物资验收管理制度.docx

物资验收管理制度1 总则1.1 目的为规范00xxxx（以下简称“xxxx”）物资验收管理，确保所采购物资符合生产经营要求，为生产经营提供良好的物资支持，特制定本制度。1.2 适用范围本制度适用于xxxx、xxxx控股公司、子公司及受托xxxx管理单位采购物资（原辅料除外）到货验收管理。1.3 定义采购计划：经供应公司审核、平衡利库后批准执行的物资需求计划。验收组织单位：根据验收性质特指供应公司验收组、使用单位（或采购计划提出单位）、办公室。1.4 职责1.4.1 供应公司验收组（以下简称“验收组”）1.4.1.1 对采购的通用物资进行到货验收。1.4.1.2 组织使用单位相关专业人员对专用备品、备件及设备等物资进行验收。1.4.1.3 组织使用单位、xxxx内外相关专家对大型成套设备（单笔合同在100万元以上）或单台价值50万元以上设备进行验收。1.4.1.4 组织生产管理部/装备管理部门对单台价值在5万元以上的特种设备进行验收。1.4.1.5 组织使用单位对特殊劳动防护用品（空气呼吸机、防毒面具、井下急救用品等物资）进行到货验收。1.4.1.6 组织消防中队对消防器材（除消防铁锹、桶、钩、箱、柜、水袋内扣、结合器等常用物资）进行到货验收。1.4.1.7 组织xxxx办公室对行政办公资产进行到货验收。1.4.1.8 组织信息技术部门对办公自动化设备进行到货验收。1.4.1.9 收集整理到货设备随机文件，每周与xxxx办公室档案室办理资料交接手续。1.4.1.10 根据验收意见，签署最终验收结论。1.4.2 xxxx办公室1.4.2.1 负责参加行政办公资产的到货验收。1.4.2.2 负责设备及办公自动化随机资料收集归档。1.4.3 装备管理部门负责参加单台价值在5万元以上的特种设备进行验收。1.4.4 消防中队负责参加消防器材到货验收。1.4.5 使用单位（或采购计划提出单位）与供应公司共同对专用备品、备件及设备进行验收。2 管理内容2.1 管理要求2.1.1 供应公司负责制定各类物资验收规范。2.1.2 验收组组织到货物资验收，负责对物资的数量、质量、规格型号、品牌、材质、技术参数及物资随附文件（产品合格证一份、产品使用维护保养说明书一份、送货清单一份、其他随机资料一份）的符合性进行验收，签署验收结论。进口材料或成套设备中配置的进口零配件，严格依照合同及技术协议约定验收（包括资料），所有物资资料验收以合同及技术协议约定的资料清单为准。2.1.3 设备到货随机备品备件，由验收组按照合同清单验收，验收合格由供应公司统一保管，库管员建立单独台账，设备随机备品备件出入库按xxxx正常出入库程序单独登记台账进行收发存管理。2.1.4 库管员依照验收单对物资外观、包装、数量和规格型号进行清点收货。2.1.5 验收组、使用单位、设备管理部门因验收把关不严，造成物资误接收分别承担相应管理责任。2.2 验收依据2.2.1 xxxx与供应商签订的采购合同（包括随附的技术协议），没有采购合同按采购计划验收；2.2.2 紧急采购物资由使用单位现场确认验收；2.2.3 采购合同没有涉及到的物资标准，按国家、行业对相关产品的标准执行。2.3 物资验收管理2.3.1 物资到货后，采购单位须向验收组提供商务合同及技术协议，由供应商负责提供加盖印章的送货清单，送货清单上必须签署供货日期，收货单位、送货司机在送货清单上签署到货日期。2.3.2 所有到货物资必须填写综合物资采购到货验收单或行政物资采购到货验收单，验收人员在验收单上必须明确验收意见，不合格的必须注明原因。2.3.3 无采购计划的到货物资（不含紧急采购物资），验收组不得验收，库管员不得办理入库。2.3.4 计件物资在验收过程中，数量超过计划采购数量的部分予以退回（赠品除外）。以计重或长度计算的物资，超出计划5%以内予以接收；批量物资验收必须抽检在40%以上。2.3.5 没有验收、验收不合格的物资不得入库，暂存待验区，验收不合格的物资由验收组通知采购单位进行处理。2.3.6 xxxx紧急采购物资到货由使用单位现场验收，验收合格直接领用，在次日补办计划及领料单。2.3.7 混装材料到货后由供应公司负责卸车，但属于同一项目部同一施工单位的材料由各项目部自行负责卸车。2.3.8 xxxx各单位物资到货，由于客观条件限制，物资不能直接到现场或现场不具备物资管理的要求，此类物资直接进供应公司总库，待具备条件后由项目部领用。2.3.9 园区外设备到货验收由供应公司组织使用单位现场验收。2.3.10 xxxx各项目部甲供材料由供应公司组织项目部共同验收。其中，由供货单位负责安装的甲供材料，由供应公司组织项目部对材料品牌、型号、数量、外观质量及相关资料进行验收。2.3.11 大型成套设备（单笔合同在100万元以上）或单台价值50万元以上设备的验收，参加人员必须是主管设备的负责人或相关专业工程师。2.3.12 大型成套设备分批次到货的验收，验收程序不变，分批次按照分批次验收单参与验收人员在到货明细表上小签，分批次验收，验收合格后分批次办理暂估入库，全部到货后由采购单位出具最终到货验收单，分批次验收单原件作为最终到货验收单的附件，供应公司验收主管、负责人在最终到货验收单上签字确认。2.3.13 乙供材料验收由项目部/在建矿井组织供应公司、监理单位、施工单位共同参加。2.3.14 供应公司接到供应商出具的变更函件，要对替代物资与被替代物资的性能、价格做全面了解，对替代物资与被替代物资的价格差异做重点分析，使用单位主要从性能、技术参数方面审核是否能满足使用需求，使用单位业务分管领导对该替换物资性能、技术参数再次审核确认，各级审核人员必须明确审核意见，严禁无审核意见只签名。2.3.15 采购到货设备与技术协议不符（高代低或不同品牌替代），但是使用功能、技术标准都完全能满足使用需求，此类设备验收时需供应商出具变更函件，供应公司出具采购物资变更确认单，经供应公司主管领导、使用单位设备主管领导审核确认后，提交供应公司验收组，验收组将采购物资变更确认单作为验收依据之一对到货设备进行验收。2.4 验收时间节点3 到货数量在300项/台/套以内的通用物资，须当天（在1个工作日内）验收完毕并办理入库手续（项目部甲供材料到货应在3日内办理完入库手续）；专用备品备件在2个工作日内验收完毕并办理入库，设备在3个工作日内验收完毕并办理入库。到货数量超过300项/台/套以上的物资，通用物资须在2日内验收完毕并办理入库手续，专用备品备件在3个工作日内验收完毕并办理入库，供应公司仓储管理部于次日上午10点钟将随货清单、验收单、入库单匹配送本单位材料会计。3.1 不合格物资的处理3.1.1 在验收过程中，发现不合格物资，由采购单位负责退换货。3.1.2 在验收过程中，由于书面材料不全（如合格证等）无法验收，验收小组将具体情况通知采购部，由采购部负责协调提供相关材料，该物资放入待验区，待资料提供齐全重新组织验收。3.1.3 在物资领用中发现物资质量不合格，使用单位有权不领用或退货并书面向验收组反馈，并由验收组负责处理后续相关事宜；如有异议，验收组可邀请xxxx专家或第三方进行鉴定。经鉴定，如是制造质量问题，属于验收把关不严造成的对验收单位予以考核，同时责成采购单位处理；不