档案管理_某地产公司项目档案管理教材

项目档案管理 喻顺2016年4月20日 项目档案管理的内容及要求 一 二 项目档案管理责任主体 三 项目档案管理目的与意义 目录 四 项目档案管理其他要求 项目档案管理目的 为规范公司项目档案管理防范与控制合同风险有效地保护和利用档案维护公司的合法权益 项目档案管理的责任主体 项目档案管理一般规定 项目档案管理的内容及要求 7 1 1 项目公司的任何成员 不论其是否被指定专职负责文件管理 都需尽责的完善项目资料或提供入档文件 7 1 2 项目档案管理包含归档范围 档案整理 保管 档案利用 收集与移交 档案销毁以及保密管理等内容 7 1 3 项目档案管理分为人事行政类 营销管理类 开发报建类 工程 设计 管理类 成本管理类 7 1 4 项目档案以项目分期 组团为单位 形成完整的项目档案 项目档案管理总负责人为项目总经理 其中人事行政类档案管理责任人为项目综合部负责人 营销管理类档案管理责任人为项目营销经理指定专人负责 工程技术类 成本管理类 开发报建类档案管理的责任人为项目公司技术内业 7 1 5 项目公司技术内业对项目资料应按专业 阶段 不同单位等进行分类 分区登记 存档 并建立电子档案 项目资料一览表 保持目录清晰 文件齐整 全面 便于查询和使用 7 1 6 项目档案整理要求项目档案资料应该严格按照 项目档案资料编码规则 进行编码 7 1 7 项目实施过程档案保存地点项目档案资料移交前保管在各项目公司 7 1 8 项目资料移交规定7 1 8 1 项目应移交公司档案室的资料 公司人事行政部档案管理专员应定期跟进 项目档案资料过程保管责任人应按规定时间进行移交 7 1 8 2 按规定的期限移交档案时 各部门资料管理责任人需填写 档案资料移交单 一并交给公司人事行政部档案管理专员 公司人事行政部档案管理专员根据 档案资料移交单 按照档案的分类接收材料 核对无误后在移交单上确认签字 7 1 8 3 人事行政类 营销类档案资料以项目公司为单位 在项目整体竣工交付后 由项目总经理组织进行项目整体资料移交 其中 项目人事行政类档案资料 营销管理类合同资料交与公司人事行政部存档 营销管理类客户信息类资料交与物业管理公司存档 7 1 8 4 除销售合同外的项目合同类档案在签字盖章完善后需要及时移交公司财务管理中心与公司人事行政部存档 7 1 8 5 除合同外的工程管理 含设计 类 开发报建类档案 以项目交楼批次为交付节点 项目每交楼批次竣工交付后 由项目公司技术内业整理 由项目总经理组织进行项目整体资料移交 成本管理类以项目报建分期结算完成为交付节点 工程管理 含设计 类 成本管理类 结算与审计档案除外 交与物业管理公司 开发报建类原件档案资料 成本管理类中结算与审计档案资料交与公司人事行政部存档 1 项目公司的任何成员 不论其是否被指定专职负责文件管理 都需尽责地完善项目资料或提供入档文件 2 项目档案管理包含归档范围 档案整理 保管 档案利用 收集与移交 档案销毁以及保密管理等内容 3 项目档案以项目分期 组团为单位 形成完整的项目档案 项目档案管理总负责人为项目总经理 其中人事行政类档案管理责任人为项目综合部负责人 营销管理类档案管理责任人为项目营销经理指定专人负责 工程设计类 成本管理类 开发报建类 工程内外来文 发文类档案管理的责任人为项目公司技术内业 4 项目公司技术内业对项目资料应按专业 阶段 不同单位等进行分类 分区登记 存档 并建立电子档案 项目资料一览表 保持目录清晰 文件齐整 全面 便于查询和使用 5 项目档案资料应该严格按照 项目档案资料编码规则 进行编码 6 项目实施过程档案保存地点为各项目公司 7 除销售合同外的项目合同类档案在签字盖章完善后由项目技术内业负责及时移交原件一份给公司财务管理中心存档 8 按规定的期限移交档案时 各部门资料管理责任人需填写 档案资料移交单 一并交给公司人事行政部档案管理专员 公司人事行政部档案管理专员根据 档案资料移交单 按照档案的分类接收材料 核对无误后在移交单上确认签字 9 人事行政类 营销类档案资料以项目公司为单位 在项目整体竣工交付后 由项目总经理组织进行项目整体资料移交 其中 项目人事行政类档案资料 营销管理类合同资料交与公司人事行政部存档 营销管理类客户信息类资料交与物业管理公司存档 10 除合同外的工程管理 含设计 类 开发报建类档案 以项目交楼批次为交付节点 项目每交楼批次竣工交付后 由项目公司技术内业整理 由项目总经理组织进行项目整体资料移交 成本管理类以项目报建分期结算完成为交付节点 工程管理 含设计 类 成本管理类 结算与审计档案除外 交与物业管理公司 开发报建类原件档案资料 成本管理类中结算与审计档案资料交与公司人事行政部存档 项目档案管理编号要求 项目档案管理的内容及要求 项目档案管理编号要求 项目档案管理的内容及要求 项目开发报建类档案管理项目成本类档案管理项目工程与设计类档案管理项目工程内 外部发文 来文档案管理项目营销类档案管理项目人事行政档案管理 项目档案管理的内容及要求 项目开发报建档案主要内容 项目档案管理的内容及要求 项目开发报建档案主要内容 项目档案管理的内容及要求 项目开发报建档案主要内容 项目档案管理的内容及要求 项目开发报建档案主要内容 项目档案管理的内容及要求 项目开发报建档案主要内容 项目档案管理的内容及要求 项目开发报建档案主要内容 项目档案管理的内容及要求 项目开发报建档案主要内容 项目档案管理的内容及要求 项目开发报建档案主要内容 项目档案管理的内容及要求 项目开发报建台账 项目成本管理档案主要内容 项目档案管理的内容及要求 项目成本管理档案主要内容 项目档案管理的内容及要求 项目工程设计档案主要内容 项目档案管理的内容及要求 项目工程设计档案主要内容 项目档案管理的内容及要求 项目工程内外部来文 发文主要内容 项目档案管理的内容及要求 项目工程内外部来文 发文主要内容 项目档案管理的内容及要求 1 项目工程内外部来文 发文资料管理的责任主体为项目技术内业 按照验收与交楼批次整理 与工程类 含设计 资料一并移交物业管理公司管理公司 2 对于设计单位 监理单位 施工单位等收 发文资料 必须通过项目技术内业进行传递 并进行项目收 发文登记 建立完善的收 发文登记记录 对于设计单位 监理单位 施工单位等收文资料 由技术内业填报 收文处理单 经工程部经理签批处理意见 是否回复 谁负责处理等信息 对于月度 周计划 技术细化明确 设计变更类等仅完善登记不需要回复 对于设计单位关于设计变更 技术细化等技术资料收文后需要发给相应施工单位 监理单位 项目成本部 专业工程师 复印件 施工单位 项目成本部 项目存档必须是原件 3 项目公司技术内业在项目资料收发工作中 必须使任何发送的文件 技术洽商变更 工作指令单 签证单 设计变更等 得到签收 任何接收的文件得到登记 项目公司技术内业不应无理由拒绝签收任何递交项目公司或相关工程师的文件 4 项目及公司内部资料传递必须建立完善的登记记录 做到资料进 出有完整的可追溯性 项目工程外部来文 发文主要内容 项目档案管理的内容及要求 包括并不限于以下的资料发放要求 项目营销类档案主要内容 项目档案管理的内容及要求 项目营销类档案主要内容 项目档案管理的内容及要求 项目人事行政档案主要内容 项目档案管理的内容及要求 项目人事行政档案主要内容 项目档案管理的内容及要求 项目工程档案归口管理 项目档案管理其他要求 建立项目工程档案归口管理意识 统一进出一个路径 合作单位 包括并不限于总包 指定分包 垄断 监理等单位 资料统一递交到项目技术内业处 由技术内业负责按照公司的流程将资料分发传递 审签完成后由技术内业进行分发 并完善签领手续 涉及与合作单位的签领资料 技术内业要求合作单位签领人除在发文登记表中签收外 必须在项目存档原件资料上进行签领确认 杜绝项目公司工程 成本等资料 包括并不限于核价 核定包干单价 签证单 指令单 在项目相应部门之间传签时由合作单位经办人来完善项目公司内部的签批程序 项目工程档案动态管理 项目档案管理其他要求 1 树立项目工程档案动态跟进意识项目技术负责人 工程经理 技术内业要定期检查监理对合作单位报送资料的签批动态进度 杜绝监理在签批环节出现不正之风 项目技术内业要根据公司相关规定细化资料传递审批时限并跟进项目公司各部门及审签负责人签批进度 项目工程档案动态管理 项目档案管理其他要求 2 建立项目工程档案动态跟踪机制 包含并不限于 施工单位 监理单位 建设单位之间的 项目公司内部各部门之间 项目公司与公司职能部门之间的动态 项目工程档案学习与知识管理 项目档案管理其他要求 1 树立项目档案价值管理 确定工作目标 2 熟悉公司项目管理制度 不断学习相关专业基础知识 把好合作单位初始资料合格审核关 3 熟悉项目档案具体内容 从施工过程资料 进度产值资料 质量与技术资料 竣工图绘制等 安全资料 结算资料 签证单 认质认价单等 监理资料 我司资料管理办法 我司资料传递规定等方面向施工单位做好档案管理技术交底 并建立友善的沟通机制 4 强调过程资料与实体进度一致 建立档案管理月度检查机制