物料系统自检.doc

物料管理系统自检定期回仿再审计供应商认证供应商筛选重要供应商现场审计样品测试（小样、大样）批准采购制定标准物料管理流程1. 采购 1.1合格供应商管理 -供应商的选择、评定、考核 -供应商审计 -供应商清单 1.2采购需求与计划 -申请 -审核 -批准1.3采购合同 -商务价格数量交货日期付款方式定期复验物料验收外包装清洁取样、隔离物料检验放行或拒收验收违约责任-质量标准产品标准验收标准 装箱数量2. 验收 -合同复核 -供应商清单复核 -目检外包装情况数量（重要的原辅料逐桶称量与标识、包装材料的抽查） 质量报告制造批号的区分 -请验手续登记 -收发货台帐登记 -入库序号控制 一个制造批号、一个入库序列号存贮 -标识（取样标识？） -存贮条件 -标准摆放量3. 取样：入库检验、释放与退回 -取样间洁净级别卫生管理使用规定与记录（清场要求）相关的验证资料 -取样工具与计量器具种类：勺子、吸管、探针等清洗与保管:相关的规定与记录 其它相关物品：一次性口罩、手套的保管 -取样员的培训、资格的确认 -取样过程目检：外观、性状取样方法 -随机取样，-正确的取样方法，-正确的取样数量标样匀化包装物的重新密闭 -重新取样管理 -样品的移交 QC检验台帐登记分样 -释放控制检验报告的签发授权人员物料状态的标识 拒收 -信息的传递 -实物标识 -实物处理 原辅料的退回印字包装材料的就地销毁4. 储存4.1仓储物料进行分区管理4.2标签由专库或专柜存放，凭批生产指令/包装指令发放，按实际需要量领用4.3标签使用、发放、销毁均有记录4.4定置管理仓储控制物料发放温湿度控制五防控制仓库清洁及检查库存管理 -分类 -摆放：定置、定量 -货位管理4.5物料的标识 -品名、编码、数量、托盘号、质量状态、货位卡 -标识的传递 流通的物料卡 物料标签的使用4.6贮存条件 -产品贮存条件清单 -存贮区域环境记录与回顾评价 -验证资料4.7定期的盘点 4.8安全设施 -五防装置的安装与布置 4.9定期的检查4.10定期的清洁-检查记录4.11复验 周期的规定 复验的通知定期的物料效期检索 QA的质量参与 -复验结果的控制 复验结果的信息传递 复验后物料效期的重新标识5. 发放与领用发放依据 -生产计划流程 -周期作业计划 -领料单/批制造记录6. 称量6.1物料存放6.2称量工序控制 -清场管理 -先进先出 称量前的准备 称量的双重复核 计量器具的正确使用 称量物料的标识传递6.3物料平衡 -每个单个包装的平衡（财务帐与实际装量） -每个拖板的物料平衡 -每个入库序号的物料平衡6.4物料的移交 -双重复核 -批记录的记录定期回仿再审计供应商认证供应商筛选重要供应现场审计样品测试（小样、大样）批准采购制定标准7.工序间转移8. 不合格品管理不合格品的来源 -生产中产生的不合格品 -QC检验结论不合格品 -返回产品-近效期产品 -QC检验样品 -试机时产生的不合格品不合格品的处理流程 -收集 分类收集 存放区域和容器规定 标识 -存放 定置管理 专人管理 不合格品台帐 处理审批 物料部门申请 QA人员审核 QM/生产负责人批准 9.返回产品审批 -客户的申请 -销售负责人的审批 -相关回收产品信息的通知（库房与财务）返回产品的处理 -接收 返回产品信息的登记 返回产品的存放 返回产品质量状况的确认 存放的标识 处理 返工 -返工生产计划-返工产品的批号控制-返工批生产记录-返工台帐 销毁审批 -物料部门申请 -QA人员审核 -QM、财务、企业负责人的批准 销毁方式 -活性物质的处理 -印字包装材料的销毁销毁的监督 -安全、环保部门 -QA销毁记录的管理 直接入库 -返回产品处理后产品的质量状态控制 QA的质量参与 实物的标识 返回产品的发收 返工处理信息的归档与统计能实现过程的有效可控：重现性、可操作性（监测手段与仪器与项目限度的适配）法规符合性适宜性有效性内控标准建立的项目及限度：控制检验项目对产品质量的影响程度；内控指标限度值与工艺控制过程的适宜性。（举例：溶出度）物料与药品标准的符合符合性：中国药典、生物制品原辅料质控标准、国家局注册标准、行业标准10.物料平衡物料的批平衡 -物料平衡的目的？100的投料 防止错用、混用的事故发生 -物料平衡限度标准的设定？ 以往的实际情况、 参照同行的经验、 统计的结果 定期的修订（二年） -物料平衡的控制 从供应商的原包装开始控制 工序与整个批次的平衡2 物料管理1.物料标准：符合药品标准，企业内控标准2.物料管理：购入、储存、发放、使用等环节是否制定管理制度 3.关键点 -物料标准 -进口物料管理 -不合格品管理 -特殊物料管理：菌毒种、细胞，麻醉品、精神类、毒剧品、放射性物质 -标签、说明书 易忽视的物料 -与药品直接接触的干燥空气、压缩空气和惰性气体是否经净化处理，符合生产要求。 -接触药品气体介质的质量符合性 药典标准：氧气医用氧， 惰性气体：氮气高纯氮（99.99）， 压缩空气或真空系统-三级过滤，-注射剂的终端过滤特殊物料管理 -生物制品的菌毒种管理 -用于疫苗生产的动物是否是清洁级以上的动物标签说明书的管理 -关注SFDA有关法规的变化 药品说明书和标签管理规定（局24号令） 关于印发化学药品和生物制品说明书规范细则的通知 关于印发中药、天然药物处方药说明书指导原则的通知 -企业标签/说明书的修订备案 -QA对印制稿的审核/校对 -新标签/说明书的启用时间/批号 -作废标签/说明书的销毁 -过程记录供应商审计 制药企业和供应商 利益共享 技术共进 系统：动态管理(前期、日常、阶段) 实例：与供应商“技术共进”实现复合铝内包装材料技术升级 （针孔度检测，强氧化物质的化学反应，膜保护稳定技术）类别传统供货关系现代供货关系供户对手伙伴、双赢、互利供户关系短期或长期长期、稳定、共同发展供户数量多，越多越好少，单一来源合同期限短长交货数量多少，交货次数多质量检验和复验源头和过程控制生产大批量小批量价格具有竞争性依据成本商谈降低成本偶尔降低成本不断降低成本联系订单联系电信、口头联系灵活性交货期月周、日审计是一项有计划性、用文件形式记录，用来判定生产行为是否严格遵循已经建立的标准以及其遵守规范的程度的活动。供应商审计 -资质的符合性 药用物料 -原料药：药品生产许可证/药品经营许可证，产品注册证/经营范围，GMP证书/GSP证书，原料药生产批件 -中国药典辅料：生产许可证，生产批件 药包材 -已有国家标准的：药包材注册证 -未有国家标准的：国家食品包装标准 进口药品 -质量评估的符合性 -物料质量的符合性 质量评估的符合性供应商系统评估 -厂房、设施、设备的条件 -质量保证体系（文件/质量标准/检验仪器） -人员及培训 -产品质量 -供货能力 -企业信誉 -协作态度 物料质量与标准的符合性供应商供货标准与验收要求标准实物与标准的符合性 -小样检验 -试机 -工艺试验 -批量检验 -批量工艺验证供应商的动态管理物料部、QA建立与供应商的信息联系 -在所供物料出现任何质量问题时及时向供应商信息反馈，便于协同查处理和制定防范措施， -在供应商生产条件、质量标准以及其它注册证照发生变更时，能及时获得信息，达到更新供应资料或采取其它相应措施。 -供应商供货产品年度质量回顾：由QA在每年的1月份对供应商上一年的供货质量进行统计，内容包括：产品名称、供货批次、数量、交货时间准确度、检验合格率、质量差错情况、售后服务等。 -召开年度供应商交流会：质量评估，培训等。供应商的变更管理 -1、供应商因多种原因已失去所供应物料的生产经营资格； -2、供应商停止所供应物料的生产或停止供货； -3、经留样考察，所提供的物料不能满足我公司产品的稳定性要求或其佗要求； -4、所生产的物料连续出现质量问题并经现场评审不合格的供应商； -5、供应商的变更程序：供应商的变更程序执行（变更处理程序），由要求变更的部门提出。供应商审计调查表应包括： -基本情况； -组织和人员； -厂房和设施； -设备； -组分的控制； -生产和过程控制； -包装及贴签控制； -实验室控制；供应商审计调查表应包括：-基本情况公司基本情况：名称、地址，建立时间，质量保证部门联系人 -是否生产其它产品，若有，说明类型 -下列物料是否与将购买物料在同一工厂或厂房生产 （细胞毒素，类固醇，杀虫剂/除草剂，生物制品）-组织和人员组织机构图，员工人数，质量保证部员工人数书面培训教材（新员工，在岗员工）保存的培训记录哪种工作职能负责：放行前批记录审核，SOP的审核与批准，审核并批准，批准产品质量标准是否有生产文件改版的SOP-厂房和设施是否有设施布局图?是否有书面的害虫控制计划?是否有害虫控制记录是否有设施清洁SOP:(同一产品不同批之间，不同产品之间)是否有清洁记录?-设备是否有所有生产和质量控制设备的验证校准计划?是否有每台设备的校准记录?是否有所有生产设备的预防性维修保养计划?是否有每台非专用设备的书面清洁程序?是否有清洁验证计划？-成分控制是否有认可的原料供应商的名单?存放是否遵照先进先出的原则?仓库是否有温度和相对湿度的控制?控制范围?简述在原料发放过程中任何预防污染。是否有原料的留样?是否有产品原料的取样计划?对某些产品原料的接收是否只依据生产商-生产和过程控制是否有每个产品的工艺流程图?如果有，请附一份是否有所有产品的工艺验证报告?如果有，请附一份附一份生产工艺用水的取样和测试SOP是否有描述与主要批生产记录偏差处理的SOP?哪个岗位负责对偏差调查认可?哪个岗位负责处理投诉?投诉调查是否包括同一产品的其它批？简述在生产工艺的那些阶段进行产量计算和物料平衡计算如何计算是否有程序规定在连续的生产步骤之间停留的时间限度是否有关于返工的程序?如果有，请附一份描述生产工艺各相关步骤的过程控制，是否有关于工艺，设备或系统改变控制SOP? 如果有，是否规定在改变前需经QA认可?生产工艺的某个步骤是否由分包商承担?如果是，请列出其名称，地址，并描述其活动与分包商是否签订协议，并有职责描述?附一份关于分包商审计的SOP-包装和贴签控制是否有包装和贴签材料的接收和检测书面程序?是否有颁发包装材料的书面程序?简要描述包装贴签前的清场程序简述批编号系统-实验室控制实验室有多少人?实验室与生产位于同一场所吗?实验室经理向谁报告?列出实验室的主要设备对产品进行微生物计数吗?是否有关于可疑结果的书面程序?描述在第一次测试结果不符合规格标准时采取的措施，进行复测吗?对同一样本还是重新取样?是否保留每批产品的样本?如果是，留样量多少?是否有稳定性试验计划？稳定性试验产品是否用最终产品容器?所有产品有有效期吗?是否由合同实验室进行测试?如果是，是否有对该实验室的书面审计程序?附一份一种产品的分析报告。 供应商的审计检查清单举列（化学原料药）A、检查的文件1. 药品主文件主文件：设施主文件：产品审核信函修正案2. 工艺流程图3. 开发报告验证报告B、审查的数据和过程 4. 组织和人员5. 设施6. 批记录审核7. 设备校准确认8. 工艺改变控制9. 稳定性数据10. 辅助系统C、失败的调查11. 投诉12. 返工批13. 拒绝批14. 退货收回1. 药品主文件申报日期是否有对主文件答复的函件? 答复日期： 说明：是否有针对答复函件的修正案? 日期： 说明：是否有对主文件的补充更新文件? 日期： 说明：是否有关于在药品主文件，规格，接受标准或生产工艺方式改变后通知公司的程序?核对前两年的年度审计报告生产工艺是否有显著改变?2. 工艺流程图是否有详细的工艺流程图：图纸标明：操作单元?所用的设备?加料步骤?工艺的关键步骤?关键参数?监控点?图纸是否经QA部门批准?图纸是否能正确反映生产工艺?3. 开发报告/验证报告是否能提供认可的原料药生产工艺开发报告?是否能提供认可的原料药生产工艺验证方案?是否能提供生产工艺验证报告：3、开发报告/验证报告是否能提供生产工艺验证报告：是否包括下列数据：（中间品-来源及规格标准；工艺步骤和限度；返工，母液。二收溶剂回收；操作范围及设备；控制，规格标准及测试；纯度，杂质清单；批量的一致性；总结和结论）是否经QA批准?4. 组织和人员QA部门是否有认可的详细描述QA部门组织结构和职责的SOP?培训是否有关于员工培训的SOP？S0P是否规定GHP培训的频率以确保员工对GMP足够熟悉?是否有最新的培训记录?5. 设施观察所有设施，记录不符合GMP要求的地方，特别要考虑以下几个方面：（交叉污染的机会；对可能发生混淆的区域的隔离；实验室签发前物料的待验区；工作区的清洁及组织害虫控制）是否有认可的害虫控制计划?是否有害虫控制区域指示图?是否有进行害虫控制计划的文件证据? 交叉污染清洁如果设施不是用于一种产品的生产，列出其它产品是否有实施的书面清洁程序：同一产品不同批之间?不同产品之间?是否有认可的清洁验证程序?是否有清洁验证报告?报告是否经QA认可?6. 批生产记录的审核检查一份完整的批记录批文件是否与主文件相符?是否有在放行前批记录审核SOP?在放行前是否有完整的列表对批记录进行审核?对于附有偏差调查报告的生产批，是否有程序规定在调查结束前不得放行?检查批记录：主配方如有改变，生产前是否经QA批准?所有相关人员的签名是否存在?所有相关数据是否完整?是否显示有任何空白或未授权签名。所有的偏差是否是合理，是否说明原因并经批准?设备是否清洁并有记录?在生产过程中的哪一阶段要求物料平衡计算：是否有认可的产量计算SOP?批记录中产量计算是否符合SOP要求?是否有认可的过程控制SOP并执行?有要求时，是否对温度进行记录?是否有所有产品的主标签?包装结束后，是否作标签平衡计算?是否有适当的跟踪程序，以确保在完成所有要求的审核之前，不得放行（确保不能通过审核批次不放行）7. 设备的校准/确认是否有认可的设备校准SOP?是否有校准记录?设备确认是否按照认可的程序进行?8. 工艺改变控制是否有认可的关于工艺改变的SOP?SOP是否要求在改变前需经QA批准?核对上年工艺改变的清单：实施前是否经QA批准?是否进行相关的测试?相关文件是否更新?9. 稳定性试验数据是否有认可的产品稳定性试验计划并照此执行?检查过去2年的结果：是否符合规格标准?对超过限度的结果是否进行调查?稳定性试验样品容器是否与销售产品容器相同?是否对稳定性试验样品的储存温度及相对湿度进行监控?10. 辅助系统是否有认可的生产用水系统验证报告?是否有经QA批准的HVAC系统图?是否对产品在包装前的暴露区域进行温度及相对湿度进行控制监控?在产品可能发生交叉污染的区域是否有压差指示装置?是否按照认可的SOP对压差进行监控?11. 投诉是否有认可的处理投诉的SOP?核对上年的投诉清单：是否对投诉原因进行调查?投诉可能反映出工艺的不一致性吗?投诉涉及到其它批次的产品吗?如果是，是否采取适当措施?12. 返工批是否有对失败进行调查的程序?是否有关于返工批的程序?核对过去一年里返工批记录返工批占?核对失败调查：是否完整?包括问题描述，采取的纠正措施，批的处理，以及预防再次发生应采取的措施检查上一年拒绝批清单：选3批，列出被拒绝的原因；说明在生产的哪个阶段被拒绝；是否有书面调查报告，包括失败的原因，结论。以及对每批采取的后续措施? 14. 退货/收回上年有多少退货收回批?是否有认可的处理退货收回批的SOP?退货收回的原因是否涉及到其它批，如果是，是否进行调查并采取适当的措施?对退货批是如何处理的?供应商的审计检查清单举列（包装材料）目录1. SOPS是否有全套可用的SOPs?是否是最新版本?SOPs是否详细，清楚，语言明了，人员易于操作?2. 人员人员是否按照相关SOP进行培训并有记录?提问几位人员，考察其岗位操作知识人员是否熟悉GMP的基本概念?有要求时，人员是否按SOP要求着装?3. 设施设施的维护是否良好?设施是否整洁，有序，并有足够的空间供放置设备和操作?所有工作区是否有正在加工的产品的名标志称?不同操作之间是否有适当的隔离以防混淆?4. 清洁程序是否有设施的书面清洁程序?是否有文件证据证明按照清洁程序进行了清洁?是否有生产设备的书面清洁程序?不同包装材料生产之间?5. 清场程序批是如何定义的?是否有编制批号的SOP?观察人员的清场操作是否有清场SOP并按此执行? 在工作开始之前，检查工作区是否清洁，且无任何前一次操作的遗留物?对于被拒绝的材料，是否有明确标志的容器?是否有被拒绝的，印制的包装材料销毁SOP并按此执行?是否有SOP规定，不得在相邻的工作区(不同房间除外)同时进行板式(形式)相似的产品?6. 内包装材料生产过程中是否采取适当的预防措施以防止包装材料被污染?空气处理系统是否正常工作?是否有过程测试和控制SOP?是否按照SOP进行操作?如果被测试的材料超过规格标准，是否采取纠正措施？是否保留在过程控制中被拒绝的物料的记录?是否有SOP以确保未经公司同意不得改变规格。7. 印刷包装材料模板的存放是否安全?不同公司的模板是否分别保存?所有新模板使用之前是否有认可的SOP?已认可的模板和待认可的模板是否分别存放以防止出错?对于不同剂型，不同浓度的产品的包装材料是否分别印刷?印刷中期间的被拒绝的包装材料是否收集并在操作结束后销毁并有销毁记录?SOP是否要求禁止使用掉在地面的包装材料?SOP是否要求禁止使用被拒绝的包装材料?未切割的包装材料是否存放在有盖的平板车或密闭的容器中，以防止与另一产品混淆?不再使用的旧模板是否通过受控的方式销毁并记录？在生产期间或结束后，是否有对所有已印刷的包装材料进行检查的系统?是否有操作结束后包装材料计数SOP?计数是否准确?所有纸版箱是否标明其内容物(名称和数量)?8.设备的校准确认是否有认可的所有关键设备的校准SOP?是否有已校准的设备的清单?是否包括计量器，工具，测试设备，电子装置等?校准频率是否合适?有校准记录吗?仪器超出规格标准时，是否采取纠正措施并记录?9.投诉，拒绝，退回是否有处理投诉的SOP?是否对投诉原因进行调查，并包括可能涉及的同种包装材料的其它批或不同的包装材料?是否记录包装材料被拒绝的原因?是否采取措施以防再次发生?是否有处理退回批的程序?退回批是否经过挑选后再次分发?是否按照SOP进行?三物料管理系统主要自查内容及易出现的问题1、物料是否符合相关的质量标准2、主要原辅料供应商是否进行质量审计3、是否从审计合格的供应商处采购物料4、是否建立物料的采购、储存、发放、使用管理制度5、实际的物料管理工作中是否执行相关的管理制度。6、物料是否按批进行验收、请验、取样、检验、储存。7、各种状态（待验、合格、不合格）状态物料是否严格管理。8、中药材、中药饮片是否符合质量标准，包装是否符合规定。9、物料是否根据性质合理存放。10、各种特殊物料（麻醉药品、精神药品、毒性药品、毒性药材、贵细药材、易燃易爆等危险品）的采购、验收、储存、发放、使用及标识是否符合国家的有关规定。 11、物料是否规定使用期限及复验。12、药品标签、使用说明书等印刷性包装材料是否与国家药品监督管理部门批准文件一致。13、药品标签、使用说明书等印刷性包装材料印刷前是否经质量管部门审核。14、药品标签、使用说明书等印刷性包装材料的保管、发放、使用、销毁是否执行相关制度。 四，仓储和称量系统自检1. SOPS是否有部门SOP索引和全套SOPs?索引和SOPs是否是最新版本?SOPs是否按照索引进行组织?2. 人员选择3名该部门的工作人员，检查其培训记录的更新情况；在上一年是否经过下列培训：GMPSSOPS仓储称量技术人员是否能熟练地按照有关的SOP进行操作；人员是否能按照S0P要求进行着装3. 设施是否是经指定的人员才能进行仓储和称量区?原料是否按照状态存放于不同区域?不同原料和不同批的同种原料是否分架存放以避免混淆?设施的维护是否良好?设施是否整洁有序并有足够的空间摆放设备和便于操作?工作结束后检查该区域是否整洁?仓储和称量检查清单不同操作之间是否有适当的隔离以预防混淆和或交叉污染?对高效药品是否有专门的称量区?是否有SOP描述称量高效药品时应采取的预防措施，包括称量之后的清洁程序?是否有监测温度和相对湿度的SOP?是否有文件证实其执行?4. 清洁程序是否有书面的仓库和称量中心的清洁程序?是否有文件证明其执行?检查称量室的记录卡，填写是否符合要求?5. 仓储程序仓储程序-原辅料、仓储程序-已印刷的包装材料、仓储程序-成品、仓储程序-原辅料，是否有描述接收成份和检查运输文件的SOP?一次运输包括两批或以上时，是否每批进行检定并分别发放?在接收前是否核实达到了特殊的运输要求(如运输过程中对温度的要求)?SOP是否要求对容器的外观进行检查?检查是否有记录?SOP是否特别规定了当容器有损坏时应采取的补救措施?是否有文件证明按照SOP执行?接收时是否对原料容器的外部进行清洁?清洁是否按照SOP进行?是否有SOP规定对有特殊储存要求的原料在室温存放的最长时间(在冰箱或低温储存之前)?对冰箱温度的监控是否按照SOP