管理公司系统管理员岗位说明书.doc

4.管理公司系统管理员岗位说明书岗 位系统管理员岗位编号所在部门财务部岗位定员1人直接上级会计主管所辖人员无直接下级无本职工作描述负责录入业主信息业主信息由管理处录入及扣费资料；核对服务协议；计算系统费用；每月两次银行扣费；扣费后操作系统并打印发票；提供欠费明细给管理处；办理房产证查数及二手转名处理；编制管理统计报表报送相关部门；岗位职责与绩效标准工作职责描述 （按重要性程度由上到下列出；）工作标准1. 根据管理处交来的扣费协议，输入业主的扣费帐号及收费日期，检查管理处输入的合同收楼期是否正确扣费帐号要以存折复印件的为准；资料输入准确无误2. 核对服务协议，检查开始与结束时间及金额是否正确准确率1003. 办理业主现金交欠费，检查有无滞纳金现在缴费全部转移到管理处收取了准确率1004. 办理二手转名，清缴管理费至转名当天转名时管理费是否交到当天各个盘处理不同，有些是收到当天，有些是收到上一月度即系统无欠费即可准确率1005. 新收楼核数：检查该单位是否有楼款滞纳金，正超标是否已交，楼款是否已开票，有否欠车位费，及所有收楼费用是否已交齐。核对收楼确认表上的合同收楼期是否准确，是否为迟收楼准确率1006. 拿取房产证核数准确率1007. 编制管理费用统计报表数据准确，报送及时定期工作内容1. 每月五号几号算费各盘不统一，总之是月头计算系统费用数据准确，输入及时2. 每月十号前编制管理费用统计报表数据准确，报送及时3. 每月15、25扣费日期不一定，有些第一次扣费在10号号进行银行扣费数据准确，输入及时4. 根据银行反馈的扣费信息操作系统数据准确，输入及时5打印银行扣费成功的发票准确无误 6. 手工开代收单位的电费收据准确无误7. 编制发票、收据领用报表准确无误工作权限1. 操作系统权限2. 其他权限工作关系内部协调关系：财务部内部、屋村管理处、售楼部等部门外部协调关系：客户任职资格要求年 龄20-35岁性别不限职业资格学历中专及以上专业管理类性格描述细致认真语言要求普通话、粤语良好，优秀语言沟通能力专业知识1. 熟悉房地产行业管理流程2. 具有一定的会计学、税法等学科基础知识工作经验1. 行业：需具备1年以上房地产行业工作经验2. 岗位：1年以上相关岗位工作经验能力描述1. 通用能力：优秀的语言表达能力、沟通能力，较强的亲和力。2. 专业能力：具有计算机应用操作基础知识。其他技能熟悉office办公软件操作其他要求认同碧桂园集团的价值理念，为人诚实正直、责任心强。四、系统管理员操作规程1.1 工作目标：准确录入系统数据、管理系统。1.2 工作范围：屋村管理收费系统。1.3 操作规程： 录入物业管理费计费日期，具体操作如下：先在系统中选中，将售楼部下发的通启上面注明物业管理费计费日期录入到系统中，保存即可。委托银行自动转帐付款缴费，具体操作如下：在“业务数据管理”中选择“交款账户管理”的中“交费方式”选择“银行”，“交费人”填入协议缴费人的名称，“银行帐号”填上协议上的帐号。如图所示提供有偿服务时，先由屋村下达服务单，然后操作，待服务完成后，屋村输入服务单并核对整理，将其中一联服务单送给财务签收，由财务进行审核。具体操作如下：先在选中服务单中项目，然后在输入收费月份提取，核对每条记录是否与屋村移交上来的服务单相一致，如有问题，致电屋村修改，核对无误即可。提供固定服务费，屋村一般都会有业主提供固定服务费，主要有花园护理和清洁两种。屋村跟业主签订固定服务协议，每月交给财务签收，然后根据协议进行审核。具体操作如下：先在系统中“数据资料查询”中选择“个人资料查询”、输入协议上的路址编号，然后选择“固服协议”出现以上界面之后，核对固服协议，如有问题，只待你屋村修改，核对无误即可。每月初，审核全部的基本资料完毕之后（包括收费日期、账号资料、服务单、固服协议等）开始进行基本计算。具体操作如下：先在系统中选择“收费计算”中下拉的“基本计算”输入收费月份，然后确定，再按，系统中便会产生当前收费月份的各个项目相对应的费用。同时每次系统计算的各个收费项目都需要核对：选择“收费资料查询”之后，里面包含各个收费项目，输入收费时间，按，就可以显示当前收费时间，显示如下：，与之前系统中的的收费项目数据进行核对，核对无误之后便可以生成总表处理，在系统中的输入当前收费月份，按，便会产生每个路址相对应的费用，此时总表的合计数是零，按，此时总表的合计数便可以出来。注意：总表一经生成之后就不能再作修改，因此一定要核对正确。每月，公司会于15号和30号对业主的各项费用进行银行扣费，（具体扣费时间可由各盘根据实际确定）以减少业主前来我部缴纳现金所造成的不便。超过一个月的期限，会按管理费每日千分之五计算滞纳金。具体操作如下：在系统中选择如下，进入界面之后，按，再按，选择保存类型和命名的相应的文件名，打开该文件，显示全部有银行帐号并且未交现金的路址，业主，交费人、金额等相关资料，核对无误后，按银行要求制成电子表格，然后打印后盖上公章，一式两份，并保存一份电子版于U盘，再将纸质资料和电子版交到银行中进行扣费。扣费完毕后，将银行扣费后的结果在系统中作相应核对处理，具体操作如下：在处理中，对扣费不成功的路址在一栏中去掉“在输入路址，按，便会产生相应路址的收费记录，核对是否与发票上内容相一致，无误后，输入开票日期，再按，再在选择“现金”，在输入当前发票的开票日期，再按，便会产生刚才发票上相应的收费记录，一栏输入当前发票号码，再按即可。（注意：每天业主缴交的现金所开出的发票，必须及时入数）每月15号扣费完毕后，制作欠费报表给屋村，以便及时通知因为主与20