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浅谈审计过程中的有效沟通浅谈审计过程中的有效沟通刘锦程(胜利石油管理局审计处山东东营257000)理论广角l摘要沟通是审计项目实施的重要手段与方法,贯穿于审计项目实施的整个过程.但审计人员还未对沟通给予充分重视,在与被审计单位沟通时常常不讲策略,不注重方式,最终影响到审计项目实施的效果和效率,也影响到审计人员的形象.本文从沟通的形式,内容以及所要讲究的策略等方面做一探索.关键词被审计单位有效沟通策略中图分类号:TS827文献标识码:A文章编号:1009914X(2011)09020501沟通是审计工作的重要组成部分,贯穿于审计项目实施的整个过程.掌握一定的沟通技巧,既是审计人员必备的素质能力,也是做好审计工作的必然要求.如何做好与被审计单位的沟通,是审计人员必须研究的重要课题.1审计沟通的形式依据所用的信息载体和传送渠道的不同,可以将沟通分为语言沟通和非语言沟通两大沟通形式,而书面和口头沟通同属于语言沟通.11语言沟通(1)l:J头沟通.u头沟通是内部审计人员利用口头语言进行信息交流的方式,通常用于询问,会谈,调查,讨论,会议,征求意见等.这种沟通途径灵活方便,简便易行.但由于口头沟通获得的信息缺乏对审计事项的证明力,审计人员通常要将口头沟通获取的审计证据,转化为书面证据或视昕证据(记录后签字或进行录音),并实施追加或替代的步骤与方法,获得更为充分,更有证明力的书面证据.(2)书面沟通.书面沟通,是利用书面文字来进行信息交流的方式,通常用于审计通知书,问卷调查,询证函,审计工作底稿,被审计单位关于有关问题的书面答复,专家提供的书面证据等.书面沟通比口头沟通显得更加严肃,严密,逻辑性强,条理清晰.在审计工作中,收集得最多的是书面证据.但是这种方式对客观情况变化的适应性较差,所沟通的信息内容对语言文字的依赖性很强.1.2非语言沟通非语言沟通,是指利用形体,表情或其他非语言信号进行信息交流的过程.巧妙的非语言沟通可以有效地促进双方的交流,加强语言沟通的效果.在沟通过程中,除了注意语言沟通方式表达的信息之外,内部审计人员要善于灵敏地捕捉对方发出的非语言信息,从中获取有价值的审计线索,同时也要注意防止自己的非语言信息带来的负面影响.在内审工作中,语言沟通与非语言沟通是两种互相配合,互为补充的信息获取方式和信息传达方式.2不同审计阶段的沟通方式和内容在审计项目的不同阶段审前调查阶段,审计实施阶段,报告阶段以及后续审计阶段,都有着不同的沟通方式和不同的沟通重点.审计人员要根据不同阶段的情况,主动,及时,有效地与被审计对象进行沟通,以保证信息的准确传递和充分交流,顺利实现审计目标.2.1审前调查阶段充分的审前调查和良好的审前沟通能够起到事半功倍的效果,也易于拉近审计人员与被审计单位的关系.审计组应将审计通知书提前送达被审计单位,使对方详细了解本次审计的目的,性质和具体安排,以便相应做一些配合和准备工作.通过询问,会谈,会议,问卷调查等沟通方式,初步了解被审计单位的经营规模,经营范围,经营管理方式,基本财务状况,内部控制制度情况,以往年度审计情况,企业的历史沿革,存在的主要风险等.在审前调查报告形成之前,应与被审计单位交流审前调查中的发现.通过审前沟通,为制订审计方案和实施审计奠定基础.2.2审计实施阶段首先应组织召开被审计单位相关领导,业务部门负责人和职工代表参加的进点会,说明审计的目的,范围,内容与重点以及工作要求,宣布审计工作纪律,公布审计部门工作的办公地址和举报电话,与被审计单位签订双向承诺书,在被审计单位公示栏或网页上张贴书面公示,便于被审计单位群众反映情况,了解并支持审计工作.最好要求被审计单位指定1名职务较高的人员作为联络人员.对审计中发现的问题及看法,定期沟通,减少误会.现场审计结束前,应就审计中发现的主要问题与被审计单位进行整体沟通.23报告阶段为了保证审计结果的客观,公正,内部审计人员应在审计报告正式提交之前就审计报告与被审计单位进行沟通,充分征求被审单位意见,同时要求被审计单位对审计结果提出书面反馈意见,经济责任审计还应征求被审对象的意见.对涉及同级管理部门的事项,应根据情况采取电话,会议,面对面商谈等方式充分与相关管理部门沟通,了解形成的原因和政策依据,确保对沟通事项的全面正确理解.24后续审计阶段为了保证成果得到充分运用,审计组应就审计意见,建议的整改落实情况,执行审计决定面临的困难与被审计单位进行沟通,同时征求其对审计的反馈意见,为以后改进审计工作,提高审计质量奠定基础.3审计过程中的沟通策略审计过程中都要考虑沟通策略,特别是在审计查证阶段,讲究沟通策略显得尤为重要.31明确目标,准备充分在进行沟通前,审计人员应首先要明确解决什么问题,达到什么目的.然后,围绕沟通的目标对问题的有关背景及相关资料进行充分调查,做到心中有数.当然,对沟通对象的性格特征和行为模式等方面也要有一定的了解.3.2选好场所,考虑人数选择合适的沟通场所,创造良好的沟通环境,使受访者乐意合作是应考虑的重要因素.如选择在受访者的工作场所进行沟通,将有助于现场了解业务过程;在沟通涉嫌舞弊者时,选择降低受访者心理紧张情绪的环境将有利于沟通.在参与人数的考虑上,应根据沟通的目的不同,选择进行一对一的讨论或是召开座谈会等形式的多人互动.33耐心倾听,善于提问耐心倾听,取得对方信任,使对方愿意提供更多的信息:假如缺乏耐心,急于得出结果,将自己的成见强加对方,可能就会让受访者感到不舒适,反而影响沟通的效果.在倾听的过程中,也要讲究提问的巧妙.同一问题,提问方法不同,其效果亦不一样,要避免指责性或领导性口吻.根据时机,抓住对方所提供的资料,证言,证据之间的相互矛盾之处,出其不意地用其矛攻其盾,在对方难以自圆其说的情况F,很可能会道出真情原委.3.4关注非语言信息在语言沟通的同时,还要注意对方说话的速度,语调和身体语言.如果诚实的人会呈现出坦诚的姿态.常常身体前倾,用图示或手势来强调重点.虽然对方处于一种被调查的状态,可能会紧张,但诚实的人的紧张通常会随着访谈的进行而消失.而说谎的人通常表现出焦虑,压力和因撒谎而产生的不安.某些非语言的行动会暴露说谎的行为,比如在椅子里转动,跷起一条腿或放下,向后靠,中断目光接触,或交叉双臂等等.4对审计人员的要求41保持良好心态审计工作接触外界的人和事较多,心态容易随外部环境变化而起伏甚至失衡,从而影响到审计工作中对人,对事的态度,影响到审计工作质量和水平.因此在审计沟通与协调中应保持平和心态,这样才能做到不急不躁,不左不右,客观地看待问题,处理事情.4.2不断提高个人修养一方面是加强职业道德修养.内部审计人员的职业道德是指内部审计人员在审计工作中应当遵守的行为规范,它可以从道德观念上促使审计人员自觉地保持职业上应有的态度和风范,赢得社会对内部审计职业及其人员的尊敬和信赖.另一方面是提高学识和能力修养.在审计沟通与协调中需要广博的知识,还应当具备一些基本交际技能,出色的口头与书