公文写作_公文写作培训讲义6

公文写作讲义 概述 写作是思维的表达 是思维能力的表现 公文 公务文书 是指法定机关为公事所用的文本 是国家机关 社会组织和团体行使职权 办理公务所使用的文书 公文写作 是指公务文书的写作 是文件的拟稿工作 它是机关制发文件的第一个工作环节 从办公的角度看 它是机关工作的纽带 是领导工作的助手 是保密工作的重要环节 是档案工作的基础 从企业的角度看 它是领导水平的客观反映 是塑造单位良好形像的对外窗口 是体现工作效率和质量的真实写照 为什么要学习公文写作 从个人的角度看 它是我们的必修课也是从事好机关工作的必备技能 美国学者约翰 奈斯比特在 大趋势 改变我们生活的十个方向 一书中说 在工业社会向信息社会过渡中有五件最重要的事应该记住 而其中的一件就是在这个文字密集的社会里 我们比以往任何时候都需要具备最基本的读写技能 首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力 也就是应用写作能力 笔杆子 枪杆子 革命要靠两杆子 为什么要学习公文写作 机关文稿写作存在哪些突出问题 一是长 你也长 我也长 该长的长 不该长的也长 长 成了习惯 成了时尚 似乎不长就不过瘾 不长就埋没了才能 显不出水平 机关文稿写作存在哪些突出问题 二是空 不管需要不需要 凡事必谈理论 开篇就是认识 认认真真说空话 辛辛苦苦讲套话 听起来博大精深 实则空洞无物 没有实质性的内容 机关文稿写作存在哪些突出问题 三是旧 不合时势 不近实际 不动脑筋 不善创新 机关文稿写作存在哪些突出问题 四是假 不切实际 不求实在 不说大家想听的话 不解决大家关心的事 机关文稿写作存在哪些突出问题 五是粗 胡乱拼凑 匆促成篇 疏于打磨 至于层次不明 用词不当 文理不通 表述不清 那么我们该如何避免这些问题呢 第一 接到起草文件的任务后 别忙动笔 先要吃透 上情 把上级有关文件和领导讲话找来看上几遍 光看还不行 还要理解 领会 把文件精神吃透 透 到什么程度呢 丢开文件 能把发这份文件的意义和作用说清楚 能把主要精神说清楚 包括关键性的观点 提法和要求等 能够记下来 我们大多数时候都是 对上级文件精神没有吃透就急于动笔 真正动起笔来又离不开文件 写不下去时就来查看文件中是怎么说的 看来看去总觉得文件中说的好 自己再也想不出别的语言了 于是只好摘抄文件中的内容 那么我们该如何避免这些问题呢 第二 吃透文件精神之后 暂时先别忙动笔 还要摸清 下情 把本部门的有关材料找来看一看或者到有关部门和基层去走一走 了解实际情况如何 对照上级文件看 哪些方面做得好 哪些方面做得不好 要采取什么措施来解决 如果上级文件所部署的是一项新的任务 则要把执行该文件的客观条件 工作基础摸清楚 并对可能发生的情况进行预测 走好这一步 心里就有了底 就会有自己的语言 而不至于一言一语都离不开参考资料 那么我们该如何避免这些问题呢 第三 吃透了 上情 摸清了 下情 接下来就是如何结合的问题了 我们要把上级精神和实际情况糅合在一起 变成自己的话来说 使文件既贯穿着上级精神 又与实际情况相吻合 当然 要糅合得好 不仅取决于深厚的文字功底 更重要的还取决于科学的思维方法和较高的认识水平 那么我们该如何避免这些问题呢 我们要牢记 文章不厌千回改 没有最好 只有更好 任何文章都不可能达到绝对的好 而只能是通过不断的推敲 打磨 一次比一次更好 那么我们该如何避免这些问题呢 千回改 当然不是说文章要永无休止地改下去 而是说完稿后要仔细斟酌 润色 直到能过确保收文人满意为止 这不像以个人名义写文章 咱们说行了就行了 别人不会说半个 不 字 而机关文稿多数是一人执笔 大家参与 大家都说行才行 很少有一次能成功的 那么我们该如何避免这些问题呢 我们应重点考虑 1 重点突出不突出 2 目标 任务和主要的政策措施是否切实可行 3 符不符合生产生活实际 针对性和可操作性强不强 4 在重点突出的前提下 是否兼顾到了其他各个方面 有没有站在全段的角度上考虑 5 与上级方针政策对不对路 文件出台会不会出现什么负面影响 那么我们该如何避免这些问题呢 只有做好这些 才可能写出一篇好的文稿 只有改变思想 真正把自己站位提升到全段的层面 替段着想 才可能把工作做好 公文的结构 总的来看包括以下两个部分 公文的外部形式 格式 即国家标准规定的固定格式 公文的内部组织 内容 即公文的主体部分 公文格式 公文格式要素划分 版头包括 公文份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人等 密级 绝密 机密 秘密 份号 紧急程度 特急 加急 保密期限 发文机关标志 发文字号 标题 分隔线 主送机关 正文 公文标题中常见的错误 大学关于请求从我校校区内迁出居民住宅的请示 请求 二字和文种 请示 重复 请示 即 请求批示 之意 已包含 请求 所以应将 请求 二字去掉 公文标题中常见的错误 公司关于要求批准建造冷库的请示中的 要求批准 和 请示 重复 请示 已包含 要求批准 之意 所以应去掉 要求批准 几字 公文标题中常见的错误 公司关于开展反对铺张浪费问题的请示题目中 开展了什么问题 属于语法使用不当 应将 问题 二字改为 活动 或 工作 公文标题中常见的错误 关于中共 省委办公厅机关委员会启用印章的通知 中共 省委办公厅机关委员会 是发文机关 应作为标题的第一部分 关于 二字应放在事由 启用印章 之前 公文标题中常见的错误 xxxx关于开展企业文化建设活动的通知标题使用规范 希望以后各部门发文继续保持严谨态度 避免出现错误 主体部分 公文的主体 是公文最主要的部分 包括 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 行文规则 行文关系是各级党政机关 各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现 一般可分为相互隶属关系 平行关系 不相隶属关系 上行文是指下级机关向上级机关报送的公文 如请示 报告等 下行文是指上级机关向所属下级机关的行文 如决定 公告 通告 通知 通报等 平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文 如函等 一 行文总规则 1 行文应当确有必要 讲求实效 注重针对性和可操作性 2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 3 一般不得越级行文 特殊情况需要越级行文的 应当同时抄送被超过的机关 越级行文的特殊情况 一是遇有重大突发事件 包括重大自然灾害 重大事故灾难 重大公共卫生事件和社会治安事件等 主要是为了抢时间 不误事 二是直接的上级机关乱作为 或者违法违纪的 对处分决定不服的 可以越级行文 二 向上级机关行文的规则 1 原则上主送一个上级机关 根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关 不抄送下级机关 2 党委 政府的部门向上级主管部门请示 报告重大事项 应当经本级党委 政府同意或者授权 属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门 3 下级机关的请示事项 如需以本机关名义向上级机关请示 应当提出倾向性意见后上报 不得原文转报上级机关 二 向上级机关行文的规则 4 请示应当一文一事 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 5 除上级机关负责人直接交办事项外 不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文 6 受双重领导的机关向一个上级机关行文 必要时抄送另一个上级机关 三 向下级机关行文的规则 1 主送受理机关 根据需要抄送相关机关 重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关 2 党委 政府的办公厅 室 根据本级党委 政府授权 可以向下级党委 政府行文 其他部门和单位不得向下级党委 政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委 政府提出指令性要求 三 向下级机关行文的规则 3 党委 政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委 政府的相关部门行文 4 涉及多个部门职权范围内的事务 部门之间未协商一致的 不得向下行文 擅自行文的 上级机关应当责令其纠正或者撤销 5 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时抄送该下级机关的另一个上级机关 四 其他行文的规则 1 同级党政机关 党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文 1 各联署机关行政层级应相当 2 有共同管理的事项或者有关联的事项 3 联合行文应当确有必要 联署单位不宜过多 4 联合行文应当明确主办机关 5 联合行文 主办机关一般排列在前 四 其他行文的规则 2 党委 政府的部门依据职权可以相互行文 3 部门内设机构除办公厅 室 外不得对外正式行文 日用公文 日用公文 是机关办理公务的文书中一些非正式文件的统称 是机关办理日常具体事务 传递信息 联系工作 总结推广经验 处理机关之间和机关内部各种关系的一种轻便文字工具 调研报告 一 调研报告的意义写好调研报告需要多方面的能力和基础 不是一天两天就可以做到的 但是 只要大家努力 真的做了大量深入的调研工作 有丰富的内容 有正确的观点 有不同凡响的见解 有解决问题的有效办法 就是一篇好的调研报告 调研报告以深入全面地掌握工作情况 提出问题 为工作出主意 想办法 促进工作为主要目的 提高文字表达能力是次要目的 调研报告 二 如何做好调查报告1 调查2 研究3 书写调查报告 调研报告 二 如何做好调查报告调查是整个调查研究的基础 也是写好报告的基础 目的是有效的了解到所调查题目的真实情况 尽量多地搜集到和抓住有价值的能说明问题的材料 没有调查 就没有发言权 调研报告 调查方法有很多 例如 1 座谈会 开调查会 2 访问法 个人交谈 3 观察法 现场观察 4 检索法 查阅资料 5 问卷法 书面问卷 调研报告 三 调研报告结构一是基本情况二是存在问题三是解决办法 调研报告 第一部分基本情况要说得细一些 但也不要把调查来的东西全写上去 与你后面的分析 观点 解决问题有关系的材料才能写上去 调研报告 第二部分存在问题 必须明确 一个大问题总是由若干个小问题组成的 每一个小问题都需要大量的归纳 分析 证实确实存在着所说的问题 问题非常严重 不解决不行 同时 必须分析一个问题所产生的多方面的原因 原因找准了 才能确定好的解决方法 调研报告 第三部分解决问题的方法 提出的方法要具体 要有步骤 有可操作性 调研报告的解决问题部分 应该含有解决方案的内容 按着所说的方法一步一步地做下去 问题就能够迎刃而解 调研报告 四 如何写好调查报告1 事实是调查报告的基础 要叙述真切 2 观点是灵魂 要叙议结和 防止材料堆砌 观点不突出 也要防止议论过多 喧宾夺主 3 文字表现是形貌 要清晰得体 工作总结 一 概念与特点工作总结是机关单位工作了一阶段或完成了一项特定任务之后 进行回顾 分析 检查 评价的书面材料 工作总结 二 工作总结应该写些什么1 基本情况在什么情况下 要做些什么工作 怎么做的 2 成绩和缺点实质性的内容 有多少成绩写多少成绩 有什么缺点写什么缺点 不要掺假拔高 工作总结 3 经验和教训写的是思想体会 是在工作过程中主观方面的收货 精神方面的成果 4 今后的设想和安排要回顾工作 通过设想把总结出来的经验教训落实到未来的工作上 工作总结 三 写好工作总结要注意的问题1 注重内容 用正确的理论分析自己的实际工作 写出独到之处 2 要突出重点 不要写成流水账 工作总结切忌又长又乱 不知道在表述什么 3 写作过程中 要采取从群众中来到群众中去的方法 不要脱离实际 这样既可以避免文字内容假大空 又可以教育职工 发动职工 一举两得 信息 信息报送的目的是为了更好地反映基层意见和呼声 起到桥梁的沟通作用 甚至会影响企业在职工心中的形象 信息 标题要醒目 不外两个办法 一是要有内容 使人看了就知道说的是什么事 二是要吸引人看 用一点形象性题目 信息 一是收集情况要全 要准 由于信息太重要 所以一定要深入实地作调查 事实要搞得准而又准 包括点与面的情况 正面与反面的情况都要搞清楚 认定确凿无疑后再作定夺 道听途说 偏听偏信 肯定要惹出大麻烦 信息 二是编写信息要力求严谨 准确 编写信息尤应做到斟词酌句 一丝不苟 字字句句经得起推敲 包括对事情的性质 范围 程度等所有细节的表述都不能马虎 一句话说错 可能以偏概全 一个词 一个字用错 可能失之千里 信息 三是要注重信息的社会效应 报信息决不是单纯为了上稿率 更不能像某些小报记者那样单纯为了猎奇 制造轰动效应 根本的目的还是在于解决问题 推动工作 偏离了这个目的 难免要出问题 所以在构思和编写信息的时候 眼光不要局限于问题本身 有时还要反映它的前因后果和解决的过程 信息怕的就是就着问题写问题 今天是问题明天又是问题后天还是问题 信息 四是要建立健全报信息的审查把关制度 信息不是不可以报 但上报之前一定要按程序进行核稿审查 重要的还需经领导同意 以防出现偏差 信息 突出针对性 注重实效性 信息的针对性是决定信息价值高低的关键性因素之一 写信息不仅要命中要害 也要注重实效性 特别是问题类信息 一定要从某个问题或现象中挖掘事物或现象本质 有些问题或现象看起来往往 不起眼 是一些司空见怪的事情 但只要换个角度 突出针对性 把问