公文写作_公文基础及写作教材

1 公文基础及写作 公司办薛川 2012 8 17 2 第一部分公文基础 3 一 公文定义 1 什么是公文 定义 公文是公务文书的简称 它是党政机关 企事业单位 法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料 4 明发传令 指挥工作联系公务 沟通信息宣传教育 引导舆论记录记载 以为凭据 二 公文的作用 5 公文有四性 权威性 规范性 工具性 时限性权威性 一般是党政机关 企业发布政令及工作指令的载体 法律 规范 下情上达 横向联系 真凭实据 规范性 公文写作 发布 归档有特定规范及要求 工具性 是公文的最本质属性 开展诸多工作重要工具 时限性 公文都具有一定的时间要求 保密期限 针对某个期限专项事情 新公文替代 三 公文的性质 6 四 公文种类 1 公文的种类 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 共13种 2 关键点 其中命令 公告 通告 议案为行政机关独有 企业一般不使用 3 注意 会议纪要也是公文 且是唯一不加盖公章的公文 7 1 决定 适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排 奖惩有关单位及人员 2 通知 适用于批转下级的公文 转发上级和不相隶属单位的公文 发布内部规章 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 8 3 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神 交流重要情况 4 报告 适用于向上级汇报工作 反映情况 答复询问 5 请示 适用于向上级请求指示 批准 9 6 批复 适用于答复下级的请示事项 7 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 8 函 适用于平级和不相隶属单位之间商洽工作 询问和答复问题 批复有关请示事项 10 9 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 公文没有 申请 建议 申请报告 建议报告 这些文种 党政要分开行文 行政 党委或党政联合行文 党政机关不互相行文 11 会议纪要与会议记录的区别首先 从文体性质上看 会议纪要是正式的公文文种 而会议记录只是会议情况的记录 只是原始材料 不是正式公文 其次 从内容上看 会议记录无选择性 提要性 会议上的情况都要一一记录下来 而会议纪要有选择性 提要性 不一定要包容会议的所有内容 再次 从形成的过程和时间方面看 会议记录是随着会议的进行过程同步产生的 而会议纪要则要在会议后期 甚至会议结束后通过选择归纳 加工提炼之后才能形成 12 五 行文规则 行文规则 按行文关系和行文方向分类 上行文 下级机关向所属上级机关呈送的公文 主要有报告 请示等 下行文 上级机关向下级机关送发的公文 主要有决定 指示 批复等 平行文 向同级机关或不相隶属的机关送交的公文 主要有函等 通知可是平行 下行 意见上行 下行 平行 13 上行文的行文规则 请示 报告 有这几点需要注意 单头主送 不多头主送 可采取抄送形式 逐级行文 不要越级行文 要向机关行文 不要向领导者个人行文 请示 应一文一事 只主送一个机关 不抄送下级机关 报告 中不得夹带请示事项 内设机构除办公室外不对外正式行文 14 下行文的行文规则 通知 通报 批复 决定 1 按照职权范围行文 2 部门之间应当经过协商一致 方可就有关问题向下行文 3 通知类普发性文件 各主单位排列顺序应为先外后内 级别先高后低 不同系统间单位用逗号 隔开 系统内单位用顿号 隔开 15 平行文的行文规则 1 平级之间不宜使用上行或下行文 2 不相隶属机关之间一般用 函 行文 联合行文的规则 1 可以联合行文的主体 2 联合行文的要求 16 请示与报告的区分 事前请示事后报告 17 六 请示的结构和写法 标题 1 发文机关名称 事由和文种 2 事由和文种主送机关指负责受理和答复该文件的直属的上级机关 正文 1 开头 交代请示的缘由 2 主体 主要说明请求事项 请示的事项要写得具体 明确 条项清楚 以便上级机关给予明确的批复 3 结语 习惯用语 当否 请批示 妥否 请批复 等 落款署名和成文时间 18 报告的撰写 1 综合性报告 开头 主体 结尾开头 概括说明全文主旨 把一定时间内各方面工作总的情况做一个概述 主体 是报告的核心 要就各方面工作的主要情况进行说明 结尾 具体写出工作中存在的主要问题 并提出下一步工作意见 2 专题报告情况 经验 问题情况 开展和进行某一专项工作的依据 工作的大体进展情况 取得的成效等 经验 完成某一项工作的主要做法或取得的经验 问题 讲请存在的问题 今后的意见和建议要针对存在的问题去写 意见和建议提出的措施要得当 方法要行之有效 19 标题 1 标题使用中 常见的是文种使用错误 其中量最大的是把 申请 当作 请示 把 汇报 当作 报告 申请 和 汇报 不能作为文种来用 2 规章制度类标题 建议 关于印发 通知 而不是 关于下发 的通知 3 标题一般不加标点符号 20 正文 公文结构层次序数第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 如果不需要全部四个层次 在只有一个或两个层次时 可以按照顺序跳用 公文中一般不采用 1 1 1Aa等符号 21 段落中无论有无层次序数 段落首行须空两个汉字符 回行须顶格 表格图形等尽量不在正文出现 可放入附件中 正文措词施要得体 条理清楚 感情中立 平实庄重 用书面语言和程序化语言 结束时使用的标点符号 一般为句号 不宜用感叹号 等 22 公文中 时间 的表达1 要表明完整的年 月 日 2 年份不能简写 3 表示时间范围时 可用 2000 2005年 3 4月 但不能用 2000 2005年度 3 4月份 23 公文中使用数字应注意 一是要实事求是 准确无误 二是数字来源应可靠 权威 三是统计口径应统一 具有可比性 公文中的数字除按要求必须使用汉字外 凡是用阿拉伯数字书写得体的地方 均应使用阿拉伯数字 24 公文中的数字使用汉字的情况主要有 1 成文日期 行政单位公文 2 公文结构层次序数 即第一 二层次序数 3 数字词组 惯用语 缩略语 表示概数的词语 例如三四天 十之八九 等 公文中使用阿拉伯数字的情况主要有 1 成文日期 党的机关公文 2 印发日期 附件说明的序号 3 计量和统计数字 4 表示时间 例如年份 日期 时 分 5 多位数字 25 表示 数量 的增减时应注意1 公文中表示数量增多时用倍数 百分数和分数 表示减少时用百分数 分数 但不用倍数 2 公文中表示 数量 在 增加 提高 上升 或 减少 降低 等词语后面慎用 到 至 为 和 了 字 26 职务 姓名的表达1各种职务 姓名应用全称 表示职务时 副职不得省略 副 字 2当一人担任多项职务时 一般只列出与公文内容有关的职务 如一定需要 可按照先党内后党外 由高到低排序 3若干人物姓名同时并列出现时 应按一定的标准进行排序 例如职务高低 所在单位序列 姓氏笔画等 27 七 行政发文管理 正文 常用的事物和概念的特殊表达要求 时间的表达 精确 完整 恰当 空间的表达 国外 国内 这里 那里 准确 具体地说明有关的单位 处所 数量的表达 倍数 分数 到 了 以上 以下 要反复核实 表述确切无误 要精选数字 切忌过于繁琐 要加强分析 避免零乱堆砌 要规范使用 避免产生歧义 公文中的数字除按要求必须使用汉字外 凡是用阿拉伯数字书写得体的地方 均应使用阿拉伯数字 28 八 行政发文管理 附件 附件在正文下空1行 左空2字用4号仿宋体字标识 附件名称不加书名号 之后不加标点符号 附件序号 1 2 3 4 不用加书名号附件原文 应有附件 序号标实 附件 附件一 附件二 29 九 行政发文管理 版记 主题词 用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用3号小标宋体字 词目之间空1字 一份公文一般不超过五个主题词 而最后一个主题词一般都表示文种 形式 类别 要点 文种 30 十 行政发文管理 版记 主送 抄送 抄报 主要使用频繁的是抄送和主送 抄报现在逐渐不用了 主送 根据公文内容 收发文机关隶属关系及职权范围确定主送机关 上行文只能主送一个机关 不能多头主送 抄送 指除主送机关之外 需知晓本文件的其他机关 文件送于平级 下级部门 知会此事 便于工作开展 31 十一 行政发文管理 主题词 使用的主题词表 国务院公文主题词表 要点 作用 体现公文的主要内容概括 便于计算机检索和管理公文主题词的分类 分为三个层次 第一层次区域分类 第二层次为类别词 第三层次为类属词主题词的选择 标引顺序是先标类别词 再标类属词 不同类的主题词进行组配标引 找不出准确反映文件主题内容的类属词 可以在类别词中选择适当的词标引 同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面 并在该词的后面加 以便区别 32 第二部分如何提高公文写作能力 33 写作能力 学 基础知识 烂熟于心读 优秀公文 强化感觉写 训练实践 提高能力改 精益求精 不断提高 34 公文的语言特点 准确 简明 平实 得体 35 36 准确扼要 精炼简约 构思并合理安排层次 明晓语言的逻辑关系 正确使用过渡句 使用规范的普通话书面语 部分双音词可改用用单音词 如 希望 望但是 但曾经 曾这位同志 该同志使用部分文言用语打算 拟不多介绍了 不赘 zhui 遵照 承蒙 任免 审核 特此通报 予以查处 不得有误 当否 妥否 此复 此布 特地回复 专此回复 等有些文言词语已成为现代公文语体的专用词语 例如 兹因 欣悉 此致 值此 之际 如 为盼 为妥 等 37 公文词语的运用 开头用语 据查 据反映 根据 遵照 依照称谓用语 我 本 贵 你 该经办用语 经 业经引叙用语 悉 谨悉期请用语 请 敬请 恳请表态用语 拟同意 原则批准 准予 宜征询用语 当否 可否 妥否期复用语 请批示 请回复 当否 请批示承转用语 为此 据此 故此 综合上述 有鉴于此结尾用语 特此通知 通报 函复 函达 38 直述不曲 平实庄重 忌华丽词藻公文一般不使用抒情性 描述性语言 忌虚假浮夸如 无比高涨 冲天干劲 人有多大胆 地有多大产 等 忌拐弯抹角应开门见山 直截了当 忌无用的套话如给文件的开头和结尾 戴帽 穿靴 39 直述不曲 平实庄重 公文组织意志的体现 是权威信息的表达 应庄重得体应有时代感例 与时俱进 和谐社会 科学发展观 改革开放等忌口语化例 把 将啥 什么这中间 期间叫人 让人忌方言色彩例 夜天 昨天赶明儿 明天咋啦 怎么样忌用歇后语例 旗杆顶上绑鸡毛 好大的掸 胆 子 胆大妄为 例 百年松枝 十年芭蕉 粗枝大叶 粗心大意 忌流行语例 哇噻 靓仔 老公 大款 粉丝等 40 明白晓畅 文通字顺 公文应使各类人员 各种文化程度的人都能读懂 听懂 都能理解并有效执行 因此 拟写公文应做到 公文应使用规范汉字和标点符号 公文用语应符合语法规范 公文用语应使用普通话书面语 而非口语 公文的段落层次一般不超过四层 层级符号 数字引用等应符合规范 41 第三部分CMS发文管理 42 行政发文管理 一个模块 行政发文 两个方面 普通发文 会议纪要 总体方向不变细节调整区别 审批流程不一致行政发文 起草 起草单位审核 办公室校对 审核 会签 签发 办公室编号 发布会议纪要 公司级 起草 起草单位审核 会签 签发 办公室编号 发放会议纪要 部门级 起草 起草单位审核 会签 签发 拟稿人编号 发放 43 行政发文管理 发文流程 1 登陆CMS系统 点击 公文管理 44 行政发文管理 发文流程 2 点击 新建发文 45 行政发文管理 发文流程 3 进入发文稿纸 填写相关内容 说明 拟稿人应填写红色框内的项目 除发文字号外 密级和缓急选项则为选择项 必要时才填写 部门级会议纪要类型则是部门 子公司 事业部级别会议纪要的专用模板 46 行政发文管理 发文流程 4 填写签发人和会签人等选项 47 行政发文管理 发文流程 5 填写签发人和会签人等选项 48 行政发文管理 发文流程 6 点击 正文内容 填写正文内容 公文模板说明 上行文是向政府 玉柴集团报送的文件模板 平行文和下行文则是针对公司内部发文 可以先选模板 也可先填写公文正文内容 49 行政发文管理 发文流程 7 点击 正文内容 填写正文内容 50 行政发文管理 发文流程 8 点击 预览文档 查看格式 内容 标点符号等 51 行政发文管理 发文流程 9 查看上传附件 点击添加附件 可上传附件 52 行政发文管理 发文流程 10 点击 浏览 添加附件 53 行政发文管理 发文流程 11 点击 阅读签收 选择阅读范围及签收人 54 行政发文管理 发文流程 12 公文阅读范围选择 部门 子公司 选定后 点击双箭头选定 再点确定并返回 55 行政发文管理 发文流程 13 检查完毕后 点击保存后提交 56 电子公告发文步骤 1 点击新建发文 但只需填写标题及签发人即可 填写电子公告标题 57 电子公告发文步骤 2 填写正文内容 选择电子公告 或者奖惩公告 模板 58 电子公告发文步骤 3 点击提交即可 59 公司级会议纪要发文流程 1 新建发文 进入公文稿纸 说明 拟稿人应填写红色框内的项目 除发文字号外 密级和缓急选项则为选择项 必要时才填写 部门