办公文秘_秘书工作概述1

第1章秘书工作概述 一 秘书的来由与定义 job指一种职位或职业 officer指具有这种职位 从事此职业的职员 officer高级官员 内务大臣 宫廷大臣 书记 Secretary Secretarius thekeeperofsecret 我国古代 秘书 含义 宫禁秘藏之书 及歆校秘书 见古文 春秋左氏传 歆大好之 汉书 刘歆传 西京赋 晋书 荀勗传 后汉书 苏竟传 谶纬 ch nw i 图录等类书 说文 易部 秘书说曰 日月为易 段玉裁注 秘书 谓纬书 时睹秘书纬术之奥 后汉书 郑玄传 官职 掌管图书或文书 秘书监 秘书郎 秘书令 秘书丞 官署 秘书寺 秘书省 秘书院 现代社会秘书的称谓 打字员 文秘 内勤 文书 文员办公室主任 XX主管 培训主管 业务主管 XX助理 人事助理 执行助理 初级秘书 高级秘书商务秘书 涉外秘书 中华人民共和国人社部 秘书国家职业标准 秘书 是从事办公室程序性工作 协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员 工作形式和内容 工作本质 辅助 助手 提供决策环境 服务对象 涉外秘书foreignrelatedsecretary 指在我国 三资 企业 外国驻华机构 各种涉外单位和部门 在国外的企业 办事处 涉外民营企业等处 辅助上司实施涉外经济活动或涉外事务管理的专门人才 是改革开放后产生的新型的外向型秘书 杨剑宇 涉外秘书导论 涉外秘书岗位要求从业者精通外语 操作办公自动化设备 懂经济 懂法律 掌握秘书工作知识和技能 了解和适应中外不同的文化环境 具有国际眼光 熟悉国际市场游戏规则 适应国际竞争的需要 案例讨论2 1 某天 某公司经理突然收到一封非常无礼的信 信是一位与公司交往很深的代理商写的 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室 让秘书记录自己口述的回信 我没有想到会收到你这样的来信 尽管我们之间交情很深 但事到如今 我不得不终止交易 并按照惯例 我要将这件事情公布于众 经理口述完毕后 命令秘书即刻把信打印寄走 面对经理的命令 秘书有以下四种选择 A 是 遵命 说完 秘书立即回办公室 把信打印寄走 B 如果将信寄走 对公司和经理本人都不利 于是秘书没有去打印信件 C 秘书没有打印信件 反而反问经理 经理 请冷静一点 你知道你这样做的后果吗 在这样的事情上 难道我们都没有一点过错吗 D 当天快下班的时候 秘书将打印出来的信递给已经心平气和的经理 经理 可以将信寄走了吗 最合适的选择 D 理由 1 经理也有喜怒哀乐 也有平静反省的时候 2 秘书把信件打印出来 再次征求意见 实际上是给经理创造一个重新决策的机会 3 秘书 只是经理的助手 不能越俎代庖 为经理提供决策环境 不能代替经理决策 案例讨论2 2 北环饭店总经理交代办公室耿秘书 搜集先进个人典型材料 耿去第一分店时 受到分店领导和群众热情接待 他有点陶醉了 他要的材料要分店秘书给他写 同时 对下面工作中存在的一些问题 他也表示不满 回来后 马上向总经理反映了第一分店的情况 可是 当他再次来到第一分店时 领导和群众对他却敬而远之 甚至有些冷漠 耿秘书有些莫名其妙 他认为向领导如实反映下面情况 是秘书的责任 为什么会造成这样的结果呢 耿秘书带着搜集材料的目的下基层后 有如下方案可选择 A 只搜集先进个人典型材料 对其他问题一概不问 B 除搜集典型材料外 也附带了解其他问题 回来后将下面存在的一切问题均反映给领导 C 完成自己的任务外 了解到基层其他问题时 发表自己见解 甚至指手画脚 回来后 又向领导 报忧 D 搜集的先进个人典型材料 自己动手写稿 发现下面问题后 与基层干部商量 介绍其他单位好的做法 回来后 一般性问题不再 报忧 重大问题在向领导汇报时 也要讲清基层同志的态度和所采取的措施 最合适的选择 D 理由 1 秘书要自己亲力亲为 写稿是本职工作 2 秘书不能以 二首长 自居 指手画脚是一种越权行为 3 秘书要 上传下达 下情上述 但是原原本本地将下面一切情况 一股脑儿地 端 给领导 不仅让领导事务缠身 而且也失去了秘书参谋作用 提供最佳决策环境 的发挥 二 行政助理 秘书 文员的区别 7 日 田中笃子秘书日常工作四个层次A 参与领导决策B 领导文件起草 信息收集C 接电话 接待 收发邮件D 办公用品管理 行政后勤 三 关于秘书招聘 你读懂了吗 福建省事业单位招聘考试网福建省教育考试院福建公务员考试资讯网福州赶集网 招聘启事来源 韩企在华招聘 中国三星北京总部招聘秘书 2016年中国海洋大学行远书院办公室综合秘书招聘启事 1 2名 一 招聘条件1 具有良好的政治素质和道德修养 有良好的沟通能力 组织协调能力 2 硕士研究生学历 硕士学位 年龄不超过30周岁 含30周岁 年龄计算到报名截止日 3 身体健康 品行端正 善于沟通 勤于思考 吃苦耐劳 心理素质良好 4 认同通识教育理念 对通识教育有兴趣和热情 勇于接受挑战 善于解决问题 5 英语听说读写能力良好 文笔较好 熟悉公文写作 熟练应用office等办公软件 6 具有学生管理工作经历或主要学生干部经历者优先 二 岗位职责1 协助处理办公室日常工作 2 从事助教相关工作 参与学生课程学习 带领学生进行分组讨论 3 从事学生日常管理工作 贯彻书院的规章制度 关心学生发展 解决学生生活中遇到的问题 4 协助参与书院课程建设 5 从事学生参访实习 交流实践活动的策划组织工作 6 完成书院交办的其他工作 小组讨论 从这些招聘中 你提取了哪些信息 1 性别 男女不限 如何理解秘书的性别要求 男性 适合做秘书吗 女秘书 男 女 领导 男秘书 女 男 领导 女性秘书 应如何自重自爱 女性职业 男性领导 女 年轻貌美性格温和天赋母性形象思维语言沟通亲和力强耐心细心敏感同理男 自信大方年富力强思维敏捷理性周全绅士风度组织管理吃苦耐劳出差应酬 年龄性格生理心理逻辑 2 年龄 303545周岁以下 十五志学 三十而立 四十不惑 五十知天命聪明与年龄一起成长 智慧 年龄不是问题 阅历才是价值 能力 生理年龄并不等同于心理年龄 心态 20岁跟对人 谋事 30岁做对事 成事 二十几岁不定位 三十几岁没地位二十几岁不规划 三十几岁规划也来不及二十几岁无信念 三十几岁无成就二十几岁不忍耐 三十几岁没能耐二十几岁不变通 三十几岁无出路二十几岁不耕耘 三十几岁无收获二十几岁不自律 三十几岁无前途二十几岁不积极 三十几岁难成功二十几岁不学习 三十几岁学习起来更吃力二十几岁不锤炼 三十几岁难立足 3 学历 大专 本科 研究生 大专 职业技术的专用词 有没有国家承认的学历不重要 重要的是有没有国家承认的能力 本科生 泛滥成灾 多得像米一样 研究生 以前的本科生 基本要求 学历 金钱 4 专业 不限 文科女生 灵气聪明漂亮接地气 文学修养精神世界心灵鸡汤知识储备性格形成环境熏陶工作需要 5 工资待遇 6 领导人选择秘书的标准8 形象好 气质佳爱岗敬业遵纪守法吃苦耐劳表达沟通能力强性格开朗工作积极主动熟悉电脑操作较高的文字材料写作基础有相关工作经验者优先录取方法 笔试 面试 体检 上班 秘书标准 容貌端庄 给人良好的第一印象 养成说早上好的习惯 学会化妆和穿衣 掌握基本的交际礼仪 涉外 秘书工作不能出现以下几种情况 22 1 坐着时翘起二郎腿2 说话时盘着胳膊3 下意识地做些摸着头发 咬着嘴唇等动作4 用手指或下巴指示人或物5 有意不回答对方 无视对方存在6 常用抱怨的言语 为什么 难道 凭什么 忠诚稳重 秘书忠诚稳重的突出表现 保守秘密 32保密的范围 企业高层人事变动 人事问题 领导人之间的关系领导人的家庭情况产品成本营销方式客户资料新产品研发 良好的秘书职业习惯 1 对于机密的事情 不管知道与否 被人问起时 都要回答 不知道 2 在谈论机密事情时 根据对方的具体情况决定谈论内容的深浅 3 不管是公共场合还是在家里 都不谈论工作上的事情 4 对于特别重要的文件 看完合起来 下班锁起来 过期的碎纸机销毁 保密不是封闭 1 对于一些公共信息 不能说 不知道 无可奉告 如电话 地址 2 回答机密问题 语言要婉转 不可断然拒绝 3 慎言慎行 自我修炼 提高情商 案例讨论2 336 琳达是上海公司销售部经理的秘书 当秘书还不到一个月 这天上午 琳达的上司被公司市场总监叫过去 他们站在办公室门口聊天 经理办公室电话铃响了 琳达过去接电话时 发现桌上印有 公司机密不可外传 的文件摊放着 面对这种情况 她该怎么办 请从下面五个选项中选出你认为最合适的 并说明理由 C 履行秘书保密职责 先处理再报告 A 因为是在经理的办公室 公司外部的人不会看到这份文件 所以 就这样放着没事儿 B 给正在与市场总监谈话的经理发短信 请示他如何处理办公桌上的机密文件 C 将文件放进保险柜里 经理回来后 马上向他报告 D 给老秘书艾心打电话请教 问她自己可否在经理返回座位之前把文件保存起来 E 机密文件这样摊着可能会被不该看到的人看到 所以用其他资料把这个文件盖上 经验丰富 树立时间就是效益