审计工作中常用的Excel知识基础.ppt

第1章审计工作中常用的Excel知识基础 高效办公 职 通车 在审记中的应用 熟悉Excel2007的公式熟悉Excel2007函数数据管理和宏的作用 高效办公 职 通车 在审记中的应用 熟悉Excel2007的公式 公式组成公式的输入单元格的引用 高效办公 职 通车 在审记中的应用 熟悉Excel2007的公式 Excel中的公式是指在单元格中执行计算功能的各式各样的方程式 其中 公式中元素的结构或次序决定了最终的计算结果 在Excel中 运用的公式一般都遵循特定的语法或次序 在输入的过程中 最先输入的就是等号 再输入参与计算的元素 运算数 每个运算数可以是改变不改变的数值 单元格或引用单元格区域 标志 名称或工作函数等 不过这些参与计算的运算数都是通过运算符隔开的 在Excel中 公式一般是由运算符 运算顺序 数值转换等几部分组成 公式组成 高效办公 职 通车 在审记中的应用 熟悉Excel2007的公式 公式的输入 1 输入公式在Excel中输入公式 首先要选定要输入公式的单元格 接着输入等号 再输入相应的公式内容 最后按Enter键即可结束公式的输入 2 编辑公式在公式的运用过程中 有时候需要对输入的公式进行修改编辑 这需要选中要编辑的单元格 然后在编辑栏内对需要修改的公式进行修改 然后按Enter键即可完成编辑操作 如果公式是数组公式 则按Ctrl Shift Enter组合键即可 3 移动公式在移动公式的过程中 公式中的单元格引用并不改变 4 复制公式复制公式时包括公式中的单元格的绝对引用和相对引用两种方式 单元格绝对引用的方式是在字母和数字前加符号 5 用计算结果替换公式在运用Excel公式时 有时候需要用计算结果替换公式完成计算操作 只用右击需要复制的结果的单元格 从弹出的快捷菜单中选择 复制 选项 然后右击需要替换的攻势的单元格 从弹出的快捷菜单中选择 选择性粘贴 选项 打开 选择性粘贴 对话框 在该对话框中选择 数值 单选按钮 并单击 确定 按钮即可完成替换操作 高效办公 职 通车 在审记中的应用 熟悉Excel2007的公式 单元格的引用 所谓引用就是运用公式把其他单元格里的内容引入正在操作的单元格内的过程 这个其他单元格可在同一工作表上 也可在同一工作簿的另一工作表上 或不同工作簿的工作表上 引用的种类很繁多 但总结起来大致有3种 引用单元格 引用单元格区域和引用名称 本节重点介绍的是引用单元格 单元格的引用又分为相对引用 绝对引用 混合引用和三维引用等4种方式 1 相对引用相对引用是指在把Excel工作表中含有公式的单元格复制到其他单元格中时 由于目标单元格的地址发生了变化 公式中所含单元格的地址也相对变化 2 绝对引用所谓绝对引用是指在公式中单元格的行列坐标前添加 符号 这样 这个公式复制到任何地方 这个单元格的值都绝对不变 3 混合引用所谓混合引用就是指在一个单元格地址引用中 既有绝对地址引用 同时也包含相应地址的引用 4 三维引用所谓的三维引用是指在一个工作簿中从不同的工作表引用单元格 其格式一般为 工作表名 单元格地址 高效办公 职 通车 在审记中的应用 熟悉Excel2007函数 函数的基本结构参数和函数值的类型函数的嵌套如何使用函数 高效办公 职 通车 在审记中的应用 熟悉Excel2007函数 函数的基本结构 Excel2007中所提的函数其实是一些预定义的公式 它们使用一些成为参数的特定数值按特定顺序或结构进行计算 用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算 如计算平均值 确定贷款的支付额 排序显示和运算文本数据等 一般情况下 Excel函数是由函数名称 参数和括号组成 函数的基本结构为 函数名称 参数1 参数2 参数3 参数n 函数名称指出函数的含义 通常情况下是由一个字符串来表示的 函数的名称是唯一的 参数通常情况下参数位于函数名称的后面 并且是需要用圆括号括起来的 如果有多个参数时 参数之间是需要用半角的逗号分隔开的 参数是一个可以变化的量 参数的多少是随函数定义来确定的 高效办公 职 通车 在审记中的应用 熟悉Excel2007函数 参数可以是数字 文本 逻辑值 数组 名称 单元格引用和错误值 也可以是常量 公式或其他函数 但无论是什么样的参数都必须产生有效的值 1 数字数字可以是正数也可以是负数 可以是整数也可以是小数 数字可以进行算术运算 也可以进行比较运算 2 文本文本是一个字符串 需要用引号括起来 3 逻辑值逻辑值只有两个选择 即TRUE和FALSE 分别代表真和假 逻辑值可以由逻辑运算或逻辑函数获得 函数TRUE返回逻辑值 真 函数FALSE返回逻辑值为 假 使用IF函数可以确定条件为真还是假 并由此返回不同的数值 4 单元格引用单元格引用是将单元格或单元格区域作为函数的参数来进行运用 5 名称名称是为了方便用户使用或引用而创建的代表单元格 单元格区域 公式或常量的字符串 如果要使用名称首先就是要定义这个名称 6 错误值所谓的错误值是公式不能正确计算出结果或公式引用的单元格还有错误导致的 由于出现的错误原因不同 也会出现不同的错误值 7 数组数组用于建立可产生多个结果或可对存放在行和列中的一组参数进行运算的单个公式 在Excel中有两类数组 区域数组和常量数组 区域数组是一个矩形的单元格区域 该区域中的单元格共用一个公式 常量数组将一组给定的常量用作某个公式的参数 8 常量常量是直接键入到单元格或公式中的数字或文本 或由名称所代表的数字或文本值 参数和函数值的类型 高效办公 职 通车 在审记中的应用 熟悉Excel2007函数 函数的嵌套 所谓函数的嵌套是指一个函数中使用另一函数的值作为嵌套 例1 13 新起点图书工作室的三个员工将第一季度的写作数量分别保存在区域A1 C3 每行代表一个月的数据 求公司第一季度每月的平均写作量 这时就可以使用函数 AVERAGE SUM A1 C1 SUM A2 C2 SUM A3 C3 来计算 公式中的嵌套最多包含七级嵌套 这样当函数B作为函数A的参数时 函数B就叫做第二级函数 如果函数C作为函数B的参数 那么函数C就叫做第三级函数 当函数D作为函数C的参数时 函数D就叫做函数第四级函数 依次类推 直到第七级函数 高效办公 职 通车 在审记中的应用 数据管理和宏的作用 关于菜单和工具栏宏的录制 运行及编辑认识VBA及其命令结构 高效办公 职 通车 在审记中的应用 数据管理和宏的作用 在Excel中 系统提供了菜单和常用命令的工具栏 因此可以直观地显示系统的功能 并快速的执行相应的功能命令 与此同时 系统还提供了自定义功能 这样用户就可以设计自己的自定义菜单和工具栏 方便于使用 1 菜单和工具栏的定义所谓菜单就是在屏幕上列出的系统可以执行的一系列命令的清单 利用菜单可以快速与要执行的操作关联 菜单栏采用下拉 分级的方式分门别类地放置了Excel的各种命令与功能 右击文本 对象或其他项目就可以显示的快捷菜单 每一个菜单项对应一个具体的功能 在菜单栏中黑色字体的菜单项是处于激活状态可以使用 而灰色的菜单项则是暂时不能使用的 另外 还可以通过拖动菜单栏前面的竖条 来移动菜单栏的位置 工具栏是由一系列工具栏按钮组成的 这些命令按钮有的是图标 也有的是文字 有的命令按钮本身就是菜单栏组中某个子菜单项 这样将其添加到工具栏内使用起来相当方便 通常情况下 显示的工具栏由常用工具栏和格式工具栏两种 用户使用的工具如果在工具栏内没有显示 则单击工具栏右边的扩展箭头弹出一个面板 从中选择所需的功能按钮即可 关于菜单和工具栏 高效办公 职 通车 在审记中的应用 数据管理和宏的作用 2 使用菜单和工具栏用户可以调整工具栏的大小 以显示更多的按钮或是工具栏上的所有按钮 用户如果要查看未安放在内置固定工具栏上的按钮 可执行 Office按钮 Excel选项 命令选项 打开 Excel选项 对话框 如图1 27所示 在该对话框的 从下列位置选择命令 下拉框中选择 全部命令 选项 然后从命令列表中选择需要的工具命令 并单击 添加 按钮即可将相应的工具命令添加到相应的工具栏内 关于菜单和工具栏 高效办公 职 通车 在审记中的应用 图1 27 Excel选项 对话框 数据管理和宏的作用 宏 英文名是Micro 意思是一系列命令组成的小程序 宏可以把平时执行复杂任务中所要用到的多条命令组织在一起 把多步操作变成一步操作 从而大大提高工作效率 减少差错出现的机率 1 录制宏运用宏命令 首先就是要录制相应的宏命令 方法很简单 只用执行 开发工具 录制宏 命令按钮 即可打开 录制新宏 对话框 如图1 28所示 在该对话框中根据提示输入相应的内容 然后单击 确定 按钮即可完成宏的录制操作 如果要停止宏的录制操作 只用执行 开发工具 停止录制 命令按钮 如图1 29所示 就可以完成停止操作 宏的录制 运行及编辑 高效办公 职 通车 在审记中的应用 图1 28 录制新宏 对话框 图1 29停止宏的录制 数据管理和宏的作用 事实上 宏就是一段VisualBasic程序 如果要对宏进行编辑 只用对VisualBasic程序进行编辑即可 用户在 宏 对话框中选择需要编辑的宏 然后单击 编辑 按钮即可进入到VisualBasic编辑器 如图1 36所示 对要修改的宏进行重新编辑即可 编辑宏 高效办公 职 通车 在审记中的应用 图1 36VisualBasic编辑器 数据管理和宏的作用 认识VBA及其命令结构 通过运用宏命令方便了用户对财务数据工作表的处理 但是还是具有一定局限性 还是不能完全满足用户的需要 因为用户如果要创建自定义的有特殊用途的函数 或是创建特殊对象或是对对象进行特殊操作时 宏就不能完成了 这时就需要VBA的鼎力相助了 1 什么是VisualBasicVisualBasic是一种应用程序开发工具 主要用来编程Windows下的应用程序 是在原有BASIC语言的基础上的进一步发展起来的可视应用程序开发工具 至今包含了数百条语句 函数及关键词 其中很多和WindowsGUIe直接关系 专业人员可以用VisualBasic实现其他任何Windows编程语言的功能 而初学者只要掌握几个关键词就可以建立实用的应用程序 所谓可视是指一种利用图形用户界面开发程序的方法 在可视的编程系统中已经定义了大量的对象 编程人员只需将这些对象放到一个截面上 指定对象的属性 并建立用户操作 对象 方法之间的关系 从而完成应用程序的编制 另外 VisualBasic改变了程序的机制 没有传统意义上的主程序 使程序执行的基本方法是有 事件 来驱动子程序 或过程 的运行 如用鼠标点击命令按扭 就产生了一个命令按扭的 单击事件 响应的执行一段程序 事件过程 Command1 Click 高效办公 职 通车 在审记中的应用 数据管理和宏的作用 认识VBA及其命令结构 2 VisualBasic的功能特点除此之外 VisualBasic具有其独特的功能特点 具体的体现在 使重复的任务自动化 自定义Excel工具栏 菜单以及其他界面 简化模板的使用 自定义Excel 使其成为开发平台 创建报表 对数据进行复杂的操作和分析 用Excel作为开发平台有如下原因 Excel本身功能强大 包括打印 文件处理 格式化和文本编辑 Excel内置了大量函数 Excel界面有友好且熟悉 可连接到多种数据库 用其他语言开发应用程序 一半的工作是编写一些基本功能的模块 包括文件的打开和保存 打印 复制等 而用Excel作为开发平台 则由于Excel已经具备这些基本功能 你要做的只是使用它 当执行一个宏时 Excel按照宏语句执行的情况就像VBA代码在对Excel进行 遥控 但VBA的 遥控 不仅能使操作变得简便 还能使你获得一些使用Excel标准命令所无法实现的功能 而且 一旦熟悉了Excel的 遥控 你都会奇怪自己在没有这些 遥控 的情况下 到底是怎么熬过来的 要执行刚才录制的宏 可以按以下步骤进行 试着运行该宏 则无论开始选择哪个单元格 宏运行结果都是使A5单元格变红 现在可以看到 编辑录制的宏同样非常简单 需要编辑宏是因为以下三个方面的原因 在录制中出错而不得不修改 录制的宏中有多余的语句需要删除 提高宏的运行速度 希望增加宏的功能 比如 加入判断或循环等无法录制的语句