行政总务_如何做好行政管理工作概述

如何做好行政管理工作 主讲人 李西堂2011年12月 内容一 行政管理的概念和意义二 行政管理工作的主要内容三 机关行政管理的特点和原则四 如何做好行政管理工作 如何做好行政管理工作 行政管理工作是任何国家 政党团体 企事业单位都少不了的 但要管好也不简单 管得轻了 没有效果 管得重了 得罪人不说 一些人还有情绪 不好好干 效果也不好 如何做好行政管理工作 还真值得好好研究 一 行政管理的概念和意义 一 行政的概念行政的概念有三种含义 与立法 司法相对应的 行政 专指国家 政府的行为 所以马克思说 行政是国家的组织活动 与党务 政治相对应的 行政 与管理相联系的 行政 后两种是国家政府 政党团体和企事业单位都有的行为 我们这里涉及的就是这两种 一 行政管理的概念和意义 行政是国家政府及其所管辖的政党团体 企事业单位 依据法律 通过庞大的组织机构 采取一定程序方法 实施其政策 以实现其政治 经济目的的管理活动 行政服务于政治和经济 是为实现政治 经济目的而采取的具体行动 政治 经济目标要靠行政活动才能实现 一 行政管理的概念和意义 二 管理的概念管理是指对人和事进行规范 凡是有人群活动的地方就有管理 在国家出现之前的原始社会 人类就有管理 但严格说来 那种管理还不是行政管理 只有在国家出现以后才有了行政管理 因此 管理的历史要比行政的历史长久 将来国家消亡了 行政不再存在 但人类社会仍然要管理 一 行政管理的概念和意义 三 行政管理的概念不是所有的管理都是行政管理 管理的范围要比行政管理宽泛得多 从个人家庭 从单位到部门 从团体到党政 从企业到政府 从国家到世界 凡是人群所涉及到的领域都有管理 而行政管理只是管理中的一个种类 它有狭义 广义之分 一 行政管理的概念和意义 狭义的行政管理 专指国家 政府为维护其政权统治而实行的政务管理 广义的行政管理 指国家 政党团体 企事业单位的行政事务和办公事务管理 具体包括相关制度的制定和执行 行政事务管理 办公事务管理 人力资源管理 办公财物管理 文书资料管理 会议管理 涉外事务管理以及生活福利 车辆 安全卫生管理等 我们这里讲的是广义的行政管理 一 行政管理的概念和意义 行政管理是通过机关管理来实现的 它是机关为完成其职能而进行的内部管理活动 这种活动是运用科学方法 按照一定的规则 对机关的组织 人员 设备 物资 经费和业务 进行适当的计划 指挥 控制和协调 以保证工作正常而顺利地开展 实现其工作目标 一 行政管理的概念和意义 四 行政管理的意义管理以人性假设和人的行为事实为前提假设人性都是自私 利己 懒惰 敷衍的 而且现实中只要放松管理 确有很多人会不守纪律 不好好工作 尽管这是个别现象 但管理学假设人性都可能会是这样 因此 就得实行普遍管理 因个别人的表现而给所有人制定一些管理制度 没有这些制度 好人也会慢慢变成 个别人 最后大家都不好好工作了 一 行政管理的概念和意义 管理的手段是教育 激励 惩处 计划 组织 指挥 协调 督查 约束和控制为了从事某项事业 人们必然会形成一种集体劳动 相互交往 相互合作的社会关系 而在这种社会关系中 人与人之间既有合作 积极 敬业 负责的表现 也有冲突 对立 消极 懒惰 自私 利己等问题 一 行政管理的概念和意义 为了解决上述问题 这就需要建立一些制度和规则 并通过教育 激励 惩处 计划 组织 指挥 协调 督查 约束和控制等手段 把每个人的行为以及人与人的关系模式化 固定化 程序化 从而提高工效率和质量 更好地完成工作任务 一 行政管理的概念和意义 所以说 管理 就是实行计划 组织 指挥 协调和控制 法国管理学家H 法约尔 管理是实现既定目标的战略因素 管理就是对人的协调行动 美国戴维 赫尔茨 管理是 为了完成组织的共同目标而从事的对人 财 物等资源的协调活动 陈子良 管理通论 管理是社会组织中 为了实现预期的目标 以人为中心进行的协调活动 周三多 这些定义从不同的侧面揭示了管理的内涵 本质和目的意义 一 行政管理的概念和意义 管理追求的是集体力量最大化管理是 由一个或更多的人来协调的人的活动 以便收到个人单独活动所不能收到的效果而进行的活动 美国詹姆斯 唐纳德 管理就是创造一种环境 使置身于其中的人们能在集体中一道工作 以完成预定使命和目标 美国哈罗德 孔茨 管理是在人们谋求通过集体的行动来满足其需求时所产生的一种必不可少的活动 美国丹尼尔 雷恩 一 行政管理的概念和意义 行政管理的功能是人和事的引导 管制 服务 维护 扶助引导功能 引导大家坚持什么或做什么 管制功能 限制大家不能做什么 服务功能 为工作学习生活提供某种便利 维护功能 让制度 秩序 设施保持完好 扶助功能 对要加强的弱项弱者予以帮助 一 行政管理的概念和意义 管理是为了出效率和效益英国学者泰勒 霍普森说 管理即效率 当代企业家更认定 管理就是金钱 时间和效益 管理就是通过采取教育 激励 惩处 计划 组织 指挥 协调 督查 约束和控制等手段措施 最大限度地发挥团队集体的力量 以提高工作效率 换取工作效益 没有正效益的管理是失败的管理 一 行政管理的概念和意义 一个单位好比一台不断运转的机器 而行政管理工作就好比润滑油 适量的润滑可以使机器运转得更轻 更稳 更快 更顺畅 通过科学合理的行政管理 各部门之间及每个成员形成密切配合的关系 以提高工作效率 这就是和管理的目的 意义 二 行政管理工作的主要内容 机关单位的行政管理工作繁杂而具体 头绪较多 涉及机关单位工作的各个方面 除了办公室办文 办会 办事之外 还包括人员物资管理 后勤保障 财务管理 安全保卫等各方面管理工作 细分起来 有以下10个类别 二 行政管理工作的主要内容 1 行政办公规划 包括行政工作的规划和办公环境布置 制定行政工作程序和管理制度 推动制度落实 2 办公事务管理 包括单位内部协调 工作计划安排 组织实施 信息沟通 协调控制 检查总结以及奖惩等方面的管理工作 具体内容有 日常事务的处理 人员管理 请假记录 加班记录 考勤管理 值班记录 钥匙管理 印章管理 内外部通讯录 经费开支等 二 行政管理工作的主要内容 3 档案材料管理 包括档案材料收集 档案整理 档案鉴定 档案保管 档案统计 档案编目和检查 档案借阅及制定相应的制度等 在学校包括学籍档案 学籍号管理 4 人事管理 人事档案管理 人员调整 培训 招聘 去留 加薪 奖罚等 二 行政管理工作的主要内容 5 会务 活动组织管理 主要是各类会议的准备 组织 安排 服务和会议室预定 会场布置工作 单位内外部各类公关 宣传 演示 文体等活动的组织 宣传 安排等 安排会议活动 要明确职责 规范办事程序 减少业务部门之间的交叉 提高会议的质量和效率 对会议的报批 会议的分工 议题 出席会议的人员 会期会议规模和会议经费 都要严格合理安排 控制会议次数 规模和会议开支 二 行政管理工作的主要内容 6 总务后勤管理 涉及到机关的人 事 财 物各个方面 主要有财务的管理 票据管理 电话费用 报销费用 车辆管理 派遣 出车记录 车辆费用 维修记录 油耗记录 行车安全 车辆审验 证照年检 办公用房及其宿舍的分配和管理 水电 饭堂监督管理工作 办公秩序和环境卫生的监督管理工作 负责管理的同志要有强烈的事业心和责任感 要把原则性和灵活性结合起来 二 行政管理工作的主要内容 7 生活福利办理 适当的生活福利有助于管理 也有利于调动工作积极性 8 安全保卫工作 制定安全和防火 防灾 防盗等制度 做好安全保卫工作 安排节假日保安的值班 9 接待工作 包括外部公关 主要有接站 安排住宿 组织会谈 组织迎送等 二 行政管理工作的主要内容 10 完成领导临时交办的任务 领导临时交办的任务往往是突发而紧急的 临时赋予的 没有计划到的 或者是被大家忽视了的 相对薄弱而需要加强的 完成领导临时交办的任务 一定要把任务的内容 领导的意图 完成任务的要求受领清楚 按要求抓紧办理 三 机关行政管理的特点和原则 一 行政管理的特点1 全面性 机关单位管理的内容既包括人事编制 政务文秘等工作 又包括资产财务 行政后勤等工作 几乎是无所不是 无所不管 2 广泛性 既有纵向联系 又有横向联系 既涉及机关内部 又涉及机关外部 三 机关行政管理的特点和原则 一 行政管理的特点3 服务性 管理本身不是目的 管理的目的是了保证机关工作正常顺利地开展 为此就要提供良好的工作 生活条件 以利于工作 4 时效性 机关工作有很强的时效性 管理只有讲求工作效率和质量 才能对机关各部门起到协调 配合 互相支持和监督作用 才能促进机关整个行政工作的效率 三 机关行政管理的特点和原则 二 行政管理的原则要求1 按政策办事的原则办公室是个综合协调部门 是对内 对外的窗口 也是矛盾突出的部门 工作总是很难让人满意 总是很容易得罪人 机关管理工作者必须按政策规定办事 只有公开 透明 规范 才能减少工作矛盾 使大家满意和服气 三 机关行政管理的特点和原则 二 行政管理的原则要求2 按制度管理的原则健全的管理制度是实现机关管理规范化的基础 是管理的依据 手段和主要途径 要用制度管人 通过制度建设可以使机关管理有章可循 避免主观随意性和个人恩怨 形成团结 务实 进取 有序 高效的运转机制 三 机关行政管理的特点和原则 二 行政管理的原则要求3 以人为本的原则一切工作归根到底是为了人 而人是有感情也有情绪的 管理工作就要注意增进感情 消除情绪 化解矛盾 这就要求管理工作把原则性与灵活性结合起来 在政策原则许可的范围内 能照顾的尽量照顾 能给予的方便尽量给予 以充分体现管理工作的人情味 使大家心情舒畅 这样并不会增加多少费用 相反会大大减少管理工作中的情绪和阻力 激发更大的工作热情 三 机关行政管理的特点和原则 二 行政管理的原则要求4 效率和质量原则管理的目的不是为了把人管住 管死 而是为了提高工作效率和工作质量 因此 制度设计和方法手段都要着眼于提高工作效率和质量 凡是与这种初衷相违背的管理措施和手段 都是要不得的 管理方法上要抓大放小 突出重点 全面协调 认真督查 狠抓落实 三 机关行政管理的特点和原则 二 行政管理的原则要求5 勤俭办事的原则管理人员要本着勤俭办一切事业的原则 合理使用机关 单位 有限的人力 物力 财力 如 文件双面打印 减少车辆 接待 水电费用等 想方设法多为干部 职工办实事 办好事 四 如何做好行政管理工作 行政管理不光是领导的事情 更是整个行政部门的事情 行政部门的领导和部门工作人员既是管理的对象 也是管理的中坚力量和主体 向管理要效益 实质就是向行政组织要效益 这就要想办法发挥行政管理部门的作用 按照部门职责把管理的任务分解到机关各个处室 落实到机关每个人员 形成领导督责 部门负责 人人管事的良好局面 四 如何做好行政管理工作 一 明确部门职能和岗位职责做好行政管理工作 首先应明确部门职能 建立行政责任制 按职负责 各级领导率先垂范 一级抓一级 一级做给一级看 部门职能充分发挥出来了 行政管理工作也就落实了 四 如何做好行政管理工作 行政责任制 也叫岗位责任制 它是以干部职位为基础 用行政方法来明确规定每个职位的工作性质 职责范围 以便各司其位 人尽其职的一种责任制度 不实行责任制 权限划分不清 职责范围不明 就会遇事推诿 互相扯皮 无人负责 造成官僚主义 衙门作风 其结果表现在工作效率低下 甚至会发展到组织机构濒于瘫痪状态 四 如何做好行政管理工作 建立行政责任制 行政领导要以身作则 和部属同甘苦 共患难建立行政责任制 包括建立责任追究制和考勤等制度误时误事 一定要按规章制度调查 追究责任 板子打到具体人身上 这样做有一种威慑力 可以强化责任制和责任心 效果较明显 四 如何做好行政管理工作 二 建立一支高效 能干的机关工作队伍事情要靠人干 没有人或者有人而不能干 只会使领导干着急 因此 必须建立和培养一支高效 能干的机关工作队伍 四 如何做好行政管理工作 办文 办会 办事是机关最主要的工作内容和工作方式机关工作队伍能不能干 能力水平如何 主要看办文 办会 办事的能力 因此 必须通过学习 培训 传帮带等方式 提高办文 办会 办事的能力 有了这种能力 才有机关工作的质量和效率 四 如何做好行政管理工作 办文要熟练公文的起草 签发 印制 往来文件的接收 登记 传阅 承办 既要有质量 又要有效率 文字材料写作是机关干部的基本功 作为机关干部 首先要熟悉各种常用公文的种类 格式 用途和基本写法 要有良好的文字表达能力和公文写作水平 善于调查研究 收集素材 形成文字 写作的速度还要比较快 领导布置之后 要能很快拿出来 四 如何做好行政管理工作 办会要细心我们也经常会听到一些关于 文山会海 的抱怨 这就要提高会议的效率和文件的质量 开一次会要顶用 避免召开没有必要 会而不议 议而不决的会 一旦决定要开会 办会人员就要细心准备 迅速做好会议的组织 安排 服务和会场布置工作 四 如何做好行政管理工作 办事要得力办事得力 就是事办得又好又快又利索 领导很满意 办事不得力 不能干 当然不是一个好的机关工作人员 领导当然不喜欢 自己也很难进步 要当好一个机关工作者 就要有能力 有干劲 有效率 能干好别人干不好的工作 还要加上能服从 让领导感到你好领导 好使用 很得力 很重要 处处是一把好手 四 如何做好行政管理工作 三 加强工作的计划和落实有效的管理都应该是有计划的管理有计划 离不开对事物的发展前景做出科学预测 超前思考和预测 能够增强工作的计划性 预见性和主动性 因此 机关负责人要早预测 早考虑 早谋划 早准备 早安排 防止临时忙乱 四 如何做好行政管理工作 无计划的行动是盲目和忙乱的行动计划可以反复 行动却不能反复 为了避免盲目行动 对计划 方案必须反复加以推敲 论证 使之更加完善 周密 可行 保证行动一次成功 计划越周密 行动就越顺利 越容易成功 不能草率行事 不能凭一时的意气和热情办事 而要凭周密的计划和积极的行动去办事 四 如何做好行政管理工作 管理要有明确 清晰的思路管理 一是管 二是理 理清思路 理出头绪 思路决定出路 有好的想法就会有好的办法 机关管理必须思路清晰 头绪清楚 目标明确 一个时期抓一个重点 解决一个问题 一项一项治理 一步一步提高 四 如何做好行政管理工作 管理要有抓落实的顽强精神有了好的思路和计划 关键在抓落实 不落实 再好的计划一点用处都没有 抓落实要有一抓到底的韧劲和决心 不怕麻烦 不怕困难 抓热点 攻难点 保重点 要善于解决基层遇到的急难问题 四 如何做好行政管理工作 四 加强组织指挥与执行力度机关要靠人去周密地组织指挥一支军队能不能打胜仗 主要看组织指挥如何 对一群人 一批物 一堆事要管好 就要善于组织和指挥 使无序变为有序 才能发挥机关整体力量和最大作用 四 如何做好行政管理工作 机关工作要充分发挥人的长处任何计划都要有人去执行 选用什么人 怎么分工 如何协作 才能互相配合 共同前进 用人不在于如何减少人的弱点 而在于如何充分发挥人的长处 四 如何做好行政管理工作 机关管理工作要注重转变作风机关工作是务实性的 需要务真求实的工作作风 来不得半点弄虚作假 因为 弄虚作假比真抓实干要省力 领导如果默许一次弄虚作假的事情 机关人员的工作作风 工作态度和敬业精神就会退化 遇到难办的事就希望领导能搞假的 对付过去 久而久之 谁也不想真干实干 四 如何做好行政管理工作 五 及时进行沟通和协调所谓沟通 协调 就是通过主动交换意见 协商和调节 化解矛盾 使多方关系达到和谐统一 步调一致 密切配合 齐心协力去完成某项目标的行为 行政部门应主动做好与有关各方的沟通 协调 在充分沟通的基础上展开协调 只有充分沟通好了 协调才会比较容易 四 如何做好行政管理工作 纵向沟通 协调就是沟通 协调本单位与上 下级职能部门的关系 与上级沟通 协调 主要是汇报情况 统一认识 取得支持 与下级沟通 协调 主要是通报情况 让下级部门了解全局 顾全大局 统一认识 按照上级决策和要求积极落实 四 如何做好行政管理工作 横向沟通 协调就是沟通 协调同级机关之间 内设各机构之间的关系 不同属工作部门之间的关系 在沟通 协调各部门工作时 必须真诚 谦虚 与外界沟通 协调需要较强的适应能力和自我控制能力 四 如何做好行政管理工作 六 认真展开督查和检查督查 就是自上而下对某项重要工作或管理制度进行督促检查 使之得到更好地落实 这是行政管理最常用 最有效的方法 任务布置了 接着就要及时督查 跟踪检查 发现偏差及时纠正 从而控制整个工作朝预定的计划目标发展 四 如何做好行政管理工作 督查的主要内容 对领导交办事项的督促办理 对贯彻上级某个文件精神的督促办理 对下级部门和单位的请示 报告的批示意见 对上级领导部门的重要工作 重要会议精神落实情况的督查 群众反映的热点问题 违纪问题的调查处理 本级领导集体决定的事项的督查 催办和落实 新闻单位要求核查的事项 执行各项规章制度的情况等 四 如何做好行政管理工作 七 适当开展评比和奖惩评比与奖惩是抓落实 搞管理 促进工作的又一个重要方法手段 某项工作要检查 评比 竞赛和奖惩 大家会非常重视 做得又快又好 对成绩突出的要奖励 长