公文写作_公文写作基础知识概述1

公文写作基础知识2012年4月 一 现行法定公文文种简介二 公文常见问题三 公文概念 特点和部分主体要素四 常用公文实例分析五 公文写作错误案例分析 主要内容 一 现行法定公文文种简介 一 行政机关公文处理办法 13种 2000年8月25日国务院颁布 2001年1月1日起施行 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 由法定机关或组织制发 代表法定机关或组织意图 在法定机关或组织的权限范围内 具有法定的权威性和约束力 二 中国共产党机关公文处理条例 14种 1996年5月3日中共中央办公厅发布施行 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 公告 议案 决议 条例 党的机关公文 行政机关公文 1 公文种类区分不清或选用文种不当公告与通告通知与通报报告与请示请示与函 二 当前公文常见问题 2 公文格式不规范 不完整标题残缺或累赘 缺法定组成部分 用纸不标准 3 行文不规则 没有根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系随意越级行文 多头主送 4 草拟公文上无政策依据 下无实际情况 语言不通 结构零乱 书写不规范5 公文办理无规章超时限 越权办理 推卸责任 法定性 作者是法定的 起草者只是代笔人公文读者具有特定性权威性 有代行法定职权的功能 具有强制性实效性 在现行工作中使用 效用具有一定的时间性程序性 体式必须符合规定 即规范体式规范性 从准备撰写到制作成文 都有严格的程序 三 公文概念 特点和部分主体要素公文 是公务文书的简称 是人类在治理社会 管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文 主体要素是指公文首页红色反线以下至公文末页主题词以上的各个要素 公文部分主体要素 标题是指标明某一公文主要内容的概括性名称 公文标题要准确 简要地概括公文的主要内容 完整的公文标题由发文机关名称 事由和公文文种三部分构成 1 公文标题 公文的标题可以省略发文机关 构成 事由 文种 的形式 公文的标题也可以省略事由 构成 发文机关 文种 的形式 发文机关 事由 文种 恒邦集团公司关于加强人才工作的试行意见 事由 文种关于认真做好2012年表彰优秀员工的通知 机关 文种烟台恒邦集团公司通知 公文标题标注在红色反线下空2行的位置 用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 撰写公文标题应注意的事项 所有公文标题均不可省略文种 除简单的周知性公文外一般也不省略事由 公文标题中一般不使用标点符号 具有下列情形可考虑使用 公文标题多行排列有多种形式 可以参照以下形式 主送机关即公文的主要受文机关 是负责承办或答复该文内容的机关 也叫做 上款 抬头 确定主送机关要根据各级行政机关的行文关系 各自的隶属关系和职权范围来确定 2 主送机关 确立主送机关的注意事项 标识主送机关要标明主送机关的全称 规范化简称或同类型机关的统称 如果是统称的 应按党 政 军 群的顺序排列 主送机关标注在标题下空1行 左侧顶格的位置 回行时仍需顶格 并在最后一个主送机关名称后标冒号 如果主送机关名称过多 使得公文首页不能显示正文 就要将主送机关名称移至版记中的主题词之下 抄送之上 公文不得越级主送 如因特殊情况 必需越级行文时 应抄送被越过的上级机关 正文是公文的核心部分 用来表述公文的具体内容 除了个别的简短的公文外 正文内容一般分开头 主体 结尾三部分 正文的开头可以概括为 凭 既凭什么行文 就是制发该文的依据或理由 主体部分可以概括为 事 即什么事情或什么事项 结尾部分可以概括为 断 就是正文的论断部分 通常为要求 措施 办法等 3 公文正文 公文正文 三要素主旨 干什么灵魂依据 为什么前提分旨 怎么样主体 三要素按照一定的结构标准和一定的内容标准组合在一起 共同构成公文正文写作的全部规律和要诀 附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注 公文正文中有一些内容 如图表 名单 规章制度等 如穿插在公文正文中 往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便 这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述 4 附件 公文的附件是正文内容的组成部分 与公文正文一样具有同等效力 公文如有附件 在正文下空1行左空2字标识 附件 后标冒号和附件名称 附件如有序号 使用阿拉伯数码 附件名称后不加标点符号 附件应当与主件装订在一起 因故不能与主件装订在一起 要在附件的首页左上角注明公文的发文字号 与文件同时发送 成文日期是公文生效的时间 是公文的一项重要内容 公文如果没有生效时间 在某种意义上说就是一纸空文 成文日期以负责人签发的日期为准 联合行文的以最后签发机关负责人签发日期为准 电报以发出日期为准 5 成文日期 成文日期要用汉字书写 不能用阿拉伯数字或阿拉伯数字与汉字混用 同时年 月 日要齐全 由于印章要加盖在成文日期上 成文日期要依印章的位置而定 四 常用公文实例分析 一 公布周知类 二 报请商洽类 三 指挥决策类 通知请示与报告函 几种常用公文的写作要点 根据 国家行政机关公文处理办法 的规定 在13种法定行政公文中选择出3种常用的规范性公文如下 通知是 批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 时使用的公文文种 是行政机关 党务机关均使用的法定文种 多为下行文 1 通知 开头部分发布通知的背景 原因和目的 文字简明扼要 并以 现通知如下 现将有关事项通知如下 为此 特作如下通知 等类似的过渡语句引领下文 主体部分写明告知或要求办理 执行的具体内容 结尾部分独立成段 主要是要求 希望 建议等 常用 特此通知 以上通知 望认真执行 结尾 通知写法 关于召开 会议的通知 主送机关 根据 依据 决定于 年 月 日在 召开 会议 主旨 会议内容为 参加人员为 要求 分旨 印章 年 月 日 会议通知正文格式一 县卫生局文件 卫 2009 7号 县卫生局关于召开食品加工卫生工作会议的通知全县各食品加工企业 根据上级要求对全县食品加工业的卫生状况进行全面大检查的精神 我局决定召开食品加工卫生工作会议 现将有关事项通知如下 1 会议时间 2012年4月13日上午8 00 12 00在县 招待所报到 下午2 30会议正式开始 会期两天 2 参加会议人员 3 食宿等费用由各单位负责 特此通知 印章 二 九年三月十日 关于召开 会议的通知 主送机关 根据 依据 为了 目的主旨 决定召开 会议 意图主旨 具体通知如下 过渡句 会议通知正文格式二 一 会议时间 二 会议地点 三 会议内容 四 会议日程 五 与会人员 六 与会要求 分旨 印章 年 月 日 关于 的通知 目前 事实依据 根据 理论依据 为了 目的主旨 现决定 意图主旨 具体通知如下 过渡语 执行性通知正文格式 一 二 三 分旨 署名 年 月 日 关于公布职务的通知 主送机关 根据 的决定 依据 现发布任免通知如下 主旨兼过渡语 任免通知正文格式一 一 聘任 为 二 聘任 为 三 解聘 的 职务 分旨 年 月 日 烟台恒邦集团有限公司文件烟恒集字 2012 2号 关于公布职务的通知各公司 集团公司各部室 经研究决定 聘任 为烟台恒邦集团有限公司副总经理 为烟台恒邦集团有限公司经贸分公司副总经理 印章 年 月 日主题词 人事公布职务通知 烟台恒邦集团有限公司办公室 年 月 日印发 目的主旨 想要得到的结果 意图主旨 希望达到某种目的的打算 如 中华人民共和国财政部税务总局通知为了正确贯彻国家的工商税收政策 维护税收法令的严肃性 确保国家税收收入 国务院决定 必须对纳税单位和人个在纳税中发生偷税和拖欠工商税收的情况 进行一次认真的检查清理 请示与报告 请示适用于请求指示 批准 报告适用于汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 请示是 向上级机关请求指示 批准 时使用的公文文种 请示的特点 针对性 呈批性 单一性 一文一事 只写一个主送机关 时效性 报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或者建议 答复上级机关的询问 报告属上行文 一般产生于事后和事情过程中 切忌将报告提出的建议或意见当作请示 要求上级指示或批准 开头部分请示原由 合理充分 强调其重要性 迫切性和必要性 主体部分请示事项 条项清楚 具体明确 结尾部分请示要求 是向上级机关提出肯定性的请求 常用结语 当否 请批示 妥否 请批复 以上请示 请予审批 等 请示写作要点 请示的写作要求 一文一事 一份请示只能写一件事 这是规定 也是实际工作的需要 如果一文多事 可能导致受文机关无法批复 单头请示 请示只能主送一个上级领导机关或者主管部门 如果需要 可以抄送有关机关 这就可以避免出现推诿 扯皮的现象 不越级请示 这一点 请示与其它行政公文是一样的 如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时 要同时抄送越过的直接上级机关 除个别领导直接交办的事项外 请示一般不直接送领导个人 不抄送下级 请示是上行公文 行文时不得同时抄送下级以免造成工作混乱 更不能要求下级机关执行上级机关未批准和批复的事项 开头部分概括说明全文主旨 开门见山 将一定时间内各方面工作的总情况 如依据 目的 对整个工作的估计 评价等作概述 以点明主旨 主体部分内容要丰富充实 作为正文的核心 将工作的主要情况 主要做法 取得的经验 效果等 分段加以表述 要以数据和材料说话 内容力求既翔实又概括 结尾部分要具体切实 写工作上存在的问题 提出下步工作具体意见 最后可写 请审阅 或 特此报告 等语作结 报告写作要点 请示与报告的区别 行文目的不同请示一般要求上级机关给予直接答复 即批复报告主要是下情上达 不要求批复 或只是请求批转有关单位知照 行文时间不同请示必须事前行文 不允许 先斩后奏 报告可随时行文 事前 事中 事后均可 内容要求不同请示内容必须一文一事报告可具有综合性特点 可同时反映多方面情况和问题 处理结果不同请示行文后 要求上级机关必须给予答复报告行文后 不一定需要上级机关批复 篇幅不同请示一般都比较简短报告的内容涉及面较为广泛 篇幅一般较长 结束用语不同请示结尾一般用 妥否 请批示 或 特此请示 请予批准 等 必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求报告结尾多用 特此报告 等 一般不写需要上级必须予以答复的词语 关于购买办公设备的请示报告 公司领导 公司目前使用的打印机为2003年购进 很多零部件已经磨损严重 经常出现故障 影响办公效率 而且随着业务量的不断增加 需要打印的材料不断增多 已不能满足当前的工作需要 另外 随着办公室人员的增加 办公电脑比较紧张 为此 需要购买一台办公电脑和一台打印机 办公室2012年3月30日 XX县工商行政管理局文件 工商财字 06 09号签发人 关于购置执法车辆的报告省工商局 市工商局 目前 我局现有的执法车辆已经不能满足监管执法工作需要 为此 特申请新购置执法车辆4辆 另外 我局人员少 工作压力大 请一并考虑解决 妥否 请予批准 县工商局 章 二 九年三月二十四日 存在的主要问题 1 请示报告混用 需要领导批复的应该用请示 2 主送领导不明确 需要哪个领导答复 3 违反请示 一文一事 的写作原则 严格来说打印机和电脑不能在一个请示中出现 4 缺少结尾 请示的结尾一般有如下写法 妥否 请批复 以上请示 请审批 等等 这些虽然是简单的一句话 但它是请示中必不可少的一项内容 不能遗漏 更不能含糊其辞 5 请示的内容不够具体 最好应该把考察的机型和价格一并附上 而且要有明确的建议 即 结论 解决若干问题的请示 情况报告 请示报告 申请报告 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准等 函的适用范围广泛 在行文方向上 可在平行机关之间行文 也可以在不相隶属机关之间行文 其中包括上级或下级机关 3 函 正文一般包括三层 简要介绍背景情况 商洽 询问 答复的事项和问题 希望和要求 如 务希研究承复 敬请大力支持为盼 等 特定结尾语还有 特此函询 请即复函 特此函告 特此函复 等 有的函也可以不用结束语 如属便函 可以像普通信件一样 使用 此致 敬礼 特点 1 典型的平行文 2 使用范围广泛 3 篇幅短小 写法灵活 种类 1 商洽函 2 询答函 3 请求批准函 4 告知函 结构与写法 标题 主送机关 正文 落款 写作注意事项 发文字号特殊 行文目的明确 语言朴实谦和 正确使用结语 不相隶属机关 一个系统内部的平级机关是不相隶属机关 凡是双方在行政或组织上没有领导与被领导关系 业务上没有指导与被指导关系的 都是不相隶属机关 无需考虑双方的级别大小 如果双方之间有事项需要协商或请求批准 都要使用 函 这种平行文体 县人民政府办公室关于询问 中学违规收费情况的函县教育局 据 晚报 2005年 月 日二版报道 我县 中学连续两年违规收取 建校费 达120万元 此事经媒体披露后 在群众中引起强烈反响 但据了解 自报道刊发至今 已逾半月 该校始终未向媒体作出任何解释 你局亦未派出人员进行深入调查并公布相关情况 导致众多家长联名写信向主管县长反映 根据县政府领导同志指示 特函知你局迅速处理此事 并将有关情况及时上报 二 五年 月 日 国务院办公厅关于扬州雕版印刷博物馆冠名问题的复函江苏省人民政府 你省 关于请批准将扬州雕版印刷博物馆冠名为中国雕版印刷博物馆的请示 苏政发 2003 34号