人力资源知识_人事档案规范化管理

人事档案规范化管理 人事档案规范化管理的含义 人事档案规范化管理是指根据组织 人事 劳动等部门的现实要求 科学地 系统地 动态地管理人事档案 使人事档案发挥更大效能 更好地为社会主义现代化建设服务 1 管档人员业务要 精 A鼓励管档人员参加各种层次的档案业务 计算机应用 网络信息安全等培训 系统学习干部人事档案管理知识B定期组织管档人员学习 档案法 保密法 干部档案工作条例 等法律法规C在档案整理 核查等工作中 采用现场指导和以干代培等形式 提高了管档人员的实际操作能力 2 档案材料收集要 全 A普遍性材料的收集 主要是鉴定 考核 党团 任免类材料 包括干部履历表 年度考核表 工资调整表等 B阶段性材料的收集 主要是党代会 学历 职称评审等材料 C特殊性材料的收集 主要是政审 奖惩等材料 3 档案材料鉴别要 细 四不收 无审批时间 缺少章印的不收 纯蓝圆珠笔书写或复写纸书写而无原件的不收 涂 改 划或伪造的不收 没有组织审查意见的不收 4 档案材料整理要 齐 五个统一 档案用品统一 整理标准统一 操作方法统一 排序编目统一 档案质量统一 5 档案材料保管要 严 进一步建立健全干部人事档案保管 保密 查借阅 转递等制度 及时进行材料收集 查阅借阅 档案转递的台账登记 做到手续齐全 账册清楚 避免了工作中的漏洞和随意性 6 档案资源服务要 优 A在干部聘用 职称晋升 合同续签 工改 退休等工作中 管档人员既坚持原则 又热情服务 对查阅者不清楚的问题 主动解释 直到满意为止 为领导科学决策提供了可靠依据 B建立了人事档案管理信息系统和干部信息库 将干部的基本情况和简历等录入系统 定期充实更新 实现了干部信息的查询 分析 统计微机化管理 人事档案规范化管理的特征 科学性系统性动态性 人事档案作为国家档案的重要组成部分具有5个方面的特点 即 完整性 动态性 机密性 现实性 真实性 1 完整性 为了保证人事档案的完整性 在日常工作中 要特别注意人事档案收集工作 因为收集工作是人事档案工作的首要环节 它是解决人事档案材料分散形成与集中保管矛盾的唯一手段 在立卷前 需要广泛收集归档资料 立卷后需要不断充实新的内容 例如 刚刚分配来大学生或者新调来的人员则要求他及时地填写干部履历表 要求他们移交一些证书 比如外语等级考试证书 获奖证书等资料 在委机关职工人事档案工作中 有人入党了 则到党委去收集入党材料 有人入团了 则到团委去收集入团材料 有的人去世了 则要搜集个人生平材料 有的干部职务变动了 则要及时把其任免材料归档 通过这些工作 保证了个人人事档案的完整性 2 动态性 人事档案一旦建立 就始终处于动态之中 人事档案需要不断地补充新材料 以适应工作的需要 力求缩短人事档案与人事实际工作情况的时间差 这就要人事档案必须打孔装订 以满足随时补充新档案材料的需要 三 机密性 人事档案的内容涉及个人和他人的历史 政治 社会关系甚至个人隐私等各方面的情况 有的从侧面反映一些重要历史事件等 只能由组织上掌握和保存 人事档案在相当长的一段时间内是保密的 不宜对外公开 人事档案属于国家机密 任何人不得泄漏和私自保存他人的人事档案 不得无条件向社会提供服务 在个人档案的借阅中 要注意保密工作 尽量给借阅者一个幽雅的环境 避开两人同时借阅 造成不必要的误会 四 现实性 人事档案的现实性是非常明显的 人事档案是党组织和人事部门历史地 全面地考察了解和选拔任用干部的一个重要依据 人事档案能够为落实干部政策 调整工资级别 解决生活待遇 更改参加工资时间 澄清有关问题等提供可靠依据 五 真实性 人事档案的真实性是干部档案现实性的前提和基础 真实性是人事档案的生命 必须客观地反映干部个人的本来面貌 做到整体 个人材料客观真实 真正为用人单位提供优质服务 人事档案规范化管理的目标 收集完整鉴别准确整理有序保管安全利用方便 干部人事档案现状 干部人事档案是反映干部成长过程 文化水平 工作经历 工作业绩 思想品德等信息的重要载体 也是组织人事管理和使用干部的重要依据 长期存在一些问题 一是材料不全 部分档案中反映干部基本情况的履历 考核 学历等项材料有空缺 尤其是一些表彰和处分材料散失较多 二是内容记载不准确 不统一 特别是干部的 三龄一历 年龄 工龄 党龄 学历 记载多样 个别干部的年龄越填越小 参加工作时间越来越早 文化程度越来越高 三是填写不规范 许多单位报送的个人履历表 自传等不规范 需要填写的内容没有填全 并且未加盖部门公章 四是用纸不统一 纸张形式多样 大小不一 颜色不同 一 加强责任监管 1 强化组织领导职能 2 提高档案人员的素质 3 建立健全监管机制 二 仔细查遗补缺 1 全面把好材料审核关 2 重点把好 三龄一历 年龄 党龄 工龄和学历学位 关 3 集中做好缺失材料的补充 三 精心规范整理 1 档案修裱环节 人事档案规范化管理的途径 加强人事档案法规体系和制度建设积极开展人事档案工作目标管理活动促进人事档案部门的干部队伍建设 一 当前干部人事档案信息化建设的现状分析 现行的干部人事档案多数仍是纸质档案 管理模式 方法明显滞后于时代发展 影响干部工作效率 个人档案信息不全 不准确 更新不及时等问题 甚至存在干部信息间相互矛盾或数据出入较大 最严重的是如遇火灾 洪灾 地震等重大灾害或因其他原因 致使档案损坏或丢失 难以或无法弥补和恢复 二 加快干部人事档案信息化建设的内容 1建立干部人事档案电子信息系统由组织人事部门牵头 抽调各级档案管理人员并经过专门的业务培训之后 统一组织 集中处理 共同审核 利用计算机 扫描仪等现代设备和现代技术 将干部现存档案资料整理输入微机 通过相应的技术处理 将文字图片 声像资料转变成数据资料 使干部档案数据化 信息化 以便于人事信息的查阅流转 按管理权限 逐层逐级建立干部人事档案局域网 通过局域网之间的相互联结 实行干部档案的网络化管理 2 推进干部人事档案信息化管理的主要目标建立干部人事档案数据库系统 实施动态和无纸化管理 要利用现代设备和现代技术 将常用的档案资料 表格等制成PDF文件或用制成JPG格式的图片文件 使干部档案数据化 信息化 在档案的查阅 借阅 归档 统计等日常工作方面实行微机化操作 也可减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏 达到长期保存使用的目的 实施档案自动化管理 三 推进干部人事档案工作制度化规范化信息化建设 干部人事档案管理实现数字化建设干部人事档案信息管理系统 抓好应用 充分发挥干部档案在公道正派选人用人上的重要作用 及时做好信息更新工作 做到干部信息的同步更新 准确无误 抓好安全措施 做好数据备份和保密工作 防患于未然 规范查借阅档案程序 明确职责 建立健全各项管理制度 积极推进干部人事档案工作的规范化 制度化和信息化建设 四 现代人事档案管理需要信息化的支持 1加快人事档案全文数据库建设 满足利用需求深化人事档案信息资源的开发利用 提高人事档案工作的效率 满足利用者的需求 保护实体档案 建成技术先进 功能完善的人事档案信息服务网络 以实现单位内部管理部门 单位之间以及上级主管部门对全国人事档案信息资源的共享 2 加强网络建设 构建信息平台 实现资源共享实施人事档案现代化 首先是在人事管理机构中设置信息中心 履行人事管理信息化的指导和技术支持职能 充分发挥网络优势 以信息中心为枢纽 对信息需求者实行授权和分等级开放 实现信息服务的良性循环 3 遵循安全性原则 档案信息动态化管理人事档案信息的安全主要是档案信息存储安全和利用安全 要采取有效措施和技术手段 建立档案数据备份和恢复机制 在技术安全管理方面 应做到档案内部局域网通VYN与外网连接 以保证安全 人事档案管理应该对人事档案信息实行动态化管理和维护