秘书基础知识教程 第一章文书基础.doc

秘书基础知识 国家职业资格培训教程 课本精华（文书基础）文书基础目录：第一节：应用文书的概念与制发程序一、 应用文书的含义与分类二、 通用公文的制发程序三、 事务文书、商务文书的制发程序第二节：应用文书的格式一、 通用公文的格式二、 事务文书、商务文书的格式第三节：应用文书的要素一、 材料二、 主题三、 结构四、 语言第四节：应用文书的表达方式一、 叙述二、 议论三、 说明第一节 应用文书的概念与制发程序一、 应用文书的含义与分类1、应用文书：是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。2、应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书公文类别定义包含种类行政公文是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（共13种）事务文书是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。 传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等商务文书是指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。二、通用公文的制发程序（发文办理）草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序（一）草拟 草拟公文的主要要求是（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定；（2）情况确实、观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；（3）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义；（4）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（二）”，第三层为“1”，第四层“（1）”；（5）应当使用国家法定计量单位；（6）文内使用简称，应当先用全称，并注明简称；（7）文内中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（二）审核 （审查核定） 审核的重点是：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合办法的规定等。（三）签发 （予以审定、签字、准予印发）（四）复核 （再一次对公文制发的工作环节进行审查核对）复核的重点是：审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。复核是发文过程的最后一道把关环节。（五）完成以上工作后，公文就可以进行缮印、用印、登记、分发了。三、事务文书、商务文书的制发程序都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。私事文书不具制发程序。第二节 应用文书的格式一、通用公文的格式我国目前学习、运用公文格式的唯一标准是：国家质量技术监督局于1999年12月27日发布的国家行政机关公文格式（国家标GB/T9704-1999）。（一）通用公文用纸和印装规格1、采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210mm297mm。2、公文页边与版心尺寸： （ 上白边）37mm1mm（左白边）28mm1mm （版心）156mm225mm （右白边）26mm1mm（不含页码）（ 下白边）35mm1mm 3、公文符号从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。 4、公文左侧骑马订或平订，不掉页，后背平整、不空。（二）通用公文中各要素标识规则：格式要素可分为眉首、主体、版记3部分如下表：12rainbow眉首包含要素定义样式字体书写位置公文份数序号是将同一文稿印制于若干份时每份公文的顺序编号阿拉伯数码 如印制100份第一份：0001；第100份：0100顶格标识在版心左上角第1行秘密等级和保密期限是指划分公文保密的级别，分为：绝密、机密、秘密两字之间空一字，机 密如要保密期限： 机密一年3号黑体顶格标识在版心右上角第1行紧急程度是指对文件送达和承办的时限要求。分为：特急和急件两种；有的文件要求限时送到，则在文件封套上标注：限月日时前送达。两字之间空一字，急 件3号黑体顶格标识在版心右上角第1行要求同时标秘密等级的：顶格标识在版心右上角第2行（秘密等级之下）发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。(高宽)应小于22mm15mm联合行文时，主办机关名称放在前面，“文件”2字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；必须保证公文首页显示正文。红色小标宋体字平行文、下行文上边缘至版心上边缘为25mm上行文上边缘至版心上边缘为80mm发文字号由发文机关代字、年份和序号组成联合行文时，只标识文件主办机关的发文字号如：国办发20065号3号仿宋平行文、下行文发文机关标识下空2行，居中排布上行文发文机关标识下空2行，居左空1字签发人指最后审定公文文稿签字印发的机关领导人。签发人：张三 李四发文字号与红色反线相距4mm3号仿宋：3号楷体上行文平行排列于发文字号右侧，居右空1字联合上行文主办机关的签发人置于第1行，最后一个签发人与左侧的发文字号处于同一行红色反线在发文字号之下的4mm处，其长度与版心等宽，即156mm主体包含要素定义样式字体书写位置公文标题标题中除法规、规章名称加书名号以外，一般不使用标点符号。2号小标宋体字红色反线下空2行，可分为一行或多行居中排布主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范简称、统称3号仿宋体：（注：同类机关、单位之间用顿号，不同类别机关、单位之间用逗号，末端标全角冒号）在标题下空1行，左侧顶格，回行时仍然顶格（联合行文时，主送机关名称按党、政、军、群的性质顺序排列）正文3号仿宋体字3号小标宋体字或黑体（文中小标题）位于主送机关下1行每自然段左空2字，回行顶格数字和年份数目字不能回行附件是指附属于公文正件的有关文件或材料。3号仿宋体字标识附件正文下空1行，左空2字附件不能与公文一起装订时，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识“附件）或者“附件”及序号。成文日期二一年十一月五日印章印章和正文之间不添加任何内容上距正文2mm4mm成文日期应掌握的原则：机关领导人或秘书长、办公厅（室）主任签发的，以签发日期为准；联合行文时，以最后一个机关签字日期为准；须经会议讨论通过的，以通过日期为准；须经上级机关或立法机关批准的，以批准日期为准。成文日期书写与印章的排布：单一机关制发公文不署发文机关，成文日期右空4字；印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文日期上；若印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上。两个机关联合行文时，不署发文机关名称，将成文日期交接班开，左右各空7字，主办机关印章在前，两印章均压成文日期，并采用两种加盖印章方式，两章之间不相交或相切，相距不超过3mm。3个以上机关联合行文时，应将各发文机关名称（可用简称），排在发文日期和正文之间，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超过版心；最后如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。附注就是附带说明，是用来注明文件的阅读、传达范围和行文有关的事项。（3号仿宋体字）居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行版记包含要素定义样式字体书写位置主题词是指经过规范处理的用来标引公文主题内容的词或词组。标引顺序是先标类别词，再标类属词，在标类属词时，先标反映公文主题内容的词，最后标反映文种的词主题词：农业 水土保持 通知3号黑体字：3号小标宋体字居左顶格标识说明：一份文件的主题词标引，除类别词外，最多不超过5个。主题词的标引，应坚持“谁办文，谁标引”的原则。抄送机关是指抄送给除主送机关之外还需要执行或知晓公文内容的其他机关。抄送：，。3号仿宋体字：3号仿宋体字位于主题词下1行，左空1字印发机关一般是指发文机关的办公厅（室） 2010年11月5日3号仿宋体字 阿拉伯数字印发机关和印发日期同占一行：印发机关左空1字印发日期右空1字印发日期是指公文的付印日期版记中的反线在版记各要素（即主题词、抄送、印发机关和印发日期）之下，均加一条黑色间隔横线，即反线，其宽度同版心。（三）通用公文的特定格式1、信函格式：发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，用小标宋体字，字号大小不超过22mm15mm；发文机关名称后不加“文件”二字。发文机关全称下4mm处为一条横线（称武文线），线长170mm。距下页边20mm处为一条横线（称文武线），线长亦为170mm 。发文机关名称及双线均印红色。两线之间其他格式要素的标识方法同于前述公文。2、会议纪要式格式：会议纪要眉首部分由“会议纪要”，用红色小标宋体字。不加盖公章，但注明成文日期。三、事务文书、商务文书的格式：与通用公文相比，事务文书与商务文书有表格式、文章式、书信式、条款式等多种形式，灵活、多样性。第三节 应用文书的要素应用文书的四要素：材料、主题、结构、语言四要素之间的关系：材料是血肉，主题是灵魂，结构是骨骼，语言是细胞。一、材料 材料的四个环节：占有、鉴别、选择和使用。（一）材料的占有1、材料占有途径：亲身经历所获；调查阅读所获。2、占有材料的要求：时间不分古今；地域不分中外；性质不分正反；类别不分点面。（二）材料的鉴别 是对材料进行分析、比较的研究过程。（三）材料的选择 选择材料的4项原则：围绕主题选择材料 选择典型材料 选择真实准确的材料 选择生动新颖的材料（四）材料的使用 1、恰当安排材料的先后顺序：或依据时间的先后；或根据材料的重要程度；或照顾事件之间内部的逻辑联系；或依从说理的顺序；或考虑作者行文的方便等。总之是宜于读者的思维习惯所接爱。2、确定材料的详略程度：根据主题的需要确定材料的详略；根据文体的特点确定材料的详略。二、主题（一）主题即作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想（二）确立主题的依据确立主题，也被称为“立意”，应依据以下两点：1、以写作目的为立意依据；2、以材料本身的意义为立意依据。（三）对主题的要求：正确、深刻、新颖、集中三、结构（一）结构的内容：标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应等。1、标题 种类：公文式标题、一般文章式标题（单标题、双标题）2、开头 常用方式有：概述式：报告、会议纪要、总结、述职报告、调查报告等。目的式：通告、通知、计划、招标书、投标书等。开门见山式：决定、意向书，有些招标书、投标书也采用此种。引述来文式：函、批复等回复性公文。3、层次 常用方式有总分（总）式：论文、调查报告、报告、总结、会议纪要等并列式：合同、意向书、招标书、投标书等。递进式：因果式：请示时序式：市场调查报告、总结、会议纪要、报告等。三段式（3层次结构形式，即发文缘由、事项与尾语）：通知、通报、报告、请示、计划、总结、述职报告等。4、段落 常用方式有：提行式：指以另起行表示内容转换的方式，如会议纪要常以“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”作为不同段落的区分。条款式：报告、通告、公告、调查报告、总结、合同、可行性研究报告等。篇段合一式：批复、转发、印发通知等。5、过渡 常用方式有：过渡词：因此、总之、由此可见、综上所述、既然、那么、尽管、但是、相反地等。过渡句：现将具体要求通知如下；现就有关问题请示如下等。过渡段：以一个独立的自然段来承转过渡。6、照应 常用方式有：首尾照应：总结、述职报告、市场调查报告等。文题照应：分为文章内容或文章主题或文章开头或文章结尾与标题照应等。行文前后照应：7、结尾 常用方式有：强调式 期求式 希望式 说明式 秃尾（二）对结构的要求：严谨、自然、完整、统一四、语言 是文章的表现工具（一）运用语言的标准：准确、简洁、平实（二）应用文书专用语言序号类型常用语言1开头用语为、为了；根据、按照、遵照、依照；鉴于、关于、由于；目前、当前；兹（指现在）、兹有、兹将、兹介绍、兹派、兹聘2承启用语根据决定，根据特通知如下，依据公告如下，为了现决定，为通报如下，现就问题请示如下；现将（情况）报告如下，现就问题提出如下意见，经批准（同意）将有关事项通知如下；拟采取如下措施；经研究，答复如下。3引述用语悉（知道），收悉，电悉，文悉，敬悉，欣悉。4批转用语批示，阅批，审批，批转，转发，印发。5称谓用语我（部），贵（局），你（省），本（部门），该（处）。6经办用语经，业经，兹经，未经；拟，拟办，拟定；施行，暂行，试行，可行，执行，参照执行，贯彻执行，研究执行；审定，审议，审发，审批；会议听取了，会议讨论了，会议认为，会议指出，会议强调指出，会议通过了，会议决定，会议希望，会议号召，会议要求，会议恳切呼吁。7表态用语不同意，原则同意，同意；不可，可办，照办；批准，原则批准。8结尾用语（1）用于请示，如：当否，请批示；如无不妥，请批转各地执行；妥否，请批复。（2）用于函，如：请研究函复，盼复；请予复函；不知尊意如何，盼函告；望协助办理，并尽快见复。（3）用于报告，如：请指正，请审阅。（4）用于批复、复函，如：此复，特此专复；特函复。（5）用于知照性公文，如：特此公告（通告、通知、通报）。第四节 应用文书的表达方式应用文书以实用为目的，以陈述情况、阐述观点或说明问题，表达方式主要有：叙述、说明、议论等。概念要素类型方式叙述叙述是把人物的经历、行为或事物发展变化的过程表述出来的方式时间、地点、人物、事件、原因、结果叙述的人称：第一人称用于：报告、请示、函、计划、总结、邀请函、感谢信、述职报告等。第二人称用于