工作分析_工作分析的方法与实施

工作分析与工作设计 第一节工作分析概述 什么是工作分析 是指获取并分析企业中某个特定工作职务的相关信息 以便对该职务的工作内容和任职资格等做出明确规定的过程 工作分析的成果是工作说明书 工作分析中的基本术语 工作要素任务职责 责任 职位职务职业职级职系 职组 职级 职等 doc 为什么做工作分析 西部某地区晨光机电厂发生的职责纠纷 晨光机电厂是某机电公司在西部地区某地新建的一个工厂 工厂投产后 许多规章制度和人事管理文件基本上使用原公司同类企业的原有制度和文件 其中 工作说明书和工作描述也是原公司的成果 有一天 该厂发生了这么一件事情 给工厂领导和人力资源管理部门带来了麻烦 公司简介 那天下午上班后 新来的机床操作工张华不小心把大量的不良液体泼在其机床周围的地板上 车间主任发现后 当即叫操作工张华把洒掉的液体清扫干净 但张华拒绝执行 理由是工作描述里没有包括清扫机床周围地面的规定 车间主任顾不上去查看工作描述上的原文 就找来一名服务工做清扫工作 但服务工也同样予以拒绝 他的理由也是工作描述里没有规定清扫地板的义务 车间主任便威胁着要把他解雇 因为这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工 在车间主任的威逼下 服务工勉强同意 但是清扫完地板后他随即向厂方进行了投诉 事情经过 有关人员看了投诉之后 审阅了以上三类职务的工作描述 机床操作工 服务工和勤杂工 机床操作工的工作描述规定 操作工有责任保持机床的清洁 使之处于可操作状态 但并未提及清扫地板的要求 服务工的工作描述规定 服务工有责任以各种方式协助操作工 如领取原料和工具 随叫随到 即时服务 但也没有包括清扫工作 勤杂工的工作描述中确实包含了各种形式的清扫 但是他们的工作时间是从操作工人下班后开始的 三类职务的工作描述 思考题 1 对于新建工厂而言 应该如何对待公司原有的相应工作描述 新建工作如何确定自己的工作描述 2 对于服务工的投诉 你认为如何解决 3 对于操作工拒绝清扫的行为 你认为该如何以对 4 如何从根本上防止类似职责分歧的问题发生 5 在实际工作中 你是否遇到类似的问题 举例说明 对操作工来讲 我们要分析他为什么要把大量机油撒在机床周围 但无论怎样 我们都应该对其进行批评或教育 对车间主任来讲 我们应适当地批评 那么怎么防止类似问题的发生 这就说明我们做工作分析的时候有些事情是控制不了的 那该怎么办 应该对说明书进行修改 对操作工来讲 应增加这样的条文 就是说 工作时间要保持机床周围的清洁 如果因为工作不慎造成周围环境的污染 应该担负一定的保洁责任 发生事情后 应及时报上去 对服务工和勤杂工 也同样要加一条 要完成车间安排的相关的或紧急的任务 尽量写清楚系统化好的企业文化要根据实际情况 要管理分工 重新定位 保证工作的顺利进行 工作分析的作用 为企业明确职责和工作范围 为招聘 选拔 使用所需要的人员提供了依据 为制定职工培训 发展规划提供了依据 为设计合理的工资 资酬 福利政策制度提供了依据 为制定考核标准 正确开展绩效评估工作提供了依据 为设计 制定组织的机构提供了依据 为制定人力资源规划提供了依据 规划科学化 招聘 选拔和录用合格人才 人员绩效考核工作的实施 实现公平合理的报酬 设计有效的人员培训与开发方案 工作分析 人力资源管理的最基本工具 第二节工作分析内容 工作描述具体说明了某一工作职位的物质特点和环境特点等问题 工作名称的描述 工作内容的描述 工作条件的描述 工作社会环境的描述 聘用条件的描述 工作规范 职位要求 就是对工作任职人要求的说明 即为完成特定工作所需必备的生理要求与心理要求 一般要求生理要求心理要求 销售部经理工作描述 职位名称 销售部经理职务代码 1137 118别名 销售部主任 销售部主管 销售总监 工作活动和工作职责 管理和监督下级 市场分析 与大客户保持联系 与研发 广告部门合作 可调用客车 火车 工作条件和物理条件 75 以上室内工作 无生命危险 有外出要求 工作地点在本市 3 社会环境 有一名副手 员工25 30人 直接上司是销售副总经理 需经常交往的部门是生产部 财务部 4 聘用条件 每周工作40小时 基本工资是每月1500元 职务津贴是每月400元 每年完成销售指标奖金5000元 超额完成部分再以千分之一提取奖金 本岗可晋升为销售副总经理 4 10月份为忙季 每三年有一次出国机会 每五年有一次为一月的假期 可报销5000元的旅游费用 公司提供市区两室一厅住房 发货员工作描述 工作名称 招聘主管所属部门 人力资源部直接上级 人力资源部经理工作代码 XL HR 021工资等级 9 13 一 生理要求年龄 23岁至35岁性别 不限身高 女性1 55 1 70米男性1 60 1 85米体重 与身高成比例 在合理范围内均可听力 正常视力 矫正视力正常健康状况 无残疾 无传染病外貌 无畸形 出众更佳声音 普通话发音标准 语音和语速正常 二 知识和技能要求1 学历要求 本科 大专以上许从事专业3年以上2 工作经验 3年以上大型企业工作经验3 专业背景要求 曾从事人事招聘工作2年以上 招聘主管 工作规范书 4 英文水平 达到国家四级水平5 计算机 熟练使用WINDOWSMsOffice系列 三 特殊才能要求 语言表达能力 能够准确 清晰 生动地向应聘者介绍企业情况 并准确 巧妙地解答应聘者提出的各种问题 文字表述能力 能够正确 快速的将希望表达的内容用文字表达出来 对文字描述很敏感 观察能力 能够很快的把握应聘者的心理 逻辑处理能力 能够将相并行的事务安排得井井有条 四 综合素质 有良好的职业道德 能够保守企业人事秘密 独立工作能力强 能够独立完成布置招聘会场 接待应聘人员 对应聘者非智力因素进行评价等工作 工作认真细心 能认真保管好各类招聘相关材料 有较好的公关能力 能准确地把握同行业的招聘情况 五 其他要求 能够随时准备出差 不可请一个月以上的假期 工作说明书的内容样板 1 基本资料 1 职务名称 2 直接上级职位 3 所属部门 4 工资等级 5 工资水平 6 所辖人员 7 定员人数 8 工作性质 工作描述 工作概要工作活动内容 活动内容 时间百分比 权限等工作职责工作结果工作关系 受谁监督 监督谁 可晋升 可转换的职位及可升迁至此的职位 与哪些职位有联系 工作人员运用设备和信息说明 任职资格说明 最低学历 所需培训的时间和科目 从事本职工作和其他相关工作的年限和经验 一般能力兴趣爱好个性特征性别 年龄特征 体能要求 工作姿势 对视觉 听觉 嗅觉有何特殊要求 精神紧张程度 体力消耗大小 工作环境 工作场所 工作环境的危险性 职业病 工作时间特征 工作的均衡性 工作环境的舒服程度 美国Midway医院护士部工作说明 部分 工作名称 注册护士工作概述 负责病人从入院到转院或出院的全部护理 护理包括病情评估 治疗计划与实施 治疗效果评价 每个注册护士对值班期间的护理和可以预见的患者和家庭将来的需要负责 在保证专业护理标准的前提下指导助手 工作关系 报告给 护士长监督下列人员的护理 注册见习护士 助理护士 勤杂工合作者 协助护理部外部关系 医生 患者及患者家属资格 教育 授权护士学校毕业生工作经历 要求一年的医疗 外科护理经验 有特殊护理经验者优先 应届毕业生可以考虑非重要岗位 证书要求 持有注册护士证书或被州政府许可 美国Midway医院护士部工作说明 部分 续 身体要求 能够屈体 运动或帮助转运50磅以上的重物能够在8小时值班中站立或行走80 以上的时间视力和听力敏锐责任 评估患者的体力 感情和心理与社会方面标准 在患者入院一小时之内或者至少每次值班出具一份书面诊断 按照医院规定把其交给该患者的其他医护人员 撰写患者从入院到出院的护理书面计划标准 在患者入院24小时之内设计短期或长期的目标 然后每次值班中根据新的诊断检查和修改护理计划 实施护理计划标准 在日常护理中 按照但不局限于书面的 注册护士技能手册 在指定的护理区域应用这些技能 以一种系统和及时的方式完成患者护理活动 并恰当地重新评判轻重缓急 第三节工作分析的方法 一 定性的工作分析方法 参与法 是工作分析人员亲自从事所需要研究的工作 由此掌握工作要求的第一手材料 参与法的优 缺点 优点可以准确的了解工作的实际任务和在体力 环境 社会方面的要求 适用于那些短期内可以掌握的工作 缺点不适用于需要进行大量训练和危险的工作 观察法 指的是工作分析人员观察所需要分析的工作的过程 以标准格式记录各个环节的内容 原因和方法 这可以系统地收集该种工作的任务 责任和工作环境方面的信息 工作分析观察提纲 观察法的优点 工作分析人员能够比较全面和比较深入地了解工作的要求 适用于那些工作内容主要是由身体活动来完成的工作 观察法的缺点 不适用于脑力劳动成分比较高的工作和处理紧急情况的间歇性工作 访谈法 个别员工访谈法群体访谈法主管访谈法 访谈法的优点 通过与工作承担者进行面谈 可以发现一些在其他情况下不可能了解到的工作活动和行为 能使被访谈者有机会释放因受到挫折而带来的不满 是一种相对来说比较简单但却十分迅速的信息搜集方法 访谈法的缺点 访谈法最主要问题之一是搜集上来的信息有可能是被扭曲的 访谈法的典型提问方式 你所做的是一种什么样的工作 你所在职位的主要职责工作是什么 你又是如何做的呢 你的工作环境与别人有什么不同呢 做这项工作所需具备的教育程度 工作经历 技能是怎样的 它要求你必须具有什么样的文凭或工作许可证 访谈准则 在访谈过程中 工作分析人员应该只是被动的接受信息 工作分析人员应该与主管密切配合 要尽快地与被访谈者建立起融洽的关系 工作分析人员应该事先准备一份完整的问题表 要确保偶然发生的任务不能被遗漏掉 在访谈完成之后 还要对资料进行检查和核对 问卷法 让雇员通过填写问卷来描述其工作中所包括的任务和职责 问卷的结构 结构性的问卷非结构性的问卷 开放式的问卷 问卷法的优点 费用低 速度快 问卷可以在工作之余填写 不会占用工作时间 调查的样本量很大 调查的资料可以量化 由计算机进行数据处理 问卷法的缺点 设计理想的调查表要花费很多的时间 人力和物力 费用比较高 填写问卷是由工作者单独进行 缺少交流 实验法 是指主试控制一些变量 引起其他相应变量的变化来收集工作信息的一种方法 现场工作日记法 日志法 要求从事工作的雇员每天记现场工作日记或日志 即让他们每天记录下他们在一天中所进行的活动 某公司员工工作日志 封面 某公司员工工作日志 封二 4月29日工作开始时间8 30工作结束时间17 30 某公司员工工作日志 正文 工作日志 二 量化的工作分析技术 职位分析问卷化管理岗位描述问卷法功能性工作分析法 职位分析问卷法 是于1972年由麦考密克提出的一种适用性很强的工作分析方法 PAQ包括194个项目 其中的187项被用来分析完成过程中员工活动的特征 另外7项涉及薪酬问题 每个问卷包括六个部分 信息输入脑力操作工作产出与其他人的关系工作背景其他工作特征 职位分析问卷的优势 它对工作进行了等级划分 我们就可以运用PAQ所得出的结果对工作进行对比 资料投入1 资料投入 1 1工作资料来源 请于下列诸项工作资料来源 依其应用频度 评其等次 1 1 1肉眼可及的工作资料来源 1 书面资料 书 报告 笔记 短文 工作指令等 2 数量性资料 所有涉及数量或金额的资料 包括图 科目 规格 数字表等 3 图片资料 例如草图 蓝图 地图 照片及X光胶片 电视图片等 4 铸模及有关的工具 模板 型板 铸具等 大凡必得依样使用者皆可为资料来源 但不包括上面第三项所得的资料 5 指示器 拨号盘 度规 信号灯 雷达 计速器等 6 测度计 尺 弯脚规等 用来收集实体之测度资料 但并不含第5项所示的器具 7 机具 工具 设备 机械及其他在作业时用及的机械性器具 8 在制原料 零件 原料等 凡是可经修饰 加工处理者皆可充为资料之来源 例如面团 经车床加工的元件 裁切过的线 待加鞋底的鞋 9 非在制原料 未加入转化或增饰的过程之原料 零件 凡正受检验 处理 包装 配售 选品的原料 亦可充作资料之源路之一 包括在存储中的原料项或置于配售管道的货品等 10 自然的特征 风景 原野 地质 植物 气候等可以观察到的自然征象皆可充为资料来源 11 人为的环境特征 房屋建筑 水坝 公路 桥梁 船坞 铁道及其他人工或刻意改造的户内外措施 但并不包含第七项所述之设备 机器等单独用于制造上者 表PAQ的一页 职位分析问卷法的缺点 PAQ方法所需要的时间成本很大 非常繁琐 管理岗位描述问卷方法 是利用问卷的形式对管理有关工作要素如计划 组织 协调 控制等进行描述的方法 这种问卷包括197个项目 这197个项目可压缩归纳为13个工作要素 13个工作要素 产品 市场和财务战略计划与组织其他部门和人事管理工作的协调内部业务控制产品和服务责任公共与客户关系高层次的咨询指导 13个工作要素 行动的自主性财务审批权雇员服务监督复杂性和压力重要财务责任广泛的人事责任 功能性工作分析方法 是美国训练与就业署开发出来的方法 这种方法所依据的假设是每一个工作的功能都反映在它与人 资料 事 教育程度 绩效标准等的关系上 故可借此对各项工作进行评估 FJA表格 员工的基本功能 第四节工作分析实施 一 工作分析实施的时机一般来说 当一个组织出现下列情况时 就表明非常需要进行工作分析 组织的有效运行受到阻碍发生了组织变革或者组织中引入了新流程或新技术人力资源管理的各项工作缺乏依据或者基础性的信息 二 工作分析信息的收集者 工作分析专家主管任职者选择由谁来进行工作分析 往往比选择工作分析的方法更加重要 工作分析专家 最客观公正 保持信息的一致性 可以选择不同的分析方式价格昂贵 对组织缺乏了解 可能忽略某些无形的方面 主管 对所要分析的工作的无形的方面具有全面而深入的了解 收集信息的速度也比较快首先要对主管进行工作分析的培训 对主管也是时间上的负担 某些情况下难以保证信息的客观性 任职者 对工作最熟悉 信息收集速度快收集信息的标准化程度较差 工作职责的完整性较差 可能造成员工间矛盾 三 工作分析信息的来源 书面资料任职者的报告同事的报告直接的观察 四 实施工作分析的基本流程 准备阶段 1 确定工作分析的目标和侧重点 2 制订总体实施的方案 3 收集和分析有关的背景资料 4 确定所欲收集的信息 5 选择收集信息的方法 实施阶段 1 与有关人员沟通 2 制订实施计划 3 实际收集和分析工作信息 结果形成阶段 1 与有关人员审查和确认信息 2 形成工作说明书 应用反馈阶段 1 工作说明书的培训与使用 2 工作说明书使用的反馈与调整 第五节工作说明书的编写 一 职务概况职务名称 所属部门 编号 直接上级 直接下属等 二 岗位职责任职人员应完成的任务 承担的责任 三 工作的必要条件原材料 设备 场地 工具 手段等 四 资格条件学历 专业 知识 能力 经验 个性等 五 权利义务编写要求 清晰 具体 简洁 工作说明书的写法 1 工作概况职务名称编号所属部门职务等级工作说明书的编写日期等等 工作说明书的写法 2 工作说明责任范围及工作要求任职人员需完成的任务所使用的材料及最终产品需承担的责任与其他人联系所接受的监督所施予的监督机器 设备及工具列出工作中用到的所有机器 设备及辅助性工具等 工作条件与环境噪音水平可能遇到的危险工作场所布局 工作说明书的写法 所用工具及设备 自动化机器设备 包装设备 一般办公室设备 即电话 电脑 传真机 复印机等 机械工具 一般钳工工具 工作说明书的写法 工作环境特征 闷热 潮湿 无菌 对白细胞数量有轻微影响 办公室 对身心健康无不良影响 高臭氧环境 对身心健康有一定不良影响 工作说明书的写法 工作时间特征 正常上下班 需要经常加班 需要经常外出 需要经常出差 需要经常倒班 午休时间不能保证 工作说明书的写法 有密切关系的其他岗位和人员本部门的公司内其他部门的公司以外的写职位名称或机构名称 经常与 车间质检员 生产供应部仓管员 公司办公室档案管理员 税务局 财政局 进行联络 工作说明书的写法 工作目标与职责应该简单 明了 一般不超过4或5项 核心词汇 确保 保证 实现 完成 达到 负责 工作内容应具体 明确 核心词汇 对于管理人员 多用概括性词汇 如组织 领导 进行 审核 考察 决定等 对于非管理人员 多为具体动作词汇 如 操作 倾倒 开动 填制 计算 发放 检查 运送等 最后一项应统一表达为 完成上级领导交办的其它任务 工作说明书的写法 3 资格条件 担任此职务的人员应具备的基本资格和条件 受教育水平经验培训性别年龄体能要求知识技能 在本公司的工作经历