浪潮经典财务白皮书.doc

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凭证记帐记账是会计工作的一个重要环节，也是会计核算中一项重要的基础工作。凭证复核通过后，并没有登记各种账薄信息，复核通过仅是凭证登记到账薄的一个必要条件。记账过程完成以下工作：将所选凭证或当前会计区间已经复核尚未记账的凭证按照分录科目逐级对分录的金额、数量、外币进行汇总，并据此登记科目余额账。将相关的辅助原始凭证根据科目、产品、项目、部门、个人、往来、产品进行汇总，并据此登记辅助余额账。最后给凭证打上记账标志，并登记记账人。该功能主要完成对复核通过的记账凭证进行记账或对记账通过的凭证取消记账。1.2.1 帐表1.2.1.1 科目余额表完成选定科目的年初余额、期初余额、本期发生、本年累计、期末余额等账务数据的查询及打印，用于静态的显示所选定账户的财务数据信息。主要可以查询：1、查询相关账务信息，由余额表联查明细账联查凭证。2、如果选定的科目进行辅助核算，可以联查辅助余额表。3、查询任意一级科目的余额，可以是本年任意会计期间的发生情况，包括数量和外币。4、包含未记账凭证，即实现虚拟查询。1.2.1.2 二维余额表二维余额表查询主要完成手工做账时无法直接查询的科目信息，把不同级次上的科目按照对称原则重新排列，形成二维表格格式，便于分析和比较。通过二维余额表查询，可以查询如下的结果：1、可直接查询各个产品的各种成本项目。2、可直接查询各个产品的工资和福利费。3、查询各个成本项目在各种产品中的发生情况。4、查询基本生产各个成本项目的发生情况。5、查询基本生产各个产品的发生情况。诸如此类的查询分析都可以通过该功能实现。1.2.1.3 总账总账，也称为总分类账，可以有两种查询形式，三栏式总账和具有期初余额、本期发生额、期末余额的总账科目余额表，科目余额表在前面4.1节中已经有所说明，本节提供三栏账格式查询总账。总账主要可以查询：1、任意期间的余额，本期或本年累计发生数。2、可查询未记账凭证，即虚拟记账查询。3、可以从总账余额直接联查到明细账，从明细账联查到每一张凭证。1.2.1.4 三栏式明细账三栏式明细账查询是日常账务查询中使用最频繁的功能，能进行各级会计明细科目的明细账查询、显示和预览打印。主要可以查询：1、查询各级科目的期初余额、各月借贷方发生额合计和期末余额。2、可查询已记账凭证数据和未记账凭证数据。1.2.1.5 科目（辅助）余额表对应每个科目设定查询显示的辅助项，及其层次比如：先部门后个人。、此功能查询格式同科目余额表功能，只是只用于普通公司及抵消公司。1.2.1.6 科目日均余额表是对科目余额表功能的进一步细化，可以查询某一科目在阶段内每日余额情况。1.3.1 正式帐页1.3.1.1 账务账页账务账页提供的账页格式包括：总账、日记账（现金、银行存款、其他日记账）、科目三栏账、科目多栏账。1.3.1.2 辅助账页辅助账页提供的账页格式包括：三栏账（部门三栏账、项目三栏账、任意三栏账、单位三栏账、个人三栏账、产品三栏账）、多栏账（部门多栏账、项目多栏账、产品多栏账）。1.4.1 期末处理1.4.1.1 规则凭证定义根据企业的实际转账需求，定义可以自动转账的凭证，包括凭证类型、摘要、分录及金额公式，其中关键部分是分录及金额公式。可以定义多张自动转账凭证。1.4.1.2 结转凭证定义主要完成对应结转的凭证的定义，对于一月末结转凭证，有规律且简单，通过规则凭证定义功能虽也能完成，但操作显得过于复杂，因此提供该功能完成那些简单的科目对科目结转的凭证的定义。如收入、费用结转本年利润等。1.4.1.3 月末结转当一个会计核算周期结束时，需要对本月的账务资料进行月末结转处理，即所说的封账。财务软件提供的月末结转功能就是完成封账需求，所以它是每月账务处理的最后一步操作，也是必须进行的一步操作。1.2.4.4 年末结转主要完成本公司账务辅助余额结转至下年。在本年的业务数据结转至下年之前，要先运行初始下年功能。2.1往来模块往来里主要使用了以下功能个人、单位、核销2.1.1 个人2.1.1.1 个人余额表查询某个或所有部门“个人往来账户”的发生情况。如查询“人事处”每一个职工“个人往来账户”的发生情况。2.1.1.2 个人三栏账查询某人在指定的个人往来科目中的发生情况。2.1.1.3 个人属性三栏账查询某个人属性在指定的个人往来科目中的发生情况。2.1.1.4 个人属性余额表查询某个人属性“个人往来账户”的发生情况。2.2.1 单位2.2.1.1 账龄分析可以选择按往来单位、单位类别、地区、责任人分析往来账的账龄。可以自定义账龄分析条件，可以选择不同账龄分析条件进行分析。2.2.1.2 单位余额表查询单位余额表可以查询进行单位往来核算的科目与往来单位的各种余额发生情况。主要包括：查询某个往来科目在各个往来单位中的发生情况。如查询各个往来单位“应收账款”的发生情况。按单位类别、地区查询某个科目在各个往来单位的发生情况。如查询各个代理商“应收账款”的发生情况。（按单位类别）如查询山东的代理商“应收账款”的发生情况。（按单位类别和地区）。2.2.1.3 单位二维余额表查询可以查询单位在各个往来科目中发生情况。若应收账款科目不仅使用“单位往来”核算，而且进行“部门核算”，可以查询：某个部门的某个往来单位应收账款发生情况。2.2.1.4 单位三栏账查询以三栏账的格式查询各个往来单位的账页，即某个单位的某个科目的账页，如红光厂的应收账款账页，与应收账款直接下设往来单位形成的三栏式账页相同。2.3.1 核销2.3.1.1 往来单据初始往来单据初始就是将历史年月没有核销的业务录入。不管您是否已经开始进行日常业务处理，您可以随时进行往来业务数据初始，进行往来账的核销。2.3.1.2 往来单据校验当往来单据初始完毕后，还需要进行往来单据的校验，保证录入单据的金额总和与往来单位的指定月份的月初余额相等。2.3.1.3 往来单位启用当往来单据初始完毕后，还需要进行往来单据的启用，保证录入单据的金额总和与往来单位的指定月份的月初余额相等。2.3.1.4 往来单据维护当往来单据初始完毕后，还需要进行往来单据的启用，保证录入单据的金额总和与往来单位的指定月份的月初余额相等。2.3.1.5 往来业务核销从凭证中导入相关科目的辅助分录，根据截止日期转入已记账的辅助分录，将借方数与贷方数分为两类。往来业务核对：将是一笔业务的分录填入相同的业务号。往来业务核销：将业务号相同的分录核销，若有余数，将余数放在金额大的一方。2.3.1.6 核销记录查询查询已核销的凭证分录。3.1 辅助3.1.1 定义3.1.1.1 核算类别设置使用系统用户登录，设置专项核算的类别，由于不同的企业有不同的专业核算对象，例如施工企业有工程核算，研究单位有课题核算，有些单位可能还要设置固定资产核算、费用核算等等。有些专项核算可能要核算累计发生，例如工程核算，一项工程可能要跨几年，需要知道工程的累计投入，象这样的核算就需要设置“结转累计”选项。3.1.1.2 核算项目定义针对某一项目类别，设置其专项项目，专项项目的长度是定长的，其长度在系统设置中设定。项目是可以分级的，其分级由不可见的内码控制。本系统中提供了两个层面上的核算项目定义，一个是集团层面上的核算项目定义，另一个是公司层面上的核算项目定义。3.1.1.3 项目完工处理当定义了在建工程专项时，可以使用该功能，实现工程完工的处理。在辅助模块中定义的项目完工处理，只是针对普通公司自己定义的核酸项目。对于系统管理员定义的核算项目，在这里不允许完工处理的设置。3.1.1.4 产品分类定义对所有产品的分类，编码支持分级结构。由于产品不分级，产品类别要包括产品所有的大、中、小类。产品分类用于产品的快速定位，以及产品的分类核算，因此产品类别要完整、详细。3.1.1.4 产品定义本软件中提供了两个层面上的产品定义，一个集团层面上的产品定义，另一个是公司层面上的产品定义。3.2.1 项目3.2.1.1 项目余额表项目余额表查询各个项目的发生及余额情况，如查询各个工程的情况。3.2.1.2 收支明细表查询核算项目的收入、支出情况。如查询某个项目的收入、成本情况。3.2.1.3 项目三栏账本功能查询某个项目在某一个核算科目中的发生情况。3.2.1.4 任意余额表本功能综合查询核算项目和科目的发生情况。3.2.2 产品3.2.2.1 产品收入成本表询产品的收支情况。如查询全部产品的收入、成本、费用情况。也可以选择某一类别的产品，查询它们收入、成本、费用情况。也可以选择收入、成本、费用中的某一项或几项，查询某个产品的情况。3.2.2.2 产品多栏账分析产品、分析科目是以多栏账的格式查询产品核算的各种数据。3.2.3 部门3.2.3.1 部门余额表某个核算科目在各个部门中的发生情况，如各个销售部门的产品销售收入情况。某个部门在各个核算科目中的发生情况，如销售一部的产品销售收入、成本、费用的发生情况。科目余额表查询一个部门的各个核算科目上的发生情况。3.2.3.2 部门二维余额表查询一个科目在某个或某些部门中的发生情况。如查询产品销售收入在销售一部和销售二部中的发生情况。若部门核算同时核算了数量或外币，同时可以查询它们的发生情况。3.2.3.3 部门收支明细表查询部门的收支情况。在查询时可以任意选择科目。如查询各个销售部门的收入、成本、费用情况。也可以选择收入、成本、费用中的某一项或几项，查询某几个部门的情况。3.2.3.4 部门属性三栏账查询关于部门属性的帐表时，必须事先在部门定义的时候录入该部门的属性，否则，关于部门属性的帐表都无法查询。4.1 工资模块4.1.1 业务4.1.1.1 更改工资类别定义不同的工资类别，主要是为不用的人员发放不同的工资项目的工资而设置的。对公司当前使用的工资类别进行设置完成以后，可以通过更改工资类别的功能对其他的工资类别进行设置。4.1.1.2 工资录入工资录入主要完成当月员工各次发放工资数据的录入、修改、计算等工作。根据选择的工资类别显示相关的项目，然后对这些项目的数据进行处理。如：分别选择在职中方员工、在职外方员工、离退休员工等工资类别，对这些类别的有关工资项目的数据分别处理。4.1.1.3 银行代发本功能主要是把当前工资类别的所有人员的工资数据生成上报银行的文件。在代发文件生成之前必须定义相应代发银行的文件格式。4.1.1.4 个人所得税该功能形成当前工资类别的个人所得税纳税申报表，它与是否代扣所得税没有直接关系。4.2.1 月末4.2.1.1 月末处理完成本月工资数据的备份工作，并为下月的工资处理作准备。月末处理的范围是01月份到11月份，如果是12月份，应直接进行年度结转。4.2.1.2 凭证生成将工资数据直接安装部门生成凭证。4.2.1.3 年度结转如果当前所处理的工资数据月份为12月，则要进行年度结转。主要是保存当年所有工资类别的全部工资数据，以便于以后查询、统计，并且便于以后年度的月末数据处理。4.3.1 发放4.3.1.1 工资条功能主要完成当前工资类别指定日期的工资条的查询和打印工作。4.3.1.2 发放表以列表的格式显示和打印当前工资类别的工资数据。4.3.1.3 汇总表根据指定的统计依据对当前工资类别的工资数据进行统计。本功能采用了通用的自定义报表功能，使用户可以按照自己的需求设定报表的格式。其中统计依据有：部门和定义成对照表的员工信息，如学历、职称等，可以任意定义多种汇总表以方便查询。4.3.1.4 年度汇总表对当前工资类别在指定日期区间内的工资数据进行汇总。5.1 报表模块5.1.1 报表操作主要是对报表的个性化定义，来满足用户的需要，可以任意定义公式。5.1.2 报表字典主要是对报表类别、属性、及数据的关联。5.1.3 报表数据主要介绍报表内部的函数，如何从系统里面取数，各种函数的解释及定义。6.1 固定资产模块6.1.1 资产6.1.1.1 资产增加就是在本系统中增加一张新的资产卡片，完成本月新增资产的录入。区别本月新增资产与初始资产卡片录入的标准是系统启用时间。在系统启用之前已存在的资产必须在初始时录入；在系统启用时或启用后增加的资产，在资产增加功能中完成。6.1.1.2 旧资产增加就是在本系统中增加一张新的资产卡片，完成本月新增资产的录入。区别本月新增资产与初始资产卡片录入的标准是系统启用时间。在系统启用之前已存在的资产必须在初始时录入；在系统启用时或启用后增加的资产，在资产增加功能中完成。6.1.1.3 资产减少资产减少功能，主要确认业务部门提出的资产减少申请以及财务部门直接处理减少固定资产。在资产减少的过程中，往往会涉及此资产清理和变卖业务发生，这些在资产清理与资产变卖菜单中完成。6.1.1.4 资产调拨资产在各个内部单位之间调拨，这些单位通常是内部类似于部门性质的单位，调拨时，资产的资产卡片及折旧信息都要转过去。6.1.1.5 大修理记录固定资产在使用过程中，由于各个资产部分耐用程度不同或者使用的条件不同，往往造成固定资产局部损坏，为了保持固定资产的正常运转和使用，充分发挥其使用效能，就必须对其进行必要的修理，以恢复其固定资产原有的性能。6.2.1 月末6.2.1.1 工作量输入如果资产的折旧方法采用工作量法，则每月计提折旧之前必须录入这些资产本月的工作量。6.2.1.2 计提折旧自动计提折旧是国强固定资产管理系统的主要功能之一。系统根据您录入的卡片资料，每期自动计算折旧一次，计提后的折旧可根据需要再修改。6.2.1.3 部门占用量输入如果某一项资产由两个或者两个以上的部门共同使用，并且各个部门的费用单独核算，则资产计提的折旧费用就需要根据一定的标准分摊到各部门，以正确反映各个部门的费用情况。6.2.1.4 折旧分摊如果某一项资产由两个或者两个以上的部门共同使用，并且各个部门的费用单独核算，则资产计提的折旧费用就需要根据一定的标准分摊到各部门，以正确反映各个部门的费用情况。6.2.1.5 月结 月末结转就是把本月的数据进行备份存档，并且将财务日期自动置为下一会计期间的日期。6.2.1.6 月折旧额调整 主要是根据企业的提折旧的需要可以改变固定资产提取折旧的金额。6.3.1 资产报表6.3.1.1 资产明细余额表查询每一项资产的原值、累计折旧以及净值发生情况。6.3.1.2 资产折旧明细表查询全部在用资产、本月减少资产、及本月新增使用过的资产的本月折旧和累计折旧额。6.3.1.3 折旧任意汇总表折旧任意汇总表提供了对在用资产和报废资产的汇总查询。以使用部门、资产类别、资产来源、用途、资产状态及自定义项目等作为统计依据，以资产原值、累计折旧、资产净值及相应的数值型自定义项目作为统计项目，可以根据自己的需求随意定义报表。6.3.1.4 部门资产明细表部门资产明细表是资产按部门的分类显示。6.3.1.5 部门折旧明细表查询某部门某一月份各个资产折旧的明细情况。6.3.1.6 资产卡片查询在用资产和某年度的报废资产的综合信息，如在用资产和报废资产的对应列表、卡片信息、使用部门、主要部件、大修记录、内部调拨、状态变动等。6.3.1.7 资产明细账资产明细账是资产按部门的分类显示。6.4.1 单据6.4.1.1 资产增加记录查询指定时间段增加资产的明细列表，可以查询对应的卡片情况。6.4.1.2 资产减少记录查询指定时间段减少资产的明细列表，可以查询对应的卡片情况。6.4.1.3 变更资产查询查询指定时间段变更资产的明细列表，可以查询对应的卡片情况。6.4.1.4 减值清单查询查询在指定时间内发生资产减值准备的原始记录