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秘书学 第一章绪论 学习要求 了解秘书的涵义和特征 了解秘书工作的内容和作用 了解秘书学的涵义及对象 方法 学习内容 第一节秘书的涵义和特征第二节秘书工作的内容 特点和作用第三节秘书学的涵义 研究对象 研究方法 第一章绪论 教学目的 使学生明确秘书 秘书机构 秘书工作 秘书学等几个概念的内含 了解秘书学的学科性质 研究对象及秘书学的整体理论框架 明确学习秘书学的意义 教学重点和难点 了解秘书 秘书机构 秘书工作 秘书学四个基本概念和秘书学的学科特征及其与其他相关学科的关系 第一节秘书的涵义和职业特征 一 秘书的涵义二 秘书的类别与层次三 秘书的职业特征 一 秘书的涵义 1 宫中秘藏之书 1 据史籍记载 秘书 一词在我国最早出现于汉代 最初的涵义是指物 指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳 图箓之书 如 汉书 叙传 斿博学有俊才 与刘向校秘书 汉书 刘向传 诏向领校中五经秘书 2 指物 向指人转变 到了公元2世纪 东汉桓帝时 秘书 一词才开始用来作为掌管图书史籍的官员的职务名称 文献通考 后汉图书在东观 桓帝延熹二年 始置秘书监一人 掌典图书 古今文字 考合异同 以其掌图书秘记 故曰秘书 虽然这时 秘书 一词的涵义有了变化 由原先指物变为指人 但所指的人 即被冠以 秘书 称谓的官员 秘书监或秘书令 掌管的仅仅是朝廷的图书典籍而已 并未从事真正的 现代意义上的 秘书工作 辅助领导 参与政务 管理事务 搞好服务 一 秘书的涵义 2 辅臣西方Secretary 大秘书 辅臣 国王身边参与机要 掌管机密文件和印玺及宫内事务的文职大臣 后沿用为世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长 如欧美的国务秘书theSecretaryofState 也可译为国务大臣 沙特的石油秘书即为石油部长 西方secretary 小秘书 帮助上司处理文书和事务的人 东汉末年 曹操为魏王 设秘书令以 典尚书奏事 并掌图书秘记之事 曹操实际上是由秘书令取代了尚书的职权 使秘书令不但掌管了 图书秘记之事 还掌管了草拟奏章 发布政令之事 秘书令所掌管的草拟奏章 发布政令职权 是以往任何一位曾被冠以 秘书 称谓的官员所没有的 这是我国历史上第一次出现的现代 秘书 一词涵义基本相同的古代秘书官职 因而可以说 曹操所设的秘书令 是最接近现代秘书含义的古代秘书官职 一 秘书的涵义 3 行政职位在现代中国 各级政府机关和大型国企及事业单位都设秘书长 办公室主任和秘书职位 秘书成为管理和处理日常行政事务的重要人员 成为行政首长的得力助手 在许多国家 政府机关秘书 属于文官范畴 我国也规定政府秘书属于公务员 其中 秘书长属于政务类公务员 一般秘书属于事务类公务员 一 秘书的涵义 4 社会职业就世界范围而言 秘书又是广泛的社会职业之一 它属于第三产业 服务性行业 它以其处理文书 事务的知识和管理能力为社会各行业和团体服务 如政府机关 企事业单位 社会团体和个人等 欧美许多科学家 教授 医生 律师 著名演员和运动员都聘请私人秘书 作为自己工作和生活的助手 各种秘书的定义 虽然 秘书 这个词早在两千年以前就出现了 但是由于各国的国情不同秘书服务的对象不同人们对现代秘书职能的理解不同因而对于 何谓秘书 即 秘书的定义是什么 所作的阐释各不相同 各种秘书的定义 1 国际秘书联合会对 秘书 下的定义是 秘书应是主管人员的一位特殊助手 他们掌握了办公室工作的技巧 能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感 以实际行动显示出主动性和正确的判断能力 并且在所给予的权力范围内作出决定 见光积昌等编译的 现代社会 秘书 2 美国全国秘书协会对 秘书 下的定义是 秘书 是社会主义国家工作人员职务名称之一 其职责是协助领导综合情况 研究政策 密切各方面工作的联系 办理文书 档案 人民来信来访 会务工作以及其他日常行政事务和交办事项 在党政机关 企业事业单位从事这一类工作的干部 统称为秘书工作人员 或简称为秘书 王千弓等编著 秘书学与秘书工作 各种秘书的定义 3 在我国 秘书主要是指党和政府机关 企业事业单位 社会团体 军队 院校内的一种行政职位 其主要职能是辅助管理 综合服务 主要工作是撰拟文稿 管理文书 接待来访 组织会议 调查研究 处理信息 办理事务 参谋咨询 联络协调等等 袁维国主编 秘书学 4 秘书是领导 专家 管理人员在履行其职务时的辅助人员 杨永清 领导 秘书 智囊 华中师范大学学报 哲学社会科学版 1986年第二期 各种秘书的定义 5 秘书是在管理系统决策者近身 以沟通信息 参谋决策 处理事务的综合职能 辅助决策者有效控制全局的工作人员 张清明等 关于秘书定义的思考 载 武汉大学学报 社会科学版 1986年第六期 6 秘书是身处领导机构或附着个人 撰制掌管文书 辅助决策 并处理日常事务的服务人员 张家仪 也谈 秘书 的定义 载 秘书 1986年第二期 7 所谓秘书 就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员 史玉峤 陶菊怀主编 现代秘书学 8 上述种种见解 各有其道理 比较起来 我们认为 所谓秘书 在我国现代主要是指为党和政府机关 企事业单位 社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员 二 秘书的类别与层次 从秘书服务对象的性质来划分 可分为公务秘书和私人秘书两类 1 公务秘书公务秘书是指为党政机关 军队 社会团体 国营 或集体 企事业单位服务的秘书 公务秘书是国家工作人员 由组织或人事部门选调 从国家或所在单位 集体企事业 领取工薪 在编制上属于所服务的机关或单位 我国的秘书人员 多数属于公务秘书 1 集体秘书 指为整个机关或单位的领导班子整体服务而不是为某一个领导者服务的的秘书 我国各级党政机关 军队 企事业单位和社会团体的秘书 大都属于集体秘书 2 专职秘书 指专门为某个领导者 专家服务的秘书 有时也称为某某领导者或专家的私人秘书 专职秘书服务的对象虽然是某个领导者或专家 但他仍属于国家干部编制的工作人员 同样是从国家或所在单位 集体 领取工薪 这与私人出资聘用的私人秘书不同 二 秘书的类别与层次 2 私人秘书 非公务秘书 私人秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书 这类秘书又可分为外资企业秘书 中外合资企业秘书 中外合作企业秘书 民办企事业秘书 民办团体秘书 专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书等 这类秘书不属于国家编制的工作人员 其工薪由聘用者支付 二 秘书的类别与层次 按照秘书人员所从事的行业来划分 可分为党务秘书行政秘书军事秘书司法秘书外交秘书新闻秘书教学秘书科研秘书等 二 秘书的类别与层次 按照秘书人员所从事的工作内容划分1 行政秘书 指负责机关日常行政管理工作以及总务后勤事务的秘书人员 2 文字秘书 指以撰拟 处理文稿为主要工作的秘书人员 即人们通常所说的机关或单位的 笔杆子 秀才 3 机要秘书 指在党 政 军机关从事机密文电的翻译 处理及保管的秘书 机要秘书通常包括译电员 机要保密员等 4 信访秘书 指办理人民群众来信来访工作的秘书人员 其职责是通过办信 接访 沟通领导与人民群众的联系 加速政策的贯彻落实 5 通讯秘书 指负责管理通讯事务以及各种通讯设备 如电话总机 电传 传真等 的秘书人员 6 生活秘书 指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员 生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的 二 秘书的类别与层次 按秘书承担职责范围大小和工作任务轻重 在纵向上分为三个层次 1 高级秘书 指秘书长 办公厅 室 主任 虽然他们工作的机关 单位不同 在中央机关或地方机关 但都是领导者的重要助手 日常行政工作的负责人 有的人本身就是领导成员 如政府的秘书长 同时也是政府的领导成员之一 其职责是 参与政务 管理事务 协助首长综合情况 研究政策 掌握机要 推行工作 以及主持日常行政事务工作等 2 中级秘书 指办公厅 室 主任以下及下属的秘书处长或秘书科长 秘书股长 文字秘书 他们负责起草文稿 办理公文 调查研究 收集和整理信息资料等工作 其工作成效 对领导者的决策有重要作用 3 初级秘书 指在办公厅 室 秘书处 科 内从事操作性 服务性工作的秘书 如打字 印校 速记 接待 应对电话 文件收发保管和其它事务工作是其主要任务 他们不一定有秘书的职称 但通常也被称为秘书工作人员 高级秘书 官员秘书 是以秘书命名的官员 如英国 印度 巴基斯坦等国的内阁部长亦称为秘书 即外交秘书 国防秘书等 其拥有法定的专门职权 属国家高级官员 只是对政府首脑而言 带有一定的辅助性质 我国和其他国家高级官员和企业首脑身边 设有助理或特别助理 也是政府和企业首脑身边的官员秘书 有些大型组织设有秘书长 也属于官员秘书 高级秘书 秘书部门负责人 各级政府办公厅 室 企事业单位的办公室的负责人 即办公厅 室 主任 秘书处长 秘书科长等 秘书部门负责人是领导者身边的高级助手 是机关日常事务的具体组织者 设计者和推动者 是各种公务往来关系的沟通协调者 高级秘书 领导人的专职秘书 各国政界要员 企事业单位及社会团体的领导者 一般都配有专门为自己公务服务的秘书 这类秘书直接对其特定领导人负责 工作围绕特定领导人展开并直接由特定领导人指挥 中级秘书的特点 二 秘书的类别与层次 国外秘书人员 根据各人承担责任大小和资历条件等方面的不同 也在纵向上分为不同的层次 例如英国 把属于政府文官系统的秘书 分为行政级 执行级 文书级 助理文书级四个层次 日本企业界的秘书 则分为见习秘书 初级秘书 中级秘书 高级秘书四个层次 三 秘书的职业特征 秘书算不上官 但是离官很近 秘书本身并不算真正有权 但是归属于权力体系 秘书工作的内容几乎与领导工作内涵相等 但秘书工作的性质却是辅助性 秘书工作的服务原则独特且不变 三 秘书的职业特征 1 服务性 直接性 贴身的工作助手 不存在中间层次 工作内容与领导工作保持一致 直接对领导负责 听命于领导 并向其汇报 广泛性 为上司 同级 群众三层级服务 稳定性 只要不解聘不辞职 秘书长期为固定地上司服务 业缘关系和人情关系 2 知识化 以处理书面信息为主要内容 需掌握现代办公手段和专业知识技能 属知识分子或白领阶层 高级秘书属于智囊型人物3 年轻化 发达国家平均年龄26岁 一般20 35岁之间 工作3 5年 积累经验 锻炼能力 逐步由操作 秘书 向管理层 主管 迈进4 初级中级秘书女性化 程序性重复 规范性要求 需细心耐心5 高级秘书男性化 调研 出谋划策 挑战性 需高科技和逻辑思维 第二节秘书工作的内容 特点和作用 一 秘书工作的含义和内容二 秘书工作的性质与特点三 秘书工作的职能作用四 做好秘书工作的基本要求五 秘书长 办公厅 室 主任的任务 一 秘书工作的含义和内容 1 秘书工作的涵义 广义和狭义即一般意义上的秘书工作与严格意义上的秘书工作 一般意义上的秘书工作 既服务于领导工作 又服务于机关工作 服务的对象与范围较为广泛 严格意义上的秘书工作 主要服务于领导工作 侧重于为领导者的决策与管理服务 本课程采用一般意义上的秘书工作 是指秘书机构和秘书人员围绕领导机构和领导人提供辅助服务过程中所展开的一系列综合性的工作 包括政务和事务 内容十分繁杂多样 一 秘书工作的含义和内容 2 秘书工作的内容 任务 文书 事务 一般管理 可以概括其工作的内容 就我国而言 大致有以下15项 1 文书撰写 2 文书制作 3 文书处理 4 档案管理 5 会议组织 会展工作 6 调查研究 7 信息资料工作 8 信访工作 9 接待工作 10 协调工作 11 督查工作 12 日程安排 13 日常事务 14 办公室管理 15 其他临时交办事项简单地说 参与政务 管理事务 搞好服务 一 秘书工作的含义和内容 政务性工作 调查研究 辅助决策 信息工作 组织协调工作 督察工作 事务性工作 文书档案工作 会务工作 信访接待工作 值班印信工作 机要保密工作 机关事务管理及办公室管理 领导日程安排和其他临时交办事项等 二 秘书工作的性质与特点 1 秘书工作的性质 1 辅助性 相对于主导 助手和配角 从属与被动 2 服务性 属于第三产业 服务的直接性 稳定性和广泛性 3 机密性 保守秘密和看管文书 4 综合性 政务和事务 例行和突发如何理解秘书工作的根本属性 辅助性从产生原因和工作内容上把握 从领导工作的性质和作用上从组织机构的构成上把握 如何理解秘书工作的根本属性 辅助性 辅助性 是现代秘书工作最根本的属性和特点 秘书机构的从属地位 决定了秘书工作的辅助性 具体表现为 1 从属性 第一 秘书工作不能脱离领导而独立存在 秘书工作总是围绕领导工作而开展的 领导工作涉及到哪里 秘书工作的范围就必须延伸到哪里 第二 秘书人员在处理任何问题时 只能根据领导的意图和指示精神办理 不能超越职权范围自作主张 自行其是 第三 秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议 与领导者共同研究各种有关问题 但秘书人员在会上只有发言权 而无表决权 2 被动性 第一 秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的 是受领导活动的制约和支配的 第二 秘书部门需要处理的许多日常事务工作 如处理来往公文 信件 接听电话 接待内 外宾 以及处理某些突发事件等 往往预先估计不到 只能来了什么文件就处理什么文件 遇到什么事或者领导叫办什么事就去办理什么事 这一类工作 大都是被动的 却又是秘书人员非干不可的 2 秘书工作的特点 综合性与专业性事务性与政务性文牍性与管理性常规性与突击性机要性与群众性被动性与主动性补偿性与潜隐性 工作内容特点 工作方式特点 因此 秘书应摆正位置和角色 正确的角色意识和行为 甘做无名英雄 自觉做好各项工作 综合性与专业性 政治性与事务性 文牍性与管理性 经常性与突击性 机要性与群众性 主动性与被动性 补偿性与潜隐性 三 秘书工作的职能作用 1 助手作用 事务把关和处理 2 参谋作用 政务调研和草拟方案 3 信息枢纽作用 上下左右内外的书面和口头信息的交流枢纽和集散地 提供 传递和反馈各种信息的桥梁和中介环节 4 协调作用 信息枢纽和权威地位和工作方式决定的 5 公共关系作用 内引外联 群众来信来访 各方来人洽谈业务或协调工作等等 大都由秘书部门出面办理 因此秘书部门是内外沟通联系的门面和窗口 代表单位的形象 需要塑造和保持良好的形象 秘书工作的职能作用 枢纽作用 中介沟通作用 四 做好秘书工作的要求 指导方针原则内容手段 三服务方针为上级 同级和人民群众服务 为社会服务 三原则 准确 迅速 保密三适度 时间适时 手段适当 规格适度四转变由单纯办文办事 既办文办事 又出谋划策 由单纯传递信息 综合处理信息 由被动服务 主动服务 由凭老经验办事 科学化管理 五依靠 机构建制 法规制度 办公设备 文书信息 领导授意六强调 调研 信息 信访 协调 督察 政务七趋势 职业社会化 任职资格化 职能脑力化 办公现代化 年轻化 初级秘书女性化 高级秘书男性化 秘书工作的基本原则 第一要保密 第二要准确 第三要迅速 这是周恩来总理早年对我党机要工作同志提出的工作原则 后来成为了一定时期我国党政秘书工作的基本原则 随着改革开放 经济机构日益增多 企业秘书和为个体秘书应运而生 这三项基本原则也成为在经济实体和为个体工作的秘书应恪守的基本原则 周恩来 名人迅速及时办文案例 铁托是前南斯拉夫政治家 高尔基是前苏联大作家 两人在处理公文方面 都有喜欢使用没有抽屉的办公桌的习惯 铁托掌管党政军大权 日理万机 但处理公文时 总是非常及时 从不积压 他把公文放在办公桌上 以便随时抽时间阅批 高尔基不仅自己要坚持写作 而且担任国家文学艺术方面重要的领导工作 他为了避免文件积压影响工作 也让秘书把文件放在办公桌面上 他认为 文件一进抽屉 就很可能不再去过问 从而造成积压 放在桌面上 有利于提醒自己及时处理 秘书工作原则的内容 改革开放的20多年来 秘书工作发生了巨大的变化 但秘书的工作原则没有变 秘书工作方法 1 请示2 报告3 挡驾4 典型调查法5 抽样调查法6 比较方法7 综合方法8 随机参谋法9 受意 案例 无理取闹者 刘老是市人大常委委员 给他写信 上访的人不少 一天 有位来访者要求刘老为其伸张正义 因为无介绍信 被挡在传达室 秘书小陶向来访者了解情况 不料他不讲来由 却大谈 人民代表要为人民讲话 之类的内容 还声称 不见到刘老不离开 小陶初当秘书 第一次遇上这种情况 急得没办法 情急之下 与来访者争吵了起来 幸好那天刘老外出开会不在家 那人再闹也见不到刘老 后来经电话了解 得知来访者是因受了处分 十分不满 但处分他证据确凿 因此他多次上访实属无理取闹 后来当那人再来时 小陶就耐心地对他进行说服教育 五 秘书长 办公厅 室 主任的任务 有明确规定 1951年颁布的 政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决议 规定了7项任务 协助首长综合情况 研究政策 推行工作 协助首长密切各方面的工作联系 协助首长掌管机关内部统一战线工作 协助首长掌管保密工作 掌管机要工作 支持日常行政事务 公文处理 会议组织 检查督促政府决议的执行等 掌管机关事务性工作 机关财务 生活管理 学习文娱活动等事项 五 秘书长 办公厅 室 主任的任务 各级政府办公厅 室 企事业单位的办公室的负责人 即办公厅 室 主任 秘书处长 秘书科长等 是秘书部门的负责人 秘书部门负责人是领导者身边的高级助手 是机关日常事务的具体组织者 设计者和推动者 是各种公务往来关系的沟通协调者 见下图 秘书部门负责人主要职责 案例材料 秘书长 难当的多重角色 案例 秘书长 难当的多重角色 湖南邵阳市人大常委会秘书长申季我在五年的秘书长工作实践中深深体会到 秘书长岗位特殊 任务繁重 责任重大 确实难当 秘书长何以难 难就难在他是一个多重性角色 一 领导决策中 秘书长是总参谋长 他既是领导成员 直接参与民主科学决策 又是参谋助手 组织信息调研为正确决策和决策实施服务 如果领导成员较多 彼此不大和洽 秘书长夹在中间 难以调处领导关系 二 在机关工作中 秘书长是总调度 他要负责协调好上上下下 左左右右 里里外外 方方面面的关系 其中同级关系是最难协调的 每每秘书长根据领导集体的决定 向机关内外同级部门交办 查办 催办工作时 若同级不予合作 甚至顶着不办 秘书长常常处在左右为难的境地 more 案例 秘书长 难当的多重角色 三 在后勤供给中 秘书长是总管家 后勤供给包括许多方面 安排吃 住 行 用 医 处理幼 老 病 退 死等问题 在当前人 财 物不够充裕的情况下 是难以满足每个人的多方需求的 四 在机关自身建设中 秘书长是总负责人 他要负责整个机关的思想 组织 业务 制度等方面的建设 要从严理政 科学管理 切实把机关各项建设抓好 秘书长的工作千头万绪 紧张繁忙 每每尽了最大努力 也难以把各种工作办得十全十美 许多工作即使做好了 也会有人不满意 more 案例 秘书长 难当的多重角色 秘书长确实难当 但是 做人做事我只本着一个信念 只要站得正 走得直 少说空话 多干实事 就可以克服困难收到实效 我是秉着 参与政务 管理事务 搞好服务 的宗旨开展工作的 一 参与政务 在一个机关里 政务与事务是相互促进的有机整体 政务搞好了 可以带动事务的开展 事务搞好了 又可以直接促进政务工作的成效 作为市人大常委会秘书长 更要重视政务 这是因为地方人大常委会属于国家权力机关 行使决定 监督和任免三权 都是属于重大政务 故市人大常委秘书长要强化参谋意识 要把参与政务作为首要职责和第一位工作来抓 more 案例 秘书长 难当的多重角色 二 管理事务 事务工作主要包括文书事务和生活事务 管好事务 这是为保证机关正常 高效率地进行职能活动 创造和提供最佳状态的生活和工作条件 只有高质量地做好事务工作 才能使整个机关正常运转 不能把事务工作看成是小事 即使是小事 有时小事办不好也会误大事 三 搞好服务 秘书长是秘书部门的头 秘书部门的工作指导思想是三服务 地方国家权力机关的秘书部门三服务是 一 为三会 人大会 常委会 主任会 会议服务 二 为人大代表和人大常委会组成人员依法行使职权服务 三 为本机关和上下级人大服务 more 案例 秘书长 难当的多重角色 秘书长要树立主动服务和超前服务思想 要以全心全意 忠心耿耿 任劳任怨 无私奉献精神去做好 三服务 工作 总之 秘书长工作要学会弹钢琴的工作艺术 十个指头协调动作 既要分清主次 紧紧抓住政务这条主线 又要统筹兼顾 管好事务 搞好服务 more 总结现代秘书工作规律 圆规律 两条线律 秘书工作根据领导工作需要而产生 应紧紧围绕领导工作 竭尽所能发挥才智 努力实现四个转变 即办文办事向既办文办事又出谋献策 从收发传递信息向既收发传递又综合处理信息 从经验办事向科学化现代化管理 从被动服务向主动服务转变 秘书应以忠实贯策领导意图为核心 服从 服务 适应 跟随领导工作 但要注意把握好 度 做到参政但不专政 补位但不越位 出力但不弄权 服从但不盲从 贴近但不献媚 为领导服务 对领导负责 形成圆规律 两条线律 圆规律 秘书工作总是围绕一个中心 领导的要求和需要进行全方位辅助和服务 尽最大可能地圆满地完成领导交给的认为任务 两条线律 如果把领导的要求和需要作为一条主线 需求线 那么 秘书人员为了完成领导交给的任务 总是按领导的要求 尽量贴近领导需要进行工作 就构成另一条主线 追逐线 两条线之间的矛盾运动 就构成了秘书工作发展的基本规律 秘书人员只有牢记并遵循秘书工作规律 才能把握好 火候 做到参政但不专政 补位但不越位 出力但不弄权 服从但不盲从 贴近但不献媚 为领导服务 对领导负责 成为领导重要的参谋助手 耳目喉舌 受到领导的信赖和重用 反之 秘书人员一旦忘记辅佐地位和配角身份 僭越职权 功高盖主 就会对领导地位造成威胁 遭到领导的忌讳和嫌恶 最终会被领导闲置 冷落或罢免 落一个不安分守己不忠于职守的坏名声 总之 秘书工作十分特殊 靠近权力又不直接拥有权力 不在其位却谋其政 既意味着奉献与牺牲 也意味着权力与责任 同时也蕴涵着很多的发展机会 做好秘书工作实属不易 但正因为如此 这个岗位最能锻炼人的能力 风险越大 机会越大 收益最大 第三节秘书学的涵义 研究对象 研究方法 一 秘书学的涵义二 秘书学的研究对象三 秘书学的研究内容四 秘书学的研究目的和研究方法五 秘书学产生原因和条件六 秘书学的学科性质 与相关学科关系 秘书学的涵义 研究对象和研究内容 秘书学的涵义秘书学是一门研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的综合性 应用性的科学 通俗地说 秘书学就是研究秘书人员如何作好秘书工作的科学 二 秘书学的研究对象1 秘书工作2 秘书人员3 秘书机构三 秘书学的研究内容十分宽广 以秘书工作 包括政务和事务 为主线 以秉承领导意图办事 服务领导为核心 以提供优质高效服务为目标 系统研究高素质秘书人员的培养 精干合理秘书部门的设置以及博大精深的秘书工作规律 史 论 专 技 秘书学的研究目的 意义和研究方法 四 秘书学的研究目的和研究方法1 研究目的指导工作培养人才创建理论2 研究方法理论与实践相结合 经验升华法 案例研究法吸收借用其他学科先进方法 研究意义 有利于继承悠久的历史经验有利于秘书个体的全面发展有利于满足市场经济发展的迫切需要 五 秘书学产生发展的原因和条件 秘书工作历史悠久 十分古老 而秘书学却很年轻 是20世纪80年代适应环境需要而产生的新兴学科 原因何在 原因 古代文献存于宫禁之中 研究难度大建国后 受 左 干扰 没有引起重视改革开放后 现实的迫切需要 应运而生 条件 悠久的历史 客观的事实和经验 国家重视 宏观指导 宽松的环境 实践工作者和理论工作者共同携手研究 六 秘书学的学科性质 与相关学科的关系 领导学 工作目标 管理学 工作方法 文书学 内容 信息学 内容 学科性质交叉边缘综合应用学科 七 我国当代秘书学的学科体系 我国当代秘书学学科体系在秘书工作实践的推动下 处于不断地开拓发展中 其学科体系可从不同角度来分析 秘书学从发展阶段来看 经历了以下阶段 从秘书业务内容看 已出现以下分支学科 从社会各行业秘书理论与实践来看已出现以下分支 从秘书理论与实践和相关学科的融合来看 已出现以下分支图 综合我国当代秘书理论与实践的现状和发展趋势 其学科体系可用下图表示 本章作为全书的序幕 主要从整体上介绍了秘书和秘书工作 起一个入门简介和统领全书的作用 希望同学们在学完本章以后 对秘书及秘书工作能有一个大体的了解和整体的认识 复习思考题 秘书包含哪些含义 秘书的有哪些类别和层次 秘书工作的主要内容 性质 特点是什么 秘书工作的职能作用 秘书工作的基本原则 规律 什么是秘书学 秘书学主要研究哪些内容 综合应用 1 简略分析秘书学与相关学科的关系2 联系秘书活动的实际 谈谈对秘书活动特征的体会 准秘书自我评价测量表 序号检测内容 是一般否 是否清楚自己适应何种行业的秘书机构工作 是否知道自己适合为何种管理层次的领导服务 是否清楚自己为所属层次的服务需要具备的东西 是否知道自己目前已具备哪些知识 是否清楚自己应恪守什么样的职业道德 是否明白自己已具备了哪些能力 自己所具备的能力是否能胜任将来适合的秘书岗位 是否知道如何处理好与各种人的关系 是否清楚处理好人际关系的原则 是否明白自己应该具备什么样的心理素质 自己是否具备秘书职业的技术性资格 自己是否具备秘书职业的非技术性资格 是否了解秘书的工作内容和职责权限 是否清楚秘书在各种场合穿着打扮的正确标准和方法 合计 是 一般 编制出提高自身素质的训练计划 如提高表达能力 沟通协调能力的方法和措施 训练计划要有可行性 第二章秘书工作的起源和发展 第一节我国秘书工作的起源和早期发展第二节中国共产党和新中国的秘书工作第三节外国秘书工作概况 第一节我国秘书工作的起源和早期发展 一 秘书与秘书工作的起源二 奴隶社会时期的秘书工作三 封建社会时期的秘书工作四 近代中国的秘书工作 一 秘书与秘书工作的起源 秘书工作源远流长 一 秘书滥觞的条件 1 领导机构 氏族机构和国家 的形成是秘书产生的基本社会条件 2 文字和文书的萌生是秘书产生的重要物质条件 临民治事 需要文书撰写保管 领导机构 管理工具管理助手 秘书 一 秘书与秘书工作的起源 二 氏族公社时期秘书迹象 原始社会末期至公元前21世纪 父系氏族公社阶段是秘书活动的源头 形成了最早的社会组织 权力中心 氏族领袖集团 最早的行政决策形式 会议制度 军事民主制 阶级社会的前夜 黄帝的史官 仓颉 帮助其记载国家大事 虞舜的纳言 龙 早晚忠实发布其命令 史官和纳言可以看做是最早的秘书官 信访制度的开端 尧的进善旗 舜的诽谤木 华表 后来设置敢谏之鼓 后代的击鼓鸣冤源于此 二 奴隶社会时期的秘书工作 1 夏商奴隶制时期秘书工作的真正萌生 公元前21世纪 前16世纪 前11世纪 夏朝政治 第一个阶级国家 为镇压反抗建立了军队和刑法 设置 三正 遒人 太史令 等官职辅助夏王管理国政事务 商朝出现了我国最早的文书珍品 甲骨文书 史官是最早的秘书人员 商朝巫史不分 一身二任 祭祀 撰拟保管文书 成为商朝最重要的秘书人员 二 奴隶社会时期的秘书工作 2 西周和春秋战国秘书工作 公元前11世纪 前221年 西周巫史分工 史官地位上升 分工更细 大小内外御五史 设立了最早的秘书机构 太史寮 在王左右 记录言行 出纳帝命 从事文书活动 是王的重要参谋助手 并形成了我国最早的公务文书汇编本 尚书 28篇下行文 典谟训诰誓命等文种 春秋战国时期新的秘书官职名称 如右 奴隶社会时期的秘书现象探析 秘书人员 史官 秘书机构 太史寮 秘书工作 为国君记录言行 起草和保管文件 协助国君制定政策法令 秘书制度 保密制度 用印制度 正副本制度 养士之风盛行 最早的私人秘书 三 封建社会时期的秘书工作 1 秦汉 魏晋南北朝秘书工作 公元前221年 公元581年2 隋唐宋秘书工作 公元581年 1038年 3 辽夏金元秘书工作 公元916年 公元1368年 4 明清秘书工作 公元1368年 公元1840年 1 秦汉 魏晋南北朝秘书工作 秦汉 魏晋南北朝秘书现象探析 从汉代起 皇权与相权之争日益明显和激烈 内廷与外朝不断置换 秘书机构变化频繁 中书中书令 皇帝秘书 御史大夫尚书谒者令主玺令史 地方诸侯秘书长史主薄记室令史 2 隋唐宋秘书工作 公元581年 1038年 隋唐三省六部制 隋唐秘书机构 制度更加复杂完善 设有最早的信访机构 匦使院宋朝军政分设 中书省和枢密院并称二府 翰林学士院翰林大学士 皇帝的机要秘书 P33秘书工作制度 保密制度 一文一事制度 贴黄引黄制度 限期承办 催办制度 3 辽夏金元秘书工作 公元916年 公元1368年 元朝 文书传递 急递铺文书立卷制度 同一类事立为一卷 4 明清秘书工作 公元1368年 公元1840年 明朝 票拟制度 用小纸条拟写处理意见供皇帝参考 小结 知识点 1 我国最早的秘书工作萌芽于原始社会末期部落联盟时期 据 尚书 尧典 记载 舜曾任命一个叫龙的人担任 纳言 官 出纳帝命 上传下达 发挥秘书作用 2 我国最早的秘书工作者是史官 夏商周三代的秘书工作主要由史官担任 负责起草公文 传达政令 记录活动 掌管图法 如 夏朝的太史令 商朝的巫与史 西周的 五史 大 小 内 外 御史 因而史官的官邸被看作最早的秘书机构 3 我国古代最早的秘书机构是 太史竂 产生于商朝 完善于西周 4 我国最早的文书珍品是 甲骨文书 一片完整的甲骨文书包括叙辞 问辞 占辞 验辞四部分 它是我国早期秘书活动的实物见证 记载了商代几个王朝 武丁 纣王 的重要政治活动 5 我国现存最早的公务文书汇编本和最早的历史文献资料汇编本 尚书 它记载了尧虞 夏 商 周的一些重要的历史事实 保存了上古大量的政治 哲学 刑法 天文 地理等方面的资料 主要文种有典 诰 誓 命 谟 训等 小结 机构和人员变迁 夏商周三代的秘书工作主要由史官担任 西周的秘书工作 在殷商的水平上有所创新和提高 战国时期 各诸侯国大都有史官 但史官的职责 地位起了重要变化 御史地位上升 成为国君近旁供差遣的笔墨工作 由于兼并战争的需要 各诸侯国国君相继设置了一些新的秘书官职 如 尚书 掌书 主书 左徒 等 广招贤人能士 掀起养士热 秘书工作得到充实与加强 秦汉时期 设有丞相府 太尉和御史大夫辅助皇帝综理国政 汉武帝时 设尚书署剥夺相府权 东汉发展成为直接处理政务的尚书台 魏晋南北朝时期 中书省取代尚书省 成为总揽中央的机要秘书机构 隋唐时期的秘书工作有了更大的发展 形成三省六部制格局 互相协作和牵制 宋代的秘书工作由枢秘院与中书省分掌 明朝 清朝时期 内阁和军机处是最重要的中枢机关 综理全国政务 小结 古代秘书变迁规律 纵观我国古代秘书机构的设置及职掌的发展变化 不难看出秘书部门是国家机关的中枢机构 各朝统治者十分重视秘书工作 尽管机构设置 官职名称频繁变动 但中央秘书机构一直紧紧掌握在皇帝手中 成为各朝皇帝进行统治的耳目和喉舌 参谋和助手 重要性 自秦汉以来 皇帝是封建王朝的绝对权威 享有至高无上的权力 秘书机构及其官员职能处于辅助地位 一旦他们僭越或对皇权构成威胁 皇帝就要设法变动他们 或削弱其职权 或撤换其官员 或解散其机构 或另立新机构取而代之 辅助性 于是 2000多年来 中央秘书机构从外廷到内廷的不但置换 秘书官员从内侍到权要的频频升迁也就成了历史规律 任朝代更迭 江山易主 秘书机构和人员变化无常 但各级各类秘书机构和人员为统治阶级服务的辅助性质从未改变 秘书工作也从未间断 普遍性 古代秘书机构变动概览 秘书机构作为君主统治的重要工具和喉舌 地位及其重要 故汉武帝以后 历代帝王都惧怕权柄下移 常使用身边那些小吏夺取国家重臣之权 使高官与要职分离 便于掌握全权进行专制统治 于是出现了秘书机构的频繁变动和循环更替 如图所示 小结 古代形成的秘书工作制度 1 公文用纸制度 汉代以前 文书的载体材料一般为金 石 竹木 甲骨 绢帛等 东汉蔡伦发明了造纸术 纸张被广泛采用 并取代竹简 成为文书的主要载体材料 东晋末年 太尉桓玄下令公文统一用黄纸 南北朝时期 黄白两种纸兼用 唐代规定 凡黄纸一律为皇室专用 官吏不许妄用 征讨性的命令用白麻纸 臣民上书和官府往来文书 只能用白纸 并且文书尺寸要小于皇帝诏敕文书的尺寸 此制度使文书种类易于识别 外观整齐 利于文书处理和保管 2 公文缮写制度 指文书所使用的书体和缮写要求 秦代以小篆为主 汉代以隶书为主 魏晋南北朝始用楷书 兼用行书 楷书和行书的出现魏秘书人员缮写文书提供了方便 一直通行到现在 对文书的缮写要求 各代有严格规定 要准确无误 注重时限 延一日笞50 延十日徒一年 凡改动处 要加盖印章以示负责 保证了公文的准确性和严肃性 小结 古代形成的秘书工作制度 3 公文的判署 签押制度 是指主管人员在文稿审定后写上 可 闻 依 同意 批准 等简短的评语 判署 并在文稿上亲自签上自己的名字以示负责 签押 签字用行书称行押 用草书称花押 签在首尾纸缝之间称押缝 在文尾称押尾 此制度增强了主管官员的责任心 也增强文书的严肃性 权威性和有效性 4 文书用印制度 印章是权力和信用的标志 印章使用始于商周 史称 玺 用金玉铜银制成 尊卑共用 春秋战国时期 用于封检文书 秦始皇时期 印和玺用法开始有严格区别 天子独以印称玺 又独以玉 群臣莫敢用也 秦律规定 对盗用官印者依伪造罪惩办 严防未加印玺或假印玺的文书出现 自此 印章作为权力和信用的标志历代沿用 汉代一官一印 罢官时 其印上交或带走均可 南北朝时期 实行官印移交制度 唐代还设监印官 文书经审核无误后 方可用印 并规定一文一印 两页以上的公文 则在两页之间加盖骑缝印 文书加盖印章 说明发文机关对该文确认无误 增加文书的权威性和有效性 此制度一直沿用至今 小结 古代形成的秘书工作制度 5 副本制度 始于西周 指文书正本以外的复制本 凡重要文书大多有副本多份 分存各处 王命文书宣读颁行以后 正本交受命官 内史另录副本藏于王室备查 重要文书正本还要送宗庙保存 作为教化子弟的教材 副本则由史官和主管官员各存一份 清代设有副本库 凡奏折 一般都交军机处抄录副本 送内阁发抄 抄完后交回存档 此制度对保存真实可靠的历史资料具有重要意义 6 文书驿传制度 春秋时期即有邮驿制度 步传称邮 马传称驿 汉代有驿使专事传递文书 相当于现代的机要交通 唐代驿传制度更加完善 每隔30里设一驿站 用以传递文书 传递不及时耽误行程要处以笞杖 唐宋传递文书均有颜色不一样的牌 以表示所传文书的紧急程度 宋用金 青 红三色区别 金色最急 军机要事用金牌 元代设 急递铺 紧急文书用轻骑良马传递 以加快传递速度 明代有陆驿 水驿 陆水驿相结合 以京师为中心 向全国各地延伸 清代 设机构和官员专管全国驿传事务 每15里设 急递铺 一所 公文随到随传 不能延误 此制度保障了公文的畅达和政令的推行 小结 古代形成的秘书工作制度 7 一文一事制度 始于唐代 指一份公文只能叙述一件事情 不同的是由不得混于同一文中 此制度既加快了文书处理速度和效率 又利于保密和归档 至今沿用 8 贴黄 引黄制度 是古代文书撰写和处理所形成的制度 贴黄 在唐代 指皇帝的敕书如需要改正 就在该地方贴上黄纸 然后改正 在宋代 指文章意犹未尽 就拟写补充说明贴在后面 引黄 是指用黄纸将篇幅较长的文书要点引出 贴在文件的封面上 使阅读者对公文对内容一目了然 能分轻重缓急进行办理 从而提供公文处理效率 9 票拟制度 是明清两代宫廷中收文处理的一种方式 始于明代 时称 条旨 是指内阁 军机处 代皇帝对内外臣工的题奏本章拟出批复或批办意见 并写在纸条 票签上 供皇帝审阅定夺 小结 古代形成的秘书工作制度 10 秘书工作的保密制度 从产生之时就开始形成 秘书官员作为历代统治者的近臣 必然接触到许多国家机密 尤其在文书制发 运转和保管过程中能否保密 之间影响到统治阶级的利益 因此 历代统治者十分重视保密工作 并制定了严格的保密制度 如 春秋战国时的 封泥 汉代的 皂囊 唐代对泄密者处罚极重 泄漏重大机密处以绞刑 非重大机密处徒刑1 5年 若泄漏于藩国罪加一等 宋代规定 机密公文不准公开榜示 禁止复制 明代规定 泄漏重大机密者处斩 一般泄密者 杖100 并罢职不用 清代 对机密查办事件 在堂上缮写 密封后传递 并将底稿也封存 等到查办事件完毕后始可拆封登记 如有泄密者 从重处罚 严禁各衙门人员在军机处窃听 四 近代中国的秘书工作 1840 1949年 清末秘书工作的殖民化 总理外国事务衙门司务厅不平等条约太平天国的秘书工作 1851 1864年 辛亥革命时期 武昌军政府秘书处 掌文书和庶务南京临时政府的秘书工作 1911 1912 北洋军阀时期的秘书工作 1912 1927年 国民党统治时期的秘书工作 1927 1949年 1 晚清秘书工作 鸦片战争后 出现了不少对外公文 出现了技术文件档案和教育文件档案 2 南京临时政府的秘书工作 孙中山先生为总统的南京临时政府总统府 正式设置秘书处作为政府日常办事机构 各部委设承政厅 置秘书长一人 承总长之命 总理厅务并掌管机要文书 处理内外事务 承政厅设篡辑处 文牍处 收发处 监印处 庶务处 会计处 各置秘书一人 掌其事 内设机构分工合作 南京临时政府的秘书工作 首开了我国具有现代意义的秘书工作之先河 它对古代秘书性工作的改革 体现了反封建的民主思想 其形成的诸多改革成果 具有时代的创新性和民本性 并为后世所沿袭 3 北洋政府时期的秘书工作 在争权夺利 政局动荡中 秘书机构各为其主 各辅其政 在职能范围 任务繁简 作用大小 乃至运作方式上都随所在机构权力消长而消长 由于秘书工作是为实施管理和统御及行使权力服务的 文件 档案和会议更是行使权力的重要工具 所以各统治集团都十分重视秘书工作 4 国民党政府的秘书工作 这一时期 政府及国民党党务组织 军队的各级领导机关 都配备了比较完备的秘书机构 社会团体也有了自己的秘书工作 特别是规模较大的企业的秘书工作较前代有所发展 不少企业家和社会名流还聘有私人秘书 第二节中国共产党和新中国的秘书工作 一 建党初期的秘书工作二 第二次国内革命战争时期的秘书工作三 抗日战争时期的秘书工作四 解放战争时期的秘书工作五 新中国的秘书工作六 改革开放时期的秘书工作 一 建党初期的秘书工作 1921年党一大 李达管文书1923年党三大 建立秘书制 推选毛泽东为中央执行委员会秘书 负责党中央机关的日常工作 实际上是党中央的秘书长 毛泽东任党中央秘书 负责起草文件 处理文件 会议记录和管理档案 成为中国共产党中央的第一任秘书 1926年四届三中全会 设秘书处 下设文书 会计 交通 翻译 出版 二 第二次国内革命战争时期的秘书工作 1927年八七会议后组成临时中央政治局 邓小平为中央秘书长 三 抗日战争时期的秘书工作 抗日战争时期 中国共产党及根据地政府的各级秘书机构得到健全 形成了一系列秘书工作制度 秘书处 文书 会计 人事 其他 四 解放战争时期的秘书工作 解放战争时期 秘书工作大为加强 文电处理日趋完善 系统 中央机关文件处理形成一套完整的程序 进一步健全了行文关系 一事一报制度等 在文件保密 密码通讯 机关保密三个方面 形成了严格的制度 加强了保密纪律 书记处办公室 处理文件 电报 会议 机要秘书长领导下的秘书厅 秘书 行政 人事 新闻 交际 政策 五 新中国的秘书工作 新中国建立前中国共产党的秘书工作与我国历史上一切剥削阶级政权的秘书工作有着根本不同 具体的体现为 服务对象不同 秘书人员的社会地位不同 工作成效不同 革命战争时期中国共产党的秘书工作 为新中国成立后的秘书工作奠定了坚实的基础 五 新中国的秘书工作 新中国建立后 从中央到各级地方政府 从部队到各社会团体 普遍建立了秘书机构 配备了了各类秘书人员 党中央 国务院还颁布了一系列文件 法规 统一全国文书 档案制度 规范秘书职责 使秘书工作体系更加健全和完善 在社会主义革命和建设中发挥了重要作用 1951年全国秘书长办公室主任会议 七项工作一系列文件 六 改革开放时期的秘书工作 工作正常化 制度化岗位责任制文书档案工作加强 撰拟 审核 制作 传递处理 立卷情况调研 政策研究信访工作重大 收集和反馈信息培养人才办公自动化和科学管理 第三节外国秘书工作概况 一 欧美秘书工作的起源与发展二 外国秘书工作的特点和趋势 一 欧美秘书工作的起源与发展 国家和文书古代 酋长助理中世纪 文职辅臣 掌玺大臣 内务大臣近代 工矿企业经营管理人员工作助手现代 各行各业秘书人才涌现 职业大军国际职业秘书协会秘书节 二 外国秘书工作的特点和趋势 普遍化年轻化女性化辅助功能强工作适应面广 第三章秘书机构职能与工作要求 要求 了解秘书机构的含义 地位与性质以及设置原则了解秘书机构的职能与工作要求了解秘书部门与人员的管理培训本章重点在秘书机构的地位 性质的认识以及秘书机构职能及要求的掌握 第三章秘书机构职能与工作要求 第一节秘书机构的设置第二节秘书机构的地位与性质第三节秘书机构的职能与工作要求第四节秘书部门和人员的管理 第一节秘书机构的设置 一 秘书机构的含义与名称二 秘书机构的组织形式三 秘书机构的设置原则 一 秘书机构的含义和名称 秘书机构亦称秘书部门 是从属于各级领导机关 直接为各级领导机关提供综合辅助性服务的办事机构 它是各级机关 单位的重要组成部分 有广义和狭义之分 广义的秘书机构 与广义的秘书工作内容有关 是指秘书长或办公厅主任领导下的承担所有广义秘书工作的机构 由机关 单位或首长名称 办公厅 室 两部分组成 如国务院办公厅 湖北人民政府办公厅 华夏银行总经理办公室等 它们统辖政策研究 日常行政与机关事务三大方面 发挥参谋助手职能 进行沟通协调 办理文书 事务和日常管理 狭义的秘书机构 与狭义的秘书工作内容有关 仅指办公厅 室 统辖之下以秘书或文书 文秘命名的机构 如秘书局 处 科 股等 它们以文牍性工作 办文办会 联络接待工作为主 本课程研究广义的秘书机构 主要是综合性的机关办公厅 办公室 典型的秘书机构 办公厅 室 办公室 一个常用的很普通的名词 如果具体分析 却有着以下多种不同的含义 弄清 办公厅 室 的含义 办公室的种种含义 1 广义的 泛指一切管理人员和文职人员的日常办公场所 有办公桌椅 文件 文具电脑和其他设备 区别于用于教学的教室 用于生产的车间等 工作特点主要是脑力劳动和室内操作 而不是露天操作 2 狭义的 是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所 譬如 教师办公室 护士办公室 院长办公室等 3 专指的 某种专门事务的工作机构 如国务院台湾事务办公室 上海市浦东新区征兵办公室 4 特指的 党和政府机关 企事业单位内的综合办事机构 级别高的称办公厅 如中共中央办公厅 上海市人民政府办公厅 中级的或基层的称办公室 如江苏省昆山市人民政府办公室 三星公司办公室等 本课程研究的 办公室 已经不是简单地指办公场所 而是特指办公厅 室 主任或秘书长领导下的综合性办事机构 是承担整个机关日常事务管理和综合信息辅助的办事机构 它由办公人员 设备设施 工作场所和各种管理实务 职能构成的一个有机的整体 是直接隶属于各级领导机关或机关首长 为他们提供辅助性服务的综合办事机构