Word高级应用样式设置VIP

第2章WORD高级应用 之二 样式设置 Overview应用实例 一篇毕业论文的撰写过程样式文档注释与交叉引用目录和索引模板 二 样式设置 初级Word文字处理是点击菜单逐一调整格式或使用格式刷 但对数万字的论文来说 十分繁琐 高级Word排版将多种格式设置收纳起来命名成为样式 并对样式加以设置或修改 样式 一组已命名的格式组合 通过调整样式 可调整文档内所有套用此样式的文字格式 2 1应用实例 毕业论文 毕业论文的样式设置 1 样式 格式 样式和格式可使用内建样式 套用标题样式 列表 页眉等样式 可自定义摘要 参考文献 封面文字等样式 2 脚注和尾注 插入 引用 脚注和尾注为文档中的专有名词创建脚注 为参考文献创建尾注 3 题注 插入 引用 题注为文档中的图片 表格 公式等添加注释 可根据标题样式设置题注自动编号 4 目录 插入 引用 索引和目录根据标题样式 大纲级别 自定义样式等自动生成目录 根据题注标签和编号创建图表目录 5 交叉引用 插入 引用 交叉引用将文档正文与各注释项 编号项 书签 标题建立引用 可保持自动更新 6 书签 插入 书签便于论文修改和阅读时的定位 7 模板 工具 模板与加载项创建毕业论文模板 了解毕业论文模板中的样式管理 例 普通论文的一级标题修饰为 二号 黑体 居中 格式 将该组参数组合后 通过样式命名为 论文标题1 段落样式 自定义 使用样式 论文标题1 修饰某一段落后 该段落将应用 二号 黑体 居中 格式 通过样式 可以简化对文档的修饰操作 2 2样式 段落样式控制段落外观 如文本对齐 制表位 行间距和边框等 字符样式影响段落内选定文字的外观 如字体 字号 加粗及倾斜格式 表格样式设置表格的边框 阴影 对齐方式和字体等 列表样式设置列表的对齐方式 编号或项目符号字符以及字体 1 样式类型 格式 样式与格式 样式分为两类 内建样式和自定义样式 在一篇空白文档中 或未自定义样式的文档中 所有样式列表中显示的 全部是内建样式 点击 显示 下拉列表中的 自定义 可以选择设定哪些样式出现在列表栏中 部分常用内建样式 显示格式的功能 格式 显示格式1 显示所选文字或段落格式的详细内容 2 与其他选定内容比较 排版格式 3 在 所选文字的格式 框中 可方便地对各种现有格式进行修改 2 显示格式 例 比较两段文字的格式区别步骤1 选取欲比较的若干文字或段落 窗格中显示被选取文字的排版格式 步骤2 选中 与其他选定内容比较 复选框 步骤3 选取与之比较排版格式的文字或段落 步骤4 格式差异 框中列出两处文字或段落排版格式上的差异 源格式 比较格式 3 自定义样式 例 毕业论文正文 字体 宋体 小四 行距 1 5倍行距 首行缩进2字符 方法一 使用 新建样式 对话框创建步骤1 格式 样式和格式 新样式步骤2 键入新样式的名称 论文正文 步骤3 选择新样式的类型为段落样式 步骤4 按要求设置文字与段落的属性 点击确定完成设置 方法二 用命名法创建个性化样式步骤1 按照要求设置正文中的某个段落 步骤2 在 格式 工具栏的 样式 栏目中 为段落样式命名 论文正文 同样方法 在 样式和格式 任务窗格中也可以选择 新样式 创建 方法三 用修改法建立段落的样式修改原有样式 并命名 论文正文 4 样式使用 应用样式 选中文字或段落 在 样式 下拉列表中 点击要应用的样式名 修改样式 选择要修改的样式 单击其右侧的下拉箭头 点击 修改 命令 在 修改样式 对话框中进行修改后 单击 确定 按钮 删除样式 删除文档不再需要的某个样式 WORD标准样式不能被删除 清除格式 清除所选文档中的全部样式和格式 并全部转换为正文样式 了解一篇文档的排版是否专业 可通过样式和格式的运用是否混乱来判断 2 3文档注释与交叉引用 Word提供了脚注 尾注 题注等三种文档注释方式 一旦为文档内容添加了带有编号或符号项的注释 相关正文就需要设置引用说明 以保证注释与文字的对应关系 这一引用关系称为交叉引用 一旦为文档内容添加了带有编号或符号项的注释 相关正文就需要设置引用说明 以保证注释与文字的对应关系 这一引用关系称为交叉引用 插入脚注和尾注 插入 引用 脚注和尾注脚注可选位置 页面底端 文字下方 尾注可选位置 文档结尾 节的结尾 设置应用范围 本节 整篇文档 脚注和尾注之间可以互相转换 点击脚注与尾注对话框中的转换按钮 右击创建的脚注 可转换 1 脚注与尾注 编辑脚注和尾注 双击注释标记可在正文位置和注释间跳转 移动脚注和尾注 鼠标拖拽删除脚注和尾注 键复制脚注和尾注 按住键 鼠标拖拽 例 毕业论文的参考文献设置 尾注步骤1 设置尾注中注释标记为 1 插入尾注 编号格式1 2 3 插入 编辑 替换 设查找内容 e 替换为 此时正文和尾注中的注释标记都表现为上标形式 1 去掉尾注中的注释标记的上标选项 格式 字体 去除上标选择 或快捷方式 按ctrl Shift 小技巧 设置文体为上下标的快捷键 上标 ctrl Shift 下标 ctrl 步骤2 去除注释分隔符Word用一条短线将正文与脚注和尾注分隔开 这条线叫做注释分隔符 切换至普通视图 选择视图 脚注 在屏幕下方显示注释窗格 单击下拉菜单 选择尾注分隔符 按Delete删除 2 题注 题注由标签及编号组成 可以为题注新建标签 默认的标签只有表格 公式和图表 在论文撰写中 一般需要新建 图 表 两个标签 创建包含章节号的题注编号 一般论文中 图片和图形的题注在其下方 表格的题注在其上方 如何设置上图所示的题注 步骤1 选定图片 或图形 公式 表格等 插入 引用 题注步骤2 设置编号如需包含章节号 文档中每个章节必须先采用项目自动编号 格式 项目符号和编号 多级符号否则 Word将因无法识别手动输入的章节号数字 显示出错提示 且添加的题注显示为 0 X 分别为各个级别设置自动编号 保证将级别链接到所对应的样式 多级自动编号设定 格式 项目符号和编号 3 交叉引用 例 如果论文中有多处引用了同一篇文献内容 可采用插入 交叉引用 的方式 使其尾注正文相同 方法 插入 引用 交叉引用 Word为多种类型提供 交叉引用 方式 如 编号项 标签 脚注 尾注 表格 公式 图表等 题注的交叉引用 常用于在论文或书籍的正文中引用图表的位置 光标至插入点 如文字 如下 之后插入 引用 交叉引用 引用类型里没有 题注 选项 而是选择标签名 如 图 选择引用内容 整项题注或只有标签和编号等 选择引用哪一个题注 编号项的交叉引用 等同于尾注设置 但更方便 例 使用编号项的交叉引用设置论文参考文献 步骤1 将参考文献设置为项目和编号 步骤2 光标至插入位置 插入 引用 交叉引用步骤3 引用类型 编号项 引用内容 段落编号 步骤4 在 引用哪个编号项 列表中选择 当脚注和尾注的位置变更或者删除 Word会自动将变动的注释标记更新 题注和交叉引用不会自动更新 需要用户要求 更新域 图中的灰色部分是域底纹的显示 题注 交叉引用和编号项等都是一种域 更新域的方式 右键灰色区域 选择更新域 或快捷键F9 要更新全文的域 可以使用快捷键组合CTRL A F9 更新注释编号和交叉引用 目录定位文档中标题所在的页码 索引定位文档中关键词所在的页码 目录和索引的生成 书签起到关键作用 2 4目录和索引 便于在长文档中自由导航 创建目录 方法一 使用制表位创建静态目录制表位用于定位文字 按一次TAB键就右移一个制表位 按一次BACKSPACE键左移一个制表位 格式 制表位 可设置制表位 也可直接在标尺上点击插入制表符 然后双击该制表符 在制表位对话框中进行修改 1 目录 制表位的对齐方式有五种 左对齐 右对齐 居中小数点对齐竖线对齐 例 通过制表位创建静态目录1 创建制表位步骤1 在制表位位置中输入 6 右对齐 无前导符 点击设置 步骤2 在制表位位置中输入 8 左对齐 无前导符 点击设置 步骤3 在制表位位置中输入 38 右对齐 前导符选择 5 点击确定 2 输入目录内容步骤4 按TAB键 输入 第一章 按TAB键 输入 绪论 按TAB键 出现前导符 输入页码 1 回车 步骤5 重复操作 直至目录输入完成 图中灰色右向箭头表示输入时按的TAB键 方法二 通过标题样式创建动态目录 目录的标题样式与大纲级别逐级对应 默认为三级 即标题1 3 标题超过3级 可在显示级别中修改 插入 引用 索引和目录 目录 方法三 通过大纲级别及其他样式创建目录 目录 选项若希望增加目录的层数 可继续设置标题4 9的目录级别 目录也可建自大纲级别 若一段文本未设置标题样式 设置了大纲级别 亦可生成目录 勾选大纲级别 将目录级别右侧的滚动条下拉 显示文档中其他样式 同样可为样式设置目录级别 创建图表目录 略 图表目录是指文档中的插图或表格之类的目录 对于包含有大量插图或表格的书籍 论文 附加上一个插图或表格目录 会给用户带来很大的方便 图表目录的创建依据为文中图片或表格的题注 创建图表目录方法 索引和目录 图表目录题注标签下拉列表中在包括Word内建标签和用户自己新建的标签 根据不同标签创建不同的图表目录 可以点击 图表目录 选项卡中的 选项 按钮 根据自选样式创建图目录 其设置方法与一般目录相同 修改目录 目录及图表目录选项卡右下方都有修改按钮 更新目录 自动生成的目录都带有灰色的域底纹 都是域 因此 目录用更新域的方式更新 在目录域上单击鼠标右键 选择 更新域 将光标置于目录中按快捷键F9 均显示 更新目录 对话框 可选择只更新页码或是更新整个目录 2 书签 书签 标签 是一个虚拟标记 是为了便于引用而标识和命名的位置或文本 简单的说 书签是定位用的 在编辑或阅读一篇较长的WORD文档时 如果想在某一处或几处留下标记 以便以后查找 修改或引用 就可以在该处插入一书签 当一篇长文档反复修改后 目录中的页号和结构都会变化 插入的目录需要更新 更新目录出错时 经常会提示 错误 未定义书签 创建目录一般是通过设置标题样式的套用 但出错时却没有显示为 未定义样式 而显示 未定义书签 可见书签在目录的生成中作用很大 事实上 许多引用都是基于书签的 怎么创建并利用好书签呢 首先 在长文档中所有需要定位的位置或者文字处插入一个书签 并为这些书签命名 以方便今后使用 其次 可以利用这些书签 快速定位 设置交叉引用或建立超级链接 以达到在长文档中快速导航的目的 1 设置书签选定插入位置或文本 插入 书签 键入 书签名 单击 添加 注意 书签名必须以字母或汉字开头 可包含数字或下划线 例如 标题 1 书签在文中默认不显示 可以选择工具 选项 视图选项卡 选中 书签 复选框 要求显示书签 关于书签的几点说明 指定位置的书签在该位置显示一个I形 选定内容的书签标记为 选定的文字 在书签对话框中点击 定位 按钮 会定位到文档中相应位置 删除 按钮删除选中的书签 2 用书签定位 在长文档中自由导航书签与定位1 编辑 定位书签与定位2 插入 书签书签定位避免了在长文档中用鼠标不停滑动寻找的辛苦 书签与超级链接 选中超级链接处的文字 插入 超级链接 通过超级链接快速定位书签 书签与交叉引用 插入 引用 交叉引用引用类型 书签 引用内容 书签文字 勾选 插入为超链接 实现在文中指定位置与书签位置间的交叉引用当为题注创建交叉引用时 Word自动给题注添加书签 不仅是题注 引用到脚注和尾注 引用到编号项等 都是按照交叉引用到书签的模式 创建超级链接来定位 2 5模板 模板是一种预设了固定格式的文档 其作用是保证同一类文体风格整体一致 模板是样式的集合 使用模板生成的新文档 包含一些特定元素 诸如 纸张大小 页边距 字体 页眉和页脚等 使用模板创建新的个性化文档 避免从头开始设定 省时 方便 高效 模板中一般包含以下元素 文字和图形 如 页眉和页脚中插入的日期 时间和文件名 文档标题等信息域 占位符 公司徽标等 页面设置 如 页边距和其他页面选项 样式 宏 VBA脚本 保存为自动图文集词条的文字和图形 自定义工具栏 菜单和快捷键 1 文档和模板 模版是一种特殊文档 其文件类型为 dot 任何文档都衍生于模板 即使建立一个空白的新文档 也衍生于Normal模板 文档间存在着如下三层关系 文档 文档基于的模板 Normal dot当用户调整了任何文档格式后 保存变更都有三种选择 保存在当前文档 当前文档的模板或Normal模板 对于更改文档格式后 不同的存储位置有不同的影响范围 三层 如果选择Normal模板 则所做的改变对以后建立的所有文档都有效 如果选择当前文档基于的模板 则所做的改变对以后基于该模板建立的文档有效 如果选择当前文档 则所做的改变只对本文档有效 如 调整页面设置后 点击下方的 默认 按钮 Normal dot模版的默认设置被更改 建议 不要将过多更新添加到Normal模板中 过于臃肿的Normal dot会导致载入速度变慢 启动时间变长 删除Normal模板 该模板将会恢复