档案库房使用流水排架法可行性分析.pdf

上海航天 A E R O S P A C ES H A N G H A I 第3 1 卷2 0 1 4 年增刊 文章编号 1 0 0 61 6 3 0 2 0 1 4 S 1 0 1 1 0 0 3 档案库房使用流水排架法可行性分析 陈黎明 上海航天电子技术研究所 上海2 0 1 1 0 9 摘要 介绍了档案库房分类排架与流水排架的优缺点 以及库房排架的现状 分析了使用流水排架法的可 行性 给出了将分类排架改为流水排架的实施步骤 效果和注意事项 重新布局后库房空余量由原1 7 增至 2 5 查档速度也明显提升 关键词 档案库房 分类排架法 流水排架法 可行性 中图分类号 G 2 7 1文献标志码 A F e a s ib il it yA n a l y s iso fA p p l ic a t io no fS e q u e n c eI n d e xM e t h o din A r c h iv eS t o r a g eW a r e h o u s e C H E NL i m in g S h a n g h a iA e r o s p a c eE l e c t r o n icT e c h n o l o g yI n s t it u t e S h a n g h a i2 0 1 1 0 9 C h in a A b s t r a c t T h ea d v a n t a g e sa n dd is a d v a n t a g e so ft h ec l a s s if ic a t io na r r a n g e m e n tm e t h o da n ds e q u e n c ein d e xm e t h o d ina r c h iv es t o r a g ew a r e h o u s ew e r ein t r o d u c e dint h isp a p e r T h ef e a s ib il it yt oa p p l yt h es e q u e n c ein d e xm e t h o dw a s a n a l y z e d T h eim p l e m e n ts t e p e f f e c ta n dc a u t io nw e r eg iv e no u tf r o mc l a s s if ic a t io na r r a n g e m e n tt Os e q u e n c ein d e x T h es p a c eo ft h ea r c h iv es t o r a g ew a r e h o u s ew a sin c r e a s e df r o m1 7 t o2 5 a f t e rr e l a y o u ta n de a s yt Oc o n s u l tt h e a r c h iv e s K e y w o r d s A r c h iv es t o r a g ew a r e h o u s e C l a s s if ic a t io na r r a n g e m e n t S e q u e n c ein d e x F e a s ib il it y 0引言 航天系统单位档案繁多 按大类分有文书 经 营 会计 航天产品 质量 基建等十多种 将档案有 条不紊地排放到库房中指定的位置 并能快速找到 是档案查询利用和保管中的重要工作 为提高工作 效率 本文对档案库房使用流水排架法的可行性进 行了研究 1 档案库房排架方法 档案库房排架方法有分类排架和流水排架两种 分类排架法是在档案实体分类基础上 按档案 类别及项目内卷宗排列顺序排列案卷的方法 1 其 优点是充分体现馆藏结构体系 严格按既定的分类 体系和案卷顺序号进行 便于检索查询 缺点是须在 收稿日期 2 0 1 4 一 卜1 4 修回日期 2 0 1 4 0 2 1 8 作者简介 陈黎明 1 9 7 6 一 女 副研究馆员 主要从事档案 管理 每一大类 属类甚至小类后预留排架 用于以后此类 新增的档案 但即便如此 难免进行倒架 此外 分 类排架法对档案人员的要求较高 搞清数万卷档案 的排放规律和位置 需要丰富的经验 流水排架法是指按档案全宗入库的先后顺序依 次进行档案实体的排列 可分为大流水排架法和分 类流水排架法 2 大流水排架法又称登记号排架 法 完全依照档案接收进库的先后顺序排列档案案 卷 分类流水排架法是在档案门类内流水排列档案 案卷 流水排架法的优点是占用架位 库房面积少 无需倒架 对档案人员的要求低 缺点是查档不便 对网络 计算机高度依赖 2 档案库房排架现状 目前各单位一般按习惯使用分类排架法 按门 类预留空间进行排架 但随着档案量的增加 档案 库房日趋紧张 档案人员逐年减少 分类排架法不便 第3 l 卷2 0 1 4 年增刊陈黎明 档案库房使用流水排架法可行性分析 之处逐步显现 首先 倒架工作量大 费时费力 各类档案的增 长趋势不同 导致预留空间有盲目性 若空间预留不 够则必须倒架 密集架架体高大 倒架不易 其次 档案位置变动增加了档案信息计算机输 入的工作量 倒架导致大量案卷位置变动 使最初 归档时输入档案管理系统的库位变化 必须大批量 修改数据库信息 再次 不能充分利用有限的库房面积 因无法 精确预留排架 为避免倒架 习惯上会宁大勿小地预 留空间 部分预留空间可能处于长时间闲置状态 使 有限的库房空间无法发挥最佳的使用效益嵋1 3 使用流水排架法的可行性分析 随着电子网络和计算机技术发展 对信息技术 的运用要求越来越高 档案数量不断增加 而档案库 房空间有限 分类排架法已不适应目前形势 必须寻 找更好更方便可行的排架方法 因此 应重新审视 档案管理工作流程 合理选择档案的排架方法 提高 工作效率 合理的档案排架应能使各门类档案 资料排放 科学 合理 有序 日后的管理工作轻松 规范 查找 索卷便利快捷 库房利用率高 数据统计也能确保精 准 流水排架法占用架位 库房面积少 不需要倒 架 分析其可行性如下 第一 随着电子技术飞速发展 已进入了 无纸 化 办公时代 电子档案的检索查阅 复制 远距离传 输等功能均是纸质档案无法比拟的 因此 电子文 档的出现及大量使用 必将导致纸质档案的效用发 生根本性变化 使其成为电子文档名副其实的 备 份 由于电子文档易丢失 篡改 以及法律地位尚 未得到最终确认 纸质档案在一定时期内无法废弃 两种载体形式的档案将长期并存 但纸质档案的参 考功能已退居凭证功能之后 这为流水排架的实施 提供了可行性条件 2 第二 大量信息电子化后 查档 逐步不用卡 片 全部使用了计算机检索 通过网络实现了远程查 询 预约 设计人员不用离开本地机就可完成档案的 借阅全过程u j 另外 网络计算机的发展可弥补流 水排架 查档 不便的不足 第三 流水排架不再需要倒架 档案一旦上架 位置固定不变 无需预留空间 占用架位 库房面积 少 解决了分类排架法产生的各种负面问题 采用 流水法可节约资源 提高工作效率 第四 便于档案统计 统计工作不仅可通过计 算机完成 而且能进入库房 一年内产生的档案一目 了然 4 流水排架法实施 4 1 实施步骤 a 必须放弃以档号作为排架依据的思路 这是 因为首先档号编制复杂 记忆困难 虽具有排架可 能 但表征性不直观也不实用 查找 辨别麻烦 不适 应现代高效率管理工作要求 其次档号作为案卷 文件 的唯一标识 是从文件材料固有的性质 形 态 来源等多方面考虑的 是赋予卷宗身份的一连串 符号集合 虽有一定的规律性 但整体上不具备类似 于序数型递增编码的直观性和唯一性 而案卷的排 架号最好是另外单独编制 用最简单的序数流水号 代之 既简单 好找 还便于计数 b 按统一编制的排架号并以门类依次排放上 架 可按文书 经营 航天产品 质量等门类档案按 入库时间依序排架 但不预留空间 c 编制计算机检索信息 将排架号与原先编制 的档号一一对应 输入档案管理系统 可通过计算机 检索快速查找所需档案 同时弥补流水排架法难以 检索 查档困难的不足 4 2 实施效果 2 0 1 3 年2 月 经分析研究 将原分类排架法改 用流水排架法 具体实施过程如下 a 摸清原库房排架情况 绘制了整个库房排架 布局图 b 以简单 直观为原则 制定排架号编制规则 便于迅速找到档案在密集架上的具体位置 c 编制倒架方案 鉴于分类排架可较方便 省 时地转为分类流水排架 对已使用分类排架法的 2 0 1 2 年前档案 精确计算移架位置 按方案实施倒 架 2 0 1 3 年新归档案直接使用大流水排架法上架 d 每份档案新的排架号输入档案管理系统 4 3 注意事项 档案库房重新排架布局前 须对整个排架布局 进行策划 编制排架号 实施顺序 在摸清原库房排 架情况后计算出最简便的倒架方案 按方案实旌才 上海航天 A E R O S P A C ES H A N G H A I 第3 1 卷2 0 1 4 年增刊 能事半功倍 档案人员调插卷操作流程在插回案卷时应核对 档号和排架号 两者缺一不可 因为采用流水排架 法 档案一旦插错就难以找回 只有确定档号和排 架号都一致时才再插回档案 以确保不出现插错 做好档案管理系统数据定期备份 审计确保应 用软件安全 可靠 流水排架法对网络和计算机的 依赖性更强 离开网络和计算机将无法工作 流水 排架后 不从计算机中查到该卷册的流水号将无法 完成调卷 也无法插回 若遭遇网络不稳定或大范围 的病毒事件 必然严重影响档案的归档整编和利用 因此 必须做好保障信息的安全准确 网络 计算机 及应用软件安全 可靠运行的系统维护 1 5结束语 本文对档案库房使用流水排架法可行性进 行了分析 在分析的基础上 将分类排架法改用 流水排架法 重新布局整理了库房 使库房空余 量由原先17 提升至2 5 查档速度也明显提 升 使用流水排架法即节约了库房空间 又提高 了工作效率 参考文献 1 邵化梅 电力勘测设计科技档案宜采用大流水排架 法 J 电力勘测设计 2 0 0 6 1 7 7 8 0 2 孙政 工程档案大流水排架法的可行性 J 工程 与建设 2 0 i0 2 4 4 5 7 5 5 7 6 气e 气 汜 吧 也 t o 气e K 譬 气c 气 K 口 气e 气世 口e 弋吧 七 口 墨H 口e 气e 气e 七 口 肯e 气吧 心 c 心 孓 口 气e 弋e 弋c 啊吧弋屯 七 口 上接第1 0 4 页 3 结束语 来启示与灵感 引领他们进行更深入的研究 对情报的深度加工是当前多数专业情报机构的 主攻方向 要提高某科研单位情报人员的情报专业 能力 就必须在该领域进行开拓和钻研 2 0 1 2 年 随 着两个内部情报电子期刊的发行 某科研单位的情报 编研工作正式起步 为提高情报的实用性和针对性 情报工作人员定期向各专业技术部门发起情报征询 根据征询结果确定工作方向 有针对性地自行或依托 外部专业情报机构收集相关情报 而后再对收集到的 信息整理加工 编辑成具有单位特色的专业电子期刊 在整个单位内部共享 同时 为保证期刊的实用性 情报工作人员定期向用户征询反馈意见 及时根据反 馈意见调整情报编研方向 虽然该工作尚在起步阶 段 还不成熟 但该期刊的发布为研究人员提供了一 个使用价值较高的信息获取渠道 2 2 2 情报辅助管理 情报工作涉及的情报搜集 情报编研以及情报 过程中所需的翻译信息都会产生大量的数据资料 贯穿于情报工作的始终 为对这些数据资料进行有 效管理 使其能在后续相关工作中得到充分利用 必 须进行科学管理 某科研单位对各条情报工作线上 产生的资料进行统一管理 将通过合作或独立搜索 获得的零散资料统一上传到单位内部数字图书馆 中 成为研究人员随时随地可获取的资料 将电子期 刊和翻译资料汇编成册 按年份集中制作纸质版存 档入库 形成可借阅的文档 这种管理方式不仅使 数据得到有效保存 更使数据发挥了应有的使用 价值 情报研究活动是一种极其复杂的知识活动 包 括信息的采集 情报分析和情报方案形成等环节 通 过情报研究人员的分析与整理 使孤立的数据变得 体系完备 并突显出数据中暗含的信息 增加了原本 没有的含义 出现新的知识量和新的知识结构体系 实现了知识的重组与优化H 该知识活动价值的产 生 转移和分配是值得研究者们重视的领域 也是科 研单位情报工作人员未来的主攻方向 目前 某科研单位目前自身情报专业力量不足 主要依托外部专业情报力量满足特定技术领域的情 报需求 通过情报工作人员的不懈努力 已形成稳定 的情报合作服务格局 这种服务模式解决了某科研 单位当下在专业情报需求的困难 但放眼国际国内 情报趋势 情报工作要做大做强 必须在不断加强外 部合作的基础上拓展传统的知识服务 加强单位内部 专业情报人员的情报分析和