秘书工作在领导决策中的地位和作用.doc

秘书工作在领导决策中的地位和作用摘要：随着时代的发展，现代社会对秘书工作已经提出了更严、更高的要求。秘书工作越来越多地参与到了领导决策当中，他们扮演着越来越重要的角色。在此环境下，如何更好、更有效地发挥秘书工作的参谋作用、助手作用和服务作用已成为人们讨论的焦点。关键词：秘书工作、领导决策、参谋作用、助手作用Abstract: With the development of the period, current society already sets a higher and stricter demand for the secretarial work. The secretarial work is playing more and more important role in the high level decision-making process. Under this situation, people are usually talking focus on how to improve the secretarial works quality and validity from consultant, assistant and service aspects。Key words: secretary work, high level decision-making, consultant, assistant秘书，亦称秘书人员，是指那些直接辅助领导决策、掌握文书、展开业务活动并全面处理日常事务的工作人员；秘书工作，即是秘书人员在日常工作中要完成的具体工作。随着时代的发展，现代社会对秘书工作已经提出了更严、更高的要求。过去的秘书工作往往只局限于传统的秘书工作本身，因而企业招聘秘书一般也只要求“有一定的写作能力”或“良好的文档管理经验”这类的基本技能。现在的企业，尤其是一些高新技术企业，招聘秘书的要求则非常高。他们除了要求秘书工作所应具备的基本技能和基本素质外，还要求秘书有相当的行业背景和经验，有的甚至还要求会一定的财务知识、敏锐的市场洞察力、懂得市场营销与管理、懂得数据库原理、英语六级以上等等。理由很简单，因为秘书工作越来越多地参与到了领导决策当中，她们扮演着越来越重要的角色，秘书工作的好坏直接影响到一个领导决策的效率甚而是质量。由于秘书工作的重要性日益突出，在此环境下，如何更好、更有效地发挥秘书工作的参谋作用、助手作用和服务作用已成为人们讨论的焦点。本文将从领导决策的各个阶段来阐述秘书工作在领导决策中的地位和作用。之后，本文将阐述秘书人员要做好这些工作所应该具备的基本素质和秘书人员在辅助领导决策中的一些注意事项。一、 领导决策前，做好相关的准备工作凡事预则立，不预则废。做任何事情之前都要做很多的准备工作，领导决策也不例外。准备工作做得充不充分，直接影响到后期领导决策的难度、效率以及质量。在此阶段，秘书的主要工作包括：营造舒适的办公环境、收集和整理对领导决策有用的信息、合理地管理领导时间并适时地提醒上司、为上司排忧解愁等。1. 营造舒适的办公环境实践证明，人在一个舒适的环境中工作，心情会比较舒畅，注意力也比较集中，从而做事的效率会比较高且出错的概率比较低。由于领导的决策直接决定着公司未来一段时间的大致方针、政策，因而，其工作至关重要。由于领导工作的这种特殊性，一般公司对领导所处的办公环境也相对比较进究。因此，在一般情况下，领导秘书应该至少要比上司提前15分钟到达办公室，用以对上司和自己的办公室进行整理。这些整理工作主要包括：a) 打开空调并调节到适当的温度；b) 擦拭写字台、衣帽等家具上面的灰尘；c) 给上司削好铅笔，补充好办公用品，如别针、夹子等，以提高工作效率；d) 定期给办公室里的花卉浇水；e) 根据上司的习惯或爱好，给上司沏茶或泡咖啡；f) 把当天早晨收到的报纸杂志和自己悼念打印的要闻送给上司，如果上面有与本公司或本行业有关的重要信息，应用红笔在标题下画上波浪线，以便提请上司注意；g) 确认纸篓里没有剩余的垃圾；h) 确认钟表和日历指示正确2. 收集和整理对领导决策有用的信息由于秘书部门处于领导与职能部门、下级单位之间的枢纽位置，因而其起着下情上达、上情下达、沟通左右、联系内外的桥梁作用。无论内部员工向领导反映情况或请示裁决，还是外单位来宾找领导联系工作上的事务，一般都会先经由秘书部门来安排。而秘书的工作则是在向上级请示之前应该要尽可能地多收集并整理相关有用的信息以供领导决策。举个例子：某公司总裁正在召集各分公司负责人开营销大会时，该公司财务总监给总裁秘书打来电话称：“某证券公司的罗总想要拜访该公司总裁，希望能和总裁一起吃个饭”。散会后,该秘书将财务总监的话转达给了总裁，总裁想了一会后只好反问总裁秘书：“你看我有必要见这个罗总吗？”由于该秘书在此之前根本没有想过这个问题，因而她愣住了。总裁对此也表示出了失望和无助。事实上，该总裁秘书应该知道：该证券公司的罗总是财务总监介绍过来的，因而其领导（即总裁）对这个罗总并不熟悉。进而可以想到，其领导在作“见不见这个罗总”的决策之前必然会缺乏相应的依据。所以，她在汇报之前有必要去收集该证券公司以及该罗总的相关信息，例如，在接财务总监电话时问清该证券公司的背景和来访意图，或上网去找该证券公司的相关有用的资料，然后在向其领导请示时将这些资料提供给该领导。其领导有了这些信息，自然就能及时地做出决策了。3. 合理地管理领导时间并适时地提醒上司现代企业领导人一个最大特点就是“工作忙”。从内部的人事安排到市场、研发、生产等，几乎无所不包，可以说是千头万绪。在这种情况下，领导的工作则更多地强调要抓住重点和提高效率来进行决策。因而，作为领导助手的秘书，就必须为上司管理好他最珍贵的时间，以达到有限资源的最优配置。否则，领导在这么多繁杂的事务中则很可能会出现工作紊乱、顾此失彼、因小失大等不良后果。此外，由于工作繁忙，很多领导可能很容易地就忘了一些具体的时间安排，而使自己的工作比较被动。所以，作为领导助手的秘书，在管理好领导时间的同时，还应当适时地提醒领导做他该做的事。例如，领导与客户约好了中午见面，则秘书就应该在上午以询问的口吻提醒上司说：“今天您要出去吧？” 如果这天有会，则秘书就要提醒下：“今天您要开会吧？”等等。这样即使领导没有忘，被人提醒一下，也可以起到加深印象的作用，从而能够提前做好准备。4. 为上司排忧解愁，改善工作氛围有时，由于某些特殊原因导致领导的心情很差。此时，大多数领导很可能都无法全心投入到工作中去，而领导若以这种精神状态做决策，势必会产生许多意想不到的负面影响。此时，作为一个好的秘书，则应该要学会如何为上司排忧解愁，以达到改善工作氛围的目的。下面这个例子很好地说明了这个问题：某天早晨快十点了，某公司的总经理才姗姗而来。总经理秘书小赵像往常一样向总经理打招呼，可总经理并没有像往常一样笑容可掬地回应小赵，而是沉着脸匆匆进了自己的办公室。小赵心里明白一定是昨天总经理在外面请客借钱、筹措资金又失败了。而此时，小赵还有个非常紧急的“坏消息”必须立即向总经理请示，怎么办？小赵迟疑了一会后，夹起相关的文件夹来到总经理办公室，他没有像往常那样给总经理冲速溶咖啡，而是打开书柜，找出准备执行某银行行长的碧螺春，沏了一杯递给总经理，然后开玩笑似地问总经理：“老板，你来得这么晚，是不是昨晚在家看超女看得太晚了？”总经理苦笑着告诉她：“我现在哪还有心情看超女？现在跳楼的心都有了！”接着他又问：“小赵，超女到底是什么玩意儿，怎么有那么多人喜欢看？”小赵见总经理的脸色已是阴转多云，于是娓娓而谈，说着超女如何如何精彩，自己如何成为玉米。总经理听着听着，说自己晚上回家也要看超女。十几分钟就这么过去了，总经理的脸色又开始艳阳高照。此时，总经理才看到了小赵手中的文件夹，问小赵有没什么事。小赵将文件夹递给了总经理，总理一看就笑着夸奖小赵：“你还真机灵！”上例下，试想当时小赵一见经理就开始汇报那条“坏消息”，则很可能会使总经理的情绪更加恶劣，从而不但不能冷静下来面对现实的问题、做出正确的决策，而且还很可能会把小赵骂个狗血淋头。文中的小赵先找了个轻松的话题，改变了总经理的心情再进行汇报的作法是非常聪明的。因为她既达到了成功汇报的目的，同时还成功地改善了总经理的工作心情。二、 领导决策时，做好相关的辅助工作领导的时间是宝贵的，作为领导的秘书，应该致力于如何提高领导的工作效率和减少花在某些细节上面的时间。此外，是人都可能会犯错误，领导也不例外。一个好的秘书，应该要有敏锐的洞察力，在发觉领导决策错误时要及时地进行纠正。而在有些时候，秘书并不适宜马上对领导的错误进行纠正，此时，秘书要适时地给领导创造再决策的机会。1. 提高领导效率，多让领导做选择题，少让领导做问答题领导的工作繁忙，工作量巨大。如果秘书能够在辅助领导决策时尽量让领导做选择题，少让领导做问答题，则可以大大地提高领导的决策效率。举个简单的例子：某公司总裁按照日程安排，他今天应该在九点到十点一刻约见公司A的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；之后，从十点半到十一点半跟公司B的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。到了十点一刻的时候，公司B的李总准时来到公司，此时总裁仍在与公司A的李总会谈。于是，该公司总裁秘书小柔在做了必要的接待安排后，借为客人加水的名义来到老总办公室并向总裁暗示李总已到。可总裁对小柔的暗示一点反应都没有，还是继续与刘总穷侃。到了十点四十分，她见李总等得有点不耐烦了，于是只好又一次来到老总办公室，这次她递给了总裁一张纸条。纸条上写着：“老总，李总已到。他有些不耐烦了。现在该怎么办？”老总看了小柔的字条后皱了一下眉头，之后仍继续与刘总谈笑风生。小柔只好悻悻地退出总裁办公室，对此她很是不解。事实上，上例中，不是老总不愿回答小柔的问题，而是小柔的这个关于“怎么办”的问题确实让老总很为难。老总在谈兴正浓的时候，他很难在小柔的纸条上做什么暗示，也更不方便中断来回答这个问题。如果小柔把字条的内容改成：“还要让李总等多久？5分钟？10分钟？20分钟？30分钟？”则总裁就能够很轻易且简便地进行决策并给小柔暗示。2. 及时地进行纠正领导决策错误，并适时地给领导创造再决策的机会当秘书人员在确知领导做了一个错误的决策时，其有义务委婉地指出领导工作中的错误以免这个错误的决策给企业造成无法挽回的负面影响。如果当前时机不合适立即指出的话，则秘书人员需要努力为其领导创造再决策的机会。下面这个例子深刻说明了这点的重要性：某天，某公司的总经理气冲冲地给了秘书小温一封信，让她马上打印出来并立即传真出去给深圳的一家合作公司的钱总。信的内容大致是这样的：“钱总，你我两家公司打了这么多年的交道了，你怎能做出这种背信弃义的事来呢，我决定断绝我们两家公司的一切往来！”小温看后觉得有些不妥，因为这件事还不至于到要大动干戈的地步。于是，她对老总说：“老板，您这么做是不是意气用事？”没想老总一听更火了：“你怎么知道我是意气用事？我就是意气用事怎么了？”真是狗咬吕洞宾，不识好人心！小温回办公室后就按老总说的把信打印出来并传真了过去。当下班后老总得知该信已经打印并传真出去后，眼里露出了明显的悔意，因为他知道他自己已经做了一个无法挽回的错误决策。上例中的小温在得知领导正做一个错误的决策时能够及时地纠正，这点是正确的，是一种忠诚的表现，只是她用错了说话的口气。如果小温委婉点对老总说：“老板，容我说句话您别生气，我也觉得这件事是某某公司钱总不对，他不应该。不过，如果因此而与之断绝一切往来的话，好像就显得我们不够大度了，您要不要再考虑下呢？”一般老总在听到这一席话后，应该会冷静下来想一想后果而很可能会打消这个念头。即便是老总仍坚持要发这封信，小温也没必要急着把这封信发出去。她应该要在快下班的时候再请示下心平气和的老总，看是否真要把这封信发出去。这是一个秘书的职责，因而老总只会看到小温做事比较谨慎，不会怪她在自己不冷静的时候也跟着自己不冷静。3. 为领导过滤掉一些不必要的干扰领导的工作忙之又忙，工作是重之又重。为了让领导集中精力工作，秘书工作应尽可能地为领导工作屏蔽掉一切不必要的干扰。例如，某些来访的客人是领导不想见的（例如一些既非公务的也非老总认识的人来访），亦或某些电话是与领导工作无关的（包括一些广告电话、推销电话）等等，秘书应该尽量地把这些事情自行解决掉而无需向领导汇报4. 为领导决策做好相关的保密工作。社会的竞争是残酷的，很多时候往往会因为某些知情人士的一句话而导致公司机密泄露，其必然会影响本公司的整体部署、工作安排以及未来发展战略，严重的甚而会给企业带来巨大的名誉损失和经济损失。由于秘书直接辅助于领导工作的特性，其必然会听到很多公司相关的机密，包括公司发展的方针政策、公司与其他公司的合作、公司的人事调动，公司的财政状况等等。因而，为领导的决策做好相关的保密工作尤为重要。在很多时候，秘书也没有必要向任何人汇报其上司在哪、做什么、约见一些什么人等问题，除非这个人是她领导的领导。三、 正确地执行领导决策并认真跟进再好的决策制定出来，如果没有正确地去执行，那么也只能是一纸空文。秘书的工作除了要认真辅助领导决策外，还应当保证领导做出的决策到按预定目的正确地执行。1. 执行领导决策前，要弄懂领导的真正意图，以避免错误地执行决策。领导在下达一个决策时，秘书人员要集中注意力，努力弄懂领导的真正意图，这样才能更好、更准地执行领导的决策。否则，领导的决策可能会起不到预想中的结果。我们来看下面这个例子：秘书小蔓的公司是家电子仪器公司。由于当年公司业绩不错，产品卖得特别好，广告策划部在这里面做了很多的贡献，总经理打算请广告策划部的人一起吃顿饭，让小蔓安排一下。在所有的事情都安排好之后，老总让其通知广告部。可当小蔓回到自己办公室时，办公室主任就打来电话，让她尽快把老总在公司年终大会上的讲话稿写出来。小蔓原本想亲自去一趟二楼的广告部，当面通知他们，但一看自己手头还有一大摊子事要做，于是就用电话通知了广告部经理相关的请客安排。快下班的时候，小蔓打电话给销售部经理，让他赶快把年终总结交上来以便汇总，没想到销售部经理说工作都是广告部的人做的，你找他们要吧。原来，小蔓给广告部经理打电话时，销售部经理正在旁边与他商量工作，自然也得知了老总请客的事情。而且更糟的是，下班之前不仅销售部的人知道了，整个公司的人都知道了。对此，老总对小蔓的表现感到非常地失望。事实上，小蔓在这件事中犯一个错误，即她没有认真领会到老总的真正意图。老总请客，犒劳广告部的全体员工，并不是单纯为了一起吃一顿饭，而是营造一种气氛，让大家高兴高兴，从而达到精神鼓励的目的。我们估且不论销售部经理有没听到，单就请客这件事，小蔓用电话通知广告部经理，给人一种公事公办的感觉，因而气氛出不来，老总请客的效果首先就被打了一个折扣。而如果小蔓在接到老总的指示后，能充分体会到老总的真正意图，则她一定会抽时间去一趟广告部，当面告诉大家老总请客的事。而大伙听到老总要请客的消息后，一定会非常高兴，大家说说笑笑，气氛也就出来了。这样，老总的饭还没吃，老总请客的真正意图已然实现。2. 执行领导决策时，事必躬亲日常工作中，领导特别交待的事，通常都是比较重要的。为保万无一失，秘书在工作中就有责任尽可能地亲自去执行。否则，若秘书交待第三方去执行相应的决策，则难保第三方会不会由于误解了该决策相关的动机、不够专业或过于繁忙而忘记了该做好的事等原因而造成的不必要的麻烦。举个例子：早晨，某公司老总的几个当年一起下乡的朋友约好下午两点来公司拜访老总，老总交待秘书小娜去行政部通知相关负责人用上好的龙井茶接待。可是小娜去行政部时那里没有一个人，于是她便在负责接待的人的座位上留了一张纸条。而事实上，该行政部负责人由于某些原因没有看到那张纸条而只给客人喝普通的纸袋茶。会后，小娜因此挨了一顿批。她感到很委屈。上例中，该领导的决策（用龙井茶接待）没有被执行，最根本的原因是小娜没有亲自切实地把相关的信息通知到行政部相关的负责人。实际上，因为小娜没找着相关接待的负责人，小娜应该在客人到来之前亲自准备好接待用的乌龙茶。这样，就可以保证该领导的决策（用龙井茶接待）能够顺利地执行。3. 领导决策执行后，做好跟进工作并适时汇报情况领导决策执行后，需要有人对该决策执行的情况进行必要的观察和跟进，以确保其按着正确的目标健康地进行。如果没有必要的跟进，则很可能会使决策执行偏离甚至背离了初衷。例如：某公司计划用半年的时间300万元的经费来开发一个系统。可是过了四个月后，相关负责人向负责跟进的秘书汇报说进度有很可能不及，需要增派人手才能完成。此时，秘书就要对当前该决策执行的实际情况向上级汇报。领导收到这些消息后，就可以及时地对当前出现的情况进行进一步的决策，要么删除些暂时可以不做的功能，要么增派人手，以保证该项目能够在即定的时期内完工。四、 秘书人员要做好辅助领导决策需要具备的素质1. 要通晓秘书专业知识秘书只有具备了扎实的专业知识，才能在领导决策的过程中做事处事得当、游刃有余。秘书的专业技能包括收集信息、办公管理、接打电话、起草文书、安排日程、会务工作、接待客人、资料管理、出差准备等等。2. 做知识的“杂家”由于秘书工作的过程中每天都要和各种各样的人打交道，所以，秘书除了要通晓秘书专业知识外，还应当具备各种各样的知识，如：公司概况、公司产品知识、公司服务知识、时政知识、经济学知识、风土民俗、餐饮常识、财会知识等等。这些知识不求精深，但求广博。3. 遵纪守法，做合格的公民领导的任何决策都应该建立在遵纪守法的基础之上。作为领导的直接助手的秘书，则更应该要在辅助领导决策时做到守法、守纪。4. 认真负责，实事求是由于秘书工作直接服务于领导的决策，因而秘书的工作要格外认真，实事求是。否则，秘书一不小提供了错误或虚假的信息就很可能让领导做出错误的决策。5. 敏锐的洞察力，能够与上级在工作中达成一种默契的能力领导人在做决策