物资采购管理制度.doc

物资采购管理制度一、范围 本制度适用于工厂的各种原材料、备品备件、辅助材料和低值易耗品、劳保用品和设备的采购管理。二、职责划分 1、事业部是工厂的归口采购管理部门。负责工厂物资、设备的统一采购工作；重要物资、设备的采购按工厂有关规定实行归口管理，凡属归口管理的物资、设备统一由事业部负责采购，实行统一计划、统一进货、统一供应的管理。其主要职责如下：1.1分析物资市场上的品质、价格等行情；1.2寻找物资供应来源，对每项物资的供货渠道加以调查和掌握；1.3与供应商洽谈，并安排对供应商的考察，建立供应商的资料；1.4要求报价，进行议价，有能力可进行估价，并作出比较；1.5采购所需的物资；1.6查证进厂物料的数量和品质；1.7对供应商的价格、品质、交货期、交货量等作出评估；1.8掌握主要物料的市场价格起伏状况，了解市场走势，加以分析并控制采购成本；1.9拟定采购合同，并按合同管理办法的规定程序进行审核批准。1.10依采购合同或协议控制协调交货期。2、财务部参与对采购合同的会签,具体从资金安排方面进行确认,并负责采购结算、审核票据、付款和审核计划用量是否与采购一致。经营部从市场经营的角度对采购合同进行评审。3 、法律顾问：负责从法律角度审核采购合同。三、采购作业方式事业部可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：1 、招标采购对所需的各种非紧俏大宗物资，采用招标采购的办法。招标采购的开标必须至少有三家供应商从事报价投标后方能开标。对于金额在100万元以上原材料、金额在20万以上的备品备件、金额在10万以上的低值易耗品的采购，尽量采用招标采购的方式（议价采购的物资除外），经组织评标后确定中标供应商。2、 议价采购对于生产中使用量很大，但市场竞争不够充分的物资，采用议价采购的方式进行。3、 长期报价采购凡经常性使用，且使用量较稳定的物资，可以从工厂的合格供应商目录中选定一家或多家供应商，签订较长期的供应协议。在工厂采购计划或请购的需求得到批准后，事业部根据对方发出报价单生成采购订单，实施采购。四、采购业务流程1、 采购业务应遵循的原则事业部应根据施工计划、材料消耗定额、结合库存情况制定物资采购计划和用款计划，作为物资采购的依据。物资采购计划中一般应列有材料的名称、采购数量、金额、及用于相关的工程名称等项。事业部应严格按照各种业务采购流程和授权进行分类分级审批，由财务部负责物资采购价格的监督，技质部负责物资的质量验收。对于原材料、备品备件等重要物资的采购，以及采用长期报价采购方式的采购业务，事前必须对其供应商进行评价，如果没有充足的理由，不允许从未经评价或评价不合格的供应商处采购以上物资。为避免在采购合同中的法律问题，所有的采购合同须经法律顾问进行审查；对于使用法律顾问拟定标准的采购合同，没有附加条款或特别约定的，可不经过法律顾问审查。2 、采购业务流程以下所界定的采购合同审批流程主要是针对大宗的采购物资，其界定为金额在5万元以上；在5万元以下的物资采购可以不用签订正式采购合同，根据长期报价采购的方式直接发出采购订单，直接采购。2.1采购流程大宗原材料的采购合同，涉及的金额较大，事业部应严格按照采购技术标准进行采购，如果因市场供应等原因需更改采购技术标准，在签订合同前，必须由技质部确认。2.2采购订单审批流程对于与客户签订的长期采购合同，根据合同规定和工厂经审批的月采购计划，由事业部填写采购订单。对于采用合同方式确定的采购，订单根据采购合同发出，对于在合同中已确定价格的，可以直接向供应商发出采购订单；对于在合同中未确定最终价格的，发出的采购订单须经过审核后方能实施采购。采购订单审核后，采购部门以传真等书面的方式将经审核的采购订单传递给供应商，并进行确认。五、其它规定1、 事业部对于采购的材料，要根据供应单位盖有公章的送货单（或发票）、运输部门提供的运输发票及时到库房办理入库手续。（送货单位上应列有准确的数量、单价、金额、规格、材料名称；入库日期以送货单上的日期为准）2、 购买材料的运费、吊装费、开平费等，应在相应的购买材料批次中注明清楚，不得单独报此类费用帐。3、对于外围入库材料，事业部应及时将供货单位盖有公章的送货单（或发货单）一并交到库房办理入库手续，由库房管理人员随同采购相关负责人员到现场清点数量。对于外围材料的保管责任由采购部门负责，每月底与库房管理人员定期到外围材料现场进行帐、实核对盘点。4、对直接送到施工现场的材料，采购部门相关人员应催促工程部项目经理在1-3天内将供货单位盖有公章的送货单交到事业部，由事业部相关负责人及时到库房办理入库手续(备注：送货单上需有项目部经理签有“数量属实”字样为准；入库日期以送货单上的日期为准)；如工地在外不能及时将原件交回的情况下，应及时将有项目经理签字的送货单传真到事业部，相关负责人应持传真件及时到库房办理入库手续（入库日期以送货单上的日期 或传真日期为准）。原件应后补交库房。5、应当不定期配合财务部与供应商核对应付帐款、预付帐款