工作分析与人岗匹配.ppt

1 工作分析与人岗匹配 主讲老师 2012年 2 为什么有人工作量很大 做也做不完 为什么有人没活干 整天喝茶看报纸 为什么会有人工作相互重叠 有功劳大家争 有责任没人担 为什么会有工作没人去做 贻误战机 为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会 为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果 为什么有的员工不知道自己该做些什么 为什么主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏 为什么招聘的员工 会常常不符合要求 为什么不能完成客观的绩效考核 勤无奖懒无罚 为什么公司付出了巨大的薪资总额 而员工仍是抱怨工资太低 福利太少 管理者经常遇到的困惑 思考 3 为什么会产生这些问题呢 我们并不了解每个人的工作量是多少 我们并不了解到底需要多少工作人员 我们并不了解如何有效地考核员工的工作 我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用 我们并不了解员工的职业生涯 我们并不了解员工到底需要什么 我们到底该怎么办 因为 4 我们应该这样做 我们应该做工作分析 5 什么是工作分析 一个组织的建立最终会导致一批工作的出现 而这些工作需要由特定的人员来承担 工作分析就是与此相关的一道程序 通过对工作内容与工作责任的资料汇集 研究和分析 可以确定该项工作的任务 性质和相对价值 以及哪些类型的人适合从事这一工作 工作分析的过程主要调研完成工作的要求 周期和范围 并着眼于工作本身的特点 而不是工作者的状况 主要分析 A工作人员做何事B如何做工作分析的直接表现结果是职位说明书 岗位说明书 工作分析是什么 总而言之 一个了解任职者应该做什么工作 和为什么需要做的过程一个收集让别人对该职位做出判断的信息的过程 6 战略分析 组织与人员配置分析 流程分析 人员分析 企业常常分析的内容 利润实现 效率 成本 安全战略意图实现落实情况 效率与标准 岗位要求与人员胜任情况 目 的 7 工作分析常见的分析内容项目 该岗位的基本资料 包括职位名称 职等职级 直接上级职位 直接下级职位该岗位的目的与角色 用一句话说明该职位工作的最终目的 简单明了 该职位的直接工作责任 按照主次列出该职位各项直接责任 重要程度 所占总业务量的比率 直接责任是指不管级别多高 都要自己亲自完成的工作最基层的工作人员也应该列出几条 该职位的基本要求与标准 考核指标 任务职责分工达标要求 其他内容和工作分析相关的其他内容 可根据实际情况填写 该职位的任职资格 包括学历 经历 专业程度 能力 体力 证照等等 聘任 含素质特征 要求专业要求 知识要求 性格等要求 基本信息 职责与工作要求 上岗基本条件 8 职位分析问卷法 PAQ 1972年由普渡大学E J McCormick提出是一种适用性很强的工作分析方法包括194个项目 其中187个用来分析完成工作过程中员工活动的特征 另外7个涉及薪酬问题6个部分 信息来源 心理过程 识别 产出 与其他人的关系 自然和社会环境 其他工作特征 6分制主观评分 9 动作研究 工作分析常用方法 动作研究 弗兰克 吉尔布雷思对动作的研究始于早年对建筑工人砌砖的研究 1885年弗兰克通过了麻省理工学院的入学考试 却因家庭困难没有入学 而是进入建筑行业 并以一个砌砖学徒工的身份开始了职业生涯 后来 他成为建筑工程师 被晋升为承包公司总管 不久又成为独立经营的建筑承包商 在工作中 弗兰克发现工人们砌砖的动作各不相同 速度也有快有慢 由此 他对砌砖动作和速度的关系产生了兴趣 他仔细观察砌砖工在工作中作用的各种动作模式 探索究竟哪一种动作模式是最好而效率最高的 在此基础上 他联系工人所做的工作和使用的工具对工人的动作进行了进一步研究 并制定了一种经过改进的工作方法 例如 在砌外层砖时 他把砌每块砖的动作从18个减少到4 5个 在砌内层砖时 把动作从18个减少到2个 使每个工人一小时的砌砖数从120块增加到350块 他还想出了一种堆放砖的方法 使工人不用像往常那样检查砖的哪一面最好 他设计出一种可调整的支架 使得工人不必象往常那样弯腰取砖 他还调制了一种有精确浓度的灰浆 使得砌砖时不必多余地用泥刀涂抹 弗兰克通过对工人的动作进行科学地研究和分析 制定出更有效而省时间的砌砖方法 并不知不觉地开始以研究进行任何工作的最好方法作为终身事业 动作研究 能力研究与评价 角色 责任分析 10 促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一致的意义 实现工作用语的标准化 确定工作要求 以建立适当的指导与培训内容 确定员工录用与上岗的最低条件 为确定组织的人力资源需求 制定人力资源计划提供依据 确定工作之间的相互关系 以利于合理的晋升 调动与指派 从逻辑上理解工作分析的目的与应用 获得有关工作与环境的实际情况 利于发现导致员工不满 工作效率下降的原因 为制定考核程序及方法提供依据 以利于管理人员执行监督职能及员工进行自我控制 辨明影响安全的主要因素 以及时采取有效措施 将危险降至最低 为改进工作方法积累必要的资料 为组织的变革提供依据 目的一 建立标准 目的二 分析问题 11 工作分析目的与运用 确定 修正组织机构及定编定岗 对工作岗位的设置进行重新检讨 确定员工编制之合理度 协助招聘与选拔 在招聘人员时可了解职位所需人员之资格 绩效考核 通过工作分析的大量信息的收集 分析 使绩效考核的结果更具客观性和针对性 录用 帮助新员工进入职业角色 提供薪酬评价标准 可按工作职责繁简核定其薪资高低 12 组织效率的三个层面 资源整合计划与流程 组织结构 管理与分工 业务流程与管理流程 岗位说明书 职业化销售 13 内部价值链分析 财务方面 利润和资本回报率偏低客户方面 司机抱怨我们的操作速度慢 内部流程方面 信息共享困难 部门利益不协调 沟通困难 学习 成长方面 没有正规的培训 员工的学习机会少 平衡计分卡指标 14 分拆原则 组织不同发展阶段 需要依据团队能力 产品特点 竞争定位等三个关键要素进行部门组合或者分柝设计 以保证组织的运营效率 分柝与合并比较 合并的效率大于分拆的效率 但在任务量不大 专业要求复杂等情况下合并的组织结构效率高 反这 分拆时候效率较高 但是分拆过细时 部门分拆与合并时管理指令下达层级超过四级以上时 组织运营效率较低 部门分拆时同时授权分权的过程 通过对部门分授权 提高工作效率 同时对于部门领导水平和能力要求也相对越高 对部门分拆时需要根据企业发展对业务流程 管理流程 部门职责等提出的新要求 以适应新的组织发展需求 原则一 原则二 原则三 原则四 企业根据内外部环境不断变化 组织结构需不断进行适应和调整 结合任务量 专业特点 人员能力进行有效的合并或者分拆 结合咨询公司的企业研究的实践 我们建议部门分拆需遵循以下原则 15 能辅分开 人尽其才原则 例行例外分开 提高效能原则 关键岗位人才备份的原则 管干分离 监督执行的原则 知情权及时履行的原则 自我承诺目标的原则 任务分解时 任务分工时 任务履行时 16 量化部门职能将采用华恒智信开发设计的 部门三级职能工具进行对企业经营管理目标和要求的具体分解 可以看得出来 从一级职能到三级职能是从宏观到微观 从总体到具体的分解 一级职能是对部门存在价值和定位的高度概括和描述 二级职能则是部门总体职责的大致分类 一般来说有模块化 流程化等分解方法 三级职能是对二级职能的具体细化落实 总体来说 职能分解的基本要求是不重不漏 即工作职责不重叠 业务不疏漏 保证独立性和可操作性的统一 17 使用华恒智信开发的 三级五角色 对部门职能进行三级分解 其中岗位角色分配是一个分授权过程 三级职能分解表模板 部门在公司存在的目的 价值 意义和主要责任 为完成一级职能必须开展的管理工作 职能部门以模块划分 业务部门以流程或者产品划分 完成二级职能 再继续细化为可以具体操作的各项业务活动 18 工作要素 工作中不能再继续分解的最小动作单位 任务 为达到某一明确目的所从事的一系列活动 职责 组织要求的在特定岗位上需要完成的任务 职权 依法赋予的完成特定任务所需要的权力 职位 即岗位 是组织要求个体完成的一项或多项责任以及为此赋予个体的权力的总和 职务 即工作 是按规定担任的工作或为实现某一目的而从事的明确的工作行为 由一组主要职责相似的职位所组成 工作族 职系 由两个或两个以上有相似特点的工作组成 职业 由不同时间内不同组织中的相似工作组成 职组 工作性质相近的若干职系综合而成为职组 职级 工作内容 难易程度 责任大小 所需资格皆很相似的职位 职等 工作性质不同或主要职务不同 但其困难程度 职责大小 工作所需资格等条件充分相同的职级为同一职等 工作分析中的常见的专业术语 19 企业通过分析后的结论用于三项基础工作决策 组织结构与职责划分 业务流程 岗位规范与工作标准 20 职务说明书和工作流程的关系 使命和任务策略由下列构成 工作流程 出纳员 采购员 保管员 会计员 组织结构 工作流程 备用品采购流程 按照程序支付款项 按照程序比价后采购 货物入库验收工作 根据相应手续记帐 21 结合企业特点 企业建立分层分类的人力资源管理原则与框架 这为人力资源管理奠定基础 唯一性 普遍性 低价值 高价值 核心人才 通用人才 独特人才 辅助人才 22 不同工作性质特点的人分析的方法不同 管理类人员 知识型人员 市场销售类人员 操作类型人员 结果导向 结果 能力导向 结果 行为导向 行为标准导向 访谈法 专项设计的问卷调查法 专家访谈 团队座谈法 问卷调查法 访谈法 观察法 集体座谈法 23 工作分析因素对比 解决企业问题 传统问题 影 响期望 新目标与特征 影 响 劳动分工 清楚 区分一般工作与 管理工作 对工作边界以及工作 价值的先入为主 跨职能责任 一般 工作与管理工作的 界限模糊化 工作边界消失 责 任分散 静态的工作 工作要求固定 持久 动态的工作 工作要求持续变动 同事间互动最小 化 对活动的分析局限于 工作本身 同事间互动最大化 分析有交互作用的 多种活动 对上级负责 强调与上级的交互作用 对内外部的顾客负责 I 强调与顾客的交 互作用 人与技术的关系 单向化 限定工作职责 人与技术的关系双向化 自主责任 长期雇佣 工作活动与雇佣条件 的静态化 短期雇佣 工作活动和雇佣条 件的持续演进 同质文化 强调技术性工作 文化多元化 强调情感及人际工作 预算松弛 费时的分析过程 控制成本 高效率的分析过程 24 工作分析一般程序 员工上司顾客专家小组 25 岗位工作分析 收集资料 岗位基本信息 如岗位名称 职衔等是什么 上下级汇报情况 岗位存在的基本目的是什么 存在的意义是什么 为达到这一目的 该岗位的主要职责 什么 怎样 为什么 什么是该岗位独有的职责 这个问题使分析者能够从更宏观的角度看待该岗位 什么是该岗位最关键 必不可少 的职责和负责的核心领域 这个问题能帮分析者搞清楚公司对该岗位的核心定位是什么 该岗位任职者需要负责并被考核的具体工作成果是什么 该岗位的工作如何与组织的其它工作协调 组织的内部和外部需要有哪些接触 怎样 为什么 何时 怎样把工作分配给该岗位员工 如何检查和审批工作 有怎样的决策权 该岗位工作的其它特点 如出差 非社交时间 灵活性要求 特殊的工作环境 要获得所期望的工作成果 该岗位任职人员需要有什么行为 技能 知识和经验 这个问题帮分析者找出能胜任该岗位的人员所必需的能力和个人素质 收集资料是岗位工作分析工作中最重要的一环 需要收集的资料包括岗位名称 工作内容及职责 工作环境 任职资格等 收集的资料应该能够回答下列问题 26 访谈法的工具 7W 1 用谁 Who 2 做什么 What 3 何时 When 4 在哪里 Where 5 如何 How 6 为什么 Why 7 为谁 Forwhom 27 岗位分析 提问方法 在访谈时可以采取以下提问方法根据要求方式的不同可以分为 提问式 提出问题要求回答陈述式 直接要求被访人就某一方面问题进行陈述根据提问问题的性质可以分为 开放式 对回答内容完全不限制 给被访者自由发挥的空间封闭式 回答通常是 是 或 否 或者其他给定的选项根据提问内容和时机可以分为 探究式 对同一个问题进行追问 以获得全面 透彻的了解连接式 对一个问题上下游的 或有关联的其他问题进行追问澄清式 对有疑问的问题进行复述以确认自己准确地理解了被访者想表达的意思总结式 在被访人基本完成陈述后 总结其陈述内容 予以确认并追问是否有遗漏 问题举例 在什么样的情况下你需要去获得上级的批准 请告诉我 你的日常工作主要包括哪些内容 你是否负有人员管理职责 在组织用户活动中具体包括那几个环节 在完成了用户小站现场安装后 还需要做什么后续工作吗 你的意思是你只有权审批300元以下的费用报销单 是吗 你刚才介绍了这个岗位的主要工作包括 还有其他需要补充的吗 28 岗位分析 访谈注意事项 问题举例 我觉得你不喜欢督导你的员工 是吧 你的日常工作是哪些 你每周要接触多少客户 下多少个订单 有没有权限审批费用 仓保员常常没什么事干你是每周 每月还是每两月与客户见面吗 在访谈时应注意避免以下提问方式 诱导性问题连珠炮式问题偏见式陈述多选式问题 29 素质评价体系主要包含四个方面 内在呈现 外在显现 人员与岗位匹配 岗位对人员的任职要求 易改变 可改变 周期长 难改变 通过培训后适应岗效果 企业选择有效的策略活动 通过技能 知识的培养实现在岗人员专业化 能力是选聘的基础 态度来源于对企业和职位的满意 采用性格分析实现持久岗位稳定与工作质量保障 分析员工真正需求内在动机是什么 再决定是否聘用 30 素质冰山模型 COMPETENCY 行为 小王能很好工作 并且与人很好的交流 动机 小王试图表现出色 个性 小王很外向而且是团队成员 社会角色 小王是一个下属 他尽量使自己符合角色的要求 自我形象 小王认为自己应该对这个团队很有贡献 性向 小王言语推理能力提高了他与别人沟通的能力 素质冰山模型 潜能与行为关系 31 职务评估是过程不是结果 是桥梁不是目的 工作分析 薪酬体系 职务评估 32 常见职务评估方法 简单排序法 分类套级法 因素比较法 评分法 海氏评估法 33 职位评估常见方法 排列法 分类法 因素比较法 计点法 三要素法 七因素法 简单 复杂 HAY法 34 职务评估的主要方法及特点 特点 优势 局限 根据公司通常的价值标准对岗位进行排序 如 重要性 工作复杂性等 根据工作内容进行分类和定级 再将岗位放入不同的类别和级别 将标准岗位与市场数据建立等级体系 非标准岗位参照放入系统 选择普遍使用的因素和权重 对岗位进行每个因素的衡量和打分 根据公司的特点选择衡量因素 定义每个因素的级别和分数点 简单易维护 易解释易修改适用于工作序列 与岗位市场价值紧密相关可信度高 迅速比较不同组织 不同职能间的岗位价值与市场价值有关 比较不同职能部门间的岗位客观 连续性 潜在的偏见可能过分强调某一特定的因素 不常见的岗位被 强迫 分类潜在的偏见 非标准岗位的放入需要解释市场数据缺乏或变动很大时会带来困难不稳定 稍欠灵活管理复杂 需通过研究确定因素管理和实施复杂 简单 复杂 排序法 岗位分类法 市场定价法 标准因素计分法 定制因素计分法 大企业常使用的方法 35 1 职位评估方法 排列法 排列法概念 排列的要素 排列法适应环境 优点 简单 效率高缺点 容易主观 不是非常精确使用环境 小团队 50人以下 小组织变革薪酬时 企业组成评价委员会对各岗位重要性作出判断 并根据判断结果予以排序等级的方法评价委员会 高层 中层 基层代表 谁了解岗位全面 其权重赋予较大值 工作难度与工作数量工作责任给予或接受的监督管理必要的训练与经验工作条件 36 2 职位评估方法 分类法 分类法概念 分类法步骤 分类法适应环境 优点 简单 相对比较量化和稳定缺点与难点 描述不准确 中间等级需要一定描述规范使用环境 小团队 50人以下 工作比较稳定和固定 容易量化等级差距的岗位 分类法也称为分级法 是事先建立一连串等级 并给出等级定义 然后根据定义将现有职位归类 建立类别与等级 等级定义 评价与分类 37 3 职位评估方法 因素比较法 因素比较法概念 因素比较法程序 因素比较法适应环境 优点 便于成本整体控制 关注规范和正常程序缺点 容易主观 不是非常精确使用环境 小团队 50人以下 小组织变革薪酬时 因素比较法是通过选择关键各级标竿岗位 使用评价要素制成关键岗位分级表 然后将其他岗位归并的一种方法 1 确定评价要素 脑力 技能 体力 责任和工作条件五项2 选择15 30标竿职位3 按照不同要素和重要性对各标竿岗位进行排序4 依据现行工资进行对应 计算出工资率5 非标竿岗位对号入座 评价确认 38 4 职位评估方法 计点法 计点法概念 计点法程序 计点法适应环境 计点法是先确定所有岗位的共同要素 并将这些因素分级 定义 配点 以建立起评价标准 之后依据评价标准对所有岗位进行评价汇总出各岗位的点数 然后转化成相应的货币当量 优点 便于整体工资成本控制 关注规范和正常程序 众多企业都采用的一种方法缺点 比较适应生产型 工作岗位内容比较稳定 行业成熟的企业使用环境 大中团队 50人以上 1 确定评价要素和划分等级要素 知识 经验 才智 体力 注意力 设备责任 材料责任 安全责任 工作条件优劣程度 危险性 每个要素按照五级订立分权重列表2 定义每个级别 描述准确3 确定其总点数 西方国家采用500点 日本企业采用1000点4 依据企业价值导向 将智能 体能 责任 工作环境分配权重和分数5 将职位分值与工资等级挂钩 然后选择标竿职位进行验证 39 职位评估评分用表 40 5 职位评估方法 三要素评估法 三要素评估法概念 三要素评估法具体内容 三要素评估法适应环境 三要素评估法是通过对大多数企业共性的三个主要要素进行评价的过程 在通过有效的分值计算出准确的价值等级 优点 便于整体工资成本控制 关注规范和正常程序 众多企业都采用的一种方法缺点 比较适应生产型 工作岗位内容比较稳定 行业成熟的企业使用环境 大中团队 50人以上 知能 解决问题 应负责任 41 6 职位评估方法 七因素评估法 解决问题难度 任职资格 沟通技巧 环镜条件 对企业的影响 监督管理 责任范围 总分数65 1193 40 11 3 13 8 16 9 42 不清晰的职位等级 七因素评估法解决的要点问题 清晰的职位等级 43 组织 部门 职位 规模影响监督管理 职责范围沟通技巧 任职资格解决问题环境 职位评估系统因素细化与权重设计 SIZEOFRESPONSIBILITY职责规模 SCOPEOFRESPONSIBILITY职责范围 对企业的影响Impactonorganization 监督管理Supervision 责任范围Areaofresponsibility 沟通技考Interaction 任职资格Qualification 解决问题难度Problemsolving 环境条件Environmentalconditions JOBCOMPLEXITY工作复杂程度 44 7 职位评估方法 HAY法 HAY法应用环境 HAY法测评因素 HAY法是国际上通行的一种岗位评价方法 它是通过管理技术 水平 解决问题能力和责任三个方面对各岗位进行有效评价的过程目前HAY分别在全球有自己的薪酬评价体系 主要是参照各地区市场工资进行单点的岗位评价的过程 一般应用在80 岗位在市场上都通用的岗位上比较有效 HAY法评估步骤 步骤一 进行工作分析 准确描述其管理技术与水平 解决能力与责任步骤二 对应定义描述 得出级别编号步骤三 依据编号 序号 得出分值或权重步骤四 进行分值计算得出成绩步骤一 换算出薪酬总收入 45 案例 某研发部主管进行的评价 所评等级 46 企业可以根据