采购绩效测量与商业分析2012年5月专用串讲.doc

采购绩效测量与商业分析（郭洪东年月日根据中交协年考试范围整理）第一章 采购与供应职能部门的绩效测量1.1 绩效测量1.2 增值的概念1.2.1 采购增值的概念P19是指通过采购管理持续改进，实现等价的财务节约或收益，但并非基于单位价格变动.（特别关注隐性成本的节约）1.2.2 实现采购增值的方法P20(重点)（1）改变初始需求和规格（替代品，改变规格，维修等）（2）用成本低的品项代替（3）延长付款期或者保证期（4）价格保障条款（5）使用寄销库存（6）供应商管理库存技术（VMI）（7）提高效率与降低管理成本（A:JIT采购; B:网络采购; C:改进工作方法和流程）（8）集中采购（不同部门需求集中，统一采购，增加议价空间，降低管理成本）几个重要概念：寄销库存P24：也称代销代储方式。买方同供应商签订代销合同，供应商按照合同，把买方所需物资预先存放在买方仓库中而形成的库存。买方在自己的仓库为供应商免费保管物资（有些买方企业也会加收代管费），但是物资的所有权仍然属于供应商。各供应商的物资由买方统一进行保管。每隔一段时期，买方按照实际使用数量与供应商进行开票账款结算 寄销库存的优点： 1、有效提高供货速度2、减少缺货3、降低采购方库存4、使组织投资于库存上的营运资本降低5、由于将计划和订货工作转移给供应商，降低了组织的运营费用寄销库存缺点： 1、库存并没有真正消灭，而是转嫁给了供应商2、当买方需要某一设备时或者储备不足时，买方才向供应商发出订单、供应商送货。供应商与采购方之间缺乏紧密联系，供应商不能及时掌握采购方物资的消耗情况。 3、采购方物资使用计划不准确，采购人员要么为图省事，年初大量进货，年中消耗不大；要么随机地让供应商频繁进货，供应商送货批次太多，增加了运输成本。4、采购方仓储管理不善，造成供应厂商物资账实不符或因保管不善造成物资损坏。5、采购方不能及时承付货款6、供应商诚信度不高，出现物资质量滑坡，有时不能及时供货为解决上述缺点，实施寄销库存有几个关键问题需要处理：采购方应建立采购信息系统，并通过信息系统与供应商联系 采购方要严格选择实施寄销库存的供应商，并建立供应商绩效评估制度，优化供应商数量，与供应商保持良好的长期合作关系。 采购方应与供应商签订长期合同，合同约定好账款结算周期和结算方式。 买卖双方联合盘点，严格单证操作VMI P26：定义：是将库存放在供应商仓库，采购方什么时候需要，供应商就随时送货； 步骤：.采购方通过信息系统预先告知供应商物质使用计划； .供应商根据采购方库存和使用速度决定什么时候补多少货； . 供应商再通过信息系统向买方发出补货通知，进行发货； 适用：距离近，运送方便。 JIT 采购：P26 定义：只有在需要的时候才把采购的物资采购到需要的地点； 优点：.大幅度减少库存； .提高采购物品的质量； .降低采购价格； .节约采购所需资源，提高效率，增强组织适应能力1.3 典型的绩效测量指标指标体系（1）采购目标分解组织战略目标 采购战略目标 多个战术层子目标多个操作层子目标（采购目标必须与组织战略目标相联系）（2）采购职能的主要任务为组织获取利润做贡献（节约，服务，库存三个方面）管理基本的采购工作量开发采购职能的系统和能力（3）具体绩效测量指标体系最好掌握到三级指标特别关注库存指标以及ABC分类分析法采购职能绩效测量指标分为：（P35）.盈利贡献类指标类.管理工作量指标类.采购职能系统和能力指标类13.2三类指标的更详细分类指标（P35）盈利贡献类指标分为：（P35） 节约指标 客户服务指标 库存指标客户服务指标分为：P45 交货绩效指标 质量绩效指标管理工作量类指标:(P50) 采购订单或合同数量 人均完成采购申请单数量 人均完成采购金额 1.4 测量库存和服务水平1.4.1 经济性P55 存货成本 订货和供应成本 仓库、堆料场和分拨的运营成本 1.4.2 效率P56 帕累托法则提出持有库存中80%的价值占持有库存数量的20%。采购物品分为三个类型： “A”类：大约占库存 数量的20%，大约占全产库存 价值的80%； “B”类：是那些中等价值的产品，大约占库存数量的20%，大约占全部库存价值的10%; “C”类：约占库存数量的50%，占全部库存价值的10%ABC管理方法v A类品种虽少，但占用经费多，应当减少库存，加快资金周转；v B类品种适中，占用经费适中，库存应当适中；v C类品种虽多，但占用经费少，应当多储备一些对资金周转影响不大，但可减少采购次数，既节约采购次数，又有利于提高工作效率。1.4.3 效力P63在仓库环境中，主要的效力测量指标是库存职能部门提供给最终用户或客户的服务水平 以订单满足率表示客户服务水平 以订货满足率表示客户服务水平P64 采购职能绩效测量指标小结第二章2.1 供应商绩效测量的关键指标2.1.2简单采购的供应商绩效测量P751.简单采购定义：采购金额较小且供应商较多，采购比较容易，如办公用品采购；2.简单采购的供应商绩效测量指标：A、绩效测量指标P75质量：退货率；物料抽检缺陷率；物料在线缺陷率；用户投诉次数交货：准时交货率；数量准确率售后服务：处理咨询问题的时间长短；发票的准确性；售后服务满意度；配合度价格：可以用供应商送货报价对另外一个供应商对相同品的最低送货价格来衡量B、权重分配P77 权衡每个因素对组织的重要性，从而分配权重系数2.1.3复杂采购的供应商绩效测量P81A、主要绩效测量指标资格：指对供应商组织中相关重要职员的能力的测量；能力：生产能力，技术研发能力，人力资源能力，设备及其维修能力，成本控制能力承诺：是否有设备的计量，检测，维护程序，该程序是否建立在统计技术基础之上，及其稳定性，能力和可接受性如何；是否有减少质量差异，消除产品不符合设计要求的质量控制战略和方法；是否有处理购进质量缺陷物料的系统方法，以及其原材料供应商是否有持续质量改进的系统方法。控制：如ISO9000；供应商是否达到某种质量认证标准；供应商是否有某种产品达到某种质量标准或认证；供应商是否有品质手册；供应商是否有实施SOP， ERP，PDM，CRM，TQM，TPM等等资金：是对供应商现金资源和约5年内的财务稳定性测量成本：包括采购价格，运输成本，库存成本，以及退货，停工，检查，返修，废品等供应损失成本。供应损失成本包括：内部损失成本和外部损失成本。内部损失包括：废品，返修，停工，产品降级等造成的损失；外部损失包括：保修费用，索赔费用，退换货费用，产品折价损失）一致性（记录供应商展示高标准和交货可靠性和质量，并有持续改进的记录）一致性：记录供应商展示高标准和交货可靠性和质量，并有持续改进的记录B、其他绩效测量指标P86环境保护；安全计划；职业道德C、资金测量指标P88总资产周转率：销售净额/ 平均总资产（测量实现销售所需的资产数量）总资产报酬率：收入/ 平均总资产（测量实现税前利润所需的资产数量）股本收益率：净收入/ 平均总资产（测量实现税后利润所需的资产数量）2.2 改进绩效 2.2.2 供应商绩效测量的步骤P981.划分层次，确定考核主策略2.建立绩效测量指标和评分标准3绩效等级评定与绩效分析4供应商绩效矩阵分析供应商绩效矩阵P99()在A、B两个象限的供应商绩效表现相对良好，暂时不需要大的调整。()在C象限的供应商通常购买的金额很大或者物料很关键，但供应商的绩效表现不好，应该通知供应商及时加以改进。如若改进绩效不明显，就可能需要寻找替代供应商。()处于D象限的供应商，绩效表现不好，但属于简单采购，可以考虑更换供应商。5督促供应商进行改进联合绩效评估（360）：测量方法基于：1共享的目标和双方的一致利益2一致的问题解决方案3公共承担的风险，谁能够最好的管理风险就有谁来管理4对持续的可测量的各种改进的积极探索5主动管理关系的方法。对采购方的好处：1买卖双方间消除浪费2改进质量和交货3缩短前置期4减少不必要的设计成本5提高供应安全性。对供应商的好处：1市场优势2改进技术能了3提高财务稳定性，能够较长时间的资源计划4有机会提高管理能力.供应公司:第三章采购人员绩效测量.人员绩效测量的目的：1.具有胜任工作的技能和知识2.能够开发他们对组织的贡献3.能够完全发挥他们的潜能4.能够完全融入到组织中5.得到激励，士气高涨。.评估内容：应该包括服务的质量和效力；内部和外部顾客的满意程度；财务和其他目标已经实现的程度；对当前目标的影响；公司重大事件的绩效；员工需求；目前的发展；培训和发展需求；.评估的目的：（1）员工愿意了解自己的工作成绩，寄希望于自己将来的发展（2）绩效评估为甄别员工效率提供了标准，为奖罚提供了依据（3）帮助人事决策，提升优秀员工，淘汰不合格员工，并确定再招聘的考察内容.正面评估需要1明确定义的岗位描述，突出组织的目标，即使命陈述2明确每个职位的目标3明确定义的绩效测量指标和目标.评估面谈的原则要求自我评估；要求参与；表示欣赏；改变行为方式，不是改变人；注重解决问题而不是相互责备；表示支持，询问“我能帮你什么？”建立有效的反馈；.评估面谈的作用1.对绩效评估后就需要就评价结果与员工进行面谈。绩效面谈一般认为是整个绩效评估过程最重要的一部分。2.评估面谈经理一个与下属讨论其工作绩效并挖掘其工作中可提高和发展的领域的机会。3.可以使经理了解员工的态度和感受促进双发的交流）.岗位描述的概念也称工作描述职位说明。内容：包括岗位目的，岗位职责，岗位在组织架构中的位置及任职者必须具备的知识，能力和技术等。目的和作用（功能）：是让任职者了解工作概要，建立工作程序与工作标准，阐明工作任务，责任与职权，有助于员工的聘用，考核和培训.培训对个人的好处1责任和工作满意度2职业发展机会3技能发展。对组织的好处1.更好地实现商业计划2.跟高的生产率和盈利性3.竞争优势.培训评估应当提供1提高对潜在利益的认知度2代表员工发展的一系列活动3提高对培训活动进行检查的必要性的认识4更愿意充分发挥得到提高的技能5更努力的拓展他们的技能.在学习中员工学习新技能的机会培训的类型.正式的，课堂式教育；.在职经历和发展；.由有经验的讲师或经理进行工作指导；制定个人培训计划的步骤（自测题）.建立岗位描述，确定明确的目标和合适的绩效测量指标；.在适当的阶段进行评估访谈；.记录培训需求；.计划培训需求；.实施培训需求；.检查和监控培训过程；.对计划作适当调整；.培顺需求的来源1岗位描述分析2评估访谈数据3员工和利益相关的需求4关键目标和绩效测量指标第二部分 采购与供应中的商业分析P125 通过对各种信息和数据的分析，掌握供应商情况，分析对采购的影响 一、分析供应商数据二、价格与成本三、资本货物采购第四章4.2.1列举私营部门融资的方法（注意各概念的定义）1、长期融资P128v 发行股票 ：优点：缺点：v 举债筹资 （利率高低对企业的影响）：（）.银行贷款（）.债券（）.抵押v 租赁：优点：缺点：v 销售租回2.短期融资（）透支：风险所在（）代理：优点：缺点： 第五章分析供应商数据.经营损益表（企业经营状况）营业额销售成本=毛利毛利营业费用=营业利润营业利润+营业外收入营业外支出=税前净利润税前净利润所得税=税后净利润税后净利润+上年盈余股利支付一般储备金=盈亏结余.资产负债表（企业财务稳定性）：固定资产 内容 ：无形资产 ：流动资产内容：所有者权益：长期负债内容注：左边的总资产应该等于右边的总负债 .预算和现金流量.预算.定义：.预算过程：.现金流量预测表（1）需要了解的信息：收入，支出，和银行存款余额（现金流量预测表省略）现金预算用途：预测现金的短缺，以便早作安排改进现金流的两种战略：开源，节流（2）现金流预测在采购中的作用说明供应商是否在业务中保留有充足的流动资源显示出额外新订单说产生的财务影响.、审核供应商绩效（FACE2FACE）（FACE 2 FACE P165 F 固定资或物质资源（Fixed assests) 财务稳定性(Financial stability) A 能力(Ability) 合作能力(Ability to work together) C 成本(Cost) 质量专注度(Commitment to quality) E 效率 (Effciency) 环境因素(Environmental considerations) ）概念解释如下：（1）固定资产或物质资源：供应商需要有充足的资产开展业务（2）财务稳定性：供应商应该有良好的财务基础，保证未来顺利开展业务（3）生产产品或服务的能力及专业程度：供应商应该有充足的技术和能力来提供产品和服务（4）合作能力：供应商的文化理念和工作方式（5）成本：需要考虑总购置成本，包括价格，运输成本和维护成本（6）质量专注度：质量保证体系，过程统计控制和全面质量管理体系（7）效率：指对存货，应收账款和应付账款的管理和控制（8）环境因素：供应商应以一种环境友好的方式处理废物 第六章价格与成本6.1. 成本要素P172 .1、基本概念（1）价格=供应商成本+供应商利润价格:由于获得一项产品或服务所支付的价钱 成本：制造或提供一项产品和服务时发生的支出价格：由于获得（或提供）一项产品或服务所支付（或收到）的价钱，价值（2）总购置成本：是采购过程中发生的所有成本，包括从最初产生购买产品/服务需求到最终付诸使用的全过程。即买方花费的总成本，包括：说明成本，设计成本，谈判成本，收货成本，仓储成本，行政成本，付款发票成本以及签发库存成本。总购置成本=供应商成本+供应商利润+购置成本（3）成本要素：材料，劳务，管理费用 材料：在企业运营过程中消耗的要素 劳务：员工报酬的成本 管理费用：我们在损益表中将期称为“营业费用”，它是在企业运营过程中发生的所有其他费用 .、两种成本视角（1）直接成本和间接成本直接成本：能够很容易地追溯到具体产品或服务的成本间接成本：不能轻易地归于某一具体的产品或服务，需要所生产的所有产品或所提供的所有服务共同承担（2）固定成本和可变成本固定成本：（间接成本）不受产量变化影响的成本可变成本：（直接成本）随着产量变化而变化的成本对风险的影响：由于上面的原因，营业额增长时，固定成本比例大的企业将获得更多利润，相反下降时，固定成本比例大的企业影响大于固定成本比例小的企业 6.4 成本、毛利率和盈亏平衡分析6.4.1成本和利润P189（12-5）P89（1）毛利率（毛利润率），即毛利润（营业额减去销售成本）与营业额的比值，它是售价的一定比例。毛利比例=毛利/售价（2）成本比例=成本/售价（3）补偿比例=毛利比例/成本比例=毛利比例/（1毛利比例） 6.4.2 盈亏平衡分析（12-5）P191-192盈亏平衡点是收益等于成本的点，在这一点上企业即不盈利也不亏损。如果少售出一件产品，企业可能亏损；多售出一件产品，则会盈利。盈亏平衡点=固定成本/（售价-单位可变成本）（1）边际贡献：从产品售价中扣除可变成本后得到的余额，等于售价减去单位可变成本（毛利）（2）边际成本：指在任何产量水平上，增加一个单位产量所需要增加的工人工资，原材料等可变成本（可变成本）（3）边际利润率（边际贡献率）=边际利润/售价（边际利润率即毛利率）也可表述成：边际利润率=利润/销售额X100%，（利润=销售额-成本）P196（4）盈亏平衡点：是销售收入等于总成本（可变成本+固定成本）时的销售量销售量售价=销售量单位可变成本+固定成本盈亏平衡点（销售量）=固定成本/（售价单位可变成本）=固定成本/边际贡献盈亏平衡销售额=盈亏平衡点（销售量）售价=固定成本/边际利润率实现目标利润时的销售额=（固定成本+目标利润）/边际利润率 6.4.3 安全边际（12-5）P193-195（1）定义：安全边际是预期销售额与盈亏平衡点之间的差额。用其占销售额的百分比表示=（预期销售额 盈亏平衡销售额）/预期销售额（2）意义：安全边际高的企业抵御经济滑坡的能力高，固定成本低的企业安全边际高（3）盈亏平衡分析的应用1）一个企业的企业利润取决四个因素：可变成本、固定成本、售价、销售量2）减产决策：优先考虑对利润贡献小的产品3）自制或外购决策：由于正常业务已补偿了固定成本，只要比较自制的可变成本与外购价格就可以了。实际上也要考虑非财务方面的因素，比如：外购的规模经济，自制的成本和冗余业务影响，质量问题等。4）增加订单能降低单位固定成本，在采购价格谈判中要记住这一点。 第七章 资本货物采购7.1 资本货物采购概述P199 资本性采购所采购的资产购入后可以使用多年，给企业带来长远利益。它是一项投资，而不仅仅是一次采购。1、资本货物采购的特点 （1）涉及的成本大 （2）资产购入后可以使用很多年 （3）能给企业带来长远利益 （4）不仅是一次采购，更是一次投资 （5）与资本采购有关的决策对企业及其盈利能力产生的影响持续很多年 2、资本货物采购的决策 （1）可以推迟到以后某个时期，直到公司有足够资金， 或者取消采购 （2）可以考虑买二手设备，或者租借或租用这些设