秘书国家职业资格考试四级办公室事务复习要点.doc

秘书国家职业资格考试四级办公室事务管理复习要点 办公环境管理 一、 营造合理舒适的办公环境1、空间要求A、光线：局部照明清晰、灯光不闪烁、直射光线应遮挡、光线来自办公桌左方、不能直射电脑屏幕；B、温度：16-20C以上。冬天在20C22C，夏季在23C25C之间为宜。有温度调节设备。C、湿度：办公室理想的相对湿度是40%-60%。如相对湿度是20%，则办公室的空气太干燥；当相对湿度是70%，则空气太潮湿。 D、空气清洁度：通风；禁烟区的设立，标志是否到位E、声音：减少或尽可能消除声音的来源：在打字机与计算机底下毛垫，并在其余的设备底下置橡皮垫。在机械上的防声橱亦能有效地排除声音。此外，在档案柜、门、桌子、椅子上，涂上一些润滑剂，及请求职员为别人设想，减少不必要的谈话，养成职员相互低谈的习惯，均能减少声音。F、颜色：颜色会影响人类的情绪、意识及思维。办公室：以冷色调为主，简洁、明亮会议室：以浅色与中性的颜色为最佳。 会客室：以欢愉的、中性的颜色为最佳。 走 廊：宜用明亮的颜色，因其缺少自然光线。 休息室：男宜用蓝色；女宜用淡红色。 私人办公室：深的和鲜艳的颜色，视主人之偏好而定。 地下室与贮藏室：宜用具有高度反射光线的颜色。G、地理位置：符合企业、部门工作性质。凡与社会接触较多的部门，如收发室、传达室等，应设在人员进出的地方；综合、秘书等部门，应设在办公楼的中心地点；打字、计算机房、财务等办公室，应设在办公室楼一端；关系密切的处室应相互接近。2、物品摆放要求：平等、方便、安全、高效、美观办公室常用物品包括：桌、椅、沙发、文件柜、电脑、打印机、扫描仪、电话、碎纸机、饮水机、绿色植物、办公用具。A、桌椅、柜子大小一致，高度合适、符合工作需要应尽可能使其规格,颜色,款式等的和谐统一,风格一致,整齐划一的系列产品；摆放大件家具时,如档案柜,书架等,可将其被对背或尽量靠墙,充分依靠墙体效益,即既可节省空间,也使办公室看起来更加整齐,美观。B、领导位置：居后方，统观全局C、常用设备、文件材料、通讯电话、办公用具等就近、分类放置，取拿方便D、摆放安全:通道畅通、电线不乱缠绕、不随意摆放化妆品、食品等与工作无关的东西。E、绿色植物美化二、环境安全的维护1、树立安全意识作为秘书也应树立健康安全意识,如掌握基本的法律知识,用法律保护自己的合法劳动权益;上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产,劳动保护的规定和本组织有关的规章制度；细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患,一旦发现问题,如果是在自己的职权范围内的应及时加以排除,或者向上司报告,尽快解决,以维护好健康安全的工作环境。2、识别办公室安全隐患一般来说,办公室的隐患主要存在于下面几个方面:办公建筑隐患：这主要指地,墙,天花板及门,窗等,如地板缺乏必要的防滑措施,离开办公室前忘记关窗,锁门等。空间环境隐患：如光线不足或刺眼,温度,湿度调节欠佳,噪音控制不当等。如吸烟,还有装饰时没有采用无毒无害的绿色建筑材料等,有必要和有条件的话,可以请有关的部门进行检测,进行科学的处理。办公家具的隐患：如办公家具和设备等摆放不当,阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等；物品放置不当等。办公设备及操作隐患：如电线磨损裸露,拖曳电话线或电线,电脑显示器摆放不当的反光,复印机的辐射,违规操作等。工作中疏忽大意的人为隐患:如站在转椅上举放物品,女士的长头发卷进有关的机器设备,在办公室里抽烟,不能识别有关的安全标识等。消防隐患：如乱扔烟头,灭火设备已损坏或过时,灭火器上堆放物品,火灾警报失灵等。财产安全隐患：办公室的设备、文件、档案以及仓库、金库是公司的财产，应该实行严格的安全防护措施，以防止盗窃、拐骗、窍密现象的发生。除要有严格的制度作为保障外，还要购置必要的保险设备，并配有专人和专职部门负责这项工作。特别是机密文件的保护，更要从细、从严，必要时要配备武装警卫人员守护，从外围加强安全措施。例：秘书保管零用现金，抽屉要上锁。保密安全隐患：门锁、文件摆放（录像题）、电脑使用习惯（设置密码）；重要会议资料不能随便摆在桌上。复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上。3、安全维护A、区别安全隐患表和设备故障表B、分清职责 秘书是协调作用，不能做决定，重大事件要请示领导。 办公室事务 一、印章的管理1、印章的概念（1）作用（2）种类A、正式印章：一般指一个单位或企业的法人章，具有代表次单位的法律权威性。在处理公务中，以公司的名义上报下发的文件和对外发生工作联系，只有加盖公章，才能发生效力，才能服从、遵行或接洽、配合。B、套印章：一般指需要大量印制的，代表某单位或政府主管部门的印章。C、钢印章：一般用在需要粘贴照片的证件、证书，或者用在票据的连接处。D、领导人名章：代表公司领导的职权或专业人员的责任身份。具有行驶职权的标志作用。名章和个人私章不同，也属于公务专用章范畴。一般用于报表、支票等。E、专用章：经上级业务主管部门批准的、能够对外发生效力业务专用章。如：财务专用章只限于本单位范围内工作往来使用的部门用章和业务专用章。如办公室用章，这种印章超过其范围就没有其法律效力。（3）印章的材质规格2、印章的刻制上级发文批准-发函登记专门刻制3、印章的启用上级备案发出通知领取公章立卷归档注意：新的公章要将印章刻制的一套材料上交上级主管部门备案。 所属各级领导机关和有关平行机构都要发出正式通知，附上印样，说明正式启用日期。 领取公章或带章外出都必须双人或以上同行。4、印章的使用申请登记领导批准正确用印注意：1、凡盖上公章的文件材料都应存档，以备查验 2、合同经常需要盖2个以上的章，盖章完全才算有效合同，秘书存档时要注意。如未盖完要登记未存核对。 3、用印要严肃不能随意，盖废的纸张要销毁，不能随意乱扔。 4、不越权，如上级文件；不降权，如内部部门发文可盖部门章。 5、不能将印章随意带出办公室。 6、文件合同内容如果有更改的地方，需在更改处加盖公章。 7、某些时候要求出具合同、票据原件，如果无法提供，可以在复印件上写上与原件一致并加盖公章。5、印章的保管A、专人负责B、存放安全C、保持清洁6、印章的停用、撤销、更换条件：单位撤销或机构变动；印章丢失损坏。程序：上级批准登记造册制发机关封存或销毁上级批准登记造册自行销毁（两人以上监督）二、介绍信的管理介绍信是介绍单位组织成员出外办理有关公务并证明其身份的一种书面凭证。主要有便函式和固定式两种。(固定式介绍信应在虚线处盖骑缝章,且上压存根联的年月日)1、使用：申请批准填写用印 填写注意：人数要中文大写。 注意填写有效日期。 存根要与正文内容一致。 2、管理：专人负责、存放安全、使用有序（登记）三、值班工作的安排1、值班工作的内容和意义（书P123-124）值班是值班人员在值班时间内处理各项公务的活动，是秘书部门的一项基本任务。值班工作是组成一个单位工作网络的重要细胞，是一个单位的枢纽工作，起着沟通上下，联系内外、协调左右的作用；起着保证上级重要指示能及时传达到本单位发生的重大紧急事情能及时反映，及时处理，保证工作顺利进行的作用。非工作时间和节假日，值班工作的这种作用表现得尤为明显。由于值班工作经经常应急处理一些重要工作，在一定意义或一定程度上来说，值班工作代表了本单位的工作，值班工作的好坏，直接反映本单位的精神风貌。2、值班工作的特点:第一，连续性。第二，应急性。第三，协调性第四：过滤性。3、值班工作的程序：根据单位需要制定制度-编制值班表-发放值班表-做好值班记录-值班报告-交接班4、编制值班表（书P130）要素：值班时间；值班人姓名、单位、电话；带班人姓名、电话 5、值班资料准备 值班资料是做好值班工作之必需，值班人员或者值班机构应备以下几方面的资料：(一)电话表(本)，包括上下级机关单位、本单位的常用电话，领导同志及秘书办公室及宿舍电话，有关车站、机场、码头、招待所、新闻单位等单位的电话。登记的电话表(本)应经常核对、整理，有更改的要立即更改过来，以免误事。(二)值班工作所涉及的机关、单位，特别是上下级单位的机构设备、职责分工、办公地址、领导分工等情况。(三)常用的工具书、列车时刻表、航班表、船期表等。(四)本机关、单位当前中心工作的计划安排、领导批示、开展程度、存在问题等有关资料。(五)有关的文件资料6、值班相关记录工作值班日志：一定有。值班日志是将值班过程中接受的任务完成情况、收到的各方面的信息及处理情况、备忘事项等，在有固定格式的本册上记载下来，以与其他值班人员交流和事后查考。值班日志应包括：值班时间、值班人员、事项内容、处理情况值班报告：不一定有。发生重大紧急事件才有。接待记录：不一定有。电话记录：不一定有。7、值班电话注意事项A、接听迅速：3声之内拿起电话B、语气适当：C、礼貌用语：自报家门：您好，XXX公司；结束语：谢谢，再见。询问语：对不起，我没听清楚，能再重复一遍吗？复述：对方要求记录的东西，一边记录一边复述，记完再复述一遍，确保准确。D、准备好电话记录本和笔，就近放置。F、对总经理直接领导,保持经常联系的外部,内部人员应在日常工作中尽量熟悉,达到闻其声知其人,并及时予以转接.G、灵活机动。案例思考：请问，如果你是王秘书，你会怎么做？ 某星期天下午5时，某县工商分局办公室王秘书正准备结束值班，回家休息，突然电话铃响了，传来了急促的声音：出事了，请局里赶快派人来。同志，请你冷静一下，到底出了什么事，把情况说清楚。原来，局里一辆面包车与一辆大卡车相撞，司机重伤，另有3人受伤，车损严重，已不能开动，请求局里急速处理。提示：1、做好电话记录。出事地点、联系人的电话、联系医院抢救。2、马上给主管领导汇报情况。3、伤员安顿好后，补上值班日志、值班报告。四、费用报销工作1、秘书报销的范围：本部门公务费用、领导公务费用、领导其他费用2、报销程序的总原则 A、借款申请（填写借款单）、批准、借出、销借（报销） B、垫付填写报销单、批准、报销3、费 用 报 销 单报销日期： 2006 年 11 月 5 日 附件 1 张费 用 项 目金 额负责人（签章）XXXXX会议会务费500.00元审 查 意 见属实XX会议资料费65.00元报销人（签章）XXX报 销 金 额 合 计 565核实金额（大写） 零 万 零 仟 伍 佰 陆 拾 伍 元 零 角 零 分 审核：XXX 出纳：XXX4、注意事项：A、报销单据要填写完整。B、必须要有授权人审核批准（有的单位还要财务主管签字）C、报销必须要有消费凭据粘在报销单后：发票、收据、会议通知等。消费凭据：即发生费用支出时，取得的合法、有效、完整、正确的票据。走上工作岗位使用公费时，要有索取小费凭据的意识。D、消费凭据数额可以大于报销数额，但不能小于。五、零用现金的管理1、含 义：小额现金、秘书保管、备用金、周转金 （书P138）2、使用程序：使用人申请部门领导或主管领导审批发放收回票据统一报销3、管理要点：遵守规定、建账、安全、分析支出注意：零用现金是由秘书管理，秘书或部门内部人员在秘书处领取使用，报销也是在秘书处报销。当现金使用快完时，秘书再统一到财务部门报销领取新的零用现金。六、安排上司差旅事务1、工作特点（可结合自身旅游出行经验答题）全 面：衣食住行准 确：如航班时刻、目的地地址、接待人员电话等有 序：按照行程顺序人性化：跟上司的个人爱好、身体特点等安排行程2、工作程序A、制定旅行计划经上司批准B、制定旅程表（日程表）多份供上司选择。注意备份。C、准备相关文字材料D、办理各种出行手续E、处理好上司外出时的临时事件F、做好上司返回接待工作案例：办公室李主任打电话告诉秘书小胡，总经理下个礼拜四将去广州出差，请安排一下。小胡接此通知后该怎么做？出差前: （1）确定出差目的和日期；确认总经理出差陪同人与出差地相关人员沟通,确定周到的日程安排(明确如早午晚餐安排,所到地地址,需要的路程时间,接待人员等信息。)（2）确定行程,预定机票(注意选择好航空公司,机型及班次),酒店(选择总经理习惯的酒店,熟悉酒店的电话,等),接/送机人员(明确接送机人的联系方式)；注意明确公司或单位规定的费用标准。比如有的领导不喜欢与人同住等。（3）制定详细的旅行计划，给上司确认（4）制定完善细致周到的日程表(时间,地点,对方参会人,议程等)注意要给经理确认。（5）准备会议材料（6）根据总经理的习惯,准备出差用品。（7）临行前的工作安排秘书一方面为领导出差作准备，但在另一方面也要让领导对公司的事作个安排。领导要出差了，特别是出差的时间比较长，各部门来请示报告也会增多。在这时，秘书要注意安排好领导的休息，不要让领导带着满身的疲倦和牵挂去出差。比如，在动身前两三天，秘书与有关部门打个招呼，把一些定期的汇报材料先缓一缓，等领导回来后再看。出差中：（8）在第一时间掌握总经理到达后的联系方式,及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展；出差资料整理(包括资料,名片,会谈备忘),根据需要转发相关人员或存档向总经理认为有必要的合作方致感谢函。（9）处理好总经理不在时的工作，有重大突发事件要及时汇报。回程后：（10）做好接站工作（11）完成总经理的差旅费用报销（12）汇报工作（13）协助总经理做好出差后续总结工作4、 国外出差（1）熟悉出国手续的办理（2）文字材料要准备英文备份（3）机票购买时注意避免经停中转,选择好的航空公司和服务,长途飞行选择好的机型;（4）注意准备好各种证件及邀请函,并提醒总经理携带; （5）根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物; （6）准备当地的地图及国家风情资料; （7）确认对方还是我方提供翻译服务;七、完成临时交办事项一、特点1、广泛性2、临时性3、具体性4、紧迫性二、文字记录工作八、办公效率和时间管理1、时间管理法则（书P154）A既紧急又重要（人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等）、B重要但不紧急（建立