档案管理_大数字档案馆建设概述

善谋而出新 上海交大数字档案馆建设概述 一 档案馆简介二 数字档案馆建设三 几点体会 档案馆简介 上海交通大学档案馆成立于1986年4月 是由原国家教委批准成立的第一家高校档案馆 2010年4月与学校党史校史研究室合署办公 经过二十多年的努力 已初步构筑起了档案管理 党史校史研究 博物馆建设为一体 多学科并举 实体与虚拟相融 研究与实践相结合的 具有交大特色的校史档案文博体系 形成了一支由档案学 历史学 科学技术史 计算机技术 陈列设计 影视编辑制作等各类专业人才组成的 具有较高素质和综合实力的创新团队 成为了学校档案安全保管基地 爱国主义教育基地 党史校史研究基地 档案学硕士生培养基地 是学校和社会档案信息服务的中心 上海交大档案馆现设9个业务科室 有职工39人 其中正高职称3人 副高职称7人 具有硕博学位人员占职工总数的40 在职攻读硕士学位4人 档案馆简介 档案馆简介 上海交大档案馆馆藏档案共分6个全宗 即国立交通大学 上海造船学院 南洋工学院 上海农学院 上海第二医科大学及上海交通大学 保存了自1896年建校以来历经三个世纪的17个档案门类近12余万卷 件 档案 馆藏特色鲜明 完整地保存着自建校以来所有学生的成绩表 保存有反映学校历史沿革的大批珍贵照片资料 建立了2000多位知名校友人物史料 并拥有大批实物档案 档案馆简介 档案管理已进入 后保管 时期 先后举办了 缅怀钱老报国情 探寻学长航天路 交通大学与世博会 等十余个专题展览 出版校史研究系列专著18种20本 总计996万字 包括 上海交通大学纪事 1896 2005 上 下卷 三个世纪的跨越 从南洋公学到上海交通大学 等 发表各类专业论文 文章 300多篇 并开发了品种多样的校史文物礼品 开创了诸多国内高校档案界 第一 1994年11月 晋升为全国高校中第一家国家一级档案管理单位 1996年创立全国高校第一家校史博物馆 同年11月被上海市人民政府命名为上海市青少年教育基地 成为全国高校档案界的第一个省市级爱国主义教育基地 2006年成为全国高校档案界第一个拥有档案学硕士点的档案馆 2008年 建成我国高校第一家数字档案馆 并多次荣获 全国档案工作先进集体 上海市档案工作先进集体 称号 一 档案馆简介二 数字档案馆建设三 几点体会 档案信息化建设 一 建设概述 二 建设内容 三 建设成果 在学校领导和各部门的大力支持下 上海交通大学档案馆从1996年就开展档案信息化建设 2003年拟订了 上海交大档案信息化建设实施意见 和 数字档案馆建设方案 并被纳入学校 985 工程数字化校园的建设规划 经过 985 一期 二期投入 全面加速推进档案信息化建设 2008年底数字档案馆建设成果通过了上海市档案局主持的鉴定 建设概述 数字档案馆建设 一 建设概述 二 建设内容 三 建设成果 建设内容 1 资源体系建设2 服务体系建设3 安全体系建设4 人才队伍建设 信息资源是一种特别重要的战略资源 它与物质资源 能源资源一起构成了现代社会经济发展的三大支柱 在档案信息系统中最有价值 最有待发掘的宝藏就是其积累的档案信息资源 档案信息资源的建设就成为了数字档案馆建设的生命线 建设内容 资源体系建设 1 四位一体 的资源体系建设 以 小平台 储存 大资源 校本资源 建设内容 资源体系建设 建设内容 资源体系建设 办公自动化 OA 系统与档案管理系统的有机衔接 与应用系统的数据交换 集成和整合 收发文登记和网上预立卷归档系统 档案管理系统 归档电子文件真实 完整 有效保证 馆藏档案数字化 建设内容 资源体系建设 办公自动化 OA 系统与档案管理系统的有机衔接 办公自动化 OA 系统与档案管理系统的有机衔接 与应用系统的数据交换 集成和整合 收发文登记和网上预立卷归档系统 档案管理系统 归档电子文件真实 完整 有效保证 馆藏档案数字化 建设内容 资源体系建设 框架及流程平台采用Biztalk2006作为数据采集交换的基础部件 其架构如下 分为业务系统层 数据采集交换层 数据共享层 服务组件层及服务使用层 上海交通大学数字档案馆业务数据归档架构 与应用系统的数据交换 集成和整合 与应用系统的数据交换 集成和整合 办公自动化 OA 系统与档案管理系统的有机衔接 与应用系统的数据交换 集成和整合 收发文登记和网上预立卷归档系统 档案管理系统 归档电子文件真实 完整 有效保证 馆藏档案数字化 建设内容 资源体系建设 建设内容 资源体系建设 收发文登记和网上预立卷归档系统 办公自动化 OA 系统与档案管理系统的有机衔接 与应用系统的数据交换 集成和整合 收发文登记和网上预立卷归档系统 档案管理系统 归档电子文件真实 完整 有效保证 馆藏档案数字化 建设内容 资源体系建设 本系统作为 上海交大数字档案馆 项目的应用管理系统 2004年建设完成并通过由上海市档案局主持的鉴定 该系统使交大的档案工作由传统纸质载体管理和归档工作模式 向现代电子文件管理和远程归档工作模式的业务变革 该项目荣获了2005年度上海市档案科研成果一等奖 国家档案局档案科研成果三等奖 该系统对于归档电子文件的真实性 完整性 有效性问题 按照2002年国家档案局颁布的 电子文件归档与管理规范 GB T18894 2002 和2006年上海市制定的 上海市电子文件归档管理实施指南 为征求意见稿 2008年年底将正式颁布 等文件要求 参照国家档案局 电子文件元数据集标准 讨论稿 的标准 从技术上不断改进 提供了全面管理和有效的监控手段 档案管理系统 归档电子文件真实 完整 有效保证 建设内容 资源体系建设 电子文件的真实性 在确保电子文件的基本描述信息 原件信息一起归档的同时 对已归档电子文件采用数字摘要技术 MD5技术 加密 进行防篡改处理 保证其真实性 两阶段真实性保证 电子文件归档的真实性保证 以及 归档电子文件的真实性的检测1 在兼职档案员进行电子文件归档的时候对电子文件加数字摘要 档案馆接收时可对电子文件的真实性进行检测2 档案馆管理人员可通过比对数字摘要码对已归档电子文件的真实性进行检测 电子文件的真实性保证包括电子文件归档的真实性保证以及保证已归档电子文件的真实性 主要措施 建设内容 资源体系建设 电子文件的有效性 1 根据2002年国家档案局颁布的 电子文件归档与管理规范 GB T18894 2002 标准 系统对图像文件格式做了限制 只允许jpg tiff格式文件上传 2 3 系统实现在归档接收时 提供对非标准格式文件 DOC XLS等 进行PDF格式转换的接口 系统提供非标准格式文件 DOC XLS等 的后台监控服务 并自动启动PDF的转化工作 电子文件的有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性 包括信息的可识别性 存储系统的可靠性等 建设内容 资源体系建设 电子文件的完整性 制定 上海交大数字档案馆电子文件元数据实施要则 系统监测 系统根据 要则 确定电子文件归档时的必选字段 在提交归档时系统自动检测 提醒档案工作人员信息项是否完整 电子文件的完整性是指电子文件的内容 结构 背景信息和元数据等无缺损 主要措施 建设内容 资源体系建设 办公自动化 OA 系统与档案管理系统的有机衔接 与应用系统的数据交换 集成和整合 收发文登记和网上预立卷归档系统 档案管理系统 归档电子文件真实 完整 有效保证 馆藏档案数字化 建设内容 资源体系建设 1 概述馆藏档案数字化是数字档案馆的重要信息资源源泉 我馆从2003年开始探索和开展馆藏档案数字化工作 其工作思路为 以历史学研究的视角 以档案利用为中心 档案保护为宗旨 拓展档案利用的潜在用户 全面开创网上档案信息服务新局面 确定了从远至近 成门类 大批量的数字化原则 参照 纸质档案数字化技术规范 DA T31 2005 制定了 上海交通大学档案馆纸质档案数字化技术规范 作为数字化标准 通过招投标形式聘请专业档案队伍开展馆藏档案的扫描工作 在内建立了一支由专兼职档案人员组成的档案信息著录人员队伍 共同开展馆藏档案数字化的建设 建设内容 资源体系建设 馆藏档案数字化 建设内容 资源体系建设 馆藏档案数字化 1 四位一体 的资源体系建设 以 小平台 储存 大资源 媒体资源 建设内容 资源体系建设 1 概述档案信息网上资源搜索导入平台基于TRS网络搜索引擎技术对校园网及社会主干网等实现定网站 定频道 定关键字搜索 采集有关上海交通大学历史 校友人物 学校新闻等方面的信息 采集内容形式包括标题 发布时间 正文 图片等 该平台对这些信息进行筛选 整合 按频道 人物 主题等组卷归档原则 每日自动组成一卷 归入资料门类并直接进入数字档案馆信息资源库 供用户查询利用 该平台的建设极大的丰富了数字档案信息资源库 建设内容 资源体系建设 档案信息网上资源搜索导入平台 2 框架及流程流程图 建设内容 资源体系建设 档案信息网上资源搜索导入平台 A 设置搜索关键字 建设内容 资源体系建设 档案信息网上资源搜索导入平台 B 设置搜索范围 网站 频道 建设内容 资源体系建设 档案信息网上资源搜索导入平台 建设内容 资源体系建设 C 设置搜索参数 档案信息网上资源搜索导入平台 D 设置组卷策略 由网上信息构成的虚拟案卷与一般电子案卷以相同的方式进入档案工作流程示意 建设内容 资源体系建设 档案信息网上资源搜索导入平台 建设内容 1 资源体系建设2 服务体系建设3 安全体系建设4 人才队伍建设 拥有了门类丰富的海量信息 但是如果我们不能提供便利快捷的查询手段 不能提供 大海捞针 瞬间可得 的可能 那么再多的信息也难以为学校和社会服务 只能是 养在深闺无人识 上海交大数字档案馆就从档案信息资源着手 通过不断梳理业务流程 深入挖掘档案资源 分析用户需求 完善查询系统 从不同的角度 不同层次 快速准确地把档案信息展现给利用者 增强利用者对档案信息的了解 最大限度地满足不同要求用户对信息利用的需求 实现档案信息资源的增值服务 建设内容 服务体系建设 建设内容 服务体系建设 2 以用户为核心 以提高用户利用效率为目的的服务体系建设 以 小地方 开展 大服务 条件性 自助式服务 即时性 浏览式服务 研究性 推送式服务 涉民档案服务 档案信息网上查询利用 档案专题汇编 档案史料在线多功能编研陈展 网上学历学位认证系统 上海交通大学数字档案馆门户网站 校史信息资源教育网 档案信息资源服务网 上海交通大学数字校史博物馆网站 陈展式服务 档案专题展览 建设内容 服务体系建设 1 条件性 自助式服务 2 即时性 浏览式服务 3 研究性 推送式服务 4 涉民档案服务 5 陈展性服务 6 档案馆门户网站 7 校史博物馆网站 建设内容 服务体系建设 条件性 自助式服务 一般性的档案查询 就好比是自动柜员机 依据所掌握的不同权限 学校各部门既能查询本部门历年归档的文件材料 又能查询开放的数字化档案全文信息 特殊利用 经申请批准后可定点定时利用数字化的内控档案 实现广大教职员工不出办公室就可以查阅开放档案目录及全文的目标 同时还提供网上预约并辅之以电话 传真 电子邮件等条件性的档案服务 建设内容 服务体系建设 建设内容 服务体系建设 建设内容 服务体系建设 查询权限申请 建设内容 服务体系建设 1 条件性 自助式服务 2 即时性 浏览式服务 3 研究性 推送式服务 4 涉民档案服务 5 陈展性服务 6 档案馆门户网站 7 校史博物馆网站 建设内容 服务体系建设 建设内容 服务体系建设 即时性 浏览式服务 对大众用户 一般不了解馆藏 但又有利用需要 依据用户需求 按照著录专题分类 由系统进行自动化组织 提炼成专题汇编等有高附加值的信息产品 通过多样化形式的展示 增添了阅览的趣味性 目前有毕业生照片 科研获奖照片 上海交大报 干部任免 教工名册等多个专题栏目 即时性 浏览式服务 建设内容 服务体系建设 建设内容 服务体系建设 即时性 浏览式服务 建设内容 服务体系建设 即时性 浏览式服务 即时性 浏览式服务 建设内容 服务体系建设 1 条件性 自助式服务 2 即时性 浏览式服务 3 研究性 推送式服务 4 涉民档案服务 5 陈展性服务 6 档案馆门户网站 7 校史博物馆网站 建设内容 服务体系建设 研究性 推送式服务 针对对档案查询有一定要求的一般研究人员 根据用户网上申请和学校中心工作 通过在线编研陈展平台 组织用户感兴趣的信息 以某一专题作为信息聚合的标准 挖掘馆藏相关信息 提供高层次的档案信息加工产品 建设内容 服务体系建设 建设内容 服务体系建设 1 条件性 自助式服务 2 即时性 浏览式服务 3 研究性 推送式服务 4 涉民档案服务 5 陈展性服务 6 档案馆门户网站 7 校史博物馆网站 建设内容 服务体系建设 涉民档案服务 对我们的广大学生群体 历届毕业生可通过网络提交学位学历认证的需求 上传相关证件 并经审核通过后予以办理 大大方便了用户 建设内容 服务体系建设 建设内容 服务体系建设 1 条件性 自助式服务 2 即时性 浏览式服务 3 研究性 推送式服务 4 涉民档案服务 5 陈展性服务 6 档案馆门户网站 7 校史博物馆网站 建设内容 服务体系建设 陈展性服务 主动地展示 宣传的窗口 传播的媒介 以档案数字化成果为支撑 应用情报学 博物馆学 档案编撰学及现代陈展等手段和技术 围绕青少年的素质教育 大学文化建设 学校内涵建设等学校中心工作 利用丰富的档案信息资源 以专题展览形式 举办主题明确 形式活泼的网上展览会 开展宣传教育工作 我馆在围绕学校创建世界一流大学 加强学校软实力建设 弘扬办学传统 深化和拓展融资办学渠道等中心任务 先后筹建了 交大与世博 等十多个实体展览 建设内容 服务体系建设 建设内容 服务体系建设 建设内容 服务体系建设 陈展性服务 1 条件性 自助式服务 2 即时性 浏览式服务 3 研究性 推送式服务 4 涉民档案服务 5 陈展性服务 6 档案馆门户网站 7 校史博物馆网站 建设内容 服务体系建设 数字档案馆门户网站作为数字档案馆对外服务的窗口 它首先不能以本位为中心构建 必须是以服务为中心 其次它建设的好坏 主要决定因素并不完全取决于其硬件配置 更重要的是其背后支撑的信息系统能提供怎样的信息资源 其提供的服务手段又有多大的吸引力 建设内容 服务体系建设 数字档案馆门户网站 档案信息资源服务网 该门户网站是交大数字档案馆的对外服务窗口 它以数字档案信息数据库为后盾 提供集成数字档案馆各工作平台 应用平台 服务平台于一体的统一端口 所有的服务项目 点击不超过三次就找到服务入口 真正实现了以服务为基点的门户网站的设计理念 建设内容 服务体系建设 建设内容 服务体系建设 1 条件性 自助式服务 2 即时性 浏览式服务 3 研究性 推送式服务 4 涉民档案服务 5 陈展性服务 6 档案馆门户网站 7 校史博物馆网站 建设内容 服务体系建设 数字校史博物馆网站 档案信息资源教育网 数字校史博物馆利用数字网络新技术 以信息丰富 功能强大的档案全文信息数据为依托 突破了实体校史博物馆的时空局限 完整地展现了交通大学110多年的历史长河中发生的重大事件 历经的坎坷磨难 取得的辉煌成就 形成的优良传统以及深厚的文化底蕴 实现了历史与现实的完美结合 是一个规模较大 内容丰富 展示新颖 特色鲜明 富有时代气息的数字校史博物馆 它满足不同层次观众的不同需求 多方面 多层面 全视角地进行学习浏览 使之受到启迪与教育 建设内容 服务体系建设 建设内容 服务体系建设 特色频道 交大英才 建设内容 服务体系建设 特色频道 馆内陈展 建设内容 服务体系建设 特色频道 文治学堂 建设内容 服务体系建设 特色频道 感恩社会 建设内容 服务体系建设 特色频道 文献征集 建设内容 服务体系建设 建设内容 1 资源体系建设2 服务体系建设3 安全体系建设4 人才队伍建设 在今年5月召开的全国档案安全体系建设工作会议上 国家档案局局长杨冬权指出 必须始终坚持把档案安全视作档案工作的生命线 把档案安全工作放在档案工作的首位 必须始终坚持把档案信息安全与档案实体安全放在同等重要位置 确保数字档案和电子文件内容真实 长久可读和有效利用 必须始终坚持把安全督查与制度建设相结合 提高规范化管理水平 必须始终坚持发挥科技创新的先导作用 不断为档案实体安全和信息安全提供坚实的技术保障 建设内容 安全体系建设 建设内容 安全体系建设 3 确保档案信息安全的安全体系建设 1 系统安全保障 2 制度和规范化保障 建设内容 安全体系建设 3 确保档案信息安全的安全体系建设 1 系统安全保障 2 制度和规范化保障 建设内容 安全体系建设 1 上海交大数字档案馆电子文件元数据实施要则 2 上海交大档案馆馆藏纸质档案数字化技术规范 3 上海交大数字档案馆权限管理实施办法 4 上海交大档案馆门户网站管理暂行办法 5 上海交大数字档案馆档案信息著录要则 6 上海交大档案馆计算机网络安全及病毒防治手册 7 上海交大关于电子文件网上收发文登记 网上预立卷和远程归档工作的暂行管理办法 8 上海交大关于机关部处和直属单位年度电子文件与纸质文件配套归档考核的暂行管理办法 9 上海交大关于馆藏档案及年度归档文件开放鉴定暂行实施办法 10 上海交大关于档案信息校园网上开放利用的暂行管理办法 11 上海交通大学档案信息化建设实施意见 12 照片档案数字化标准 13 上海交通大学档案馆 基建类 档案数字化制作标准 14 上海交通大学档案馆 短期文书 档案数字化制作标准 15 上海交通大学档案馆音视频声像档案制作标准 建设内容 安全体系建设 建设内容 1 资源体系建设2 服务体系建设3 安全体系建设4 人才队伍建设 数字档案馆的建设 人才是关键 一来它不仅需要档案专业人才 计算机专业人才 更需要既懂档案业务 又熟悉信息技术的复合型人才 二来档案界为应答电子时代的挑战以及档案工作由保管时代向后保管时代过渡的要求 需要档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡 建设内容 人才体系建设 4 高素质 复合型 专业化的人才队伍建设 建设内容 人才体系建设 数字档案馆建设 一 建设概述 二 建设内容 三 建设成果 建设成果 数字档案馆建设成就显著 1 2003年以来 实现了纸质文件与电子文件的100 的配套归档管理 2 馆藏档案数字化率达到80 目录级著录率达到100 建设成果 馆藏档案全文数字化信息统计表 截止到2010年10月15日 3 鉴定开放了历史 1896 1949 文书 1949 1976 照片 1896 2006 等档案的全文信息 实现了校园网上档案信息的查询及利用 开放率近75 网上开放档案信息统计 4 数字档案馆建成的两年时间里 网上查询档案点击数以每年翻番 已成为校内查询档案的一个重要途径 5 2009和2010年 网上学历认证已接待200余名学生的申请 制作证书近600多份 为200多位学生解决了多次往返之苦 6 2009年至今 8个网上展览 平均点击数为500多人次左右 相当于接待了近5000人次的参观 7 校史数字博物馆2009年1月通过验收 至今点击率达到17 6万次 建设成果 一 档案馆简介二 数字档案馆建设三 几点体会 几点体会 一 规范有序的基础业务工作是开展档案信息化的前提 二 关注业务和社会需求 解决实际问题是开展档案信息化的目的 三 总体规划 分步实施是开展数字档案馆建设的指导思想 四 人才队伍建设是开展数字档案馆建设的关键 五 加强特色建设 打造数字档案馆建设的品牌 几点体会 一 规范有序的基础业务工作是开展档案信息化的前提信息化建设倒逼日常档案管理工作的制度化 规范化和程序化 开展数字档案馆建设 必须规范先行 上海交大档案馆按照 高校档案实体分类法 和 高等学校档案工作规范 的要求 建立了馆藏合理 门类齐全 管理规范 服务有效的档案工作体系 为数字档案馆建设打下了坚实基础 几点体会 一 规范有序的基础业务工作是开展档案信息化的前提 二 关注业务和社会需求 解决实际问题是开展档案信息化的目的 三 总体规划 分步实施是开展数字档案馆建设的指导思想 四 人才队伍建设是开展数字档案馆建设的关键 五 加强特色建设 打造数字档案馆建设的品牌 几点体会 二 关注业务和社会需求 解决实际问题是开展档案信息化的目的在数字档案馆建设中要坚持以需求为导向 以应用来驱动 以应用促发展 把信息化建设融入各项档案业务工作中去 千万不能把档案信息化当作面子工程 花瓶项目来做 几点体会 一 规范有序的基础业务工作是开展档案信息化的前提 二 关注业务和社会需求 解决实际问题是开展档案信息化的目的 三 总体规划 分步实施是开展数字档案馆建设的指导思想 四 人才队