OA办公系统功能说明.doc

1 博亚 EX OA 办公系统 使用说明书 目 录 一 一 安装系统 安装系统 3 1 SQL SERVER数据库系统的安装 数据库系统的安装 3 2 安装系统 安装系统 3 二 二 系统功能 系统功能 3 1 设置设置 SQL SERVER数据库信息 数据库信息 3 2 帐号注册 帐号注册 4 3 备份数据库 备份数据库 5 4 恢复数据库 恢复数据库 5 5 系统登录 系统登录 6 6 在线短消息功能 在线短消息功能 7 7 我的权限 我的权限 7 三 三 各模块功能 各模块功能 8 一 一 行政办公 行政办公 8 1 行政管理 8 2 日程管理 13 3 个人考勤 15 4 考勤管理 17 5 申请审批 19 6 办公助理 22 7 印鉴管理 24 8 流程管理 25 二 二 业务管理 业务管理 29 1 市场管理 29 2 客户信息 30 3 项目管理 32 三 三 人事管理 人事管理 34 1 人事管理 34 2 部门职位 39 四 四 资源管理 资源管理 40 1 设备管理 40 2 物资管理 42 3 车辆管理 46 4 办公用品 47 5 编号格式 49 五 五 信息管理 信息管理 50 1 信息管理 50 2 短消息管理 51 3 发起投票 53 2 4 内部信件 54 5 留言簿 55 六 六 系统管理 系统管理 56 1 帐号审查 56 2 数据维护 57 3 关于系统 58 3 一 一 安装系统 安装系统 1 SQL Server 数据库系统的安装 数据库系统的安装 SQL Server 个人版 标准版 企业版均可 安装时必须选择 混合认证 模式安装 输入 SA 用 户的密码 并请牢记 在设置系统数据库信息时需要 2 安装系统 安装系统 系统要求操作系统为 Windows2000 Server 或 Windows2003 Server 安装操作系统时 请安装 Internet 信息服务器组件 系统需要使用该组件作为服务器 然后执行安装程序 SETUP EXE 按提示 进行安装 安装完毕 然后在浏览器地址栏输入 http Web 服务器 IP ex oa 进入系统 二 二 系统功能 系统功能 1 设置设置 SQL Server 数据库信息 数据库信息 首次进入系统 要求设置数据库信息 输入服务器名称或 IP 地址 数据库登录帐号 SA 数据 库登录密码 安装 SQL Server 时输入的密码 默认数据库名称 默认为 oa 和数据库维护密码 点 击 确定 即可 见图 2 1 图 2 1 2 输入系统管理帐号密码 输入系统管理帐号密码 设置好数据库信息后 首次进入系统会提示输入系统管理帐号的密码等相关信息 见图 2 2 图 2 2 4 3 帐号注册 帐号注册 地址栏输入 http Web 服务器 IP ex oa 进入登录界面 见图 2 3 点击 帐号注册 弹出 帐号注册 窗口 进行帐号注册 只有建立了人事档案的员工才可注册 见图 2 4 图 2 3 图 2 4 5 4 备份数据库 备份数据库 在 系统登录 窗口中 点击 备份数据库 如果没有人登录系统 弹出 备份数据库 窗口 见图 2 5 若有人已经登录窗口 则弹出提示框 提示 在没有人使用时进行备份 见图 2 6 图 2 5 图 2 6 5 恢复数据库 恢复数据库 在 系统登录 窗口中 点击 恢复数据库 如果没有人登录系统 弹出 恢复数据库 窗口 选择恢复文件 点击 恢复数据 按扭 见图 2 7 若有人已经登录窗口 则弹出提示框 提示 在没有人使用时进行恢复 见图 2 8 图 2 7 6 图 2 8 6 系统登录 系统登录 输入帐号 密码和按窗口提示的验证码 点击 登录 按扭 即可登录系统 系统根据帐号所授 的权限给予相应的可操作功能 登录后的主界面 见图 2 9 上部为模块功能选择 左边为菜单 中部为功能区 右边为在线短消息 底部为信息区 系统主界面 图 2 9 7 7 在线短消息功能 在线短消息功能 双击右边在线人员和离线人员名字 即弹出 短信发送窗口 输入信息点击 发送 按扭 即可 对点名字人员呼叫或留言 见图 2 10 收到短消息窗口 见图 2 11 点击 回复 按扭 即可 回复信息 图 2 10 图 2 11 8 我的权限 我的权限 点击右下角 我的权限 即可弹出 我的权限 窗口 显示其帐号所授的权限 见图 2 12 8 图 2 12 三 三 各模块功能 各模块功能 一 一 行政办公 行政办公 1 行政管理 行政管理 1 发布通知 发布通知 可按人员选择接收 也可按部门选择接收 见图 3 1 1 和 3 1 2 9 图 3 1 1 图 3 1 2 10 2 我发布的通知 查看自己发布的通知 见图 3 1 3 图 3 1 3 3 接收通知 接收发布的通知 只有指定的人员或部门才能接收到 见图 3 1 4 图 3 1 4 4 公文收发 接收公文 只有指定的部门才能接收到 见图 3 1 5 图 3 1 5 5 我上报的公文 查看自己上报的公文 可进行删除操作 见图 3 1 6 图 3 1 6 11 6 会议管理 对会议进行管理 可进行会议申请 经审批后生效 见图 3 1 7 会议申请 输入会议名称 会议地点 指定参加会议的部门 会议开始时间 结束时间 会议内容等 见图 3 1 8 图 3 1 7 图 3 1 8 12 7 订餐登记 午餐订餐 需要统一订餐 则进行订餐登记 若当天已经订餐 则可取消订餐 如果已经统一订 餐 则不可取消 见图 3 1 9 和图 3 1 10 图 3 1 9 图 3 1 10 8 订餐管理 查看员工订餐的情况 并进行统一订餐 订餐后 员工不可取消订餐 统一订餐前 可通过 变 动 取消员工的订餐 见图 3 1 11 图 3 1 11 13 2 日程管理 日程管理 1 我的计划 查看我的工作计划 可查看指定月份的工作计划 见图 3 1 12 计划详细内容 见图 3 1 13 图 3 1 12 图 3 1 13 2 员工工作总结 查看员工的工作总结 只有在员工上报时指定的人员才能查阅 见图 3 1 14 图 3 1 14 3 我的工作总结 查看自己上报的工作总结 见图 3 1 15 并可上报工作总结 见图 3 1 16 图 3 1 15 14 图 3 1 16 4 我的记事 记录重要事件 指定时间提醒 见图 3 1 17 事件记录 见图 3 1 18 图 3 1 17 15 图 3 1 18 3 个人考勤 个人考勤 1 考勤打卡 上下班考勤打卡 如果没有设置考勤时间 将不能打卡 见图 3 1 19 图 3 1 19 16 2 外出登记 查看自己的外出登记是否批准 经批准在考勤中才生效 见图 3 1 20 外出登记 见图 3 1 21 图 3 1 20 图 3 1 21 3 出差登记 查看自己的出差登记是否批准 经批准在考勤中才生效 4 请假申请 查看自己的请假登记是否批准 经批准在考勤中才生效 5 考勤查看 查看自己的考勤情况 即打卡和外出 出差及请假情况 可指定查看年份和月份 见图 3 1 22 17 图 3 1 22 4 考勤管理 考勤管理 1 时间设置 进行考勤时间设置 连续班设置 即中午是否打卡 见图 3 1 23 图 3 1 23 18 2 外出审批 对外出登记进行审批 设定具有 考勤审批 权限的才有此功能 见图 3 1 24 审批意见 见 图 3 1 25 当审批后 会发送短消息通知外出登记者 已审批 见图 3 1 26 图 3 1 24 图 3 1 25 图 3 1 26 19 3 出差审批 对出差登记进行审批 设定具有 考勤审批 权限的才有此功能 当审批后 会发送短消息通知 出差登记者 已审批 4 请假审批 对请假登记进行审批 设定具有 考勤审批 权限的才有此功能 当审批后 会发送短消息通知 出差登记者 已审批 5 考勤查询 可查询指定部门 指定员工 指定年份和月份的考勤情况 见图 3 1 27 图 3 1 27 5 申请审批 申请审批 1 流程审批 对工作流程进行审批 只有指定审批权的流程才显示在选择审批流程中 见图 3 1 28 点击 确定 按扭 将显示该流程类别的流程申请 见图 3 1 29 点击 审批 项图标 进行审批 可 加盖个人印鉴 见图 3 1 30 审批后 以短消息通知申请者 图 3 1 28 20 图 3 1 29 图 3 1 30 2 用车审批 查看用车申请信息 并进行审批 见图 3 1 31 图 3 1 31 21 3 我的申请 查看我的申请信息 若已经审批 便可打印 见图 3 1 32 增加申请 见图 3 1 33 图 3 1 32 图 3 1 33 4 我的用车申请 查看我的用车申请及审批信息 见图 3 1 34 增加用车申请 见图 3 1 35 图 3 1 34 22 图 3 1 35 6 办公助理 办公助理 1 我的文档 查看自己上传的文档资料 见图 3 1 36 上传文档 图 3 1 37 图 3 1 36 图 3 1 37 23 2 通讯簿 查看个人通讯录 可增加 修改和删除操作 见图 3 1 38 图 3 1 38 3 邮政区号 查询邮政编码及电话区号 见图 3 1 39 图 3 1 39 24 4 万年历 查询万年历信息 见图 3 1 40 图 3 1 40 5 计算器 简单的计算器功能 见图 3 1 41 图 3 1 41 7 印鉴管理 印鉴管理 1 单位印鉴 单位印鉴管理 见图 3 1 42 增加单位印鉴 见图 3 1 43 图 3 1 42 25 图 3 1 42 2 印鉴类别 印鉴类别管理 可增加 修改和删除操作 见图 3 1 43 图 3 1 43 3 个人印鉴 个人印鉴管理 只能有一个 增加后 只能修改和删除 删除后可增加 8 流程管理 流程管理 1 新建流程 新建流程 见图 3 1 44 输入流程编号 流程名称 选择流程类别 设定流程步骤数 定义进 入流程的部门 见图 3 1 45 再设定各步骤审批者的职务 见图 3 1 46 选择审批者职务 见图 3 1 47 图 3 1 44 26 图 3 1 45 图 3 1 46 27 图 3 1 47 2 待审流程 查看尚未审批同意使用的流程 见图 3 1 48 流程审核 见图 3 1 49 图 3 1 48 图 3 1 49 28 3 通过流程 查看通过审核的流程 通过的流程才能使用 见图 3 1 50 图 3 1 50 4 待修改流程 查看待修改的流程信息 并可进行修改 见图 3 1 51 修改流程 见图 3 1 52 图 3 1 51 图 3 1 52 5 流程类别 流程类别管理 可进行增加 修改和删除操作 见图 3 1 53 图 3 1 53 29 二 二 业务管理 业务管理 1 市场管理 市场管理 1 地区划分 对市场人员进行负责地区的划分 选择人员进行地区指定 见图 3 2 1 和图 3 2 2 查询市场人员负责地区 见图 3 2 3 图 3 2 1 图 3 2 2 图 3 2 3 30 2 客户信息 客户信息 1 新增客户 新增客户信息 先输入客户名称 见图 3 2 4 若有相近客户信息 将提示确 认 见图 3 2 5 若不是 则点击 新增 按扭 否则点击 编辑 将编辑该客户信息 新增客户 信息 见图 3 2 6 图 3 2 4 图 3 2 5 图 3 2 6 31 2 客户查询 查询客户信息 见图 3 2 7 点击客户名称 将显示客户详细信息 点击总经理和 联系人将显示该人员的名片信息 若没有提示是否增加 图 3 2 7 3 名片管理 进行个人的名片管理 可增加 修改和删除 见图 3 2 8 增加名片信息 见 图 3 2 9 点击姓名项将以名片格式显示其详细信息 见图 3 2 10 点击编辑 则可对该名片进 行编辑 图 3 2 8 32 图 3 2 9 图 3 2 10 3 项目管理 项目管理 1 引进项目 对引进项目进行登记 见图 3 2 11 33 图 3 2 11 2 项目查询 查询引进项目信息 见图图 3 2 12 图 3 2 12 34 三 三 人事管理 人事管理 1 人事管理 人事管理 1 新增员工 对新进员工进行基本信息登记 见图 3 3 1 图 3 3 1 35 2 员工档案 查看员工档案信息 包括基本信息 家庭信息 在职培训记录 科研成果 获奖 记录和惩处记录等 见图 3 3 2 可输入员工姓名查询和选择部门查询 点击 编辑档案 按扭 可编辑其基本信息 选择照片 可上传员工照片 图 3 3 2 图 3 3 3 图 3 3 4 36 图 3 3 5 图 3 3 6 图 3 3 7 37 图 3 3 8 图 3 3 9 图 3 3 10 图 3 3 11 38 3 工资标准 设定员工工资标准 见图 3 3 12 编辑工资标准 见图 3 3 13 图 3 3 12 图 3 3 13 4 离职登记 对离职员工进行登记 见图 3 3 14 和图 3 3 15 先选择离职员工 进行登 记 并可查询离职员工信息 见图 3 3 16 图 3 3 14 39 图 3 3 15 图 3 3 16 2 部门职位 部门职位 1 部门职位 设置部门职位信息 见图 3 3 17 点击 下级部门 按扭 可设置下级部门 见图 3 3 18 可设置三级部门 点击相应部门的 职位 按扭 即可设置其职位 见图 3 3 18 图 3 3 17 图 3 3 18 40 图 3 3 19 四 四 资源管理 资源管理 1 设备管理 设备管理 1 设备管理 对设备进行管理 见图 3 4 1 新增设备 见图 3 4 2 图 3 4 1 图 3 4 2 41 2 使用管理 对设备使用进行管理 见图 3 4 3 新增设备使用登记 见图 3 4 4 图 3 4 3 图 3 4 4 3 报损报废 对设备的报损报废进行登记和管理 见图 3 4 5 新增报损报废记录 见图 3 4 6 图 3 4 5 42 图 3 4 6 4 设备类别 对设备类别进行设置 见图 3 4 7 图 3 4 7 2 物资管理 物资管理 1 物资入库 对物资入库进行记录 见图 3 4 8 选择入库项数 库房 入库单号 入库单 号格式可选 点击 格式 按扭 即弹出其选择窗口 见图 3 4 9 点击 新增 按扭 选择物资 名称 见图 3 4 10 输入数量和单价 金额自动统计 点击 清除 项的图标 可清除该项信息 图 3 4 8 图 3 4 9 43 图 3 4 10 2 入库统计 对入库物资进行统计查询 见图 3 4 11 点击入库单号 将显示详细入库物 资 见图 3 4 12 点击 入库流水账 按扭 将显示入库流水账信息 见图 3 4 13 图 3 4 11 图 3 4 12 图 3 4 13 44 3 物资出库 对出库物资进行登记 见图 3 4 14 方法同物资入库 在输入单价低于入库 单价时 系统会显示提示信息 图 3 4 14 4 出库统计 对出库物资进行统计查询 见图 3 4 15 点击出库单号 将显示详细出库物 资 见图 3 4 16 点击 出库流水账 按扭 将显示出库流水账信息 见图 3 4 17 图 3 4 15 图 3 4 16 图 3 4 17 45 5 库存物资 对库存物资进行统计 见图 3 4 18 图 3 4 18 6 物资类别 对物资类别进行管理设置 可增加 修改和删除操作 见图 3 4 19 图 3 4 19 7 物资维护 对物资名称 规格 型号进行维护 见图 3 4 20 图 3 4 20 8 库房管理 对库房进行管理 见图 3 4 21 图 3 4 21 46 3 车辆管理 车辆管理 1 车辆信息 查询车辆信息 见图 3 4 22 可新增车辆 见图 3 4 23 图 3 4 22 图 3 4 23 2 用车统计 对用车情况进行查询统计 见图 3 4 24 图 3 4 24 47 3 车辆类型 对车辆类型进行管理设置 见图 3 4 25 图 3 4 25 4 车辆状态 对车辆状态进行管理设置 见图 3 4 26 图 3 4 26 4 办公用品 办公用品 1 入库登记 对办公用品入库进行登记 见图 3 4 27 方法同物资入库 图 3 4 27 2 入库统计 对办公用品入库进行统计 见图 3 4 28 详细入库信息见图 3 4 29 入库流 水账 见图 3 4 30 图 3 4 28 48 图 3 4 29 图 3 4 30 3 库存查询 对办公用品库存进行查询统计 见图 3 4 31 图 3 4 31 4 领用登记 办公用品领用登记 见图 3 4 32 图 3 4 32 49 5 领用统计 对办公用品领用进行统计 见图 3 4 33 领用详细信息 见图 3 4 34 领用 流水账 见图 3 4 35 图 3 4 33 图 3 4 34 图 3 4 35 6 用品名称 对办公用品名称进行维护 见图 3 4 36 图 3 4 36 5 编号格式 编号格式 1 格式设置 对编号进行格式设置 见图 3 4 37 新增编号设置 见图 3 4 38 图 3 4 37 50 图 3 4 38 2 编号类别 对编号类别进行管理设置 见图 3 4 39 图 3 4 39 五 五 信息管理 信息管理 1 信息管理 信息管理 1 发布信息 发布新的信息 见图 3 5 1 发布的信息需要审核后 其他人员才能看见 图 3 5 1 2 信息审核 对发布的信息进行审核 也可删除 见图 3 5 2 51 图 3 5 2 3 信息查询 查询发布的信息 见图 3 5 3 图 3 5 3 4 我发布的信息 查看我自己发布信息 见图 3 5 4 图 3 5 4 2 短消息管理 短消息管理 1 群发短消息 群发短消息 可按人员选择接收 见图 3 5 5 也可按部门选择接收 见图 3 5 6 图 3 5 5 52 图 3 5 6 2 发送的短消息 查看自己发送短消息的历史记录 可清除 见图 3 5 7 图 3 5 7 3 收到的短消息 查看自己收到短消息的历史记录 可清除 见图 3 5 8 图 3 5 8 53 3 发起投票 发起投票 1 我要投票 进行投票操作 见图 3 5 9 图 3 5 9 2 投票管理 对投票信息进行查看和管理 见图 3 5 10 可新增投票题目 见图 3 5 11 图 3 5 10 图 3 5 11 54 3 我的投票 查看自己投过票的题目 见图 3 5 12 图