档案信息资源开发利用.ppt

档案信息资源开发利用 吴新宇TEL 85117885Email daglc 信息资源作为生产要素 无形资产和社会财富 与能源 材料资源同等重要 在经济社会资源结构中具有不可替代的地位 已成为经济全球化背景下国际竞争的一个重点 档案是社会 政治 经济 文化等各方面活动的真实记录 是社会各界察往知来的原始凭证 是国家信息资源的重要组成部分 根据统筹协调 需求导向 创新开放 保障安全 资源整合基本原则 加快档案信息资源开发 丰富档案信息资源的开发手段 拓宽档案信息资源的发布渠道 加快档案信息资源开发利用的市场化进程 加强多形式多层次共享平台建设 推进服务机制创新 促进公开档案信息资源广泛利用和深度开发 推进控制使用档案信息资源在规定范围内合理使用 如何有效开展档案信息资源开发利用工作 建立覆盖广大人民群众的利用体系 正确掌握与理解档案信息资源开发利用的内容与原则灵活运用档案信息资源开发利用的各种途径和方法加强信息资源开发利用的推介宣传工作 提高档案部门的认知度 正确掌握与理解档案信息资源开发利用的内容与原则 档案信息资源开发利用是指档案馆室根据特定利用者的需求或社会需求 将馆室藏的静态档案信息通过查找 筛选 加工 编辑等手段变为动态信息 通过一定渠道传播给利用者并被利用者接受的过程 含义 主体 对象 客体 工具和手段 任务 目的 档案工作者任务 了解本单位和社会对档案的利用需求 针对利用需求 查找 汇集相关档案信息 并进行科学 系统地加工处理 使之有序 便于利用 通过各种方式和渠道将信息传递给特定的利用群体 并收集 处理反馈信息 不断调整和改进开发利用的方向 内容和形式 关于加强档案信息资源开发利用工作的意见 国家档案局2005年2月 主要内容不断充实档案信息服务内容充分利用网络提供利用服务构建政府内部档案信息共享平台加强档案利用场所和设施建设推进档案信息产品专题开发和加工加强企业档案信息资源开发重视档案信息增值服务工作促进档案信息服务业的形成 原则服务 两为服务 开放 开放 公布 现行文件中心 政府信息公开 法制 保密 效益 评价指标体系 中共浙江省委办公厅浙江省人民政府办公厅关于加强新时期档案工作的意见 2003年11月10日 各级档案部门要坚持把服务大局放在档案工作任务的首位 紧紧围绕党委 政府的中心工作 加强对馆藏档案的整理 研究与开发 为党委 政府提供决策依据 同时 进一步增强服务大众意识 拓展档案工作服务领域 加大档案向社会公众开放的力度 努力满足社会公众对档案信息的利用需求 各级档案馆和机关档案室保存的档案 除确需继续保密的以外 都应向社会公众开放 档案开放 档案开放是档案馆将达到一定期限 无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动 开放期限的规定国家档案馆保管的档案 一般应当自形成之日起满30年向社会开放 经济 科学 技术 文化等类的档案向社会开放的期限 可以少于30年 涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限 可以多于30年 国家档案馆的下列馆藏档案 应当向社会开放 涉及国家秘密 商业秘密 个人隐私以及按国家规定不宜开放的除外 建国以前形成的档案 建国以后形成的档案 时间已满30年的 属于政府信息公开范围的档案 经济 科学 技术 文化等活动形成的档案 重大活动档案 进馆满6个月的 档案开放的鉴定和准备工作组建开放鉴定组织确定开放鉴定范围 制定档案开放鉴定方案开展开放鉴定工作办理档案开放审批手续编制开放档案目录对重要档案进行复制 各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定 1991年9月 档案解密权限的规定划分控制范围的规定 解密 开放 开放 上网 不开放 不提供利用 档案公布 档案公布是指将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众 公布形式 一 通过报纸 刊物 图书 声像 电子等出版物发表 二 通过电台 电视台播放 三 通过公众计算机信息网络传播 四 在公开场合宣读 播放 五 出版发行档案史料 资料的全文或者摘录汇编 六 公开出售 散发或者张贴档案复制件 七 展览 公开陈列档案或者其复制件 档案公布 国家所有档案的公布权规定 一 保存在档案馆的 由档案馆公布 必要时 应当征得档案形成单位同意或者报经档案形成单位的上级主管机关同意后公布 二 保存在各单位档案机构的 由各该单位公布 必要时 应当报经其上级主管机关同意后公布 三 利用属于国家所有的档案的单位和个人 未经档案馆 档案保存单位同意或者前两项所列主管机关的授权或者批准 均无权公布档案 属于集体所有 个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的档案 由档案所有者公布 但应当遵守国家有关保密的规定 不得损害国家的 社会的 集体的和其他公民的利益 对于单位或个人寄存在国家档案馆的档案 由档案寄存者公布 政府信息公开 现行文件查阅服务 王刚同志对国家档案局中央档案馆关于档案部门开展已公开现行文件利用工作情况做出重要批示 批示指出 建立已公开现行文件利用中心 开展已公开的现行文件利用工作 对于密切党和政府与人民群众的联系 维护群众的合法权益 推进政务信息公开 具有积极意义 政府信息公开 现行文件查阅服务 政府信息公开条例 是一部规范政府信息公开和保障公民知情权的重要行政法规 推行政府信息公开是保障公民知情权 监督权 参与权的重要举措 是构建社会主义和谐社会的必然要求 是转变执政理念 深化行政体制改革的重要内容 是建立反腐倡廉长效机制的制度基础 政府信息公开条例 各级人民政府应当在国家档案馆 公共图书馆设置政府信息查阅场所 并配备相应的设施 设备 为公民 法人或者其他组织获取政府信息提供便利 行政机关可以根据需要设立公共查阅室 资料索取点 信息公告栏 电子信息屏等场所 设施 公开政府信息 行政机关应当及时向国家档案馆 公共图书馆提供主动公开的政府信息 政府信息公开条例 属于主动公开范围的政府信息 应当自该政府信息形成或者变更之日起20个工作日内予以公开 行政机关收到政府信息公开申请 能够当场答复的 应当当场予以答复 行政机关不能当场答复的 应当自收到申请之日起15个工作日内予以答复 政府信息公开 政府信息公开原则 公正 公平 便民 范围 重点 档案馆政府信息公开查阅场所建设条件建设制度建设业务建设 灵活运用档案信息资源开发利用的各种途径和方法 基本途径开发利用工作对象分提供档案原件提供档案副本或复制品提供档案信息加工品开发利用工作渠道分档案信息查阅服务政府信息查阅服务网络利用 档案网站建设 原则 基本功能和内容设计 档案资料编研出版档案展览和社会宣传教育 档案信息开发利用基本方法 档案借阅 档案阅览 档案外借 档案证明 档案咨询 档案复制 档案开放 历史档案开放 现行文件或政府信息公开 档案公布 媒体公布 网站发布 档案展览档案编研 档案汇编 档案参考资料编写 档案借阅 场所建设 阅览室 档案馆室内供利用者阅览档案的专门场所 原则 方便用户 便于管理 要素 物质条件 检索工具 参考资料 规章制度 工作人员 要求 单独阅览室 开放阅览室和内部阅览室 服务类型 档案阅览 查阅条件 程序 规定 档案咨询 答复咨询 指导和帮助利用的活动 档案复制档案外借档案证明 依据档案的记载出具的凭证性文件 开放档案利用规定 实施办法 第22条中华人民共和国公民和组织 持有介绍信或者工作证 身份证等合法证明 可以利用已开放的档案 外国人或者外国组织利用中国已开放的档案 须经中国有关主管部门介绍以及保存该档案的档案馆同意 也可凭合法身份证明直接向档案馆提出申请 未开放档案利用规定 实施办法 第22条机关 团体 企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案 须经保存该档案的档案馆的同意 必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意 浙江省国家档案馆管理办法 规定2 7天内答复 机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案 其他机关 团体 企业事业单位和组织以及中国公民需要利用的 须经档案保存单位同意 档案编研 档案编研是档案工作人员围绕一定主题 主动把具有研究价值和实用价值的档案信息进行集中 研究 编辑 加工 使之以更适合用户利用的形式 将成果公开出版或推荐 分发给有关人员使用的一种档案信息资源开发利用方式 通过档案编研工作 借助档案编研成果这一重要载体 达到 留存历史方便利用宣传自己 编研工作内容与工作环节 内容汇编档案文集 编纂和公布档案史料编写评价和介绍档案材料的工具书编写出版档案参考材料参与编史修志或撰写专著特点 研究性 思想性 政策性 新形式 网络编研 工作环节选题和编前研究 重要价值 经常利用 选材 真实 齐全 适用 新颖 典型 加工 原则 内容与方法 分类编排 分类 时间排列 辅文编写 编辑说明 序言 目录 注释 档案编研成果的审核档案编研成果的出版和传播 装帧设计 常用档案编研成果编写 档案文献汇编档案参考资料大事记组织沿革基础数字汇集专题概要年鉴 档案文献汇编 档案文献汇编是按照一定的题目对档案文献原文材料收集 挑选 编辑和评介而编制的一种档案编研成果 档案文献汇编一般由汇编题名 编辑说明 目录和正文 即档案原文 等构成 而正文以全录式转录为主 按一定体例进行编排 类型 法规文件汇编 重要文件汇编 发文汇编 会议文件汇编 专题文件汇编 大事记 大事记是指按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件 重要活动的一种档案参考资料 有机关大事记 国家或地区大事记 专题大事记 个人大事记 个人年谱 大事记 的编排内容 一 封面 1 标题包括大事记的总标题 记述事件的时间范围 编者 例 某某区某某管理局大事记 1990 1999年 2 编制单位需写全称 例 某某区某某管理局 3 编印日期用中文书写 例 一九九九年十二月4 其他需注明事项凡属 内部印发 秘密 等应在封面左上角处标明 大事记 的编排内容 二 编写说明 说明编辑的原因 目的 任务 用途 选编范围和取材标准 存在问题等有关内容 三 目录 按时间顺序或专题顺序 由顺序号 题名 页号组成 大事记 的编排内容 四 正文 主要由大事时间和大事记述组成 采用编年体 机关大事记大致有以下内容 第一 本机关贯彻执行党和国家方针政策中所采取的重大部署 措施及作出的决定 决议 第二 本地区 本系统的大事 要事在本机关的反映 第三 本机关召开的重要会议和举办的重要活动 第四 本机关的组织变动情况 如主要领导的调动 任免 奖惩 内部组织机构变动 人员编制变化等 第五 本机关颁发和上级领导对本单位作出的重要指示 决定 规定 通知等文件 第六 本机关中心工作取得的重要成绩 第七 上级领导以及主管部门领导到本单位视察和检查工作 以及作出的重要指示 第八 本机关主要领导参加重大活动 重要外事活动 与兄弟单位来往的重要活动等 大事记 的编排内容 五 大事记的编写要求 1 大事时间的编写大事时间必须记载准确 避免错误和含混不清 一般记载年 月 日 日不清者附于月末 称 本月 是月 月不清者附于年末 称 本年 是年 时间相同 不要重复标称 用 等符号表示2 大事记述的编写要求第一 观点正确 用材真实 第二 大事突出 要事不漏 小事不要 第三 系统条理 简明扼要 组织沿革 组织沿革是系统记述一个机构 地区 行业 体制 职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料 有机关组织沿革 地区组织沿革和专业系统组织沿革等 组织沿革 编写 主要内容机关 地区或专业系统的历史概况 行政区划 建制变更情况 机关的性质 任务 职权范围 隶属关系 机关内部组织机构的设置和人员编制的变化机关领导人的任免情况 机关名称的变更 印信的启用与作废 机关办公地点的迁移等 编写方法 编年法 系列法 组织机构 问题 阶段法 组织沿革 编写 编写要求内容全面 材料翔实结构合理 脉络清晰图文并茂表述方法 1 文章法 用文章形式记述组织及人员情况 分章节作文字叙述 2 表格法 用表格列出组织机构序列 名称 负责人姓名 编制人数及分工 3 图示法 用示意图反映组织机构设置及演变 最常见的是树叉式示意图 基础数字汇集 基础数字汇集 统计数字汇集 是指以数量特征反映一个地区 机构 行业 基本情况的一种档案参考资料 有综合性统计数字汇集和专题性统计数字汇集 基础数字汇集 编写 编写方法 一般应采用表格式 将基础数字分门别类汇编成表格 编制要求 科学确定统计指标 选择能揭示专题实质 有研究或实用价值的统计指标 明确数据采集的时间断限 力求数据准确 数据要准确 权威 口径要统一 计量单位要符合国家标准 适当统计分析 进行合理的归纳比较 计算数据间的增减幅度或比率 来揭示事物发展变化情况 表式清晰 专题概要 专题概要是指简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生 发展 变化情况的一种档案参考资料 主要有会议简介 产品 工程设备 科研项目 简介 地区 机关 综合情况简介和专门问题简介等多种形式 专题概要重点选题 充分了解和认真分析领导决策 本单位工作 以及社会各方面的需要 为科学决策 解决实际问题 或者满足历史文化需求提供有价值的参考 借鉴或学习选材 专 全 实 专题概要编写 内容全面 材料翔实 拟定编写大纲 确定基本框架 力求将有关专题的历史背景 事实始末 经验教训叙述清楚 防止事实不清 以偏概全 使读者借此即可知晓专题基本情况 叙中有