果和效率以及现行法规的遵循。1.2 内部控制的重要性内部控制制定、执行的科学与否，直接关系到企业能否实现战略目标，内部控制要求单位将近期利益与长远利益结合起来，在单位经营管理中努力做出符合战略要求、有利于提升可持续发展能力和创造长久价值的策略选择；它要求结合自身所处的特定经营、行业和经济环境通过健全有效的内部控制，不断提高营运活动的盈利能力和管理效率；单位通过内部控制保证信息质量真实可靠，这有利于单位管理层做出科学的决策和对营运活动及业绩的监控并且有利于提升单位的诚信度和公信力维护单位良好的声誉和形象；良好的内部控制，应当为资产权完整提供扎实的制度保障；守法和诚信是单位健康发展的基石，内部控制有效地制定和执行将为企业保驾护航。1.3 采购内部控制的发展现代企业内部控制是社会经济发展到一定阶段的产物，是企业内部进行有效管理的工具，是企业的自动预警系统和维护系统，是现代企业制度的要求，也是整顿和规范社会主义市场经济秩序的需要。由于采购业务对企业生存与发展具有重要影响，我们必须加强企业采购的内部管理，强化内部控制。只有正确地制定采购内部控制，认真地执行，才能推进现代采购内部控制的发展。“有控则强、失控则弱、无控则乱”。翻开一部部企业兴衰史，但凡失败的企业总能找到内部控制缺失的问题，而成为公司的长寿秘诀与内部控制的完善、精神分不开的。可以预见的是，在企业未来以“经济效益”为主的前提下，采购内部控制必将在现代企业的持续健康发展中扮演越来越重要的角色，成为企业长盛不衰的法宝。采购内部控制愈显重要、企业越来越要完善采购内部控制。1.4 采购内部控制在企业举足轻重的作用采购，是指单位为了满足物品（原材料、固定资产、办公用品等）或劳务（技术、服务等）等需要进行的各项经济业务活动。在社会化大生产的环境下，任何单位要维持正常的生产或经营，都必须进行采购经济业务活动，可以说，采购是各单位经济活动中最频繁的、最常见的表现形式之一。企业生产成本主要是以下部分构成，包括材料成本、加工成本、销售成本以及管理成本。据资料统计，企业材料成本通常占产品总成本的60%-70%。材料采购环节是产品成本生产的源头。如何有效控制和管理采购业务，这对企业开流节源，降低采购成本，提高企业盈利水平显得尤为重要。内部控制是实施企业内部管理一个重要的组成部分。在采购业务的过程中内部会计控制的目标是：合理经济的进行各种采购业务；支付款项后获得相应的物品或劳务；合理揭示企业应享有的折扣、折让、及时支付款项，维护良好信誉。所以在采购过程中恰当地运用内部控制，有利于减少疏忽、错误及违法、违规行为，促进企业健康发展。2 采购内部控制存在的问题及分析采购的基本流程：请购-采购计划-寻找供货商-询价、比价、议价-采购洽谈（下单）-合同的签订（确定付款条件、货运方式、售后服务）-交货验收（仓管）-质检（不合格退货）-入库-财务结算采购业务需要由供应、采购、验收、财会各部门共同协助完成。为了充分发挥采购内部控制的作用，实现采购的内部控制目标，应对企业主要的采购业务流程进行具体的内部控制。2.1 请购请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请，是采购环节的开始，企业可以根据不同的需要制定不同的请购制度。但如果缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购过程中出现由于采购不符合企业需要，或过多采购物资，造成企业物资积压、资金浪费的现象。2.2 采购计划采购计划不实、不准确，不够严肃，存在盲目采购现象。采购计划是实施采购活动的主要依据，其影响涉及采购全过程，一经确定便不能随意变更，但在实际工作中采购计划的编制还存在随意性，有些物资采购人员，在原计划体制物资短缺条件下，形成的手中有粮心中不慌、有备无患，过分追求储备的品种全、数量足的保供观念出发，不考虑目前市场经济买方市场、社会资源充足，交通便利的现状，而编制采购计划过大。这样不仅浪费人力、财力，甚至有时还影响企业的生产经营活动。2.3 选择供应商选择供应商，也就是确定采购渠道。它是企业采购业务流程中非常重要的环节。但在供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。2.4 采购价格市场经济条件下商品随行就高市。同一种商品在不同地区、不同的阶段，价格高低不一，这就增加了对采购价格进行内部控制的难度。管理层难以确定采购人员是否是在保证产品质量相同的情况下，购买了相对低价的商品；即使出现从企业物资部门领购的物资比市场价高的情况，也很难认定采购部门是否有失职行为。这种管理模式使生产单位控制采购成本的努力化为乌有，是不合理的。2.5 订立采购合同采购合同是指企业根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订的具有法律约束力的协议，该协议对双方的权利、义务和违约责任等情况作出了明确规定（企业向供应商支付合同规定的金额、结算方式，供应商按照约定时间、期限、数量与质量、规格交付物资给采购方）。未经授权对外订立采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。2.6 验收验收是指企业对采购物资和劳务的检验接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。没有很好的验收控制，会使采购商品和验收的商品不一致，实际采购数额和批准数额不一致，货品质量不合格，供应商以次充好。2.7 付款条件付款是指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程。存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象，授权批准手续不健全，存在越权审批的行为。付款方式不恰当，付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。2.8 会计控制会计控制主要指采购业务会计系统控制。企业缺乏有效的采购会计系统控制，就不能及时反映全面真实地记录和企业采购各环节的资金流和实物流情况，相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映，以及采购物资和资金受损。3 解决存在问题的措施与对策3.1 请购作业的控制请购作业是整个采购流程的第一步，必须经过请购和审批两个环节，这两个环节的岗位职责必须分离。财政部内部会计控制规范采购与付款（下称采购与付款）规定，单位应当建立采购申请制度，依据购置物品或劳务等作业，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。一般来说，请购的基本流程是使用部门申请、部门主管审核、审批委员会审批。具体做法就是使用部门或者归口保管部门，依据预算或生产经营的实际需要，通过书面形式（如开出请购单）提出请购，请购单是使用部门通知采购部门采购物资的一种业务凭证，经部门主管审核、审批委员会审批，并在书面申请材料（如请购单）上签署审批意见后，再交采购部门实施采购作业。3.2 采购计划的控制 加强计划管理，狠抓采购计划审核制度的落实。定期开展库存检查，对无计划、合同外采购品种、超储品种，保管员应拒绝入库。对查出的计划外、无合同采购，超储品种采购追究责任予以处罚，做到使用去向不明的不买、可买可不买的先不买、能晚买的不早买、能少买的不多买，能代储代销的坚决不买。从源头堵住新的超储积压的产生，避免造成新的浪费，将储备定额指标具体落实到计划采购员和保管员，由他们负责既管物又管钱，把实物管理与储备资金控制结合起来，有效地促进库存结构地合理与资金占用的下降。3.3 建立供应商档案 建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中做出相应记录。3.4 采购价格的控制 在采购价格控制方面采购部门在接到财务部门审批后的请购单，向不同的供应商询价（通常要求两家以上），询价的内容至少应包括价格、质量指标、折扣和付款条件以及交货时间以及税率；可以预防造成采购价格过高或采购商品质量不合格而使公司蒙受损失。3.5 订立采购合同的控制在采购进来的每一份产品订单进行编号，有利于管理，和会计处理。发出合同前，确保购货合同的有效性。是否有授权人的签字，以及是否经请购部门主管批准的请购单作为支持凭证，杜绝未经授权的订购，扰乱企业存货结构。由独立人员复查购货合同的编制过程和内容，以保证购货合同的正确性。3.6 验收过程的控制验收控制环节应控制漏洞，在购入商品或劳务的验收工作必须应及时通知材料保管人员,验收合格后验收人员将货品送交仓库里，应取得经过签字的收据，以确立对所采购的资产应负的保管责任，验收人员还应将其中的一联验收单交财务部门。经收货部门验收合格的商品应交适当的场所存储或直接交使用者。3.7 付款环节的控制 财务部门在办理付款业务时，应当对购货发票、供应商发票、结算凭证、订购单、验收单以及入库单等资料的真实性、完整性，一致性、合法性进行严格审核。对于未经核准的款项不能支付，对于上述资料不全的款项，应要求补齐资料后，才能支付。对于采购需预付贷款或订金的，应适当授权后才能付出，并收到供应商的相关票据。预付款最好通过银行结算。当收到供应商产品和发票后，应将预付款冲抵后记录应付账款，并支付余额。应付账款在约定付款到期后，应及时支付，以维持公司良好的信用。财务部门每月底对于每月未结清的预付明细账应及时与供应商核对，保证预付款的准确性，并分析其账龄。3.8 会计控制财务部门在收集到采购单据齐全的情况下，应按照会计核算规定及时、准确地编制记账凭证，并将上述支持性凭证（请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票，若为进口的还应包括报关单）附在记账凭证的后面，如资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。财务部门应于每月月末与供应商进行货款结算的核对。取得供应商对账单, 审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致, 在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后, 企业与供应商的月末余额应保持一致。4 富林公司采购内部控制重塑4.1 公司的基本情况富林公司为一家劳动密集型的大型服装设计、加工及销售企业,加工服装所需的原料,包括布料、纽扣及装饰品等,主要来自国内外百家纺织厂和其他相关厂家。该企业的材料采购程序如下：（1）加工车间主管小杨根据加工需要填制一式三联的订购单，直接向供货方订购原料，第一联交购货方，第二联车间留存，第三联送交验收部门。（2）收到材料后，直接由验收部门点验。在确认质量合格、数量正确，并与买方发票核对无误后。由验收部门主管小杨在订购单上签字，然后将已签字的订购单连同发票送交财务部门。 （3）财务部门指定财务人员小黄负责登记原材料采购业务，小黄根据验收部门送交的订购单和买方发票，分别登记材料明细账和应付账款明细账，并据以填制付款凭单，交现金出纳员付款。（4）材料经验收合格后，由验收部门通知加工车间主管小杨，将材料转运到加工车间的材料存放点，车间材料管理员小李清点后在库存材料账上登记所收的材料的数量，并根据各加工人员的需要直接发出材料。4.2 公司采购内部控制存在的问题本公司加工车间主管小杨填制订购单后，未经任何部门或人员的批准即直接向供货方发出订购单，违反授权审批原则，容易导致材料采购过程中出现由于采购不符合企业需要或者过多采购物资造成企业物资积压,资金浪费的现象，同时还违反了职责分工原则，使材料采购业务完全取决于小杨，容易产生高价采购、暗中回扣的舞弊发生；验收部门在验收时没有专门的、连续编号的验收单，而是通过订购单反映验收情况，使得验收中发现的数量、质量等问题无法恰当反映；验收部门的业务无有效的监督，如果有意掩饰材料的增量或短缺情况，企业将无法得知；财务部门小黄在记账时登记材料明细账和应付明细账不符合职责分工的控制原则，填制的付款凭单直接交出纳员付款，不符合授权批准原则；最后材料的保管由加工车间负责，导致材料的保管和领用在实质上均由小杨所控制，不符合职责分离与相互牵制原则，容易产生材料的虚报冒领。4.3 公司采购过程中的内部控制构建由小杨根据加工需要填制请购单并送采购部门，采购部门根据请购单填制连续编号的订购单送生产主管人员审批，采购部门将审批同意的订购单寄送供货方；验收部门在验收时使用连续编号的验收单，验收材料时应通知材料保管人员小李参加，验收合格后由小杨和小李双方签字，将材料移交生产