轴承企业管理流程.doc

轴承企业管理系统实施方案一、前言商贸通是轴承企业管理的专用软件，在轴承行业拥有十几年的成功经验，集成1000多家大中小型轴承企业的经营管理模式和成功经验；设计时充分结合了轴承企业多型号、多品牌、多种类、多币种等行业特点，以其针对轴承业务灵活、功能实用、专业性强、运行极为稳定安全等诸多优点在轴承行业获得成功并被广泛应用和推广，同时也被作为整个轴承行业信息化的专用管理软件，为促进整个轴承行业管理科学化与信息化的发展做出贡献！系统采用SQL SERVER 大型数据库为后台及互联网三层加密结构与网络接口技术，轻松实现异地互联、数据实时共享及移动办公方式，功能更为强大，使用更为方便；无论多少个分公司、门市、仓库，都可以将其进、销、存等数据进行实时监控和分析，是企业最有效的系统管理工具；同时在此基础上又融入了众多轴承企业成功的经营管理方法和灵活的业务管理模式，更具专业性和实用性，从而在最大程度上保障了用户在进销存管理和业务处理的安全流畅，降低企业的管理成本、加快企业资金周转、实现企业的高效运作，提高企业市场竞争力，使企业真正由传统的经验化管理过渡到现代企业的科学化管理。二、主要目标为集团企业实现更高效、更科学、更实用的系统化管理，特采用该系统进行辅助运行。根据集团企业分散经营、统一管理的经营模式，本系统能够快速、准确、科学的提供各种数据，便于企业高层进行统计、决策、分析。采用本系统最终要达成如下目标： 在加强公司业务管理的同时，降低管理成本； 实现从采购计划到客户管理等系统的统计分析； 形成良好的决策支持，让公司的管理条理有序； 针对销售人员实现明确有序的分析管理，避免业绩分配不均等造成人才的流失； 形成一个方便、可靠、灵活、优越的管理系统，帮助企业加快资金周转频率，走向良性发展；三、系统优势：1、 是轴承行业最专业、最实用的管理软件，拥有十几年的行业软件开发和服务经验；2、 是轴承行业成熟产品，拥有1000多家成功用户群体，并得到轴承行业广泛应用和推广，促进了整个轴承行业管理科学化与信息化的发展；3、 基于标准的Windows友好的人机界面，操作简单方便，只需半天即可学会日常使用功能，降低培训费用、减少学习成本；4、 完全对应轴承企业的日常经营模式，根据轴承企业多型号、多品牌、多种类、多币种、按类排序、多种条件组合查询等功能，使得日常操作得心应手，更加专业实用，简单方便；5、 行业针对性强，系统中已内置近13万个中外轴承型号与尺寸对照查询系统，方便用户随时对照查询中外轴承型号及其尺寸、图形等相关技术参数；6、 根据轴承的特点开发出强大的多条件查询、统计、分析功能，支持图形分析，能够科学准确的进行库存分析，控制最优库存，帮助大量节省库存费用； 7、 对轴承业务中的多种进销价格、分批到货、赊账、定期结算、预销售、轴承的拆分、组装销售等都可以方便快速处理；通过记录客户历史事件，分析客户采购习惯，针对性服务，大幅提高客户满意度；8、 全面实现移动式办公平台，无论是到外地出差还是家里办公，均可同步使用；9、 无论多少门店、库房或分公司及办事处，均可实现数据实时共享、统一管理、实时监控，随时全面了解业务的发生、发展状况，是企业低成本管理与市场扩张的最好“武器”；10、可与轴承网和用户网站完美结合，随时将企业供求、库存销售和招聘等信息发布到轴承网或用户自己的网站上供行业内人士查阅，全面开展企业的电子商务；四、系统结构本系统设计时采用高性能的数据服务器和异地客户端远程联网形式的运算平台和 SQL Server 大型数据库及三层结构加密等先进技术，严谨的权限管理和业务流程控制确保数据不被伪造和篡改，使企业领导可以充分授权、科学管理。网络结构图如下：说明：此为机房服务器与客户端联网协同办公的设计图，机房提供高端服务器配置，独享10M多线路主干网络宽带，恒温机房，不间断电源保护。该机房由百联公司与中国电信协力提供，可为用户节省了服务器和线路费等巨大投入，同时也省去了用户数据备份和服务器管理的繁琐工作。五、应用效果轴承商贸企业启用该系统后，可明显看到以下显著效益：1、 大大降低人员、费用的消耗；2、 工作效果显著提高；3、 管理精确、有效性提高；4、 竞争力增强，盈利能力提高；在竞争力不断提升的情况下，收入稳步增长、费用持续下降；这是现代企业选择系统管理方案的必然结果。六、 适用的企业1、以贸易型为主的轴承及相关产品的代理与经销单位，主要包括： A、以代理或经销方式销售国产及进口轴承的授权销售公司；B、 多门市、多库房、多连锁店经营的轴承销售公司；C、个体轴承零售或批发经营门店或超市；2、以生产销售型为主的轴承及相关产品的制造企业，主要包括：A、 如哈瓦洛等轴承企业的门市、库房等相关机构；B、 各轴承厂的销售公司或各地的办事机构等；附、百联商贸通软件管理流程一、系统总体流程结构图产品资料销售管理库房管理采购管理应收账款应付账款客户管理供应商管理财务管理费用管理说明：该图为轴承商贸通软件的总体流程图，也可以根据用户要求进行个性化设计。二、分模块管理流程 （一）、采购管理流程进货计划订货申请 询价单 进货订单 进货单库房(现货资源)进货退货1、图形说明：采购入库一般分为两种情况：一是向厂家直接订货，需根据进货计划，向厂家直接下订货单采购；二是向其他经销商订货，先询价然后直接入库。2、职能A、 实现采购全过程的控制与跟踪，同时建立完善的供应商档案；B、 通过采购订单、采购入库、采购付款、采购退货等业务来完成一个完整的采购流程，对于特殊的业务也提供了估价入库、现款采购业务来处理。采购信息及时传递到仓库模块、账务模块。通过详尽的报表查询，及时了解企业各项采购业务的明细、汇总情况，为企业的采购决策提供依据。3、配置：根据各企业的业务量来决定采购人员的数量，但至少应该安排2人以上；但通过观察，大多企业安排了1个主管和2个助手一共3个人来负责公司采购业务的管理，两个助手主要完成询价、订单、入库等各项业务的制单工作，经过主管人对进货数量和进货价格等内容审核无误后确认。（二）销售管理流程1、 职能： A、 主要实现对销售全过程进行控制和跟踪，具备完善的企业相关销售信息的完善与管理功能；B、 需完成从报价单、销售合同、销售开单、销售退货等整个销售流程的单据制作与管理，配合销售人员进行跟单、催款等基本业务，灵活处理销售管理中的各项工作，同时将销售信息传递给仓库模块、财务模块，并提供了完整的销售报表，为企业管理层提供全面的物流管理和财务管理信息。2、配置：根据各企业的业务量来决定销售与销售助理的数量，一般情况下，也需要安排1个主管和2个助手一共3个人来负责公司销售业务的管理，两个助手主要协助销售人员完成报价、销售合同、出库和退货等各项业务的制单工作，经过主管人对销售数量和销售价格等内容审核无误后确认。3、企业在日常销售过程中，一般有两种情况，一种是针对终端配套客户的销售，一种是零售业务，具体流程如下：客户来电或上门询价 零售业务流程为： 报价 销售单 发票记录收款并开票提货针对终端客户的销售流程：报价单客户签收货物跟踪库房确认并发货进货入库订单确认进货计划进货订单销售单审核开销售单预定现货预定期货销售合同合同归档根据库房预定现货货生成订货申请表库存调拨（三）仓库管理库存盘点库房管理拆分与组装型号校正1、职能：A、主要处理采购、销售业务相关的仓库收发业务，准确核对进出库的产品数量，并对此负责；B、根据公司业务需要，配合完成产品的调拨、组装与拆卸、库存盘点等业务，并将相关的成本结转生成凭证传递到财务模块。2、配置：根据公司业务管理需要来确定库房人数的配置，一般情况下，至少需要1个库房主管和1个助手完成库房管理的相关工作，若再加上配送人员，至少应该有3-5个人来完成管理与配送工作；（四）财务管理预付款进货单A-确认付款付款单制作与供应商对账发票记录发票记录确认收款收款单制作销售单预收款与客户对账B-1、职能：A、 现金银行模块主要处理现金（银行存款）收付业务，比如日常费用的开支，其他业务收入款项，银行存款不同账户间的转账等业务。B、为材料供应商付款并开具付款单据，单据由采购部已审批并执行的采购订货单自动形成，并根据进货单，退货单，付款单自动产生供应商对帐报告，同时标注每一笔采购单对应的发票号码，便于查询与统计。C、根据客户的结算特性为客户开具销售收款单和发票，单据由销售部已审批并执行的销售单自动生成，并根据出货单，退货单，收款单自动产生客户对帐报告，同时标注每一笔销售单对应的发票号码，便于查询与统计。 2、配置：根据公司财务管理需要确定具体的人数，但至少需要1个财务主管和1-2个出纳人员来完成公司收支业务等工作。各项单据的制作和发票号码的录入等工作均由出纳完成，由财务主管进行审核确认。（五）系统管理1、职能： A、按照公司要求，完成对各部门人员的权限分配与设置，并及时处理新入职或离职人员的帐号管理； B、对采购部门和销售部门录入的供应商和客户资料进行监督与调控，避免出现错误或重