上市公司档案归档操作规程.doc

附件一上市公司档案归档操作规程上市公司档案实行承办人整理归档工作责任制，并作为对处室和工作人员考核的内容之一。文件材料的收集、保存、整理、分类、编目等由承办人负责；做到谁承办谁归档，事结卷成，定期归档。档案的质量检查由相关业务处室负责，兼职档案员负责指导和监督处内档案管理工作，档案接收由综合处档案室负责，并负责对相关处室档案业务工作指导和检查。一、 文件材料的收集范围（一）有固定格式的信息披露、备案材料，含上市公司报送的材料，如发行申请材料、资产重组申报材料、股权变更申报材料、定期报告(含年报、中报、季报)、审计报告、拟发行公司辅导备案材料。（二）我办对上述申报、备案材料的审核意见及公司的补充申报材料。（三）专项检查材料。含有要求按固定格式存档的巡回检查、专项调查、核查调查事项的材料。（四）凡记录和反映在监管中直接形成的文件材料。包括电话记录、签报、呈批表、工作底稿、文稿、证据、照片、声像磁带、电脑软盘、光盘以及与上市公司和拟上市公司有关的其他资料。二、档案的整理要求（一）确保文件材料的合法性，要有凭证作用，并做到完整、系统。（二）为便于上市公司档案的安全保管、提供利用和保证质量，文件材料应整齐有序，用蓝黑或碳素墨水笔书写，字迹要工整、清晰、规范。报送的复印件要盖公司章，传真件不清昕要重新复印，归档材料不能用废纸打印正文和呈批表等。三、档案的分类规则上市公司档案分为二种大类：（一）上市公司档案类：包括发行申报、资产重组、股权变更、定期报告、临时信息、巡检、专项调查和其它；（二）拟发行公司档案类：包括首次报备、辅导备案、改制辅导和其它。具体分类方法可查阅上市公司档案归档分类表（见附件二）。四、档案的归档原则（一）归入上市公司档案的文件材料必须是从受理事件开始，全过程形成的专门性业务文件材料。（二）文件材料的组合要遵循其自然形成规律和特点，保持内在的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用。五、档案的整理方法（一）分类方法：将阶段性工作收集的材料按上市公司档案归档分类表进行分类(见附件二)，剔除重份文件，补齐遗漏材料，若不能补齐，需附说明。（二）顺其自然，单件归档。以自然件为归档单位，逐件整理归档。归档文件整理单位。一般以每份文件为一件，文件正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。复文与来文可为一件。（三）专题卷：专项检查、巡回检查材料、拟发行公司验收等，可按重要程度，时间顺序（由近及远）装订成册并作为一件归档。（四）装订不掉页不压字，对装订线外有字迹的或破损文件材料、不可分割的照片和小字条等要进行加边和托裱，过大的纸张要折叠，材料上的金属物要拆除。文件材料不允许用圆珠笔、铅笔、复写字迹及热敏纸。统一规格打三孔，用棉线装订；若原来有孔的用两孔或三孔均可。（五）页码打在材料张数的右下角，若正式出版物，（如年报）不用打页码，合订本统一打页码，最后一页写上“共 页”(含封面)。档案章盖在右上角，如果右上角没空白位加白纸（附样件）。档案章按上市公司深市S1s和沪市S1h、20拟发行公司S2选择。1、四个印章图示如下：上市公司深市S1s上市公司沪市S1h拟发行公司S22、档案章的说明：(1)类别号：上市公司深市类别号S1s和沪市类别号S1h、拟发行公司类别号S2。(2)年度：按成文日期。(3)机构：按档案号中的机构顺序号(见附件三档案目录索引)。(4)年度、机构用章盖，件号用铅笔轻写，以便修改。(5)新增的上市公司归档时，向综合处档案室申请档案号。3、档案号的说明：S1s 02 - 001001代表机构顺序号（麦科特001、珠海鑫光002、广州友谊003）02代表保管期限(永久01、长期02、短期03)S1s 代表类别(上市公司深市S1s和沪市S1h、拟发行公司S2)（五）保管期限：深沪两市上市公司档案保管期为长期（1650年）拟发行公司保管期为短期（15年以下，含15年）。（六）归档材料均应在结案年度归档。在次年第一季度移交综合处档案室，并办妥移交手续。六、上市公司档案电脑输入操作规程（一）录入华夏文档管理系统2003 文件管理系统 确定 上市公司档案收文（查最后一条目录的顺序号，如093） 双击上市公司档案收文 选择各类公司：至S1上市公司 再选择二级目录：发行申报厖其它S2拟发行公司选 点击登记,输入顺序号（094） 录入内容（见说明3） 存盘 继续录入（二）归档1、退出文件管理系统（或最小化）2、进入档案管理系统 选择上市公司监管档案 选择档案号（即可找到上市公司的全称） 组卷（界面上的“档案”、“案卷”栏应与档案号对应） 查找 “自定义”卡 31机构 输入公司简称（如：麦科特） “排序”卡（选择排序字段） “36顺序号”点击插入 删除序列号（把“36顺序号”移到“按以下字段排序”）“查找” “归档” 可选择“归入”（单条或多条）或全部。(1)归档目录顺序调整可用“上移、下移、移到”菜单。(2)如果归档中要将不要的文件拆出（实际拆出的文件没有被删除，即仍留在文件管理系统中），拆出可选择单条或全部。(3)修改归档目录可在档案管理系统或文件管理系统。在档案管理系统里选择公司 登记 选择卷内目录 修改 保存。注意事项：卷内文件登记界面上，不能动的菜单有立卷、选项、拆卷、整理、设置、前页号/截止页号在文件管理系统里查找文件目录 双击目录 对项目进行修改 存盘(三)文件和档案管理系统的说明1、文件管理系统的说明。(1)归档号（五、（五）3、档案号的说明）；(2)卷内序号（即归档公司文件的件号）；(3)顺序号：上市公司监管处文件材料登记的按大流水号；2、档案管理系统的说明卷号：公司（机构）的顺序号，每增一个新上市公司需向综合处档案室申请档案号。3、录入内容的说明：处室登记顺序号(20030094)、责任者、缓急、密级、文件字号、标题（没有标题或标题不