组织之组织设计ppt课件.ppt

第三篇组织 为了使人们能为实现目标而有效的工作 就必须设计和维持一种职务结构 这就是组织管理职能的目的 哈德罗 孔茨 1 案例分析 一封辞职信 尊敬的钟院长 您好 我叫李玲 是医院内科的护士长 我当护士长已有半年 但我再也无法忍受这种工作了 我实在干不下去了 我有两个上司 他们都有不同的要求 都要求优先处理自己布置的事情 然而我只是一个凡人 没有分身术 我已经尽了自己最大的努力来适应这样的工作要求 但看来我还是失败了 让我给您举个例子吧 2 昨天早上8点 我刚到办公室 医院的主任护士叫住我 告诉我她下午要在董事会上作汇报 现急需一份床位利用情况报告 让我10点前务必完成 而这样一份报告至少要花一个半小时才能写出来 30分钟以后 我的直接主管 基层护士监督员王华走进来突然质问我为什么不见我的两位护士上班 我告诉她外科李主任因急诊外科手术正缺少人手 从我这要走了她们两位借用一下 尽管我表示反对 但李主任坚持说只能这么办 王华听完我的解释 叫我立即让这些护士回到内科来 并告诉我一个小时后 他回来检查我是否把这事办好了 像这样的事情我实在无法胜任 特向您辞职 请批准 李玲12月20日 3 本篇讲授内容安排 组织基本内容人员配备 第九章组织设计第十章人员配备第十一章组织力量的整合第十二章组织变革与组织文化 4 组织的基本内容 组织与组织工作 组织设计 组织结构 5 学习目标 掌握 组织的概念正式组织和非正式组织组织设计的概念和原则组织结构的定义组织结构的基本类型组织结构的具体形式 6 1 组织的概念 大师的观点 巴纳德 有意识地加以协调的两个或者两个以上的人的活动或者力量的协作系统 孔茨 正式的职务结构或者职位结构 管理学意义上的组织 掌握 按照一定目的和程序组成的一种权责结构 换句话说 是指由人组成的 具有特定目标的系统安排 一 组织的概念和分类 7 2 组织的功能 组织的功能 汇聚力量 1 1 2 放大力量 1 1 2 8 3 组织的分类 按照组织基本性质不同 营利性组织非营利性组织按照组织形成的方式不同 掌握 P346正式组织非正式组织 正式组织 为了有效地实现组织目标而明确规定组织成员之间职责范围和相互关系的一种结构 其制度和规范对成员具有正式的约束力量 非正式组织 人们在共同的工作或者活动中 基于共同的兴趣爱好 以共同的利益和需要为基础自发形成的群体 9 正式组织的特征 专业分工性 明确的科层性 法定的权威性 统一的规范性 相对的稳定性 职位的可替代性 物质的交换性 10 非正式组织的特征 自发形成没有明确的组织目标 11 正式组织和非正式组织的关系 两者紧密相连 相促而生 相伴而存两者重大差别 正式组织以共同目标为维系纽带非正式组织以共同情感为维系纽带因为 所有正式组织中都有非正式组织的存在 所以 在正式组织的运行中 必须重视非正式组织的特殊作用 引导其发挥积极作用 12 二 组织工作 1 组织工作的概念 根据一个组织的目标 将实现组织目标所必须进行的各项活动和工作加以分类和归并 设计出合理的组织结构 配备相应人员 分工授权并进行协调的过程 13 组织工作的内容 设计和建立一套组织机构和职位系统 确定职权关系 与管理的其他职能相结合 人员配备 适时地调整组织结构 14 2 组织工作的特点 组织工作是一个过程 组织工作是动态的 组织工作要充分考虑非正式组织的影响 15 3 组织工作的要点 组织结构的设计和变革组织内部相互关系的确定和维护所以在组织工作中 一是要明确如何开展组织结构的设计工作 组织设计 二是要明确具体的组织结构形式 16 组织设计 一 组织设计的概念和任务二 组织设计的原则和影响因素三 组织设计的程序 17 一 组织设计的概念和任务 1 组织设计的概念 进行专业分工使各个部分相互有机地协调配合的系统的过程 组织设计的核心是组织结构设计组织设计包括 组织内部进行横向分工 管理部门设置组织内部进行纵向分工 管理层次划分 为什么要进行组织设计 18 管理幅度 管理层次 P284 管理幅度 指一位上级管理者直接有效地指挥 监督下属的人数 幅度的选择 在每个机构中必须决定一个管理人员能管理多少个下属人员 管理学者发现 高层管理人员通常管理4 8人 而较低层管理人员 则为8 15人 19 林德尔 厄威克对管理幅度的观点 英国著名的顾问林德尔 厄威克发现 对所有的上级管理人员来说 理想的下属人数是4人 在组织的最低层次 下属人中的责任是要完成任务而不是管理他人 这时人数可以8 12人 20 美国的管理协会的调查 在美国管理协会对100家大公司的调查中发现 向总裁汇报工作的人数从1人到24人不等 只有26位总裁拥有不到6人或6人的下属 常见数字为9人 在被调查的41家小公司中 25位总裁有7个以上的下属 最常见的人数是8人 中层管理层的管理幅度比最高层宽得多 21 管理层次 是指在组织中所形成的不中断的等级链的环节数 管理幅度的大小 在很大程度上制约了组织管理层次的多少 在组织规模一定的条件下 管理幅度与管理层次成反比 22 管理层次的一些问题 管理层次越多 管理费用越多 部门的层次把交流复杂化 层次使信息下传时发生遗漏和曲解 使信息上传时复杂化 层次是信息的 过滤器 众多的管理层次使计划工作与控制工作复杂化 23 两种基本的管理组织结构形态P284 285 扁平结构形态锥型结构形态 24 扁平结构形态组织图 25 扁平结构形态的优缺点 优点 1 及时发现信息所反映的问题并及时采取相应的纠偏措施 2 由于层次较少 所以信息失真可能性较小 3 有利于下属主动性和首创精神的发挥 局限性 主管不能对每位下属进行充分 有效的指导和监督 每位主管从较多的下属那里取得信息 可能会淹没最重要 最有价值的信息 并影响信息的及时利用 26 锥型结构形态组织图 27 锥型结构的优缺点 优点 较小的管理幅度可以使每位主管仔细地研究从每个下属那儿得到的有限信息 并对每个下属进行详尽的指导 局限性 过多的管理层次 不仅影响了信息从基层传递到高层的速度 而且由于经过的层次太多 可能会导致信息在传递中失真 同时 过多的管理层次 可能会影响各层主管积极性的发挥 过多的管理层次也往往会使计划的控制工作复杂化 28 管理幅度 4管理层次 7管理人员 1 6 1365 管理幅度 8管理层次 5管理人员 1 4 585 29 影响管理幅度的因素 重点 P285 工作能力 工作内容和性质主管所处的管理层次下属工作的相似性计划的完善程度非管理事务的多少 工作条件助手配备的情况信息手段配备的情况工作地点的相近性 工作环境 30 表 影响管理幅度的因素 窄幅度 需要同下属一起花很多时间 与以下因素有关 宽幅度 只需同下属花很少的时间 与以下因素有关 1 很少或没有经过培训 2 不适当或不明确的授权 3 对不需重复的计划没有明确的目标 4 无法考核的目标或标准 5 内外部环境变化快 6 交流方法不当或欠缺 包括指令 的含糊不清 7 上下级间无实效的联系 8 无实效的会议 9 中低层存在较多的专业问题 管理人员能力不够或未经过培训 11 复杂的工作 12 下属不愿意承担责任或合理的风险 13 不成熟的下属 1 下属人员的培训 2 明确授权 承担明确的任务 3 重复的计划目标明确 4 可以考核的目标或标准 5 内外部环境的缓慢变化 6 恰当的方法运用 如合适的 书面与口头的交流 7 上下级之间有效的联系 8 有效的会议 9 在较高层存在较多的专业问题 最高层管理人员关注外部环境 10 管理人员能力强或经过培训 11 下属愿意承担责任或合理的风险 12 成熟老练的下属 31 2 组织设计的任务P287 组织设计的根本任务是建立有益于管理的组织 以有效地实现组织的各项目标 组织设计的成果 组织结构系统图职务说明书 32 组织结构系统 33 职务说明书 该管理职务的工作内容 职责与权力 与组织中其他部门和职务的关系 要求担任该项职务者所必须拥有的基本素质 技术知识 工作经验 处理问题的能力等条件 34 职务说明书 示例 35 二 组织设计的原则与依据 1 组织设计的原则 重点掌握 2 组织设计的依据 了解 36 1 组织设计的原则P289 目标统一性原则因事设职与因人设职相结合的原则分工原则命令统一原则权责对等原则管理幅度原则部门化原则集权与分权相结合原则 37 1 目标统一性原则组织结构的设计和组织形式的选择必须有利于组织目标的实现 2 因事设职与因人设职相结合的原则组织设计中 逻辑性地要求首先考虑工作的特点和需要 要求因事设职 因职用人 事事有人做 38 3 分工原则 劳动分工 指并非一个人完成全部工作 而是将工作划分为若干个步骤 由一个人单独完成其中的某个步骤 但是劳动分工要适度 过度的分工和过度的整合都不利于工作的开展 39 图专业化分工与效率的关系 40 4 命令统一原则或称为 统一指挥原则 是每个下属应当而且只能向一个上级主管直接负责 没有人应该向两个或更多的上级汇报工作 在实践中 命令统一原则遇到的破坏 最常见的有两种情况 破坏情况一 越区指挥破坏情况二 越级指挥 41 破坏情况一 越区指挥 42 破坏情况二 越级指挥 43 5 权责对等原则权责对等 强调的是授权的时候 应该授予相称的职责 同样分配任务时要给与一定的权利 责权相应 6 管理幅度原则 44 7 部门化原则P303 部门化 整个管理系统分解 并再分解成若干个相互依存的基本管理单位 传统的部门划分方法 职能部门化 地区部门化 产品部门化顾客部门化 过程部门化 设备部门化 45 职能部门化划分依据 根据业务活动的相似性来设立管理部门 46 职能部门化的优点 合理 全面地反映组织的部门 符合专业化原则维护最高行政指挥的权威和组织的统一简化培训 促进交流 提高技术水平 47 职能部门化的缺点 关键人员过度专业化 观点狭隘 限制了全面 高级管理人员的发展不利于区分各产品的贡献减弱了不同职能之间的协调 影响总体目标的实现只限于最高层对利润负责对环境变化的适应性差 48 产品部门化 划分依据 按产品或产品系列对组织活动进行分组 把同一产品的生产或销售工作集中在相同的部门组织进行 49 产品部门化的优点 使企业将多元化经营和专业化经营结合起来 有利于企业及时调整方向 有利于促进企业内部的竞争 有利于高层管理人才的培养 50 产品部门化的缺点 需要有较多的具有全面管理能力的人才 影响企业的统一指挥 增加了管理费用 51 区域部门化 划分依据 区域部门化是根据地理因素来设立管理部门 把不同地区的经营业务和职责划分给不同部门的经理 52 区域部门化的优点 责任下放到较低层次 着重本地区的市场和问题 利用可在当地经营的经济 更好地 面对面地联系 为全面管理人员提供更广阔的培训场所 53 区域部门化的缺点 需要很多具有全面管理能力的人员 往往难以维持经济的集中服务并在地区一级增加了诸如人事 采购等项服务 使高层经营管理增加了困难 54 顾客部门化 55 顾客部门化的优点 有助于集中顾客的需要 使顾客感觉到有理解他们的供应者 发挥顾客领域的专长 56 顾客部门化的缺点 对顾客的需求矛盾进行协调可能有困难 需要管理和善于处理顾客问题的职工 不太能明确划定顾客的分类 如大公司 57 过程部门化 58 按过程划分的优点 能取得经济优势 利用专业技术 利用特殊技能 简化培训 59 按过程划分的缺点 部门之间协作困难 只是最高层对利润负责 不适合培养全面管理人才 60 设备部门化 企业的电子信息处理中心 医院的放射科 心电图室 脑电图室等部门的形成 这就是按照这种方法划分的 目的是提高专用设备的使用效率 61 部门划分 发展 的两种趋势 1 顾客部门化愈来愈受到高度重视 2 跨越传统部门界限的团体和任务小组的采用 62 8 集权与分权的原则P310 孔子的学生子贱有一次奉命担任某地方的官吏 当他到任以后 却时常弹琴自娱 不管政事 可是他所管辖的地方却治理得井井有条 民兴业旺 这使那位卸任的官吏百思不得其解 因为他每天即使起早摸黑 从早忙到晚 也没有把地方治好 于是他请教子贱 为什么你能治理得这么好 子贱回答说 你只靠自己的力量去进行 所以十分辛苦 而我却是借助别人的力量来完成任务 问 这个故事对你有什么启发 63 案例分析一个聪明的领导人 应该学习子贱 要善于授权 正确地利用部属的力量 发挥团队协作精神 授权不仅能激发下属的工作积极性 还能使团队很快成熟起来 同时 也能减轻管理者的负担 当然前提是建立了一个高效灵活的组织结构 64 集权与分权相结合的原则 集权分权 授权 制度分权 65 集权与分权 集权与分权的选择反映了组织决策制定权的集中程度和归属情况 集权和分权是相对的概念 如果高管在进行关键性决策时 没有基层人员的参与 则组织倾向于集权化如果基层人员更多的参与了决策的制定 则组织倾向于分权化 66 影响集权或分权的因素 集权倾向的原因 1 组织的历史 2 领导的个性 3 政策的统一与行动的效率 67 过分集权的弊端 降低决策的质量降低组织的适应能力降低组织成员的工作热情 68 影响集权或分权的因素 促进分权的因素 1 组织的规模 2 活动的分散性 3 培训管理人员的需要不利于分权的因素 1 政策的统一性 2 缺乏受过良好培训的管理人员 69 分权的标志 决策的频度 决策的幅度 决策重要性 决策的影响程度和费用 对决策的控制程度 70 美国组织管理学家戴尔提出的四条标准 由较低的管理层次做出的决策数目越多 分权程度就越大 由较低的管理层次担任的决策重要性越大 分权程度就越大 由较低的管理层次担任的决策影响面越广 分权程度就越大 由较低管理层次做出的决策审检越少 分权程度就越大 71 分权的优势 理解 1 减轻最高管理层某些决策的负担并迫使高层管理人员放权 2 鼓励制订决策和承担职权和责任 3 在决策权上给管理人员更多的自主权和独立性 4 促进建立和运用可能增进人们的积极性的广泛控制机制 5 能做到对各个组织单位的执行情况进行比较 6 促进一般的管理人员的培养 7 有助于适应飞速变化的环境 72 分权的局限性 理解 1 使得实现一项统一的政策更加困难 2 增加了分权组织单位协调的复杂性 3 可能导致上层管理人员的部分权力丧失 4 可能受到控制技术不足的限制 5 可能受到计划性和控制制度不够充分的约束 6 可能受到没有合格的管理人员的限制 7 涉及培训管理人员的大量费用 8 可能受到外部力量的限制 全国性工会 政府控制 税收政策 9 可能得不到某些业务的规模经济产生的好处 73 制度分权 制度分权是指在组织设计时 考虑到组织规模和组织活动的特征 在工作分析 职务和部门设计的基础上 根据各管理岗位任务的要求 规定必要的职责和权限 74 授权 授权是担任一定管理职务的领导者在实际工作中 为充分利用专门人才的知识的技能 或出现新增业务的情况下 将部分解决问题 处理新增业务的权力委任给某个或某些下属 75 制度分权与授权的区别 1 制度分权具有一定的必然性 而授权具有很大的随机性 2 制度分权是将权力分配给某个职位 因此权力的性质 应用范围程度的确定 需要根据整个组织构造的要求 而授权是将权力委任给某个下属 因此 委任何种权力 委任后应作何种控制 不仅要考虑工作的要求 而且要依据下属的工作能力 76 制度分权与授权的区别 续 3 制度分权是相对稳定的 相反 由于授权是某个主管将自己担任的职务所拥有的权限因某项具体工作的需要而委任给某个下属 这种委任可以是长期的 也可以是临时的 4 制度分权主要是一条组织工作的原则 以及在此原则指导下的组织设计中的纵向分工 而授权则主要是领导者在管理工作中的一种领导艺术 一种调动下属积极性 充分发挥下属作用的方法 77 78 案例 某电力工程公司是一家可以承担工程咨询 勘测设计 工程总承包和工程监理等大型电力工程项目的国企 在国内电力市场逐渐萎靡的背景下 该电力工程公司从2002年开始提出构建国际化工程公司的战略目标 随之迈开了向国际市场进军的步伐 并经过5年的发展 在国际市场上取得了一定的成绩 为了进一步开拓国际市场 海外事业部于2007年正式成立 海外事业部设有部长一名 A 副部长一名 B 另有员工20名 78 79 部长A由于要出国两个月 将报销的审批权授权给副部长B 部长A回国后 发现自己的员工习惯性找副部长B签字报销 心中不快 遂电话通知财务 不是自己签字的报销单不予报销 后多数员工到财务报销遭到拒绝 员工们对于部长A单方面收回授权的做法非常不满 79 练习题 1 汪力是一民营企业的职员 他工作中经常接到来自上边的两个有时甚至相互冲突的命令 以下哪种说法指出了导致这一现象的最本质原因 A 该公司在组织设计上采取了职能型结构 B 该公司在组织运作中出现了越级指挥问题 C 该公司的组织层次设计过多 D 该公司组织运行中有意或无意地违背了统一指挥原则 80 2 中华商务中心是一家合资企业 以物业经营为主要业务 目前有写字楼租户272家 公寓租户426家 商场租户106家 公司在总经理下设有物业部 市场部 财务部 人事部 公关部 业务发展部等部门 物业部下设置了写字楼管理部 公寓管理部 商场管理部以及其他配套部门 试问 其整个公司和物业部内部的组织结构设计分别采取了何种部门化或部门划分形式 A 职能部门化和顾客部门化 B 顾客部门化和职能部门化 C 均为职能部门化 D 均为顾客部门化 81 3 确定合理的管理幅度是进行组织设计的一项重要内容 关于什么是合理的管理幅度 对于下列四种说法 你最赞同哪一种 A 管理幅度越窄 越易控制 管理人员的费用也越低 B 管理幅度越宽 组织层次越少 但管理人员的费用会大幅度上升 C 管理幅度应视管理者能力 下属素质 工作性质等因素的不同而定 D 管理幅度的确定并不是对任何组织都普遍重要的问题 无须过多考虑 82 4 以下各种说法中 你认为哪一种最能说明企业组织所采取的是越来越分权的做法 A 更多的管理人员能对下属提出的建议行使否定权B 下属提出更多的建议并有更大的比例被付诸实施C 较低层次的管理人员愿意提出更多 更重要的改进建议D 采取了更多的措施减轻高层主要领导的工作负担 83 授权倾向的自我评估测试 请阅读下列每一句话 并将你对该陈述的感受勾选于右边字段中 要提醒您的是 在做自我评估时 很容易选出 应该 选的答案 但是这样做却无法对自我了解提供实质的助益 此外 并没有人会去分析你是如何作答 因此 请试着以客观的态度 真正的审视自己 请务必每一题都作答 再计算分数 84 1 我是想要更加授权 但我所授权的工作似乎从未依我想要的方式完成过 完全同意 有些同意 有些不同意 完全不同意2 我感到自己没有时间好好地将任务授权给部属 完全同意 有些同意 有些不同意 完全不同意3 我能很小心地检查部属的工作 而不让他们知道 因此 我能在任何小错误引发大问题前加以改正 完全同意 有些同意 有些不同意 完全不同意4 我将工作全部授权下去 也就是在我完全不参与的情况下 让部属有机会去完成一项工作 然后 我会检查最后的结果 完全同意 有些同意 有些不同意 完全不同意5 当我已经给了明确的指示 而工作却没有作对时我会生气 完全同意 有些同意 有些不同意 完全不同意6 我觉得部属不象我一样那么有使命感 因此 任何工作授权出去都不象我自己做的那么好 完全同意 有些同意 有些不同意 完全不同意7 我是想要更加授权 但我认为自己能比任何接受授权的人将一件事做得更好 完全同意 有些同意 有些不同意 完全不同意8 我是想要更加授权 但是如果对方无法把工作作好 我将会是受到指责的人 完全同意 有些同意 有些不同意 完全不同意 85 9 假如我非得将某些工作授权出去的话 我自己的工作就不会那么有乐趣了 完全同意 有些同意 有些不同意 完全不同意10 每当我授权某件工作时 我总是会发现它不符合我的标准 结果我还得自己重新做一遍 完全同意 有些同意 有些不同意 完全不同意11 我还没有真正的觉得授权可以节省时间 有时候花在授权与追踪上的时间比我自己去做还要多 完全同意 有些同意 有些不同意 完全不同意12 在授权时 我做得既清楚又明确 我会精确地说明要怎么去完成这件工作 完全同意 有些同意 有些不同意 完全不同意13