办公文秘_管理文秘基础综合讲义

管理文秘 主讲 张颖杰 第一章管理秘书概述 管理的含义秘书的含义管理秘书学的学科性质和实践意义管理秘书实务的内容 特点和原则管理秘书的素质及能力要求 管理秘书的素质及能力要求 基本素质身体素质心理素质思想素质 管理秘书的素质及能力要求 业务素质基础理论知识专业知识辅助知识 管理秘书的素质及能力要求 职业能力认知事物的能力语言文字运用的能力技能操作的能力组织协调社交能力 作业 请结合自身素质与能力 谈谈你对管理秘书的认识 以及如何能够成为一个优秀的管理秘书 要求不少于3000字 能够体现自身的特点和个性 有较强说服力 第二章公关事务管理 仪表交际礼仪常见秘书公关活动接待工作 几种常见的秘书专门公关活动 开放参观活动宴请活动签字仪式开业典礼信息发布会 接待工作 接待前的准备工作 心理准备 物质准备制定接待的工作计划 了解背景资料确定接待规格日程安排经费列支人员安排内宾接待工作外宾接待工作 案例分析 某企业设宴宴请一外宾 此外宾对该企业的某个项目很感兴趣 有投资的意向 为了争取外资 企业的主要领导都出席了宴会 宴会菜肴极其丰盛 最后剩下很多 按当地习俗 企业人员未将剩菜打包带走 外宾见此遂取消了投资的打算 请分析本案例中外商取消投资的原因所在 并思考与国内宴请相比 对外宴请时企业应当注意哪些问题 解析 对外宴请一般还是首选中餐 与国内宴请相比 对外宴请应当注意如下问题 宴请环境十分重要 应选雅致安静之处 点菜时不仅要考虑外宾宗教信仰方面的忌讳 还要注意其饮食习惯上的差别 菜肴要有地方特色 可以精致但不要奢华和浪费 参加宴请人员要讲究个人卫生 衣着得体 女士应当化妆 最好不要穿着工作装参加 如有必要 秘书要为上司准备祝酒辞 第三章沟通管理 什么是沟通 横向沟通纵向沟通 沟通 信息 渠道 信源 信宿 环境 反馈 噪音 人际沟通组织沟通公众沟通跨文化沟通 有效沟通的原则 7C Credibility可依赖性Context一致性Content内容Clarity明确性Consistency连贯性Channel渠道Capabilityofaudience接受力 案例分析 王处长不问青红皂白写信把另外一部门的属下严厉批评了一顿 结果后来事实证明是王处长冤枉了那位属下 王处长十分后悔 决定亲自打电话向其道歉 这时一旁的李秘书说 不用了 你那封信我根本没有发出去 因为我知道你会后悔的 所以我就把信压下了 王处长听了后如释重负 然后又怀疑地问李秘书 那么最近发出的那几封信也压下了吗 李回答 没有 因为我知道那些信是不该压的 不久 李秘书因此事而被记过 李秘书觉得很委屈 逢人便倒苦水 很快机关里都知道了这件事情 半个月后 李秘书被调离现任工作岗位 请分析李秘书行为的不当之处 并说明秘书在纵向沟通时应当注意哪些问题 秘书如何才能更好地与领导沟通 秘书应当如何与领导相处 摆正位置 自觉服务要自觉维护领导威信要尊重领导意见和决策要体谅领导难处 善于为领导分忧正确领会 贯彻 执行领导意图提高自身素养 增强业务能力树立沟通意识 学会进谏 适时 适地 适人 适言 第四章办公室管理 办公室环境管理日常办公事务管理办公文件管理办公用品和设备管理效率和时间管理 办公环境管理 优化办公环境的方法办公室的布局 开放式 封闭式 混合式办公室的布置和日常维护办公室的美化 家具 绿化 装饰办公室的健康和安全管理 日常办公事务管理 值班工作接打电话印信管理邮件收发零用现金管理商务旅行管理 文件管理 收文程序签收登记审核拟办批办承办催办处置 发文程序草拟审核签发复核缮印用印登记分发处置 办公用品和设备管理 办公用品的采购与进货办公用品的库存保管与发放办公设备的使用和管理 第五章会议管理 会议的种类 根据会议的性质分 决策性与非决策性会议根据会议的形式分 工作会 座谈会 动员会 现场会 研讨会 记者招待会 听证会 联席会等根据会议的规模分 小型100人以内 中型100 1000人 大型1000 10000 特大型10000以上根据会议所跨的地域范围划分 国际性 全国性 地区性 部门会议 会议工作程序 会前筹备 制定会议计划 准备会前物品会议中的服务工作 注意如何制作会议记录会议的善后管理工作 集团公司项目会议记录 时间 地点 出席人 主持人 记录人 一 主持人讲话 二 发言 一公司李总 项目选址 二公司刘总 项目范围 市场部郭总 市场调查与预测 财务部王总 项目的资金情况 技术部张总 项目招 投标情况 三 决议 四 散会 时间 主持人 签名 记录人 签名 铁通公司 分公司会议简报第 期 铁通 分公司办公室 年 月 日编者按 编发目的或评价 提高认识 统一思想 搞好精神文明建设 导语部分概括主旨 会上 公司党委书记 就如何贯彻会议精神做了重要讲话 他提出四点意见 一 提高认识 统一思想 二 结合实际 突出重点 三 运用媒体 抓住典型 四 加强领导 形成机制 最后再次强调 结尾部分归纳或提出希望 送 办公室 公司各部 共印 份 案例 金风公司邀请全国的客户到湖北武汉参加雅奇公司新开发的系列化妆品洽谈订货会 秘书小李负责安排与会人员的返程工作 小李先解决容易预订的近处与会者的车票 再慢慢解决远地难以解决的车票预订 小李认为 只要为大家尽可能预订火车硬卧车票就行了 这也有利于大家回单位后报销 请分析小李在做好与会人员的返程工作时应当注意哪些问题 小李的安排是否妥当 做好与会人员的返程工作主要包括以下两个方面 提前做好与会者车 船 机票的登记预订工作 尽早安排返程事宜了解与会者的需求和意愿一般应按先远后近的次序安排妥善安排送行车辆 有必要时还应安排有关领导送行帮助与会者提前做好返程准备工作 提醒与会者及时归还借用物品提醒与会者结清账目 开具发票或收据帮助与会者检查 清退房间准备包装袋 绳子等以备急需之用帮助部分与会者托运大件物品 第六章信息管理 第七章写作 经验与技巧 事实清楚 观点清楚 文字清楚语必惊人文不在长在于精 文不在多在于好想到就说 说出就写自我欣赏到自我反思和批评字斟句酌 反复推敲坚持写作 熟能生巧文风朴实 不摆架子 第八章行政公文 什么是行政公文 行政公文是行政机关及其他组织在公务活动或管理过程中 按照特定的体式 经过一定的处理程序所形成和使用的具有一定效力和规范体例的书面文字材料 离开行政管理活动就不存在行政公文 具有法定的作者 党政机关 社会团体 企事业单位等具有法定的权威性具有特定的效用性 现实执行效用 具有规范的体式具有法定的制发程序 行政公文的种类 国家行政机关公文处理办法 分12类13种 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要按行文关系可划分为三类 上行文 报告 请示下行文 命令 决定 指示 公告 通知 通报 批复平行文 函 也可用于上行文或下行文 议案 知照性 通知意见 会议纪要应视发文机关和发送对象的具体情况来确定其所属类别 行文规则 按隶属关系行文按职权范围行文同级机关可以联合行文一般不越级行文其他常规 请示应当一文一事 一般只对一个主送机关 报告中不应夹带请示事项等 文体结构 一 文头 发文机关 机关名义 机关内部部门名义 机关法定责任人名义 注意联合行文主体顺序 主次机关 党政军群 标注位置 正文后的右下角或标题中 标识 红头文件 首页正上部居中 发文字号 注意发文机关代字 中发 2008 10号 机关代字有时可由二个层次构成 湘政办发 份号 公文首页左上角 6 7位数字 不得少于2位 01等 秘密等级和保密期限 绝秘 30年 机密 20年 秘密 10年 公文版心右上角第一行 不标明秘密期限的 为 秘密 标明期限的 为 秘密 6个月 紧急程度 特急 急件 公文和 特急 加急 平急 电报等 标注在首页右上秘级正下方 有的也可在标题中标注 如 中共中央关于 的紧急通知 签发人 是指发文机关对文稿进行最后审定后以签名来表示批准印发的领导人 标注在发文字号右侧的红色线上 文体结构 二 行文结构 标题 发文机关 关于 事由 文种 核心词不可省 如只有 公告 或 通知 无机关和事由 注意 转发 和 印发 发布 专用于本机关指定的条例 办法等 不能用 转发 的写法有所不同主送机关 全称或规范化简称 标识在标题下靠左的顶格处 上行文一般只有一个主送机关 下行文可以有多级主送机关 告知性公文则不必写主送机关正文 注意排版 从左至右横排 自然段左空2字回行顶格 数字不能转行 标题的级节层次要求等附件 正文下空一行 左空2字 3号仿宋字体 后标全角冒号和名称 附件是正文的组成部分 与正文同等效力发文机关 版头式 机关文件 或 署名式 签章 联合上报的由主办机关盖章 联合下发的由所有联合发文机关盖章 以机关领导人名义发布的可以只用签署形式附注 标注在成文日期与主题词之间的位置上成文日期 应当用汉字书写 零 只能写成0 依印章位置确定 有时可写在标题下方 如决议 决定等 主题词 不超过7个 由词义从大到小排列 有间隔但不能用标点 且其中必须含有表示公文文种的词语 置于文尾抄送机关上方 文体结构 三 文尾 抄送机关 无须对公文承担责任和答复 标注在主题词下方印发说明 印发机关 非发文机关 印发日期 数字标识 印发数量 只能占一行 位于抄送机关下面最后一行 公文撰写的步骤与方法 准备阶段 授受领导意图 确立主旨 检选材料 针对性 真实性 关联性 撰写阶段 拟定提纲 结构安排 小标题式 分块式 并列直陈式 章条款分列式 起草正文 标题画龙点睛 开门见山 层次合理 并列法或递进法 结尾概括提升审核修改阶段 调 删 增 换 润 公文撰写的语言要求 基本要求 准确 贴切 严谨鲜明 简洁 生动朴实 流畅 易懂公文常用语言 注意模糊用语注意事项 规范用词规范称谓规范造句规范语法规范标点 常用公文写作 通知通报通告报告请示批复函会议纪要 校政发 2009 114号襄樊学院关于开展第一届优秀科研成果奖评选活动的通知 各单位 各部门 为进一步调动广大教师和科研工作者从事科学研究的积极性 努力提高我校科研水平 根据 襄樊学院优秀科研成果评奖暂行办法 校政发 2009 107号 文件精神 经研究 决定开展襄樊学院第一届优秀科研成果奖评选活动 现将有关事项通知如下 一 评选原则 二 评选程序 三 组织领导 四 工作要求 五 日程安排 二 九年十月十六日主题词 科研工作第一届优秀成果奖评选通知 襄樊学院办公室2009年10月16日印发 共印30份 国务院办公厅关于 省 市 县擅自停课组织中小学生参加迎送活动的通报 1999年12月5日 省 市 县举行 高速公路在本县通车仪式 县主要领导擅自决定 让本县部分中 小学校停课参加通车仪式 近千名中小学生在风雪天等候长达二小时 致使部分中小学生生病 学生家长和群众极为愤慨 致信中央要求坚决制止此类现象 中小学校依照国家规定建立有严格的教育教学秩序 这是教育教学质量的保证 任何单位和个人都不能随意破坏 现在一些地方的个别领导利用自己的权力 动辄调用中小学生为各种会议 考察 参观 访问甚至商业性典礼搞迎送或礼仪活动 有些地方还因此发生了严重的安全事故 造成极恶劣的社会影响 县发生的问题 已不只是一般的形式主义 而是官僚主义 严重脱离群众 此类不良风气必须坚决予以制止 各地区 各部门以及各级领导干部 要高度重视这一问题并从中吸取深刻的教训 切实增强群众观念 杜绝此类事件再度发生 中小学生是祖国的未来 他们的学习和活动安排 要有利他们的学习和身心健康 今后各地区 各部门都必须严格执行国家的有关法规和规定 不得擅自停课或随意组织中小学生参加各种迎送或 礼仪 活动 如确有必要组织的 须报经省级教育行政部门批准 国务院办公厅 盖章 一九九九年十二月二十日 关于暂缓调高旅游专项资金在交通建设附加费中分配比例的请示 市人民政府 今年4月7日 xx市委 市政府 关于加快发展旅游业的决定 x字 xx 8号 同意建立旅游建设发展专项资金 其部分资金来源于交通建设附加费的分配 并将此分配比列从原来的5 调高到10 对此 我委认为该措施无疑有利于筹集资金 促进旅游业发展 但当初决定征收旅业交通建设附加费的目的 主要是筹集地铁资金 现要提高旅游专项资金往交通建设附加费中的分配比例 必然减少地资金的来源 地铁工程建设年度投资高达30亿元 筹资任务十分艰巨 而今年地铁资金缺口更大 需开拓更多的资金来源 因此 任何减少筹集地铁资金的做法都会异致工期拖长和投资增大 不利于工程建设 鉴此 我委建议在地铁建设期内 暂缓调高旅游专项资金在交通建设附加费中的分配比例 仍执行旅游专项资金在交通建设附加费中占5 的分配比例不变 专此请示 请批复 Xx市计委Xx年x月x日 关于江苏省撤销南通县设立通州市的批复民政批 1993 4号 江苏省人民政府 你省一九九二年十月八日 关于撤销南通县设立通州市的请示 和一九九二年十一月十二日的补充请示收悉 经国务院批准 同意撤销南通县 设立通州县 县级 由省直辖 以原南通县的行政区域为通州市的行政区域 不增加机构和人员编制 民政部一九九三年一月八日 谈判纪要 谈判时间 年 月 日谈判地点 罗素饭店谈判双方 英国 公司 甲方 中国 公司 乙方 谈判人员 甲方 船舶经纪人史 乙方 代表万 谈判内容 旧船有债务怎么办乙方 买方 提出 根据可靠消息 这艘船现有债务 船已被债主扣压 大约欠润滑油款70万美元 靠港费50万美元 这与合同第九条不符 所以不能宣布合同生效 甲方 卖方 提出 这想必是船主的债务与本船无关 同意了解并解决其中的问题 向乙方提供港务局批准放船的各种文件 经过协商达成一致意见 为防止债主在公海扣船 交船时卖方向买方提供合法卖契 船进入中国领海时 大约交船后35天 买方付款 甲方 英国 公司船舶经纪人史 乙方 中国 公司代表人 万 年 月 日 xxx信访领导小组会议纪要 2004年5月26日 县委常务副书记 县信访工作领导小组组长xxx主持召开了今年第二季度县信访领导小组会议 现纪要如下 会议通报了平利县第一季度来访情况 交通治理等群众关心的热点问题 会议认为 一季度我县信访工作由于各级各部门高度重视 采取了积极有效措施 成绩 但与去年同期相比 信访总量明显增大 问题 因此 各级各部门要端正认识 增强责任意识 改进工作方法 化解矛盾 维护社会稳定 会议强调 信访工作是一项长期性的工作 主动化解矛盾 信访是可以减少的 会议指出 二季度信访工作要以化解矛盾 减少集体信访 确保一方平安 会议要求 1 2 3 4 会议决定 1 会议决定6月中旬对信访工作进行半年检查 检查结果将在全县进行通报 并纳入年终考核 2 林业局要加强对退耕还林信访问题的研究 建立健全退耕还林监管处理工作机制 并迅速拿出工作方案报信访领导小组 与会人员 年 月 日抄报 县委 县人大 县政府 县政协 市信访局抄送 县信访领导小组成员单位 重点涉访单位 练习题 下列公文标题有何错误 请修改 关于 普通高等学校管理条例 的通知湖北省财政厅转发财政部加强基本建设拨款管理工作的通知襄樊市地方税务局关于开征个人收入调节税有关事项的公告湖北省国家税务局关于建议把依法纳税列为国家考核企业的一个重要指标的请示报告 指出下列公文用语在语法逻辑方面的错误并改正 鉴于你厂经营亏损的实际情况 同意对你厂1997年工商税予以减免税照顾 各级政府在贯彻党的经济政策的同时 要注意贯彻党的农业政策 大多数经过整顿验收合格的企业是合乎整顿要求的 今年工业企业经济效益下降的原因 或者是原材料价格上升 成本提高 或者是经营管理不善 损失浪费大 指出下列公文用语在语法逻辑方面的错误并改正 在社会主义条件下 为什么会出现吃 大锅饭 的弊端呢 这是因为实行按劳分配制度的结果 他们把群众对这个问题的意见报告上去以后 有关领导同志表示基本上完全同意 到本月末 这一重点工程项目已经全部完工 只有少数扫尾工程还在抓紧进行 各地在安排计划中都积极争取这个重点工程项目 我们要建成这个重点工程项目 全部的工业总产值和经济效益都将有很大增长 仔细阅读下列两段公文导语 分别指出这两段公文导语所属的文种 并拟出这两份公文的标题 主题词 最近 有些企业自行决定对职工免费供应午餐 引起了连锁反应 影响很大 目前我国经济发展水平低 经济上还不富裕 如果全国现有职工都免费供应午餐 一年将增加开支上百亿元 国家财力难以承受 为此 特作如下 标题 主题词 你们联合上报国务院 关于停止执行企业以留利再投资退40 所得税规定的请求 财政字 199 第5号 收悉 经国务院常务委员会议讨论 现 如下 标题 主题词 下面这篇请示不简洁 请修改 并调整格式至规范 公司驻沪办事处关于私自离岗或无故超假是否扣发工资的请示 字 199 号公司人事科 我处近有一人不经组织批准私自回家 一人无故超假不归 关于是否应扣发工资的问题 我处意见 在公司没有统一规定之前 对私自离岗或无故超假期间的工资 应予以扣发 以上意见是否妥当 请批复 驻沪办事处 公章 19 年 月 日 第九章 计划与总结 计划的写作思维和表现形式 写作思维 WHY WHAT HOW思维方法 比较法 因果法 归纳法内容和结构 1 标题 计划单位 计划期限 计划性质 计划名称2 引导语 介绍计划编制的指导思想 计划的目标和依据 计划的要求等3 主体 交待计划的任务和指标以及完成计划的方法和步骤4 结尾 较灵活 可省略 亦可提出希望和要求 表强调 5 落款 单位署名和日期表达方式 叙述和说明 不需要描写和议论 请修改下面这篇学习计划 学习计划由于上学期对学习重视不够 致使期末复习紧张而忙乱 成绩不理想 本学期为了避免学习的盲目性 因此 特制定计划如下 本学期一定要好好学习 上课认真听讲 使自己的学习成绩有所提高和长进 平时把主要精力放在吃透教材上 掌握基础知识和基本理论 加强对综合分析运用能力的训练 抽出适当时间 有目的地阅读相关参考资料 尽可能多看一点重要的课外读物 按时完成老师布置的作业练习 不拖拉 不马虎 重要复习思考题要写解答要点 力争做到不迟到 不早退 有事请假 正确处理好学习和社会交往之间的关系 对计划的执行情况 每月要自我检查一次 期末做一次自我总结 总结的写作思维和表现形式 写作思维 做什么 怎么做 做得如何 为何这样 存在哪些问题 今后应当怎样思维方法 纵向思维法 横向思维法 因果联系法内容和结构 1 内容 情况概述 成绩和经验 问题和教训 努力方向和改进意见2 结构 1 标题 A公文式标题 单位 时限 性质 总结B文章式标题 2 正文 前言 主体 结尾表达方式 叙议结合 朴实准确 总结的写作要求 全面回顾 适当评价就事论理 事理结合点面结合 详略得当语言得体 结构合理 第十章 经济文书写作 项目建议书与可行性研究报告 立项的理由与背景项目的主要内容 对象 选址 指标等 项目投入的资源及条件项目投资的估算及筹资方案项目的进度安排项目的效益分析项目的风险及不确定性分析其他 项目的市场分析 建设规模 技术方案 环境保护 劳动保护与安全卫生 企业组织和人力资源配置等 意向书 协议书 合同 标题 应尽量避免 文不对题 正文的内容结构 开头 注意主体身份 资格 称谓等主体 标的 价款 履约的时间 地点和方式 各方的权利与义务 违约责任 争议解决办法 合同的效力期限等结尾 注意合同当事人的签章及排列 公司章程 公司的基本情况经营宗旨与范围公司的资本构成股东的权利与义务公司的治理结构公司的财务会计制度公司的终止与清算 委托书 委托人 受委托人 兹因 一事 现委托 为全权代表 与对方 有关事宜 由此在法律上所产生的一切后果均由委托人承受 委托人 法定代表人 年 月 日 法定代表人证明 同志现任我单位 职务 为法定代表人 特此证明单位 年 月 日附 法定代表人性别 年龄 住址 电话 请指出