毕业论文格式检查使用说明书.doc

毕业论文格式检查V1.0使用说明书“毕业论文格式检查V1.0”使用说明书“毕业论文格式检查V1.0”是专门用来对毕业设计（论文）中的word文档进行格式检查的应用程序，这些文档包括开题报告、文献综述、外文翻译和毕业论文。检查的结果会在检查结果栏中显示出来，对不符合要求的段落，会出现错误提示，并提示正确的格式。软件运行界面如图1所示。图1 论文格式检查界面1、格式检查点击“开题报告格式检查”按钮，会出现文件选择界面，如图2所示。选择要检查的开题报告文档，点击“打开”。程序即对该文档进行格式检查，检查的内容包括：页面设置（包括页面大小、页边距、纸张方向）、页眉页脚设置（不同的文档对应不同的页眉）及论文格式。论文一般包括论文题目、章节、正文、图表、参考文献。检查的方法是首先确定某一段落（一个回车算一个段落）属于哪个样式，再根据该样式指定的字体、段落进行比对，如果不符合，则出现错误提示。如图3所示。图2 文件选择界面图3 检查结果界面图3中第2行显示该文档总字数（包括回车符、标点符号），第3行显示该文档所包含的表格数，如果有表格，则会先检查表格。下面的每行信息则为错误提示，如“表格1：对齐方式应为居中。”，说明表格1的对齐方式与标准不符。第7行“胡敏敏（2段落中，该段正文对齐方式应为两端对齐”，前面的5个字符是段落的起始5个字符，可通过查找定位到错误的段落，然后根据错误提示进行格式修改。如果文档没有任何格式错误，则会出现一个上传校验码，该校验码将用于论文系统的上传，如图4所示。一篇文档对应一个校验码，如果一篇已检查合格的文档做过任何修改并保存，必须再次进行格式检查，以重新生成一个新的校验码。图4 开题报告上传校验码其他文档的格式检查与上述类似，需注意每篇文档使用对应的按钮，如果开题报告文档使用的是“文献综述格式检查”按钮，则会出现页眉不符合要求的提示。如图5所示。图5 开题报告使用了错误的格式检查按钮2、论文格式点击“论文格式”按钮，将出现格式设置界面，里面有多个页面，显示不同内容的格式要求。如图6所示。图6 论文格式界面3、检查结果导出当需要对检查结果保存时，可点击“结果导出”按钮，将出现一个文件保存界面，保存文件的类型为txt文本，选择目录，输入文件名，点击“保存”，即可将检查结果框中的内容保存至相应的文本文件中。如图7所示。图7 检查结果保存至文件界面4、格式读入当你对word文档的格式不确定时，可以点击“格式读入”按钮，检查结果框将会显示该文档的格式，包括页面设置、页眉页脚、每个段落的字体名称、字体大小、段落对齐方式、行间距、首行缩进。以方便对该文档的格式有所了解。5、主要格式设置下面简单介绍word文档的主要格式设置。以word2007版本为例。5.1页面设置页面设置在页面布局中，如图8所示。需要注意的是页面设置与文档中的节有关，如果一篇文档中有多个节，则每节的页面都需要单独设置。图8 页面设置工具条鼠标左键双击文档的页眉部分，会出现当前页为第几节，如图9所示。图9 当前页的节插入“下一节”在2003中是菜单项插入分割符分节符类型下一节，在2007版本中是页面布局分割符分节符下一页。5.2 页眉、页脚设置不同的文档页眉有所不同，如开题报告页眉为“浙江大学城市学院毕业论文 开题报告”，文献综述为“浙江大学城市学院毕业论文 文献综述”，外文翻译为“浙江大学城市学院毕业论文 外文翻译”，要求文字与页面的两端对齐，中间用空格补齐，整篇文档页眉一致。页脚为阿拉伯数字页码，居中。毕业论文的页眉设置比较特殊，在中文摘要页，页眉为“浙江大学城市学院毕业论文 摘要”，英文摘要页，页眉为“浙江大学城市学院毕业论文 Abstract”，目录页的页眉为“浙江大学城市学院毕业论文 目录”，正文的页眉为页面对应的章标题。页脚也有所不同，在中、英文摘要、目录页，页脚为罗马数字，居中，在正文页，页脚为阿拉伯数字，居中。5.3 文章格式每篇文章一般包括论文题目、章节标题、正文、图表、公式、参考文献。在模板中我们对应每一种内容都给出了对应的样式。如表1所示。表1 论文内容及对应样式内容样式论文题目论文题目论文副标题论文副标题【摘要】、【关键词】、【Abstract】、【Key Words】摘要和关键词摘要、关键词内容摘要和关键词内容章标题1节标题2条标题3正文论文正文图、表图表文字图标题图标题表标题表标题参考文献参考文献正文5.4字体设置在设置字体时，一般可对一个段落（一个回车算一个段落）整体进行字体设置，字体要求中、英文同时设置，缺一不可。字体设置一般包含3个部分，中文字体名称、西文字体名称、字体大小。如图10所示。图10 字体设置5.5 段落设置每个回车符即成为一个段落，段落的设置也包括3部分，对齐方式、首行缩进、行间距。如图11所示。图11 段落设置5.6 样式设置如果使用模板编辑论文，则不需要再对样式进行修改，直接将模板替换自己的内容即可。如果要显示某段路属于哪种样式，可选中某个段落，点击“开始”工具栏中的“样式”栏右侧的斜箭头，出现样式集，段落对应的样式会用蓝色框标出。如图12所示。图12 样式设置6、常见错误在检查结果栏出现错误时，请先确认对应的段落样式是否正确，然后再更正错误。有时视觉上正确的内容，由程序检查却会报错。如在图13中，参考文献已按规定为宋体、小五号