无纸化办公管理办法.doc

_无纸化办公管理办法为适应企业信息化推进进程，节约成本，提高工作效率，便于各项目、部门之间工作的及时有效沟通，特制订本办法。一、无纸化办公适用范围上报、下发的红头文件、日常文件、各类工作报表、业务报表、工作方案、内部通知、会议纪要、工作计划、流程审批等。以上文件类如需存档方可用文件纸打印存档。二、无纸化办公平台1QQ；2.电子邮箱；3.微信；4.钉钉。三、具体实施办法1.电子文档：公司及项目下发和上传的文档，要使用格式模板进行规范编辑，内容要求按照行文管理规定内容要求执行，统一用office 办公软件进行文字的处理与编辑。2.电子文档加盖公章：由行政人事部在公文上加盖电子公章（签字图章）。公章为图片格式，公章位置在文件落款文字下方，签字图章根据实际情况设置大小，要求美观、大方。3.电子文档时限的规定：电子文档紧急程度为一般、重要、紧急三个等级，紧急程度为“一般”的要求从发文之时起24小时内办理签审，紧急程度为“重要”的要求从发文之时起12小时内办理签审，紧急程度为“紧急”的要求从发文之时起6小时内办理签审。4.各项目、各部门要落实推进无纸化办公，使用网络进行文件、资料传输与审批，行政人事部要督促无纸化办公的推广应用工作。5.以上规定范围内的文件在无需存档的情况下，一律通过以上无纸化办公平台运行。四、机密、重要文档处理各项目、部门在无纸化办公平台提交文件、资料、报表时，涉及到公司秘密的内容可事先在文档资料中设置访问密码再进行上传。五、“钉钉”软件平台1.使用原则1.1公司及项目员工需申请“钉钉”账号，申请成功后此账号将仅做工作使用。1.2公司及项目员工工作采用“钉钉”软件的审批功能，执行无纸化办公的工作流程。1.3着重使用“钉钉”软件管理平台的“签到”、“审批”、“考勤”、“电话会议”的功能，目的在于管理层及时了解员工上班的工作状态和动态，特别是加强对外出的人员的工作管理，同时简化内部日常工作的管理流程。2.签到要求2.1员工在正常上班时间内有外出办事时，需在到达和离开办事目的地的时候在钉钉上各签到一次。2.2签到时确认：1）“签到时间”，手机系统默认；2）“签到地点”需微调准确位置；3）“签到内容”填写文字说明或现场拍照为准。2.3行政人事部及时做好签到统计信息报送给总经理助理及总经理。3.审批要求3.1公司车辆方面的审批，涉及车辆的使用、维修保养、油费等相关事项申请，执行“钉钉”审批流程，流程通过审批后方可执行。对于项目车辆的管理，由项目负责人自行负责管理，车辆所产生的费用，纳入项目成本控制范畴，可不执行“钉钉”审批程序。3.2关于“工作请示”、“部门协作”等办公方面的审批，需利用“钉钉”审批平台，便于工作安排、指令的保存及可追查性，对未经审批的工作指令或事项，当事人已执行的，对造成经济损失或负面影响由当事人承担。3.3物资的采购、领用、借用、维修、报废等，需通过“钉钉”平台提请审批，审批流程结束后方可进行物资的办理。3.4财务方面的审批，涉及财务的借款、报销等，执行“钉钉”审批流程，便于财务数据的保存和可追查性。3.5对于人事方面的审批，诸如招聘、奖惩等，同样执行“钉钉”审批流程，知会相关人员，流程通过后方才生效。3.6公司人员在遇到请假、外出、出差等考勤情况，需通过“钉钉”审批平台执行审批流程知会相关人员，具体权限按考勤管理制度执行，对员工未经审批的考勤事项按旷工处理。4.使用注意事项4.1公司及项目员工“钉钉”账号务必使用本人真实姓名，而且是本人持有使用；4.2对于不在同一点办公的三位及以上的员工，可以使用电话会议形式沟通具体事务。4.3公司及项目员工务必保持网络信号的畅通，保障“钉钉”通讯办公软件的正常使用。4.4信息的及时答复1）在收到工作指令等信息后，可在手上工作完成后，再进行回复“收到”。2）非即可完成的工作指令，需在规定期限内进行答复。3）以通知、抄送形式发布的信息，无需回复。4）流程审批时限参照电子文档时限的规定执行。六、其他事项1.无纸化办公管理办法的规定，需要大家共同遵守，很好的执行、互相监督，才能共同营造一个好的无纸化办公环境。2.办法中未尽事宜另行通知。如有好的意见或建议请及时向行政人事部反映以便更好的修