企业培训_文件和报告的写作培训

2010年5月25日高级商务策划师 汽摩4S职业培训师高悦翔 QQ 389397192 文件和报告的写作培训 内容提纲 第一部分 文件类别和写作要求第二部分 文件写作的程序和规范第三部分 常用文件的写作方法第四部分 文件的格式 第一部分 文件类别和写作要求 一 工作中常用的文件类别 公文类 请示 报告 通知 会议纪要 通报工作类 计划 规划 总结 简报 函 意见宣传类 新闻报道稿件 二 文件的基本结构 文旨 目的 目标 灵魂材料 素材 资料 血肉结构 框架 格式 骨架语言 文字 修辞 细胞 三 文件写作的6C原则 1 正确 符合政策和方针 表达的东西有道理 不强词夺理 不讲歪理 不掩饰 不夸张 按事实本身描述与表达 2 清楚 思路 表达要清楚 让人一目了然看明白 遵循一文一事 明白无误地把要说的话写出来 让别人看得懂 这是最起码的要求 3 具体 忌一般化 抽象化 有具体指向和要求 使看到文件的人看了以后知道是什么事情 该怎样去做 4 完整 表达事项 意图 缘由 措施 建议 要求 希望 时间 地点 人物等 完整 不遗漏 5 简洁 层次分明 文字简炼 生动 不拖沓 不堆积词句 6 得体 风格适宜 规范 措词得体 第二部分 文件写作的程序和规范 1 明确写作主旨 给写作定位 目的 写什么 文种 怎么写 2 收集信息资料 供写作参考 需要哪些 怎么收集 如何整理 3 拟定结构提纲 搭写作框架 通盘安排 强化要点 有详有简 4 完成正文草稿 填写作内容 按照提纲一步步充实内容 加工成章 5 认真修改检查 定写作终稿 反复推敲斟酌 直至满意 一 文件写作的程序 二 文件写作的6W3H准则 写作准则 What 主旨是什么 Why 为什么要这么做 When 什么时间做 Where 在哪里 Who 相关的人 物品等 Whom 适用哪些人 How 用什么方法 怎么做 Howmuch 多少费用或投入 Howlong 需要多长时间 a写什么 要达到什么目的 采用什么文本 文种 给谁看 要求对方做什么 f怎么做 g达到什么效果 明确文件写作主旨 资料来源 a需要哪些资料信息 b有哪些收集渠道 c怎样收集 d达到什么目的 自我提问 收集资料信息 三 文件写作的注意事项 技巧 1 语言要平实 易懂 尽量用短句 切忌误导性 模糊的语句 例 如无重大分歧 实在不行 等 2 内容简单明了 突出重点 4 用通俗易懂的例子解释 3 当内容复杂 报告的页数较多时 可将报告分为概述部分和说明部分 概述部分遵照6W3H的原则制作 尽量使用标准样式 说明部分使用附件的形式 5 版面排列清晰 切忌过分花哨的装饰 6 提纲挈领 利用顺序好来表明逻辑关系 7 从结论写起 让阅读者尽快理解内容 印象深刻 8 拟定一个鲜明的题目 用能够代表整个内容的文字简单明了地命题 要做到只看题目就知道要做什么 或者将结论用于题目 并标注文件类型 请示 报告 通知 通报 计划等 文件写作 你要说什么 你要什么结果 你要怎么说 你对谁说 对象 决策者 影响者 效果 你有没有得到要得到的东西 主旨 表达 四 文件写作简图 文件写作三环节 预想 你要告诉他们什么 回顾 你已经告诉他们什么 确认 他们是否能够了解或理解 时刻记住 文件的阅读者不理解就是文件写作者的错 第三部分 常用文件的写作方法 1 请示的概念 请示 是下级向上级请求指示和批准时使用的文件 适用于以下情况 1 工作中遇到的新情况 新问题 缺乏明确政策规定的情况 需要上级批准才能办理的事情 解决 请求该怎样做 的问题 2 对本单位 部门所提出的工作方案做出批准 解决 请求批准这样做 的问题 3 超出本单位 部门职权之外 涉及多个部门的事情 需请示上级予以指示 解决 请求有关单位这样做 的问题 一 请示 开头 说明请示的原因说明请示的理由 依据或目的 必要的话写明请示问题产生的背景 阐述清晰解决问题的必要性 紧迫性 同时讲清事项已经具备的条件和办理的可行性 然后用 为此 特请示如下 或 现将有关事项请示如下 或 现提出以下请示意见 等作为过渡句 引出正文的主题部分 2 请示的写法 主体 提出请示事项要讲清遇到了什么问题 要请示哪些事项 本单位准备怎样处理等 重点在于对解决有关问题提出的具体建议或意见 以及具体要求的说明 甚至要提出解决问题的初步方案供上级定夺 如请示事项存在几种可能解决的办法或方案 要提出倾向性意见 积极帮助上级出谋献策 不能简单上交问题和矛盾 结尾 恰当使用结语用简短的语言 明确提出请上级指示 批准 批转的肯定要求 注意采用征询 请求 谦和的语气 使用祈请语言 如以下格式 当否 请批复 以上请示妥否 请指示 以上请示如无不妥 请批准 以上请示如无不妥 请批转 执行 3 注意事项 1 严格遵行一文一事的原则 即一份请示只讲一个问题 2 严格按照隶属关系逐级请示 不能越级请示 也不能多头主送 相关部门和领导可以会签或抄送 二 报告 1 报告的概念 报告 是向上级汇报工作 反映情况 答复上级询问的文体 1 目的不同报告是为了让上级了解和掌握情况 或者提出意见 建议 一般无需上级批示 请示的目的是为了让上级审核 批准有关事项 必须要求上级给予批复 2 报告和请示的区别 2 时间不同报告是为了让上级了解和掌握情况 所涉及的工作或未进行 或正在进行 或已经完成 因此可以在事前 事中 事后写报告 而请示必须要在事前 必须经上级审核 批准后才能实施或办理 3 内容不同报告的内容可以具有综合性特点 可以同时反映多方面的情况和问题 而请示的内容单纯 必须一文一事 4 处理结果不同报告上交后 不需要上级批复 阅后可归档 请示 上级无论同意与否 都必须给予批复 1 开头对前一段时间的工作状况作概括性说明 包括 工作开展的时间 主要工作项目 工作进程 总体效果评价 以及要报告的主要问题等 2 主体重点回顾工作进展情况和主要成绩 提炼工作中取得的经验和体会 找出工作中存在的主要问题或薄弱环节 分析原因 提出改进意见与办法 提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望 3 报告的写法 情况报告的正文一般包括下面几个内容 交待发文缘由扼要说明依据或背景 也可概括情况的全貌等 反映主要情况或问题 必要时可对情况和问题进行分析 以后工作的计划 或提出解决问题的办法或措施 或推测情况发展的趋势 为上级做出决策提供依据 3 结尾一般使用下列术语特此报告 请审阅 以上报告如有不当 请指正 三 通知 1 通知的概念向特定对象告知或转达有关事项或文件 让对象知道情况或执行相关要求的公文 2 通知的特点 1 内容单纯 行文灵活简便 2 表述具体 可操作性强 3 时效性强 需要及时周知或执行 3 通知的写法 1 通知缘由一般应简述发布通知的缘由 即背景 根据 目的 意义等 也可以不写 直接发布内容 2 通知事项通知的主体部分 所发布的指示 安排的工作 提出的方法 措施和步骤等 都在这一部分中有条理地组织表达 内容复杂的需要分条列款 3 执行要求发布指示 安排工作的通知 可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求 如无必要 可以没有这一部分 篇幅短小的通知 一般不需有专门的结尾部分 4 两类通知的写法 篇段合一式 小规模 临时性 内部会议要素 时间 地点 参加人 会议名称等 分层表达式 规格高 人数多 重要会议 导语 目的 根据 名称等 主体 时间 地点 参加人 内容 注意事项 联系方式等 结尾 提出准时到会的要求 或用结语 特此通知 1 会议性通知 导语 通知的依据 即为什么发此通知 然后一句话作过渡语 如 现通知如下 转入主体内容 主体 写具体事项 结尾 一般写执行的要求 如 以上事项 望认真执行 2 指示性通知 四 工作计划 1 计划的概念 计划 是对一定时期的工作预先作出安排和打算时使用的一种文体 2 计划的类别根据不同情况 计划有不同的文种 比较长远 宏大的为 规划 比较切近 具体的为 安排 比较繁杂 全面的为 方案 比较简明 概括的为 要点 比较深入 细致的为 计划 比较粗略 雏形的为 设想 无论何种计划 其内容都是 做什么 怎么做 和 做到何种程度 三项 3 规划 规划 是计划中最宏大的一种 时间一般都要在三五年以上 范围大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目 内容和写法往往是粗线条的 比较概括 规划 带有方向性 战略性 指导性 其内容要具有严肃性 科学性和可行性 标题 四要素 写法 单位 部门名称 时间期限 内容范围 规划 二字 正文 前言 即有关的背景材料 是制定规划的起因和缘由 要认真地综合和分析 指导方针和目标要求 规划的纲领和原则 用精炼的语言 概要地阐述出来 主要任务和政策 措施 规划的主体和核心 解决 做什么 和 怎样做 的问题 任务要明确 措施要概括有力 3 结尾即远景展望和号召 简短 有力 富有号召力 4 计划 1 计划计划是时间一般在一年 半年左右 范围一般是一个单位 部门的工作或某一项重要工作 内容和写法比规划具体 深入 比设想正规 细致 比方案简明 集中 比安排扩展 概要 具有以下特点 目的性 预见性 可行性 可变性 严肃性 标题 四要素 写法 不宜省略要素 正文 开头说明指导思想 现状分析 计划总任务 完成计划的意义 即阐述依据 概述情况 或直述目的 包括前期阶段工作做到的程度 有哪些优点与缺点或经验教训以及有哪些有利条件和不利条件 开头要写得简明扼要 2 计划的具体写法 主体核心内容 阐述 做什么 目标 任务 规定一定时期计划指标应完成的任务 以及应达到的要求 做到什么程度 要求 和 怎样做 措施办法 三项内容 包括责任分工 方法 步骤 措施 时问期限等 既要写得全面周到 又要写得有条不紊 具体明白 结尾或突出重点 或强调有关事项 如检查落实方法 或提出简短号召 也可不写 3 计划写作的要求 制定科学合理的目标和指标 总目标是明确 具体 符合公司方针和要求 方向正确 任务的数量和质量要求要合理 任务的指标要能够考核和控制 任务指标要相对稳定 可以衡量 任务指标要符合实际 可以实现 任务指标要有明确的时间限制 五 总结 1 总结的概念 总结 是对以往一段工作的回顾与反思 并以书面形式表达的业务性文件 计划 和 总结 的区别 计划 是工作之前的安排与打算 解决 做什么 和 怎么做 的问题 总结 则是工作之后的回顾 分析 是解决 做了什么 和 做得怎么样 的问题 2 总结的特点 1 客观性总结是对过去工作的回顾和评价 因而要尊重客观事实 以事实为依据 2 典型性总结出的经验教训是基本的 突出的 本质的 有规律性的东西 在日常学习 工作 生活中很有现实意义 具有鼓舞 针砭等作用 3 指导性通过工作总结 深知过去工作的成绩与失误及其原因 吸取经验教训 指导将来的工作 使今后少犯错误 取得更大的成绩 4 证明性总结的基本表达手段是被动的 严格地说是证明 它要用自身实践活动中的真实的 典型的材料来证明它所指出的观点的正确性 5 实践性工作实践的记录 分析 6 经验性工作经验的总结 工作提高的记录 7 理论性形成书面 分析 归纳和提高 应该总结出理论性内容 工作能够得到提高 2 总结的几种写法 1 两段式采用叙述 议论方式 第一部分主要写做了哪些工作 取得了哪些成绩 存在什么问题 第二部分则是根据第一部分的叙述 主要写经验 体会 教训 这种形式结构简单 中心明确 2 概述式按照 情况 成绩 经验 问题 意见 的模式 3 阶段式分阶段总结 注意各阶段特点 根据不同阶段写作 结构清晰 突出重点 4 经验式略写工作内容 重点论述工作经验 以便发挥总结的指导作用 侧重点鲜明 结构简单 5 贯通式按照工作发展的过程逐步进行总结 从各个工作阶段的具体工作任务 完成任务的方法措施 工作结果等方面进行较为具体的叙述 同时谈经验 体会 教训 这种形式结构紧凑 内容连贯 3 总结的一般结构 1 开头概括工作的基本情况 交代总结针对的背景 时间 工作事项 点明中心思想 即或者阐述依据 或者概述情况 或者直述目的 要写得简明扼要 2 主体阐述 做什么 目标 任务 做到什么程度 要求 和 怎样做 措施办法 三项内容 既要写得全面周到 又要写得有条不紊 具体明白 回顾完成工作情况 内容 措施 方法 成绩 提炼工作中的经验体会 指出存在的不足之处 今后的努力方向 第1部分 指标完成情况第2部分 成效及分析第3部分 存在问题及解决建议第4部分 工作计划和措施 目前工作总结的模式 3 结尾简要说明今后工作的打算 或突出重点 或强调有关事项 或提出简短号召 也可不写结尾 4 写好总结的注意事项 1 重视总结工作自下而上与自上而下相结合 认真写总结 2 一分为二 运用辩证分析的方法坚持两点论 要实事求是地总结工作 任何一项工作都会有成绩有问题 因此要运用辩证法 全面地 一分为二地看待所做工作 即要肯定成绩 又要找出存在问题 既要看到现象 又要看到本质 既要看到主流 又要看到枝节 3 材料取舍得当做好材料工作 总结前要充分占有材料做到观点和材料的统一 通过进行认真分析 围绕重点事实 突出主要内容 分析典型材料 切忌不分主次 既要有丰富材料 又要发现工作中的闪光点 4 注重理性分析 找出规律抓住重点问题 注意提炼 总结正反两方面的经验教训 但要避免事无巨细 面面俱到 5 思路明确叙述 分析过程中 一般要通过纵向 横向比较 反映取得的成绩和存在的问题 在结构上要详略得当 突出主要内容 在内容的安排上 应主次分明 思路清晰 六 提案 1 提案的概念提请会议讨论 处理和决定的建议 对某项工作的开展提出的以文字形式表述的 系统化的 待讨论的方案 一般是用于某个方面的工作改进和改善 如 提案改善 2 提案的内容 1 案由分析 提出提案的理由 原因或根据 它是提案的核心部分 要有情况 有分析 实事求是 简明扼要 切忌笼统 空泛 失实 2 建议 办法和要求 针对案由反映的问题 提出自己对解决问题的主张和办法 3 一案一事 切忌一案多事 一般分四部分 引言 分析 建议和总结 1 引言 10 15 2 分析 40 50 3 建议 35 45 4 总结 5 10 3 提案的结构 分析客观的数据层面过去和现在问题 建议主观的设想全面现在和未来答案 4 写好提案的注意事项 1 提高认识提案是工作的改进 是能力的提高 2 充分准备一件高质量的提案需要一番认真的准备 包括酝酿 选定题目 调查思考等过程 要下很大功夫 3 掌握政策把握公司的方针和目标 4 调查研究深入 切实地了解提案项目相关的一系列内容 5 征求意见提案酝酿 调查研究 撰写过程 听取相关人员 部门的意见 避免片面性 六 函 工作函 工作联系单 1 函的概念 函 是不相隶属部门之间商洽工作 询问或答复问题 请求批准 获得支持和答复审批事项时使用的文体 2 函的分类 1 按形式分 公函和便函 2 按行文关系分 发函和复函 3 按内容分 告知函 商洽函 询问函 请求函 答