20150825集团会议管理制度(修订初稿).doc

集团会议管理制度编号：ZD15003版本：2015-08集团会议管理制度编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人2014.09初稿2015.08修订会议重新分类，细化会议组成；将部门周例会纳入部门及高管绩效考核内容。第 22 页 共 22 页一、 目的：规规范集团各类会议的组织与管理，提高会议效率。二、 适用范围适用于集团及子公司各类会议的召集与管理。二、制度内容2.1会议原则2.1.1杜绝无主题、无议程、无资料准备的会议。2.1.2杜绝议而不决、决而无果、果而不行的会议。2.1.3凡是议程必有决议，凡是决议必有责任人和结果跟踪落实。2.2会议组织、准备2.2.1会议组织遵照“责任部门提拟，责任部门组织,责任部门负责”的原则。2.2.2会议组织部门要确定会议时间、地点、主持人、参会人员、议程、资料等内容，并指定专人负责会议准备工作。2.2.3会议室申请、通知、签到详见集团会议组织流程。 2.2.4如有特殊原因需要变更、取消会议的，须提前通知各参会人员。2.3 会议纪要 2.3.1会议要求必须要形成会议纪要（见附表），重要会议必须会签确认。2.3.2会议纪要必须于2.4会议效率2.5.1各种沟通协调和讨论会必须形成决议、落实执行保障措施 。2.5.2会议要求落实的事项，相关责任部门须在会后制定详细的实施计划，包括解决措施（方案）、所达成的目标、目标的评价标准以及完成时间、主要承办人、所需资源等，并在完成当天报备总裁办，另必要事项必须将落实情况以书面形式上报相关领导。 2.5会议材料归档2.6.1会议签到表、会议纪要、会议落实情况报告、会议文件以及影音等资料由会议的组织部门负责编号归档保存，以便查询。 2.6监督检查 2.6.1公司会议体系的归口管理部门为总裁办；总裁办将会定期/不定期抽查集团各部门、各分子公司各项会议的召开及落实情况。2.7考核管理2.8.1集团各部门、各子公司员工必须严格执行会议管理规定的各项要求，部门周例会、项目决策会等会议的组织情况将列入年终各部门及部门总监绩效考核。会议类别会议级别会议议题会议时间 （建议）组织人参会人管理会议A-1 部门例会部门级部门内各项工作推进总结每周部门总监/ 经理部门成员A-2 月度例会集团级上月各部门及子公司工作汇报及计划完成情况评审每月5日前投资运营部集团部门经理以上及分董事长A-3 半年总结会集团级半年工作总结及下半年工作计划每年7月人力行政部集团全体（子公司部门经理以上）A-4 年度总结会集团级年度工作总结及下一年度工作计划每年底人力行政部集团全体（子公司部门经理以上）专题会议A-5项目决策会 (含14个B级会议)集团级项目开发过程中的重要或紧急事务决策：如立项、规划方案、营销方案等不定期部门总监/经理相关人员文化会议A-6企业文化交流会集团级/部门级集团/部门内组织的员工联欢、座谈类会议等不定期人力行政部/部门总监相关人员三、 会议分类四、 主要会议的管理机制(一) 管理会议1. A-1部门周例会会议名称部门周例会召开时间每周一次，具体时间由部门自行确定会议目的1.公司管理精神传达；2.本部门上周工作回顾；3.对本部门重要业务事项进行协调解决； 4.对本部门工作推进困难及需要跨部门协调解决事项汇报，研讨原因及解决方案；5.部门内部交流知识经验及想法；6.其他：管理方法探讨、批评检讨或其他；决策人部门总监/经理参会范围发起人：部门总监/经理主 持 人：部门总监/经理或其授权人汇报人：本部门相关人员会议纪要：各部门自行指定参会部门：本部门全体成员参会领导：部门总监会议议题-含上会资料 上周工作计划总结及下周工作计划；各经办人 公司其他最新会议精神部门总监/经理 其他相关资料相关人员会议议程1.会前各岗位员工梳理上一周主要工作及需要部门总监/经理解决或讨论的问题2.部门总监/经理传达集团的主要会议精神，提出本部门需重点关注或跟进的事项，安排人员跟进，明确工作的标准与要求；3.部门参会人员汇报上周工作情况、下周主要工作安排以及需部门总监/经理协调解决的事项，研讨产生的原因及解决方案；4.确定后续跟进人员及工作要求；确认成果1.形成会议纪要，由部门总监/经理签字后一份交总裁办存档；另一份在部门内传阅签字。2.会议上涉及到需要协调解决的事项不能得到有效解决时，可在集团范围内组织其他部门及集团领导参加的专项会议，寻求资源支持或有效解决方案；2. A-2 月度例会会议名称月度例会召开时间每月5日前会议目的1.了解各部门及子公司上月工作完成情况；2.月度计划完成情况评审打分；3.根据会议精神调整下月工作计划；决策人董事长参会范围发起人：投资运营部主 持 人：投资运营部总监汇报人：各部门及各子公司负责人会议纪要：投资运营部参会部门：各部门及各子公司参会领导：董事长、总裁及集团高管会议议题-含上会资料上月工作计划总结与下月工作计划；各部门及各子公司其他相关资料各部门及各子公司会议议程1.各部门及子公司上月工作进度汇报；2.各部门及子公司月度计划完成情况评审打分2.会后按会议精神制定或调整月度工作计划。确认成果1.由投资运营部负责对会议资料进行总结与整理。2.投资运营部调整后的月度计划作为下月执行依据。3. A-3 半年总结会会议名称集团半年工作总结会召开时间每年7月会议目的1.回顾上半年集团各项工作完成情况及存在问题；2.针对问题提出有效措施；3.明确下半年集团重点工作计划；4.重要人事调整或安排；决策人董事长参会范围发起人：集团总裁召集人：人力行政部主 持 人：集团高管汇报人：集团总裁、副总裁或指定人员会议纪要：总裁办参会部门：集团各部门及子公司参会领导：集团总裁、副总裁会议议题-含上会资料上半年集团各部门各子公司工作完成情况；各相关部门其他相关资料各相关部门会议议程1.总裁介绍上半年集团各项工作完成情况及存在问题，并针对问题提出有效措施及整改办法；2.副总裁明确下半年集团重点工作计划及集团未来发展方向；3.副总裁宣布重要人事调整或任免；确认成果1.会议纪要；2.下半年度重点工作落实到部门及责任人；4. A-4 年度总结会会议名称集团年度总结会召开时间每年年底会议目的1.集团年度各部门工作业绩汇报，下一年度主要工作目标规划。2.优秀员工及优秀部门表彰。决策人董事长参会范围发起人：集团总裁召集人：人力行政部主 持 人：集团高管汇报人：各部门及子公司负责人会议纪要：总裁办参会部门：集团各部门及子公司参会领导：集团总裁副总裁、高管会议议题-含上会资料 公司各项目各子公司年度工作回顾；相关部门 其他相关资料相关部门会议议程1.会议召开前一周各部门发言人将发言稿提交总裁办，由总裁办审核各部门发言稿。2.各部门及子公负责人做年度工作汇报。3.集团总裁、副总裁做本年度总结发言及下一年度集团工作目标介绍。4.集团副总裁宣布优秀部门及优秀员工名单。确认成果1. 会议纪要或相关文件资料；2. 2.下一年度重点工作落实到部门及责任人；（二）专题会议1. A-5 项目决策会项目决策会议：房地产项目开发过程中重要环节的决策或评审会议，通常是与开发业务紧密相关的紧急或专题会议,涉及到多个相关部门。具体会议分类如下：序号项目开发决策会议B-01项目立项评审决策会B-02项目可研评审决策会B-03产品定位评审决策会B-04项目发展策划评审会B-05项目总体控制计划评审会B-06概念方案评审决策会B-07规划/方案评审决策会B-08扩初方案评审会B-09项目概算（目标成本）评审会B-10景观/样板间/售楼处评审会B-11营销方案评审会B-12开盘协调会 B-13开盘价格决策会 B-01.项目立项评审决策会会议名称项目立项评审决策会召开时间项目建议书通过投资运营总监审批后3个工作日内会议目的1.对宗地及周边市场进行初步介绍，分析合作风险、公司策略和投资收益，判断衡量能否内部立项，是否进入可研阶段展开详细工作2.如通过内部立项，则讨论确定项目拓展阶段的各项目计划、各部门配合工作注意事项3.对公司确定的重点项目，可提前启动项目定位及产品策划、概念设计工作并明确计划决策人董事长参会范围主 持 人：投资运营部总监汇报部门：投资运营部会议纪要：投资运营部参会部门：公司所有业务相关部门（营销部、设计工程部、成本合约部），财务部、法务人员、参会领导：各分管领导、总裁会议议题-含上会资料 项目建议书投资运营部 项目立项申请投资运营部 项目信息采集投资运营部 项目可研工作计划及可研小组构成初稿投资运营部确认成果l 立项批准通过l 项目可研工作计划及可研小组构成定稿B-02项目可研评审决策会会议名称项目可研评审决策会召开时间接触并明确项目土地获取方式后，提交土地招拍挂文件前至少20个工作日会议目的1.项目可行性研究报告是否通过，是否需进一步深化完善2.审核前置工作成果(如有)，包括定位策划、概念方案、初步项目开发计划等3.对整个项目可行性和风险进行全方位利弊权衡，提出该项目是否可进入“项目取得”程序的明确意见4.就项目前置工作和可研报告中未确定的主要分歧意见，提出处理意见供公司决策决策人董事长参会范围主 持 人：投资运营部总监汇报部门：投资运营部，设计工程部会议纪要：投资运营部参会部门：公司所有业务部门（营销部、设计工程部、成本合约部），财务部、法务人员参会领导：各分管领导、总裁会议议题-含上会资料 项目可行性研究报告投资运营部 重点项目，需将前置的定位策划、概念方案、成本测算、投资效益测算结果有关内容在本阶段一并汇报投资运营部 完善补充的项目基础资料或信息见产品定位、概念方案评审会确认成果1.项目可行性研究报告（会议通过；未决事项在会议纪要中明确，投资运营部落实）定位策划报告、概念设计（如有）2.会议纪要B-03产品定位评审决策会会议名称产品定位评审决策会召开时间一般项目取得后30个工作日内完成，如提前做了产品定位及建议，则此会议可提前（内部立项完成后的可研阶段）会议目的1.明确项目定位和客户群定位2.确定产品方向，为正式启动概念设计做准备3.基于产品建议书和公司经营计划和目标，讨论明确项目产品的操作思路和项目开发关键节点计划决策人董事长参会范围主 持 人：营销部经理或分管领导汇报部门：营销部、投资运营部（为提高效率，在此会议上对节点计划进行汇报）会议纪要：营销部参会部门：公司所有业务部门（投资运营部、营销部、设计工程部、成本合约部），财务部参会领导：总裁会议议题-含上会资料 市场调研报告产品初步定位报告营销部 产品建议书及对应各方案的成本测算、投资测算营销部、设计工程部、成本合约部、财务部 概念设计任务书要点（如有概念草案的，一并提交）设计工程部 项目里程碑节点计划投资运营部确认成果1.概念设计任务书（会后进行会签审批）2.初步产品方案3.项目里程碑节点计划（为提高决策效率，此成果可在本会议中打包评审，否则应当单独召开评审会）B-04项目发展策划评审决策会会议名称项目发展策划评审决策会召开时间项目里程碑节点计划评审完成后10天内或同时会议目的1.明确项目经营思路，确定项目分期开发计划2.明确具体目标及实现方式决策人董事长参会范围主 持 人：投资运营部总监汇报部门：投资运营部会议纪要：投资运营部参会部门：公司所有业务部门（营销部、设计工程部、成本合约部），财务部参会领导：各分管领导、总裁会议议题-含上会资料 深化产品建议书及对应项目测算、投资测算营销部、成本合约部、财务部 项目里程碑节点计划、投资运营部 项目运营目标书投资运营部确认成果1.项目运营目标书2.分期开发计划3.关键销售/财务指标4.成本/风险控制计划B-05项目总体控制计划评审会会议名称项目总体控制计划评审会召开时间项目里程碑节点计划确定后20天内或可与上一会议同时进行会议目的1.评审项目总体控制计划，明确项目开发的一级、二级节点2.确定项目开发过程中，各部门的工作重点、关键事项及交付成果、衡量标准和时限要求3.统一项目开发思路，保证符合公司商业计划书和经营目标决策人董事长参会范围主 持 人：投资运营部总监汇报部门：投资运营部经理会议纪要：投资运营部参会部门：公司所有业务部门（营销部、设计工程部、成本合约部），财务部参会领导：各分管领导、总裁会议议题-含上会资料 项目总体控制计划初稿项目部经理 项目里程碑节点计划投资运营部 项目运营目标书各部门确认成果1.经公司审批的项目总体控制计划2.各专业专项控制计划B-06概念方案评审决策会会议名称概念方案评审决策会召开时间一般应当在定位策划评审会后20个工作日内会议目的确定概念设计阶段的主要成果正式启动方案设计，就方案的关键内容和方向行初步研究或确定（尤其是规划部分）决策人董事长参会范围主 持 人：设计工程部经理汇报部门：设计工程部会议纪要：设计工程部参会部门：公司所有业务部门（营销部、设计工程部、成本合约部）、物业公司、财务部参会领导：总裁、相关分管领导会议议题-含上会资料 概念设计任务书要点介绍设计工程部 前期方案竞赛的优选方案及其他方案可选亮点说明（如有）设计工程部 深化后的概念设计方案（成果标准见任务书）、总图或模型、组团或单体概念模型等设计工程部 成本及投资测算（至少包括项目总投资、销售利润率、内部收益率三指标，成本合约部提供成本测算、营销部提供销售价格预测、财务部提供效益测算结果）财务部、成本合约部、营销部 规划设计成本控制建议书成本合约部 方案设计任务书要点汇报（提前汇报）设计工程部确认成果1.概念设计方案主要成果2.规划方案设计任务书（会后组织会签审批）3.项目概念总图成果、产品分布配比方案（如有）B-07实施(规划单体)方案设计评审会会议名称实施方案设计评审会召开时间概念设计评审会后40个工作日内完成（概念设计在项目取得后完成）、或项目取的后1-2个月内（依设计进度安排）会议目的1.对规划方案进行评审和确认2.审批确认方案阶段报审图纸3.对示范区营建和开发方案予以确定，着手示范区建设的设计准备工作4.讨论景观概念的方案设想及方向决策人董事长参会范围主 持 人：设计工程部经理汇报部门：设计工程部会议纪要：设计工程部参会部门：公司所有业务部门（营销部、设计工程部、成本合约部）、设计单位参会领导：总裁、各分管领导会议议题-含上会资料 方案设计任务书要点说明设计工程部 规划、单体方案汇报设计工程部 成本、投资测算（至少包括项目总投资、销售利润率、内部收益率三指标，成本合约部提供成本测算、营销部提供销售价格预测、财务部提供投资测算）成本合约部、财务部 初步设计任务书（要点）设计工程部 景观概念/方案设计任务书（要点）设计工程部 初步设计限额设计及成本控制意见、景观设计标准成本合约部 示范区范围、样板间位置、出入路径、全套方案设计成果设计工程部 细化示范区建设及开放计划营销部、项目部 示范区建造目标成本成本合约部确认成果1.规划方案/单体方案（会议通过；未决事项在会议纪要中明确，设计工程部落实）2.规划方案报审图纸3.初步设计任务书（会后组织会签审批）4.示范区范围建设开发计划5.示范区设计方案B-08扩初方案设计评审会会议名称扩初方案评审会召开时间实施方案评审会 通过后后45个工作日内完成， 会议目的1.对扩初方案进行评审和确认2.审批确认扩初方案阶段报审图纸3.对示范区营建和开发实施方案予以确定，明确示范区建设图纸决策人总裁参会范围主 持 人：设计工程部经理汇报部门：设计工程部会议纪要：设计工程部参会部门：设计工程部、成本合约部、客户服务部、物业公司参会领导：总裁、各分管领导会议议题-含上会资料 扩初设计任务书要点说明回顾设计工程部 扩初方案汇报（成果标准见任务书）设计工程部 扩初报建方案汇报（成果标准见任务书）设计工程部 成本、投资测算（至少包括项目总投资、销售利润率、内部收益率三指标，成本合约部提供成本测算、营销部提供销售价格预测、财务部提供投资测算）成本合约部、财务部 施工图设计任务书（要点撰写）设计工程部 景观扩初、施工图设计任务书（要点） 施工图设计限额设计及成本控制意见、景观设计标准成本合约部确认成果l 扩初设计方案（会议通过；未决事项在会议纪要中明确，设计工程部落实）l 扩初方案报审报建图纸l 施工图设计任务书（会后组织会签审批）B-09项目概算评审会会议名称项目概算（目标成本）评审会召开时间扩初方案评审会后20个工作日内会议目的回顾项目成本目标，在产品实施方案明确的基础上确定项目的各项成本的目标成本，此目标成本将作为各部门项目成本管理职能的考核基准，为整个项目的成本控制目标决策人董事长参会范围主 持 人：成本合约部经理汇报部门：成本合约部会议纪要：成本合约部参会部门：成本合约部、财务部、设计工程部、营销部参会领导：总裁、各分管领导会议议题-含上会资料 当期项目概算详述（含各阶段测算比较分析说明）成本合约部 当期各部门提交的成本数据及责任成本分解表成本合约部确认成果l 确定的项目概算（目标成本）未决事项在会议纪要中明确，投资运营部落实）B-010景观/样板间/售楼处方案评审会会议名称景观/样板间/售楼处方案评审会召开时间景观/样板间/售楼处方案评审会应当在建筑施工图后10天内，可提前会议目的对景观/样板间/售楼处设计成果进行评审，通过分析客户影响、产品品质、成本控制等因素，确定方案与施工图成果方案。决策人董事长参会范围主 持 人：技术工程部经理汇报部门：技术工程部会议纪要：技术工程部参会部门：设计工程部、营销部、成本合约部参会领导：总裁、各分管领导会议议题-含上会资料（方案） 景观/样板间/售楼处方案任务书要点回顾 景观/样板间/售楼处方案、效果图等 景观/样板间/售楼处设计成本概算 景观/样板间/售楼处设计成本控制建议书成本合约部 材料部品成本控制建议成本合约部 景观/样板间/售楼处设计材料部品清单会议议题-含上会资料（施工图） 景观/样板间/售楼处施工图设计任务（要点提示回顾） 施工图设计成果、模型成果、设计成本概算 施工图设计成本控制建议书成本合约部 材料设备选型定板单确认成果景观/样板间/售楼处设计方案、施工图方案成果景观/样板间/售楼处材料设备部品定样清单 B-11营销方案决策会会议名称营销方案决策会召开时间取得方案复函后（根据项目计划安排）会议目的依据定位策划主要结论，挖掘项目卖点，明确项目案名、营销总体思路、价格策略和销售节点等主要内容（见营销整体策划报告模板）决策人董事长参会范围主 持 人：营销部经理汇报部门：营销部会议纪要：营销部参会部门：营销部、财务部、投资运营部、设计工程部、相关营销合作单位参会领导：总裁会议议题-含上会资料 对项目定位的主要深化工作及结论、深化产品建议书营销部 营销整体策划方案（含营销费用预算、销售方案目标）汇报项目营销部 当年度营销工作计划及费用预算项目营销部 首期开盘工作计划项目营销部确认成果营销整体策划方案（会议通过；未决事项在会议纪要中明确，营销部落实）项目当年度营销工作计划及首期开盘工作计划（会议通过；未决事项在会议纪要中明确，营销部落实）B-12开盘协调会会议名称开盘协调会召开时间l 项目开盘前至少1个月召开首次召开，开盘前就开盘方案召开第二次（此时可扩大人员）。会议目的l 组织各部门对项目开盘的各项工作进行计划安排和协调准备，对可能存在执行难度的问题提前做准