文件归档管理规定.doc

_ 档案管理规定第1章 总则第一条 依据档案法、建设工程文件归档整理规范及公司其他相关管理规定，为加强档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。第二条 本规定所称的档案是指在过去和现在公司各级部门及员工的日常工作活动中从事业务经营、企业管理、公关宣传等活动所直接形成的对企业有办存价值的各种证件、合同、协议、设计图纸、报表、文字、图表、账册、凭证、照片、声像、胶卷等各类文件材料、技术资料、电子文档、电脑盘片、荣誉实物等不同形式的历史记录。第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。第四条 档案工作实行统一领导、统一监督，分级保管、责任到人、分级查阅的原则进行科学化管理。第五条 各部门各项档案在工程竣工、项目终结后统一移交综合办公室。档案移交手续要完备。第2章 档案机构及其职责第六条 公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。第七条 档案工作由公司总经理统一领导，综合办公室主任负责监督、指导、检查本公司各部门的档案接收、收集、整理、立卷、保管工作。第八条 凡需归档的案卷、文件资料必须收集齐全、完整，装订整齐、牢固，书写字迹清楚、工整，图面清晰，图幅符合要求，签署手续完备，建立电子版和物理版档案目录，注明序号、编号、归档资料名称、归档资料相关单位名称、签发时间、备注。文稿及签名必须用蓝黑或碳素墨水书写。第十条 归档的照片、底片整理成册，并附有文字说明，注明序号、编号、项目名称、概况、施工单位、时间、地点、人物、事由、专业技术活动。第十一条 各部门取得的各种批复或外单位往来文件原件必须及时归档。 第十二条 各类经济合同签订时至少需要一式四份，财务部、办公室各留一份原件。份数可按照各部门实际需要增加，但一式不得少于四份。 第十三条 我公司盖章外发的各类文件及各种申请或填报的表格等，在办公室保存一份原件或一份复印件。第十四条 综合办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。第3章 档案的管理第15条 按照各部门工作性质的不同归档文件分类整理方法如下：1、综合办公室档案分类方法及台帐科目：合同/协议书、项目工程合同/协议书、项目前期合同/协议书、项目前期手续、证件、公司会议纪要、工程会议纪要、监理会议纪要、公司内部会签、集团发文/通知、集团审报、公司对外发文、监理来文、监理发文/回文、施工单位来文、工程发文/回文、工程图纸、申请单、报告、规划方案、项目咨询、通知单（书）、统计局报表、公司项目月报、数字/模拟文档、采购出入库、公司管理规定、其它。2、财务部档案分类方法：会计凭证、会计账薄、会计报表、合同/协议书、项目工程合同/协议书、拆迁补偿协议、劳务合同、证件、产权证待存、社保、记录单、用印审批表、其它。3、经营部档案分类方法：合同审批表、付款审批表、结算审批表、工程招投标文件、监理招投标文件、工程合同/协议书、监理通知、施工单位通知、洽商会签记录、审核意见书、报告审批、电子版招标文件、预算书、其它。4、设计部档案分类方法：设计单位发文/回文、设计单位来文、技术文件、其它。5、工程部档案分类方法：项目工程合同/协议书、施工单位来文、公司发文/回文、会签记录、洽商会签记录、工程图纸、监理规划计划、监理通知、施工单位通知、进度控制、报告审批、监理工作总结、竣工验收文件、设计变更、基坑验收单、过程验收单、其它。（工程技术档案可以按工程技术种类的不同进行细分类）。6、客服部档案分类方法：销售合同（成套按楼号、楼层、门牌号排序），合同协议书、销售合同会签单、客户档案。7、拆迁部档案分类方法：个人资料、拆迁补偿协议、其它。各部门将本部门所涉及的档案按照以上方法分类，制作全宗名称，内附目录成册。根据分类和成立时间整理后，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。工程类文档要将已竣工工程整理成卷，未竣工工程资料整理成册。各类文档应该区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。第十六条 过程管理：1. 属于公司保管的档案，各部门或个人要及时到综合办公室归档，并完成交接手续。公司各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后的一周内将需要归档的预立卷文件整理成册移交综合办公室保管，任何人不得据为己有。2. 属部门保管的档案，在事件结束后的一周内汇编成册上报办公室。有需要在各部门长期留用或有关本部门商业机密的档案文件，在项目结束后统一移交综合办公室。各部门资料员在每年的二月十日前将上一年的档案总目录、当年预立卷材料的目录交办公室。第十七条 监督：综合办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门档案的管理工作。第十八条 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。第十九条 公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。第二十条 借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案借阅登记表，明确借阅、归还时间。外部单位需要借阅或收取我公司文档的，相关部门应在会签完成外部单位档案借阅领取会签单后，交予外部单位领取人前往本公司综合办公室办理档案借阅领取手续。员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经综合办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。第二十一条 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。第4章 档案备份制度第二十二条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。第二十三条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按计算机管理办法管理。第二十四条 备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在综合办公室保存。第5章 处理条例第二十五条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案3. 涂改、伪造档案4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）第6章 责任第二十六条 本制度适用于天津海泰北塘度假休闲中心有限公司各员工各部门。第二十七条 本制度监督责任部门为公司综合办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。归档文件内容及原件归档部门(暂定)公司营业性证件序号文件编号归档文件原件归档备注1企业法人营业执照财务部2税务登记证财务部3暂定资质证书办公室4商品房预售许可证办公室5组织机构代码证办公室6统计登记证办公室公司内部管理文件序号文件编号归档文件原件归档备注1公司例会会议纪要办公室2公司各项管理规定办公室3公司发文、回文会签记录办公室留底4洽商会签记录工程部5合同审批表经营部6付款审批表经营部7结算审批表经营部8项目转让合同及补充协议办公室9三方协议书办公室10北京福泉投资有限公司章程办公室11股东会决议办公室12房屋租赁合同办公室13公司内部会签文件办公室14用印审批表办公室工程准备阶段文件序号文件编号归档文件原件归档备注一、立项文件1可行性研究报告及附件办公室复印件2可行性研究报告审批意见办公室复印件3关于立项有关的会议纪要、领导讲话办公室无二、建设用地、征地、拆迁文件1选址申请及选址规划意见通知书办公室无2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书办公室无3建设用地规划许可证及附件办公室4国有土地使用征办公室三、勘察、测绘、设计文件1工程地质勘察报告办公室2建设用地钉桩通知单（书）办公室复印件3地形测量和拨地测量成果报告办公室4申报的规划设计条件和规划设计条件通知书办公室无5审定设计方案通知书及审查意见办公室复印件6有关行政主管部门（人防、消防、环保、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议办公室7政府有关部门对施工图设计文件的审批意见四、招投标文件1施工招投标文件经营部2工程监理招投标文件经营部五、开工审批文件1建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表办公室2规划审批申报表及报送的文件和图纸办公室无3建设工程规划许可征及附件办公室4建设工程开工证办公室前期其他文件序号文件编号归档文件原件归档备注1市区建委文件办公室2房屋测绘报告办公室3商品房销售备案表办公室4供电、燃气设施方案及协议书办公室5关于水资源的利用及雨污水排放等规定办公室对外来往文件序号文件编号归档文件原件归档备注1设计单位来文工程部2施工单位来文（JF、YS、YSFW）办公室3建设单位发文、回文（JY、GC）办公室存底监理文件序号文件编号归档文件原件归档备注一、监理规划1监理规划工程部监理实施细则工程部监理部总控制计划等工程部 二、监理会议纪要办公室三、进度控制1工程开工/复工审批表工程部2工程考工/复工暂停表工程部四、质量控制1不合格项目通知工程部2质量事故报告及处理意见工程部五、造价控制1预付款报审与支付经营部2月付款报审与支付经营部3设计变更洽商费用报审与签认经营部4工程竣工结算审核意见书经营部六、监理通知1有关进度控制的监理通知工程部2有关质量控制的监理通知工程部3有关造价控制的监理通知经营部七、合同与其他事项管理1工程延期报告及审批工程部2费用索赔报告及审批经营部3合同争议违约报告及处理意见经营部4合同变更材料经营部八、监理工作总结1专题总结2月报总结3工程竣工总结4质量评价意见报告竣工验收文件序号文件编号归档文件原件归档备注1工程图纸会审记录工程部2工程洽商、设计变更记录工程部3甲方分包施工方案工程部4沉降观察记录工程部5基础、主体工程验收记录工程部6幕墙工程验收记录工程部7分户验收记录工程部8水质验收记录工程部9电梯验收记录工程部10规划验收工程部11室内环境监测工程部12人防验收记录工程部13人防备案表工程部14消防验收工程部15勘查质量报告工程部16设计质量报告工程部17总包质量报告工程部18监理质量报告工程部19建设单位验收报告工程部20单位工程竣工验收记录工程部21住宅使用说明书工程部22质量保修书工程部23质量保修合同工程部24城建档案馆预验收记录工程部25电梯质量保修合同工程部26竣工备案记录表工程部27环评报告工程部经营文件序号文件编号归档文件原件归档备注1工程合同办公室2招标文件（电子文档）经营部3批价文件经营部4总包/监理投标文件经营部5总包预算书经营部销售文件序号文件编号归档文件原件归档备注1北京市商品房预售合同销售部2客户档案销售部35.3m层高夹层补充协议销售部4房地产面积测绘合同及房屋土地测绘报告办公室5印刷、模型、设计、制作合同及协议办公室财务文件序号文件编号归档文件原件归档保存年限备注一、会计凭证类1原始凭证、记账凭证、汇总凭证财务部15年2银行存款余额调节表财务部3年二、会计帐薄类1日记帐财务部15年2其中现金和银行存款日记帐财务部25年3明细帐财务部15年4总帐（包括日记帐）财务部15年5辅助帐财务部15年三、会计报表1月、季会计报