学会信息化建设解决方案和管理模式.doc

学会信息化解决方案及管理模式探讨四川省医疗卫生技术咨询所 林燕 濮永杰 邮编 610041 一、学会信息化建设历史回顾四川省医学会在2003年开始进行信息化的建设,回顾信息化建设的历史,大致可分为四个阶段。（一）信息发布网站的建立2003年，学会建立了网站，服务器托管在商业网站,主要是学术会议信息（通知）的发布。继教项目的公布，学会管理、综合新闻、法律法规，资料下载等。 （二）网上查询系统的建立2005年，学会成立了信息科，对学会的信息化建设加强了管理，更新了网站。在信息发布的基础上,建立了与学会工作相关的网上查询系统.（三）网上申报系统的建立2007年，建立了自己的机房，自己管理服务器，充实了人员，对网站加强了管理，按学会的要求，自己研发了相关的功能模块：学术会议网上报名注册；学术会议网上投稿系统等。（四）网上互动平台的建立2008年，建立了网上互动平台，实现了在线交流，专家在线或回复，以解决会员提出的相关问题。二、学会信息化建设的组织机构与管理（一）领导与机构学会非常重视信息化建设工作,2005年组建了信息科,专门事学会信息化建设工作,确定的一名领导分管信息科的工作。信息科设有科长一名，工作人员二名。主要负责制定学会信息化的实施规划，负责信息系统的开发，集成、管理、维护、指导、培训、监督。（二）组织协调学会信息化建设和实施是学会的一项系统工程，需要学会各科室的通力协作和参与。学会办公室负责学会信息化建设的协调工作，信息科负责学会信息建设项目实施和技术管理，各系统用户科室的负责人是本科室信息系统正常使用的第一责任人，各个科室指定一个系统管理员或信息员，在信息科的指导下负责管理本科室软硬件设施的基本维护，并督促和指导科室人员正确使用信息系统工程，排查系统使用过程中常见故障。（三）规章制度在完善学会信息系统的同时，学会相继出台一系列的规章制度，保障了学会信系统的稳步推进，安全使用和数据资料的准确性。主要制度如下：1、制定了四川省医学会网站及信息管理办法，规范了学会的信息管理和信息发布。2、四川省医医学会网站事故责任追究制度为确保网络运行和数据安全。3、建立了计算机机房管理制度，保证硬件的安全。（四）开发模式坚持自主开发与公司合作相结合。网络主要构架由信息科按业务科室的需求，进行需求分析，设计出流程和功能模块。程序的编写由信息科与公司共同完成。主网站专委会网站会议查询系统征文查询系统专科高级会员查询系统美容主诊医师成绩查询系统四川省医学会网络管理系统关于学会学会管理综合新闻继续教育学术活动法律法规资料下载23个专委会均有独立网站：专委会介绍专委会动态联系方式留言版网上个人报名网上团体报名预订酒店与房间打印回执单网上投稿稿件修改稿件管理根据会员证号、姓名、专业类别或地区进行查询根据考号进行成绩查询信息发布平台网上查询系统网上申报系统网上互动平台会议征文投稿系统学术会议及网上报名系统查询征文信息查询会议信息留言版、在线交流、在线调查等三、学会信息化系统构建模式与功能实现 （一）工作流程（二）学会网络整体构架。学会服务端以中心机房为中心，以环形网络互通互联，通过环形网络辐射到用户端。内外网逻辑隔离。内网运行学会办公系统，外网进行信息发布、查询等相关功能，保证系统相对安全,又实现的系统间的有机结合。（三）整体解决方案.所有系统通过WEB服务器进行数据交换,系统适时发出通知,实现系统间有机整合。四、学会信息系统使用情况及效果学会系统建立对学会学术的交流影响是综合的效果。（一） 信息发布系统的使用情况。信息发布系统的使用信息发布系统身份验证进入管理平台学会简介组织机构学会记事学会章程工作文件组织建设工作会议关于会员综合新闻热点新闻继教活动上岗考试法律法规关于学会学会管理继续教育资料下载学术活动一是使会议通知的发放，更加及时、准确和节约了工作成本。改变了由省医学会先发到各市、州医学会后或省级医疗卫生单位，再进行转发的工作流程，现在有关会议通知，由学会秘书处直接挂在网上，各地相关专业医务人员直接下载；或直接发入相关专业人员的邮箱中，再通过网上的短信平台进行告知，基本实现了“点对点”的通知。二是及时公布学会工作动态，学术会议情况。以前学会的工作动态及学术会议情况只能采用会讯的方式定期发布学会工作动态让会员了解工作动态，时间周期较长，信息滞后，网站的建立，让信息同步。（二） 网上查询系统的使用情况网上查询系统查询会议征文通知会议查询系统征文查询系统专科高级会员查询系统美容主诊医师成绩查询系统输入会员证号、姓名、专业类别或地区进行查询输入考号进行成绩查询查询征文情况普通访问者只能看到征文题目，看不到征文内容查询学术会议通知会议简介及报名须知网上查询系统主要包括：会员的查询，学术会议的查询，如会议时间、地点等。学术文章是否录用的查询。（三） 网上申报系统的使用情况网上申报系统发布会议征文信息查看投稿情况删除稿件修改稿件会议或培训班设置维护酒店维护管理房间维护管理报名汇总表会议征文投稿系统学术会议网上报名系统身份验证进入管理平台身份验证进入管理平台发布到网上查询系统，进行相关查询网上申报系统主要用于学术会议交流文章的提交和会议的网上注册。解决了文章邮寄速度慢和收不到的情况，也可方便专家审稿。网上注册便于会务组了解参加学术会议的人员层次和分布，有利于合理安排会议。（四）网上互动平台的使用情况互动平台目前只是解决一些会员提出的一些事务情的问题，较少涉及到学术专业较深的问题。五、学会信息化建设的特点（一）自主开发，保障发展为了保障学会的自主开发能力,学会加大了IT人才的投入,引进了信息技术人才，保障了学会信息化建设的持续发展，通过近几年的实践，我们认为有如下好处：1、既是系统的开发者又是系统的维护者，与学会的其它合作开发的软件相比，维护压力较小，维护响应快，有利于保障系统的稳定性和医疗业务活动的正常开展。2、降低了开发成本和维护成本。与其它功能相类似的其它单位相比，投入主是机房设备和网络光纤等硬件的购买，其余费用都可省下，可节约三分之一的费用。3、增强系统的环境适应力，适应学会学术交流的各种需求。交流形式的改变，同样也会影响工作流程的改变，自主研发的系统更能适应这种变化。4、满足需求更彻底，系统开发更个性化。自主开发在业务上满足业务需求更彻底，更能体现学会的业务特征，使系统更具扩展性。（二）信息整合，提供平台学会各科室信息集中统一在一个平台上，既方便学会的统一管理，也为会员及时掌握和了解信息提供便利。现在学会发布的各种文件、简报、会讯等，都在学会秘书处的管理下，及时在网上公布，做到全省各地信息到达的同步。（三）互动交流，答疑解难。网上交流平台为解答会员提出的问题提供了方便。原来会员的问题主要通过电话解答，由于学会人员少，相同的问题多，容易造成解答不及时。互动平台可将相同的问题归类，统一解答，在减少工作量的同时，也提高了对会员的服务质量。（四）网上报名，提供方便平台提供了会议网上报名注册，学会举办的各种学会会议，都能通过网上投稿和注册，并提出相关的要求，我们按会员的要求，实行个性化服务，为更好的服务会员提供了技术保障。五、存在问题尽管学会在网络平台的开发上下了功夫，但应用于学会相关工作没有相应的模式可以借鉴，还在摸索之中，现主要有如下问题：（一）访问量不足。由于学会网站的知名度不足，所以在会员中知晓和知晓后如何应用不多，和学会员相比，访问量远远不足。（二）信息更新速度不快。由于管理上的原因，信息更新滞后。影响了可读性。（三）功能不多。如何实现在网上进行学术交流还有待进一步研究。六、下一步主要工作。（一）形成网络。建立以省学会网站平台为中心，各市（州）网站平台为点的全省网络服务体系，并在此基础上加大有关医学及学会相关数据的挖掘利用，形成以数据基础支持的网络系统，提高软硬件水平。（二）扩大知晓面。加大宣传力度，要发挥学会各专委会的作用，用于学术会议、培训会等形式宣传学会网站和相