课工作分析方法的使用VIP

工作分析 案例 一个机床操作工把大量的机油洒在机床周围的地面上 车间主任令操作工把洒掉的机油清扫干净 操作工拒绝执行 理由是工作说明书里并没有包括清扫的条文 车间主任顾不上去查岗位说明书上的原文 就找来一名服务工做清扫 但服务工同样拒绝 他的理由是他的工作是干杂活的 如领取原材料和工具 随叫随到 即时服务 车间主任威胁说要把他解雇 服务工勉强同意 但是干完之后立即向公司投诉 问题 整个过程发生了什么问题 作为领导你应该怎么处理 什么是工作分析 工作分析的结果 外部专家员工监督者 访谈问卷观察工作记录职业名称词典 职位目的任务职责业绩标准使用设备职位背景必要知识所需技术必要经验 任务职责绩效要点 技术条件身体条件 工作评价招聘选拔培训开发绩效考核薪酬管理 收集信息的方法 信息的来源 职位信息 工作描述 工作规范 人力资源管理职能 搜集 制作 影响 工作分析系统模型 任务 指一项具体的工作 例 指派打印一份文件 岗位 指某人须完成的一组任务 有多少岗位就有多少人员 职位 是由许多相同的岗位所组成 这些岗位的性质 类别完全相同 完成工作所需条件也一样 比如 制造型企业的生产部门的操作员是一个职位 这个职位有很多的岗位的员工担任 如果具体到某个工序的 就是岗位了 比如钻孔操作员 操作员的职位可能有钻孔操作员 层压操作员 丝印操作员等等岗位组成 HR和招聘专员教师行政职务 职位的集合 如分别主管生产和销售领导 都称为是副厂长 任务 职责 职位和职务的不同 需要掌握的几个基本术语 需要掌握的几个基本术语 任务 职责 责任 职位 建立制度的需要 绩效管理 企业由于技术创新 生产工艺创新 编制毛衣 战略的调整 业务的发展 使工作内容 工作性质发生变化或产生新职位 何时要做工作分析 健美营养师 糖果加工设计师 职业生涯指导师 3 收集各项资料4 汇总各项资料 5 与任职者确认6 与其上级确认 7 撰写职位说明书8 项目小组组长检查 交总部管理处审核归档 工作分析过程 1 项目小组建立2 组织学习 制定计划 交本单位人事部门审核归档 外部专家 主管人员 任职者 11 工作分析的基本方法 岗位分析的方法 1 问卷调查法2 访谈法3 观察法4 关键事件法5 参与法6 工作日志法7 交叉反馈法 需要多种方法的结合 1 访谈法 进行访谈时应注意以下原则 1 建立融洽的气氛 2 所谈问题不能超出被谈话人的知识和信息范围 周边绩效 3 准备完整的问题表格 4 不要有个人观点 5 面谈结果让任职者及其上司审阅修订 要求 事先准备好问卷或提纲 练习 访问销售经理 你会提出哪些问题 你直接为谁效力 你最频繁对内 对外联系的人或机构有哪些 你经常出差吗 去何处 你主管哪些工作 你怎样管理下属 访谈法 问题举例 我觉得你不喜欢督导你的员工 是吧 你的日常工作是哪些 你每周要接触多少客户 下多少个订单 有没有权限审批费用 仓保员常常没什么事干你是每周 每月还是每两月与客户见面吗 在访谈时应注意避免以下提问方式 诱导性问题连珠炮式问题偏见式陈述多选式问题 访谈常规性问题 以下是一些常规性问题 您承担的工作主要分哪几大块 每一块大的职责要达到的目标是什么 在这一块职责中 您承担什么样的责任 是计划 组织还是协调 就每一块而言具体有哪些工作任务 您在这项工作中的动作是什么 是你做还是组织 你组织 亲自写的 参与的 协助的 监督别人的 您具体负责什么样范围的 这项工作任务的范围有多大 这项工作任务的周期是多长 月度 季度 年度 工作结束后是否需要上报 报谁审核审批 最后 我们再一起看一下 大的职责有没有遗漏 是否按重要性排序 2 问卷调查法 库房人员 搬运工 问卷调查法的具体实施步骤是 1 拟订问卷 2 问卷发放 3 填答说明与解释 4 问卷回收及整理当涉及大量员工时 3 观察法 观察法又分为 1 直接观察法 宿管 服务员 护士 2 阶段观察法 行政人员年终时筹备企业总结表彰大会 3 工作表演法 突发事件如保安人员盘问可疑人员 适用体力工作多一些 现场练习观察法每对人相互注视对方30秒钟 把各自的观察至少写出五条来 内容 观察到的现象以及推断的结论例如 现象 戴眼镜 结论 有学问现象 身体很健壮 结论 经常锻炼身体现象 说话有礼貌 结论 很有教养 交换每个人写的内容 工作分析观察提纲 被观察者姓名 日期 观察者姓名 观察时间 工作类型 工作部分 观察内容 什么时候开始正式工作 上午工作多少小时 上午休息几次 第一次休息时间从 到 第二次休息时间从 到 上午完成产品多少件 平均多长时间完成一件产品 与同事交谈约多长时间 每次交谈约多长时间 室内温度 度 上午抽了几支香烟 上午喝了几次水 什么时候开始午休 出了多少次品 搬了多少次原料 工作地噪音分贝是多少 4 关键事件法 收集尽可能多的关键事件 对关键事件进行归类 在 岗位分析汇总 时作为参考 电视维修 打字员 客服人员 安妮是公司的物流主管 物流主管负责将客户从海外运过来的货 清关 报关 并把货提出来 然后按照客户的需求运到客户那里 负责整个物流的顺利进行 这家公司很小 共有20位员工 只有安妮一人负责这项工作 物流工作除了她再没人懂了 在刚进行完一月份考评后 安妮二月份就发生一件事情 她80多岁的祖母 在半夜里病逝了 她由祖母从小养大 祖母的病逝使她很悲伤 她为料理后事 人很憔悴 也病了 碰巧第二天 客户有一批货从美国进来 并要求清关后 要当天六点钟之前准时运到 而且这是一个很大的客户 安妮怎么做呢 她把家里的丧事放在一边 第二天早上九点钟准时出现在办公室 她的经理和同事都发现 她的脸色铁青 精神也不好 一问才知道家里出了事 但是 这个小女孩什么话也没说 一直做着进出口报关 清关的手续 把货从海关提出来 并且在下午五点钟就把这批货发出去了 及时运到了客户那里 然后 五点钟时 她就下班走了 可公司是六点钟下班 她提前走了 回去处理祖母的丧事去了 案例 如何撰写关键事件 STAR原则 有情景 时间地点原因 与公司或团队目标任务相关 具体行为或行动描述 强调结果 5 工作日志法 1 工作日志法是让员工以工作日记或工作笔记的形式记录日常工作活动而获得有关岗位工作信息资料的方法 2 优点在于 如果记录记得很详细 那么经常会提示一些其它方法无法获得或者观察不到的细节 3 最大的问题是工作日志内容的真实性 该方法适用于高水平 复杂工作的分析 工作日志填写实例 正文 5月29日工作开始时间 8 30工作结束时间 17 30 分析整理日志信息 Stage 部门职责 任务清单与岗位职责的确认 Stage 任职资格的确认 Stage 部门职责 任务清单与岗位职责的确认 填写个人工作日志 汇总个人工作日志 汇总每个人工作日志 讨论任务清单 Y N N Y 整理清单结构 再次讨论任务清单 领导审核清单 N Y 职责确认 权限划分 定员 定岗 定责 领导审核 Y N 通过 分析整理日志信息 个人工作日志汇总表时间 2007年7月12日 8月11日部门 总经办职务 主任助理姓名 董益民总工时 分析整理日志信息 个人工作任务汇总表部门 职务 姓名 自月日至月日总工作时间 时分 分析整理日志信息 部门职务权限表部门 填表日期 分析整理日志信息 分析资料 分析资料 对获得的资料进行汇总 整理 分类 总结 并进行必要的判断 从而得出对岗位的全面 准确和有条理性的认识 分析资料 岗位名称分析 工作职责分析 工作环境分析 任职资格分析 岗位名称标准化 以便于了解工作性质和内容 工作内容 工作职责 工作关系 物理环境 安全与健康环境 社会环境 知识 技能 经验 体能 一 准备阶段目的 方法 意义 小组成员 调查分析对象 工作计划 二 实施阶段1 访谈记录2 调查问卷 针对班委 也可针对学生做两份问卷 三 分析结果并编写岗位说明书 下次课完成 实训 对班委工作进行工作分析 对班长的工作分析及工作说明书一 准备阶段目的 了解班长这一职务的工作内容 职责以及其所需能力方法 访谈法 问卷法意义 使我们对工作分析的流程有一个清楚的了解 并亲身体验了工作分析的过程 初步掌握这一知识技能 为以后的工作积累经验 小组成员 张珊090209136周晓芳090209138调查分析对象 外校班长 本校外系班长 本专业班长 若干学生工作计划 以访谈的形式其中一位班长交流 通过与该班长的交流整理出问卷中应具备的问题 有针对性地发放调查问卷 整理所收集到的信息 认真分析 小组讨论所收集到的信息 根据所整理信息编制初步班长职务的工作说明书 将初步工作说明书发放给各班长 征求其意见 根据班长们的意见对工作说明书最后定稿 二 实施阶段访谈 与外校班长 甲 访问者乙 被访问班长甲 你认为胜任你的工作需要些什么知识 技能 经历 乙 人际交往知识 礼节问题 解决矛盾的技能 最好有过类似职务经历 甲 那么当初在竞选的是时候你是抱着什么样的心态 乙 不到黄河心不死的心态 不成功则成仁甲 当班上有活动的时候您是怎样调动学们的积极性乙 首先宣传 接着找那几个比较活跃的人 再接着就是利诱甲 当系里的一些决定引发同学们的不满时您怎么处理乙 讲道理 站在同学这边 或者说老是这样做肯定有老师的道理 有些事老师这样做也是迫不得已甲 你觉得做班长会不会影响到你的学习乙 肯定会的 但有得就有失 甲 能具体说一下么乙 肯定会占用大量的时间去处理一些别的事 而这些事是别人没有的 比如通知大家一些事 做一些资料的统计及表格的发放填写上交 这不都是事 调查问卷 三 分析及结果形成阶段经过我们小组对所收集信息的整理极认真的分析 制定出了工作说明书的初稿 在交给各班长审查之后制定出了最终的工作说明书 四 编写工作说明书 作业一组 调查某一公司的招聘现状并对进行分析