人事档案管理在人力资源管理中的重要作用.doc

人事档案管理在人力资源管理中的重要作用 刘志烨 摘要：近些年来，由于外在竞争压力的不断增大，单位不得不加强对自身的管理，在加强管理过程中档案管理被提升到另一个高度。人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分，在单位管理中扮演着重要的角色。本文主要从人事档案管理的功能、人力资源管理使用人事档案的概率以及他们之间的关系等方面，阐述了人事档案管理对整个单位的发展以及人事管理过程中的贡献。 关键词：人事档案管理人力资源管理作用 引言 随着经济全球化和信息化时代的到来，人事档案作为单位重要的信息资源，对人力资源管理和工作岗位调整具有很大的指导意义。人事档案中真实客观地记录了全体人员的重要资料信息，是重要的参考资料，对人力资源管理具有一定的借鉴作用。二者之间的相互联系，对单位的整个人事管理有很大的促进作用。 一、人事档案管理的概念 对一个职工在单位中的具体活动行为和表现进行记录收集并且存档后得到的纸质资料或是电子资料的集合即为人事档案，这其中包含了职工的很多信息，比如家庭背景、个人情况以及工作状态等。人事档案能够反应出职工的个人经历、学历、才能、品德素质水平以及在工作中的具体表现，是单位为一个人集中保留的可以供查阅的信息资料。在一定时间内，对整个单位里个人信息资料进行收集、存档、保管和应用，就是人事档案管理工作的职能。 二、人力资源管理的概念 人力资源管理是每个单位都会设立的部门，它主要是采取科学有效的方法，以单位发展战略为背景，对人力资源进行合理分配、及时培养、绩效考核、约束规范、凝聚整合、安全保障等工作，其目的就是通过对人事的科学化管理达到单位的要求，给单位带来利益和价值，同时提高职工自身的价值。 三、人事档案管理与人力资源管理的关系 人事档案管理可以作为人事管理过程中对职工整体素质和技能评价的有效依据，同时也是人力资源管理工作的一部分内容。他们之间有被包含关系，但是又可以独立的存在。单位人事管理人员可以通过查阅人事档案来了解和分析职工的工作态度和个人能力，是人力管理人员对职工绩效考核的重要内容。人事档案也是职工信息的载体和职工具体发展情况的体现。 四、人事档案管理在单位人力资源管理中的作用 （一）保证单位外部职工招聘的质量 一般情况下单位的招聘活动包括两个方面：一个是单位内部的招聘，另一个是单位的外部招聘。内部招聘主要是指从单位的内部人员中找出对单位未来发展起着重要作用的人才；外部招聘就是在单位以外的人员比如在社会和高校选拔出适合单位发展的有用人才。很多情况下，单位招聘人员会根据自己喜好或者是亲近关系招聘人员，会更加倾向于自己的校友、老乡或者与自己亲近的人。这种任人唯亲的招聘方法是不符合单位招聘要求的，更不能真实有效选出可能对单位做出重大贡献的职工，使得单位招聘质量大大降低。还有一个问题是单位由于招聘了很多老乡或者是校友，在遇到外部挑衅时，他们很可能联合起来拉帮结派，给单位内部造成混乱，对单位日后管理增大难度。有了人事档案后，就可以通过资料统计和分析，在安排招聘人员时，也可以很好地避免任人唯亲现象，最终达到保证招聘人员的质量。 （二）确定单位人力资源的现状 人事档案能够很好的帮助单位对人力资源进行规划，人事档案中对职工的很多方面信息都有记载。例如人才质量、人才数量、人才水平以及分布情况等重要信息。对这类档案的收集、汇总、整合、分析，可以为单位人才现状做一个全面了解，为以后人事调配、招聘等提供数据支持。帮助单位有针对性地设定职工培训项目，一个单位要想在激烈的竞争环境下很好地发展与生存，就必须要不断的提升自我。提升自己的有效办法就是让自己的职工也变得强大起来，单位必须对职工进行培训。怎样的培训才是科学有效的呢？这是很多单位都考虑的问题。人事档案完善后，就可以根据单位人事档案来了解在工作中还有哪些不足。针对每个职工制定出科学的培训方案，找到最适合职工的培训方法。对职工普遍存在的问题进行定点培训。最终提高对职工的培训效果，也为单位节省了培训时间和费用。 （三）了解、分析职工地域文化信息 中国人口众多，地域文化差异比较大，不管是饮食还是习惯观念，不同地区的人之间都有很大的差异。利用人事档案可以很好的了解和分析职工的个性，给人事部门的管理工作带来方便，同时还可以促进单位内部文化的沟通的交流。单位中存在很大的文化差异，加大了职工之间隔阂和冲突的可能。职工的档案中会有籍贯和个人经历的说明，根据这些内容和信息可以看出职工的文化特征，对可能因为文化差异引起的冲突做出准确的预判，提前做好有效的处理措施。同时人事管理人员可以根据地域上的差异，来合理安排食堂的饮食搭配，尽量满足各个地方的饮食习惯。在安排住宿时，尽量安排一些文化相近的职工住在一起，防止由于文化差异引起的冲突问题。当两个具有很大文化差异的职工需要在一起工作时，人事管理人员可以提前给他们做思想工作，让他们能更好的合作，共同完成单位分配给他们的任务。 （四）根据职工档案中不同的情况，采取有效的激励手段 每个人都有自己的缺点和优点，也有自己的诉求。而职工的这些诉求和优缺点一般都会很好的体现在职工的档案资料中。人事管理人员可以根据这些，给职工调配到自己喜欢的岗位上去，这样可以很好地促进他们的工作，让他们干自己喜欢的工作，工作效率自然就会有所提高。同时，人事管理部门可以通过档案了解到职工内心真正想要和想得到的东西，那么当职工在表现突出时，满足他们的诉求，这样在无形中给他们一种发自内心的激励。对整个单位的发展有很大的帮助。 结语 人事档案管理虽然是对资料收集、的过程，但其档案里的信息却是关于人事方面的。人事档案中的人员信息管理对人员的考核、人员调配以及对人员的具体管理都起到一定的指导意义。所以单位人力资管理部门要科学有效地用好人事档案，同时单位也要加大对人事档案管理工作的重视程度，为人力资源管理和分配做好充分的准备，最终使人事档案的管理工作更加完善，更加适合单位的发展。 参考文献 1黄庆