档案管理_档案收集工作的意义和要求概述

第三章档案的收集 第一节档案收集工作的意义和要求一 收集工作的内容和意义档案的收集工作 是指按照法律 法规的规范 通过例行的接受制度和专门征集的办法 把分散在各组织 个人手中和散失在其他地方的档案 分别集中到各级各类档案保管机构 从对档案的本质的理解方面来说 档案是特定的组织或个人在其工作活动中形成的文件有机体 是自然形成的历史记录 不是人们随意搜集的拼凑体 因此 这里所谓档案的收集 就是按照档案形成的规律 把分散的文件接收 征集 集中起来 这里的 档案收集 从理论上讲是 归拢 之意 是自然形成的某种文件形态的集中 而不是指人为地进行加工 接收档案室的接收 接收本单位文书部门或业务 职能部门整理后的移交档案 已归档档案的接收未及归档档案的补充收集档案馆的接收 档案馆接收各现行机关和撤销机关移交的需要永久或长期保存的档案 对历史档案的接受 征集按照国家规定的征收在社会上的档案和有关文献的活动 征集的方法 收购 征购 捐赠对历史档案的征集 一 档案收集工作的内容 二 档案收集工作的意义1 收集工作是档案部门积累档案的手段 它为档案工作提供了实际的管理对象 因此它是档案工作的起点及第一个环节 有了档案 档案机构才有进行鉴定 整理 编目 保管 统计和提供利用扥过各项工作的物质条件 2 收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施 只有通过收集工作 才能把党和国家的全部档案集中到档案保管机构 形成统一的档案基地 实行统一的科学管理 3 收集工作质量的高低直接影响到档案的整理 鉴定和利用等工作 有些部门采用 守株待兔 的方法 导致档案不全 档案整理质量不高 碍于档案的利用 收集及时 鉴选得当 档案完整系统 则为档案管理的各个环节创造良好条件 从而能集中力量对档案鉴选研究 广泛开展档案的利用工作 4 收集工作是档案部门和社会诸多方面发生联系的重要环节之一 因此它要求的政策性强 工作方法灵活多样 要开展收集工作 就必须要与各单位 单位内各部门 有关的工作人员以至社会各界人士鉴选直接接触 档案馆 文件中心 档案室是国家和机关单位授权专门管理档案的法定机构 它在向不同的对象收集档案的过程中 就体现着国家与单位 单位与其内部机构 国家与个人等多方面的广泛的关系 处理这些关系 往往涉及法制和民主 民族政策 统战政策等许多方面的问题 尤其是收集历史档案 情况就更为复杂 除国内各种关系外 有时还会涉及国际关系 因此 档案的收集工作政策性较强 要做好收集工作 必须提高政治水平 假期法制和政策观念 并应注意经常不断地做好宣传工作 总结工作经验 讲究工作方法 二 收集工作的要求 一 丰富和优化库藏对档案馆来说 它的馆藏越丰富 越珍贵 年代越久远 它就越能为社会做出更多贡献 更加受到社会的重视 在国外 有人把档案馆视为 历史科学的粮仓 并千方百计地收集各种有关文件经常充实这个 粮仓 时间检验充分证明 一个档案机构的搜藏是否丰富 档案是否完整 是衡量档案机构工作做得好坏的一个重要标志 也是开展利用工作 特别是档案馆开放历史档案 开展编辑研究 出版档案史料的一个前提条件 因此 各级各类档案机构都要求能竭力丰富自己的库藏 不断丰富馆藏 应当始终作为搜集工作的一个指导思想 丰富库藏的主要标准和要求 应该是 数量充分 质量优化 成分充实 结构合理 1 数量充分 为了使档案室或文件中心成为单位工作的必要条件 把档案馆建成为永久保存档案的基地和研究利用档案的中心 必须收集和保持足够数量的档案和资料 2 质量优化 档案收藏的丰富性 包括数量与质量的统一要求 只顾大量收罗 而不求质量 材料再多 也谈不上真正的丰富 因此 在强调丰富库藏的同时 也须强调优选 将具有重要价值的档案收入档案机构内 达到库藏档案的优质化 3 成分充实 在丰富库藏实行优选的同时 还要要求成分充实 在档案种类方面 既要收集反映党政机关活动的普通档案 也要收集科技档案等各种专门档案 在档案形成单位方面 既要收集有关领导机关的档案 也要收集各种类型的单位以及有代表性的基层单位档案 既要收集组织单位的档案 也要收集著名人士的私人档案 如手稿 信件 家谱 族谱 地契等 在内容方面 要全面地收集经济 政治 科学 文化等各方面的宏观材料和微观材料 在文件的体裁方面 既应包括纸质文件 也应包括各种特殊载体的材料 诸如照片 磁带等现代形式和简策 缣帛等古老形式的档案 4 结构合理 还应收集一些有关的其他资料 如方志 传记 年鉴 回忆录等有关史实和考证的材料 政策法令汇编 有关的书报杂志等 与档案相辅相成 互相补充 总之 收集保管历史记录 必须与构成社会历史的各个领域相适应 合理地配置档案馆的馆藏结构 同时 不同层次和类别的档案机构 应保持本单位 本系统或本地区的特点 如县档案馆的馆藏应体现地方馆和综合馆的特色 二 加强馆 室 外调查和指导收集工作是解决档案的集中问题 就是因为它的对象本来是分散的 这就要求收集工作必须做好馆 室 外调查 掌握应收入档案机构的档案分散 流动 管理和使用等方面的信息 档案馆应该进行全宗调查 了解有关单位的历史 建档情况 保存档案的数量级整理 保管等情况 一遍统筹安排哪些全宗或哪些部分 何时 有多少档案应该进馆 我国档案馆网形成的时间还不很长 也不够健全 因此 更需要加强调查研究 协助与指导档案移交部门做好移交准备工作 使之符合接收的要求 根据档案分散的情况和档案馆的条件 从全局出发统筹安排 就显得更为重要 即使在工作正常的情况下 加强馆外调查对做好收集工作和各项档案管理工作以至整个档案事业的预测 规划和决策 都具有重大意义 这是现代档案管理学的一项科学措施 三 推行入馆档案质量的标准化所谓档案工作的标准化 就是对档案工作中的一些管理原则和技术方法 按照规范化的要求统一起来 档案工作的标准化 是档案管理现代化的基础 关于在收集工作中如何实行标准化的问题 我国还处于探索阶段 全国尚未颁发系统的统一标准 有些单项标准 地方的一些做法和国外的经验 都可以作为我们制定系统成套的统一标准的借鉴 如果全国能采取成套的统一标准 按照规范化的要求工作 那么 档案管理水平将会大有提高 四 保持全宗和全宗群的不可分散性全宗是指一个独立机关 组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体 它的基本涵义有三 其一 全宗是一个有机整体 其二 全宗是在一定的历史活动中形成的 其三 全宗是以一定的社会单位为基础而构成的 全宗就是一个单位档案的整体 一个单位的各项活动不是孤立的 而是有联系地进行的 这就决定了一个单位形成的档案文件之间固有的内在联系 使它们成为一个有机整体 保持全宗整体 是档案管理的一条重要原则 也是贯穿于整个档案管理工作中的核心问题 只有首先在收集工作中坚持全宗不可分散的原则 以后各环节才有可能按全宗管理 因此 在收集档案时 必须把一个单位的档案作为一个全宗集中在档案机构内 不允许把一个全宗的档案人为的分割 同时 在档案收集工作中 不仅要保持全宗的不可分散性 还需要注意各个全宗之间的相互关系 因为 在一定的时间 地点和条件下活动的各个单位 它们的工作活动都不是孤立的 而是相互依存的 反映在它们各自形成的档案上 各个全宗之间也就有着密切的联系 这种在历史上形成的有密切联系的若干全宗 称为 全宗群 全宗群 由若干个具有时间 地区 性质等共同特征的全宗组成的群体 为了维护同一类型或专业系统的若干个全宗的不可分散性和保持文件材料在更大范围内的历史联系 便于开发利用 档案馆可以把同一时期或地区 在纵向或横向方面具有相同性质的立档单位形成的若干个全宗构成一个有机群体 全宗群 全宗群不是一个固定的实体单位 仅仅是档案馆进行全宗排列是的一种组合方法和思想 以便于对档案的 分群管理 因此 它的组织方法和方式比较灵活 或按一定的时间 地区 或按一定的系统 机关性质 或按其他方面的某种联系组成 全宗群这个概念只在档案馆使用 全宗群作为若干个全宗的集合体 是自然形成的 不能人为地给以分割 而要集中收集在一个档案馆里 这才有利于反映历史上一定时间和一定地区工作活动的全貌 第二节单位内文件的归档一 归档制度归档制度 各单位在工作活动中不断产生的文件 处理完毕以后 经由文书部门或文件工作人员整理 定期移交给档案室集中保存 称为 归档 在我国 这是党和国家规定的一项制度 即通常所说的 归档制度 档案法 规定 对国家规定的应当立卷归档的材料 必须按照规定 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交 集中管理 任何个人不得据为己有 机关档案工作条例 国家行政机关公文处理办法 中国共产党各级领导机关文件处理条例 试行 等文件 均对文件立卷归档做了具体规定 文件归档属于文书部门的任务 它是文书工作的最后一个环节 又是档案工作开始的一个环节 可以说归档时文书工作和档案工作的 结合部 即两者交接的一个环节 我国的文书 档案工作中素有归档的历史传统 从几千年前甲骨文件的集中保存并按一定的特征编排等情况 就可以看出那是已有了原始的归档办法 我国很多古代文件所以能保存下来 这也是重要原因之一 归档制度的内容 主要包括三方面 归档范围 归档时间和归档案卷的质量要求 一 归档范围归档范围是指哪些文件应该归档 哪些文件不必归档 根据有关规定 凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件 包括党 政 工 团以及人事 保卫 财会等工作中形成的各种形式和载体的文件 均应归档 需要明确 只要具有一定的保存价值的文件 例如需要保存3年 5年 15年等定期保存的文件 都应当列入归档的范围 上述范围包括各种文件 对容易忽视或不易收全的下列各种文件应予特别注意 1 除了文件的正件以外 还应包括它的附件 如条例 会议纪要 图标 计划 总结 登记表 名单等 2 除了经过登记的文件外 还应包括未经收发文登记的各种文件 如会议文件 调查报告 访问记录 契约合同 工作人员从其他单位带回的文件等 3 本单位的会议记录 规章制度 各种统计报表 重要文件的历次修正稿 以及本机关领导人进行重要活动的照片等 当然 也并非一切文件都有归档的价值 不能 有文必档 对于其他单位送来的 未经本单位具体办理的或参考性的文件 是否需要归档 应视具体情况而定 1 如收到的内部刊物 工作简报 一般是不需要归档的 但有些上级领导单位出版的内部刊物 工作简报上往往刊载一些不另行文的指导性文件有的单位把这种内部刊物 工作简报加以归档 也是可以的 2 犹如条例 办法 调查报告 工程图纸等 一般都是要归档的 但也有些送来的参考或作为情报资料交流的 就不应该归档 3 又如报纸 新闻照片 在一般单位里是不需要归档的 但反映本单位工作活动情况的报纸 照片 收集起来归档也是必要的 由于这类材料多是复制品 一般不必集中到档案馆保存 各单位可根据工作需要自行决定是否需要归档 关于文件归档的具体范围 国家档案局颁发有 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 2006年 等规定 各单位应结合具体情况 制定本单位归档与不归档的范围 二 归档时间办理完毕的文件 一般应该在第二年 六月份以前 内由文书部门整理后向档案室归档 也可灵活处理 如对于专业方面的专门文件 或驻地分散在外的个别业务单位的文件 为了便于日常工作的查考 可以另行规定切合实际的归档时间 三 归档要求根据 国家行政单位公文处理办法 单位档案工作条例 单位档案工作业务建设规范 等有关文件的规定 凡属归档范围的文件 向档案室移交时 一般应符合以下三项要求 1 归档文件系统性方面的基本要求 一般情况下 应归档文件要收集齐全 遵循文件的形成规律 按照文件之间的历史联系 文件的特征和价值分类立卷 使案卷能正确地反映单位活动的基本面貌 以便于保管和利用 其中 单位内党和行政机构的文件材料应分别立卷 文件和电报一般应按其内容联系统一立卷 绝密文件和电报应该单独立卷 少量普通文电如与绝密文电有密切联系 也可以随同绝密文电立卷 注意区分文件价值 需要长久保管的文件和短期保管的文件一般应分开立卷 以便在档案室重点保管和日后向档案馆移交 2 归档案卷在技术加工方面应符合下列具体要求 案卷封面各个项目均应填写清楚 特别是案卷题名 即标题 要确切简明地反映卷内文件的责任者 即作者 内容和形式 要根据 档案保管期限表 注明每个案卷的保管期限 需要永久和长期保持的案卷 卷内文件应按一定次序排列好 并逐张 逐页编号 填写 卷内文件目录 和 卷末备考表 3 向档案室归档的所有案卷 都要按照一定的次序进行系统的排列 编以案卷顺序号 并编制案卷目录一式数份 一份经档案室签收后由移交单位保存 对于不向各级国家档案馆移交档案的社会组织来说 其档案的整理质量要求 可以由各单位根据自身工作 生产 科研或文件建设的需要 参照国家有关规定自行决定 另外 对于不需要向档案馆移交的短期及长期保持档案的整理 各单位应在保证档案系统化的前提下 充分考虑管理成本和管理效益 适当降低档案的整理质量要求 以避免无效投入和有限资源的浪费 四 归档中应注意的问题1 电话答复重要问题 会议纪录 一些高级领导人的即席讲话应当记录下来形成文字 并要标明作者 责任者 时间 地点 办理情况等 这种情况在全国很多地方都做得不够好 2 要注意基层单位的收集工作 一般收集会议纪录 决议 请示和报告 计划总结 生产统计报表 分配方案 财会凭证和财务簿 单位的简史等 3 要求归档制度的标准化 即用于档案管理的各种图表的外形尺寸 大小 用纸应当统一 国家档案行业标准 已经颁布 从2001年1月1月起施行 二 归档组织工作 一 档案室对形成文件的作用为保证归档文件的完整 便于保管和利用 档案工作人员不仅要通过归档工作力求把已形成的文件收集完整 还有责任对文书处理工作制度 文件的格式和书写材料 也就是公文行文规范 等方面存在的问题 向有关领导和业务部门反映和提出意见 求得改善 建立 健全各种必要的制度 保证归档文件的完整 公文行文规范 行文关系 行文方向与方式 行文规则 组织系统 领导关系 职权范围 下行文 平行文 上行文 公文行文规范行文关系规定了各级机关的行文关系 即各级机关之间公文的授受关系 它是根据机关的组织系统 领导关系和职权范围来确定的 机关之间的工作关系是由各自的组织系统或专业系统归属 地位 职责 权利范围等因素决定的 它对行文关系有决定性的影响 规定着公文传递的基本方向 机关之间的工作关系有如下几种类型 第一类 处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系 第二类 处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系 第三类 处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系 第四类 非同一组织系统 专业系统的机关之间 无论级别高低 均为不相隶属关系 如军事机关与各级地方人民政府之间 同一系统的机关 同级机关 下级机关 业务上指导与被指导 上级业务主管部门 下级业务部门 领导与被领导 上级机关 同级机关 平行关系 1 2 3 非同一系统的机关 此机关 彼机关 不相隶属关系 4 上行文 下行文 平行文 上行文 下行文 平行文 基本规则行文规则一是按机关隶属关系行文 上级机关对下级机关可以作指示 布置工作 提出要求 下级机关可以向直接的上级机关报告工作 提出请示 上级机关对请示事项应予研究答复 另外在我们国家现行管理体制中 有些部门属本级政府和上级部门双重领导 也就形成了直接的上下行文关系 二是按机关的职责范围行文 行文的内容应是本机关职责范围内的事项 而不能超出 超出了即为越权 不相隶属机关之间也有公文往来 那只能是商洽工作 通知事项 征询意见等 而不存在请示 报告或布置任务的性质 授权行文的规则行文规则规则的引申 如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合 按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时 这就可以通过授权行文来解决 具体说 这个部门可向本级政府请示 经本级政府同意并授权后 向下级政府行文 在行文时 在文首或文中注明 经 政府同意 的字样 但各级政府办公厅 室 是政府和部门的综合办事机构 其行文都具有授权行文的性质 内部事务除外 对外行文都是代表政府和部门的 可不在文首或文中标注 经 同意 的字样 联合行文的规则行文规则的引申 同级政府与政府之间 部门与部门之间 上级部门与下级政府之间可以联合行文 政府与同级党委 军事机关之间可以联合行文 政府部门与同级党委部门 军事机关部门之间可以联合行文 政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间 就某些互相有关的业务 经过会商一致后可以联合行文 联合行文 既可联合向上行文 也可联合向下行文 联合行文应当确有必要 单位不宜过多 不越权规则 一般规则 行文规则中已明确要求按机关职责范围行文 不可越级上行或下行公文 体现了一级抓一级 一级对一级负责的原则 如果有涉及其它部门职责范围的事项又未与其它部门协商 或虽经协商但未达成一致意见 不可以单独向下行文 如果擅自行文就构成侵权行为 会造成工作中的许多矛盾 上级机关如发现这种情况 有权责令纠正或撤销这类公文 个人规则不可 请示 直接报送领导者个人 其危害性大体上有三点 一是未经文秘机构签收 登记 成了 帐外公文 二是难以批复 影响业务工作开展 三是容易形成矛盾 缺乏集体民主意识 请示 规则包括三项内容 一是一文一事 二是请示公文只主送一个机关 三是不同时抄送下级机关 事项规则 报告 和 请示 是两种不同的文种 适用范围有明显的界限 不能混用 报告 是向上级机关汇报工作 反映情况 或向上级机关提出意见 建议 供上级机关决策参考 上级机关对 报告 一般不作答复 二是以请示公文为主 将报告的内容作为附件 附在请示后面作为背景材料 让上级了解请示的充分理由 处理规则机关都设有专司公文处理的文秘机构或配备专人处理公文 公文的正常流程应该是 收 由文秘机构统一签收 拆封 清点分类 登记 拟办 分办 催办 发 由文秘机构统一核稿 分送领导签批 然后再回到文秘机构登记编号 缮印 校对 用印 分发 公文文种根据 中国共产党机关公文处理条例 1996年5月3日中共中央办公厅发布 以下简称 条例 和 国家行政机关公文处理办法 国务院2000年8月24日发 以下简称 办法 两大公文法规规定 公文是社会政治集团 即党和国家机关在领导党的事业和治理国家施政方面 表达意志 传递策令的重要文字工具和手段 条例 中规定的文种有14个 分别是决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函和会议纪要 办法 中规定的文种13种 分别为命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函和会议纪要 两大公文法规共列举了27个文种 其中决定 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函和会议纪要9个文种是两大公文法规中共有的 所以 党政公文的法定文种 亦叫 正式文种 或 主要文种 合计为18个 公文行文 规范格式 1 标题 完全性 省略性标题均可 位于行文部分开首居中 标题中除法规 规章加书名号外 一般不用标点符号 2 主送机关 A 上行文只能标注一个主送机关 如果还有其他机关需要掌握有关情况 可以用抄送形式 但 请示 文种不得同时抄送下级机关 上行文的主送机关要写全称或规范化简称 B 下行文分专发性和普发性 专发性的主送机关只能有一个 如 批复 普发性在排列主送机关名称时不能一一注出 要确定一个合理的顺序 一般采用统称的写法 C 公开发布的普发性公文和会议形成的公文 如 公告 通告 决定 会议纪要 等一般不标注主送机关 D 主送机关的称谓要准确科学 党政机关不能混用 机关与个人不能混用 主送机关位于标题之下 顶格从左向右标注 回行时仍顶格 3 正文 主要内容 4 附件说明 应注明附件顺序和名称 附件主要包括 随文颁发的规章制度 文件中的报表 统计数字 人员名单等 注 位于成文时间下方左侧 顶格在圆括号内标注 5 发文机关 在正文下方 如有附件 则在附件下方 单一机关制发的公文落款处可不署发文机关名称 只表示成文日期 联合行文 应并列标注各发文机关名称 主办机关排列在前 6 成文日期 用汉字书写 年 月 日三者俱全 确定成文日期 常规行文以单位负责人签发之日为准 会议通过的文件 以会议通过之日为准 联合行文 以最后签发机关负责人的签发日期为准 7 印章 尽管公文除 会议纪要 和以电报形式发出的以外 应当加盖公章 联合上报的公文 由主办机关加盖印章 联合下发的机关公文 发文机关都应加盖印章 加盖印章要清晰 端正 不丢不漏 位置在成文日期上侧 会议通过的机关公文 成文日期标注在标题下圆括号之内 印章要求上不压正文 下要齐年盖月 8 附注 位于成文时间下方左侧 顶格在圆括号内标注 公文载体1 公文用纸一般使用纸张定量为60g m2 80g m2的胶版印刷纸或复印纸 2 纸张白度为85 90 3 横向耐折度 15次 3 不透明度 85 4 PH值为7 5 9 5 耐久的字迹 1964年墨迹 色彩清晰依旧 纸张脆变洇化 二 指导和协助文书部门组织归档工作1 指导和协助文书部门或业务部门坚持执行文件材料归档制度 文件材料由文书部门或业务部门集中立卷归档 可以发挥文书部门或业务部门熟悉有关业务和文件处理构成的优点 提高案卷的质量 改变承办人员分散保存文件的现象 也有利于保守国家机密 2 协助和督促有关部门做好立卷和归档前的准备工作 协助文书部门正确选择立卷环节 或叫立卷地点 立卷单位 划定单位内部门与部门之间 有关的单位和单位之间分工立卷的范围 以避免重复立卷和防止立卷时遗漏文件 协助有关部门编制立卷类目 督促做好平时归卷工作 文件的处理程序收文处理程序可分为文件的收进阶段和阅办阶段 具体包括签收 拆封 登记 加盖收文章 分发 传阅 拟办 批办 承办 催办 注办 归卷等环节 发文处理程序可分为文件的制作阶段和制发阶段 具体包括拟稿 核稿 签发 缮印 校对 用印 登记 封发 传递 询办 归卷等环节 文件处理程序与分工示意图 三 临时性的文件收集工作即使建立了归档制度 也会有些文件不能按照归档要求及时归全 如果单位内的归档制度不健全 则档案室往往需要采取某些临时性的收集措施 以补充归档制度的不足 如结合保密检查 节日前清理文件 机构调整和人员调动 以及临时性工作活动 随时把应归档的文件集中起来 四 加强归档的宣传和档案的日常处理为推动归档制度的顺利实施 应该针对各单位的情况 宣传中央和国务院及其有关部门的规定 说明文件归档制度的作用和意义 同时要不断改善归档制度 做好归档后文件的整理 保管 特别是提供利用等各项工作 以扩大实际影响 第三节档案馆对档案的收集一 档案馆档案的来源和收集的范围 一 档案馆档案的来源档案馆保存的档案主要来自一下四个方面 1 接收现行组织单位的档案 即现在正在进行日常工作活动的单位 包括企业 事业单位 机关 团体等组织形成的档案 它的特点是时刻在不断地产生和形成着 按照国家规定 现行单位档案中具有长远保管意义的部分 需要定期向档案馆移交 因此它是档案馆档案不断增长和丰富的主要源泉 2 接收撤销组织单位的档案 一般是指中华人民共和国成立以后 由于机构改革和行政区划调整等各种原因被撤销的各单位 企业 事业单位等组织形成的档案 3 征集历史档案 一般是指中华人民共和国成立以前 历史上存在过的各种单位 团体 部队 学校 企业 事业单位以及著名人物在活动中形成的档案材料 其中包括革命政权档案和旧政权档案 这些也是档案馆档案的重要来源 4 档案馆之间交接档案 这也是档案馆档案的来源之一 由于行政区划的变动或档案馆网结构的变化等其他原因 使档案馆的设置和档案馆的保管范围随之调整 因而产生某档案馆接收其他档案馆档案的情况 此外 档案馆实际保存成分有时需要调整 如 发现某全宗和全宗群的档案分散在不同的档案馆 应该集中到相应的档案馆 有的档案馆藏有属于其他档案馆保存范围的档案 应该向有关档案馆转交 二 档案馆档案收集的范围根据分层负责地集中统一保管档案的原则 以及 档案馆工作通则 党和国家有关的专门规定 各级各类档案馆收集档案的范围有所不同 1 中央一级档案馆主要收集需要永久保管的中央一级党和国家现行单位和撤销单位的档案 具有全国意义的 需要由中央保管的革命历史档案和旧政权档案 有关历史资料一级党中央和国务院决定接收的档案 2 省 市 自治区档案馆收集档案的主要范围 省级各单位 团体及其所属单位具有永久保存价值的现行单位和撤销单位的档案 省级单位的 具有全省意义的 需要由省保管的革命历史档案和旧政权档案一级有关的历史资料 省委和省人民政府决定接受的档案 3 省辖市 州 盟 和县级档案馆收集档案的主要范围 省辖市 州 盟 和县级各单位 团体及其所属单位具有永久和长期保存价值的现行单位和撤销单位的档案 本县的革命历史档案和旧政权档案以及有关的历史资料 县委和县人民政府决定接收的档案 4 各类专门的 专业性的档案馆 根据党政领导单位 专业主管单位和档案行政管理单位的有关规定 收集属于本馆专藏的档案和有关资料 二 现行组织单位档案和撤销组织单位档案的接收这些档案是反映各国社会主义革命和谁主义建设的具有现实意义和历史意义的文献 是我国档案财富的重要组成部分 接受现行组织单位和撤销组织单位的档案 特别是接收现行组织单位的档案 是多数档案馆收集工作的经常任务 从档案工作长远和全面的意义上说 馆藏质量的高低 档案馆工作秩序如何 以及开展利用工作的顺利与否 在很大程度上取决于现行组织单位档案和撤销组织单位档案的收集 在档案馆里 这些档案的接收 往往是带有关键性的工作 需要投以足够的力量组织好这项工作 档案馆在接收有关档案之前 应积极加强与移交单位的联系 做到 1 对现行单位档案的形成要进行了解 包括内容 形成特点 档案现状 数量 整理质量 保管条件 利用情况等 并应进行制度化的登记和统计 以便有计划地安排接收工作 我国在这方面做得不够 这是应当注意的 2 为使接收的档案符合要求 应对移交单位进行移交前的业务指导 明确接收工作的具体要求 要统一内容 各种做法要标准化和规范化 3 移交前做好物质准备工作 使接收的档案进馆伊始即有条不紊 一 现行组织单位档案的接收接收现行组织单位档案室移交的档案是各级档案馆收集工作的经常任务 1 档案馆接收现行组织单位档案的期限 现行组织单位档案应该首先保存在本单位 然后再由各级档案馆接收保管 现行组织单位档案在本单位保存的期限 单位档案工作条例 和 档案馆工作通则 规定为 省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保管20年左右 省辖市 州 盟 和县级一下10年左右 至于每一个单位的档案在本单位保存的实际年限 还必须根据现行组织单位所处的环境和档案保管的条件 现行组织单位的工作性质及其形成的档案的特点 档案馆建设的状况和档案馆离现行组织单位的距离及交通条件等因素和具体情况确定 某些特殊性质的组织单位的档案 需要在本单位保管较长时期 可以暂不规定其保管期限 先由本单位保管 到将来认为需要和可以保存在档案馆时再接受 档案馆接收现行组织单位保管期满的档案时 有逐年接收和定期接受两种办法 逐年接收 即现行组织单位每年将保管期满的档案向档案馆移交一次 定期接受 即现行组织单位每隔一定时期 如3年 5年等 将所有保管期满的档案向档案馆移交一次 以上两种办法 在有利于现行组织单位和档案馆工作的原则下 可灵活采用 2 接收现行组织单位档案的要求 为了档案馆工作的顺利进行 按照有关的规定和多年的经验 移交和接收档案 一般应符合如下要求 进馆档案应保持全宗的完整性 一个单位的全部档案应该作为一个整体 统一归入一个档案馆 不能随意分散 规定移交的档案 应该由有关单位收集齐全 按照规定整理好 与档案有关资料 立档单位的组织沿革 全宗介绍及其他有关检索工具 随同档案一并接收 案卷目录须按规定格式编制一式数份 其中一份经档案馆签收后退回移交单位 3 并非所有现行组织单位的档案都要接收 接收档案的范围应由各级档案行政机构根据国家的有关规定来决定 二 撤销组织单位档案的接收各级档案馆接收撤销组织单位的档案 与接收现行组织单位保管期满档案的办法基本相同 根据有关规定 单位撤销或合并必须将本单位的全部档案进行认真清理 妥善保管 不得分散 并依照规定进行移交和适当的处理 其主要要求有下列几方面 1 由撤销单位组织人力 负责整理好 然后再向有关的档案馆移交 2 撤销单位的业务分别划归几个单位的 其档案材料不得随之分散 仍作为原单位档案的一部分 按全宗整体移交有关档案馆 或由其中一个单位完整地代管 一个单位并入另一个单位 或几个单位合并为一个新的单位 其档案材料仍按原全宗为单位向有关档案馆移交 或由新单位代管 一个单位内一部分业务或者一个部门划给另一个单位接收 其档案材料不得由原全宗中抽走而带入接收单位 如果接收单位需要利用 可按手续借阅或者复制 接管撤销单位职能的有关单位 如果为了工作方便 需要保管该撤销单位的档案时 经档案行政管理机关同意后 可由该单位暂时代管 代管的期限 由代管单位和有关的档案馆协商 代管单位应该对代管的档案的安全负完全责任 并承担原撤销单位向档案馆移交档案应负责的全部工作 等到代管期满后再向有关档案馆移交 3 单位撤销或者合并时 如有尚未处理完毕的文件 移交应受理这些文件的新单位继续处理 并作为新单位的档案加以保存 档案馆建立前 各单位保管的其他撤销单位的档案 原则上也应由各单位负责整理好后移交给有关的档案馆 如果已经过整理而整理质量不合要求 或根本没有整理而现在又没有力量整理 档案馆在接收这些撤销单位档案时 应根据实际情况予以妥善处理 特别是当这些档案正处于遭受损坏或有损坏的威胁时 就需要考虑立即收集到档案馆后再进行整理 如有关单位要求继续保管 仍需征得档案行政管理单位的同意 三 历史档案的接收与征集一般来说 档案都是已经成为历史的文件 但是 习惯所称的历史档案 是指在中华人民共和国成立以前的档案 包括革命政权档案 或称革命历史档案 以及民国时期和历代王朝的档案 一 收集历史档案的特殊意义1 收集历史档案是保护我们伟大祖国历史文化遗产 维护党和国家历史面貌的重要措施 历史档案是我国档案财富中重要的组成部分 一个档案馆所收藏的档案 年代的久远性 成分的多样化 内容和版本的珍贵程度 以及古老和稀有档案的数量多少等等 是衡量馆藏是否丰富的一个重要标志 它在很大程度上关系到档案馆对历史研究及其他科学研究的贡献大小 社会影响如何 一个地区 一个国家的档案馆收藏档案的质量 也反映着一个地区 一个国家文化发展的水平 2 收集历史档案是党和国家当前与长远利用的需要 历史档案记录了我国古代 近代和现代社会丰富的历史情况 是历史研究和有关科学研究的珍贵史料 如革命历史档案 是我党领导全国人民进行长期斗争的宝贵历史记录 是从事党史研究 马列主义和毛泽东思想的理论研究 进行革命传统教育的重要材料 3 收集历史档案带有抢救历史文化遗产的性质 历史档案绝大部分距今已年深日久 自然毁损 多处分散流失 当事人对档案缺乏保护意识等 因此 收集失散的历史档案 又是一项非常艰巨的工作 历史档案收集工作的特点和难点之一 就是档案的来源分散 所藏不明和对象复杂 因此 要想有效地开展历史档案的收集工作 必须下功夫对历史档案的散失情况进行仔细的调查研究 摸清线索 并采取多种形式和通过多种途径有计划地进行 二 对保存在各部门的历史档案的接收历史档案中 有些在原单位保存下来 有些为继承单位或有关单位接收保存下来 有些则被其他单位收藏下来 这些历史档案 除已向有关档案馆移交者外 尚有相当数量仍保存在馆外一些单位 其中 保存在一般现行单位的历史档案 基本上可以按照接收现行单位和撤销单位档案同样的方法处理 在法律上和理论上应当明确 通过考古及其他文物工作者发掘出来的古代档案和文件 如甲骨 金石 竹简 木牍等 虽然这些材料具有档案和文物的双重性 保存在文物部门的由其依法自行管理 但是它们在历史上首先多是文书性质的材料 这些古代文书 古代档案 是我国悠久文化和档案历史的珍品 比有些国家档案馆中珍藏的古代羊皮纸档案早得多 其科学历史价值很高 为了进一步丰富馆藏 今后档案馆应加强对古代档案的收集 以及必要的复制措施 从而更有效地发挥档案馆的科学和教育作用 三 保存在个人手中的失散历史档案的征集由于政治的 社会的种种原因造成历史档案失散得很多 现在保存这些档案和文件的 可能有工农群众 革命老干部 也有当时的官吏 职员 城市绅士 商人 学者和古物爱好者以及他们的家属 亲友等 也可能有的档案和文件被埋藏后 当事人已遗忘或死亡 逃亡 有待去发掘 也可能有的档案和文件被后来造纸厂和废品收购部门所收买 可见 征集散失在个人手中的历史档案是一件分成艰巨而又刻不容缓的工作 虽然情况复杂 困难较多 但是 这些档案总是有限的 只要做好深