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公文 第一节公文概述 一 公文的特点 作用 二 公文的种类和分类 三 公文的格式 四 行文规则 一 公文的特点 作用 公文的概念 公文 是公务文书的简称 有广义和狭义之分 广义的公文 指党政机关 社会团体 企事业单位为处理公务而形成的文字材料 狭义的公文 指党政机关处理公务时所使用的文书 一般特指行政机关公文 为使国家行政机关 以下简称行政机关 的公文处理工作规范化 制度化 科学化 国务院下发了 关于发布 党政机关公文处理工作条例 的通知 规定新的 党政机关公文处理工作条例 中办发 2012 14号 以下简称 条例 首次统一了党政机关公文处理规范标准 废止1996年5月3日中共中央办公厅发布的 中国共产党机关公文处理条例 和2000年8月24日国务院发布的 国家行政机关公文处理办法 办法 规定 党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告 通报和交流情况等的重要工具 公文 行政机关 行政机关的公文 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 一 公文的特点 公文的特点 鲜明的政治性 有法定作者和读者 有法定效力 二 公文的作用 公文的作用 领导指导 法规准绳 联系知照 宣传教育 依据凭证 二 公文的种类和分类 一 公文的种类 命令 通告 决定 通知 通报 报告 议案 请示 公告 意见 批复 会议纪要 公文种类 13 2种 新增两种 函 决议 新 公报 新 公文分类 上行文 平行文 下行文 函 报告 请示 二 公文的分类 按行文方向分 三 公文格式 2012年7月1日施行 党政机关公文处理工作条例 将组成公文的各要素划分为眉首 主体 版记三部分 置于公文首页红色反线 宽度同版心 即156mm 以上的各要素统称眉首 置于红色反线 不含 以下至主题词 不含 之间的各要素统称主体 置于主题词以下的各要素统称版记 红色反线 眉首 秘密等级保密期限 一 眉首部分 有6个要素 1 公文份数序号 教育部文件 秘密 高职字 2009 16号 0119 教育部文件 教高字 2009 16号 年 字须与正文行末字对齐 二字之间空一格 2 秘密等级和保密期 机密一年 如需标识秘密等级 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 如需同时标识秘密等级和保密期限 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 秘密等级和保密期限之间用 隔开 教育部文件 教高字 2009 号 二字之间空一格 机密一年特急 如需标识紧急程度 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 如需同时标识秘密等级和紧急程度 秘密等级顶格标识在版心右上角第1行 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 紧急程度顶格标识在版心右上角第2行 3 紧急程度 教育部文件 0119秘密 教高字 2009 16号 4 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称 发文机关标识推荐使用小标宋体字 用红色标识 字号由发文机关以醒目美观为原则酌定 但最大不能等于或大于22mm 15mm 发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm 25mm 联合行文时应使主办机关名称在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 上下居中排布 如联合行文机关过多 必须保证公文首页显示正文 教育部文件 成教字 2009 16号 001 签发人 80mm 对于上报的公文 发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm 如需标识公文份数序号 秘密等级和保密期限以及紧急程度 可在发文机关标识上空2行向下依次标识 教育部文件 0119秘密 教高字 2009 16号 年份 序号 发文机关代字 5 发文字号 发文字号是指发文机关对其所制发的公文以年度为单位依次编排的顺序代码 由发文机关代字 年份和序号组成 发文机关标识下空2行 用3号仿宋体字 居中排布 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称 用六角 括入 序号不编虚位 即1不编为001 不加 第 字 发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线 6 签发人 上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 签发人用3号仿宋体字 签发人后标全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 如有多个签发人 主办单位签发人姓名置于第1行 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排 下移红色反线 应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行 并使红色反线与之的距离为4mm 在眉首部分的6个要素中 有两个要素是无条件必有的 发文机关标识 发文字号 另加红色反线 在眉首部分的6个要素中 有4个要素是有条件必有的 公文份数序号 秘密等级和保密期 紧急程度 签发人 二 主体部分 有8个要素 1 公文标题 1 公文标题 所有公文都必须有标题 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类 一般应当标明发文机关 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 位置在红色反线下空2行 用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 排布 居中 回行 保持词语的完整 关于 不放在行末 的 不放在行首 标点符号的使用 除法规名称用书名号外 一般不使用标点符号 公文标题排布要求 公文标题的内容要素 发文机关名称 关于 文种 全称或规范简称 公文中心内容的概括 公文种类的名称 事由 关于 有提示性质 与事由要素加 的 字组成介词结构做公文标题 的 发文主体 谁 关于 事由 什么事 的 文种 构成公式化公文标题的形式 例如 中共中央关于加强党风廉政建设的决定 发文主体 谁 事由 文种 公文标题常见病例 一是要素残缺不全 1 无发文机关 如 关于 的通知 2 无事由 如 市人民政府的通知 3 无文种 如 关于批转 的报告 介词 关于 后的述宾词组仅反映了事由 无文种 4 无行文单位和文种 如 报告团在 产生强烈反响 5 无行文单位和事由 如 通知 二是文种不伦不类 1 并用文种 如 关于 的请示报告 关于 同志任职批复的通知 2 混用文种 关于命名省级文明单位的申请 3 生造文种 如 关于给 资助活动经费的批文 三是不合语法规范 1 搭配不当 关于开展会计工作标准化技术考核制度的通知 此题错误有三种改法 一是将 开展 改为 实行 二是将 开展 改为 坚持 技术 前加 实行 三是在 标准化 后加 活动实行 2 语序不当 关于加强发布公众天气预报归口管理的报告 应改为 关于发布公众天气预报加强管理归口管理的报告 3 成分残缺 关于切实做好接受安置灾民的通知 应改为 关于切实做好灾民接受安置工作的通知 4 成分多余 关于做好春耕生产各项准备工作问题的通知 做好 工作 是完整的述宾词组 问题 多余 应删 如 关于 省财经学校向 大学联系临时住房问题的函 标题应改为 省财经学校关于向 大学联系临时住房问题的函 如 总厂召开关于转制会议 应改为 总厂关于召开转制会议的通知 四是介词 关于 放错位置 缺少介词 关于 和助词 的 大学自学考试报名通知 应改为 大学关于自学考试报名事宜的通知 五是缺少必要虚词 六是请示 函 报告三者混淆 大学关于申请2008年公费医疗补助费的报告 大学关于元旦文艺联欢会所需经费的报告 2 主送机关 主送机关是指主要受理公文并对公文负有主办或答复责任的机关 它是一个非常重要的项目 主送机关标注正确 就为公文事项的迅速处理奠定了必要基础 标注错误 便会贻误工作 因此 必须对主送机关的标注给予充分重视 主送机关应使用全称或规范化简称 统称 专发性公文 写明收文机关的名称 普发性公文 写明收文机关的统称 周知性文告 不写收文机关 公文标注主送机关应注意的几个问题 第一 选准主送对象 主送机关对收到的文件负有主办 答复之责 抄送机关只有了解与配合执行之责 因此 行文首先要选准主送机关 文件内容 职权范围 隶属关系 一般情况下 依据前两条即可确定一个文件的主送机关 如某省政府为 地市合并 一事请求批准 此事的管理权限在国务院 因此这个请示的主送机关自然是国务院 国务院拟兴建长江三峡工程需经审议批准 此事的审批权限在全国人大 因此这个议案的主送机关必须是全国人大 在某些情况下 选择主送机关还要考虑到隶属关系 如国务院的某个部欲向 各省 自治区 直辖市人民政府 行文布置某项工作 但按照 党政机关公文处理工作条例 关于政府各部门 除以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向下一级政府正式行文 的规定 只能把文件呈报给自身的上级机关 国务院 由国务院批转或者国务院办公厅转发给 各省 自治区 直辖市人民政府 选准主送机关还要注意以下几点 一是避免出现行文中党政不分现象 行政机关与党委机关分属于不同的组织系统 自上而下各有各的隶属关系 各有各的职权范围 按照 党政机关公文处理工作条例 的规定 两者都应该 根据各自的隶属关系和职权范围 行文 即在各自的系统内部行文 即上下级政府之间可以就行政工作相互行文 上下级党委之间可以就党务工作相互行文 不应打乱正常的行文秩序 尤其要防止出现行政机关以政府的名义向上级党委机关行文请示或报告工作或者向下级政府布置工作把下级党委也列为主送机关现象 二是仔细斟酌上行文的主送机关 首先 行政公文的请示 党委机关的所有上行文种 都只能标注一个主送机关 其次 行政机关的工作部门可以直接把上级业务主管部门列为上行文的主送机关 党委各部门未经本级党委同意不得向上级党委主管部门请示重大问题 第三 发文机关正式行文 应该把机关名称而不是某个人名列在主送机关的位置上 上行文时尤要注意 第四 受双重领导的机关向上行文 必须根据公文内容明确标注一个主送机关 如果必要可将另一上级机关列为抄送机关 不可两者一并主送 第五 上行文尤其不可随意越级标注主送机关 三是联合向下行文的主送机关基本上与发文机关一一对应 若干个同级部门联合向下行文 其主送机关通常应是与发文部门一一对应的下级部门 例如人事部与监察部联合向下行文 其主送机关通常应为各省部级机关的人事 监察部门 这样标注主送机关 有利于收 发文双方的相互沟通以及文件的贯彻执行 第二 选对主送机关的形式 确定文件的主送机关后 还要正确选择标注主送机关的形式 主送机关常见的标注形式有三种 一是全称 如 国务院关于太原市城市总体规划的批复 其主送机关 山西省人民政府 即为全称 只要主送机关名称不是很长 都可以采用这种形式 但普发性文件除外 二是规范化简称 如 国务院关于严厉打击卷烟走私整顿卷烟市场通告的批复 其主送机关之一 国家经贸委 即规范化简称 这种形式可以浓缩那些常用但是较长的机关名称 使之简练上口 三是统称 即同级或者同类型机关概括性的总称 一般用于下行文 统称具体又分两种 一种为 泛称主送 指文件主送给同一级的各单位 如 各省 自治区 直辖市人民政府 另一种为 递降称主送 指文件主送给垂直几级的同类各单位 如 各行政公署 各市 县人民政府 泛称主送 是下行普发文件经常使用的主送形式 它时常涉及到同一级不同类的若干机关 必须注意排列顺序 一般来说 有如下排列原则 首先是 先外后内 即把同是下一级的各地方政府放在前 本机关的职能部门放在后 如国务院下行文常用的主送形式 各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 就是地方政府在前 部委在后 各省政府下行文经常用的 各行政公署 各市 县人民政府 省政府各直属单位 作为 递降称主送 也体现了这一原则 其次是依党政军群之先后顺序 这个原则在党的文件中体现最明显 如中共中央办公厅 国务院办公厅联合行文的中办发 2000 16号文件 其主送机关排列是 各省 自治区 直辖市党委和人民政府 中央和国家机关各部委 军委总政治部 各人民团体 再如中共中央普发文件常用的主送形式 各省 自治区 直辖市党委 各大军区党委 中央各部委 国家机关各部委党组 党委 军委各总部 各军兵种党委 各人民团体党组 则是 先外后内 与 党政军群 两条排列原则有机结合的体现 在 泛称主送 中 标点符号的使用也是有规律的 通常是同级同类机关之间用顿号 同级不同类的机关之间用逗号 主送机关结束之后用冒号 至于 递降称主送 的排列 起突出作用的还是按级别排列的原则 一个文件的主送机关采用何种形式标注 取决于行文方向 主送机关数量 主送机关名称的长短等多种因素 必须在综合考虑的基础上加以确定 第三 选好主送机关的位置 国家行政机关公文格式 为公文主送机关安排了前后两个位置 一是在正文之前 公文标题下空一行处 从左侧顶格用 号仿宋体字标印 回行时要顶格 最后一个主送机关名称后标冒号 这是标注主送机关的常规位置 绝大多数文件的主送机关都在这个位置 二是在文件的版记处 当主送机关过多而使公文首页不能显示正文时 应把主送机关名称移至文尾 放在版记的主题词之下 抄送机关之上的位置 由左空一字用 号仿宋体字标注 主送 其后标注冒号及主送机关名称 主送机关名称回行时与冒号后的主送机关对齐 各机关名称之间用逗号分隔 在最后一个主送机关后标句号 这是主送机关标注的一个特殊位置 只有在文件必须标注主送机关而又不能出现在首页时才可标注于此 第四 公文并非都标注主送机关 有些公文文种通常不需要标注主送机关 例如直接向社会公众发布的周知性文件如公告 通告 公报 规范性文件如章程 条例 规定 办法 计划性文件如方案 规划 计划 还有决议 决定 会议纪要 等等 要把这些无主送机关的文件发出去 除了公开发布的形式以外 其他文件多是被作为上行报告或者下行通知的附件来发布 传递的 而报告和转文性通知是必须标注主送机关的 3 正文 正文是公文的主体部分 用来表达公文的思想内容 公文格式的各要素都是为正文服务的 主送机关名称下一行 每自然段左空二字 回行顶格 数字 年份不能回行 公文最多可设四层小标题 公文结构层次序数的书写 分别按 一 一 1 1 的顺序排列 公文使用的汉字 标点符号 计量单位 数字和外文字符 按照国家标准和国家主管部门的有关规定执行 对正文的要求 符合党的路线方针政策 法律法规和有关规定 完整准确地体现上级意图 全面客观地反映实际情况 实事求是地提出和解决问题 重点突出 条理清晰 表述准确 文字精练 正确使用公文种类 符合公文格式要求 4 附件 附件是公文的重要组成部分 对正文起补充或者印证参考的作用 公文如有附件 应当标识附件说明 注意 被转公文不是附件 附件说明 二 九年四月三日 附件 在正文下空一行 左空二字 在正文内容末尾空一行左空二字用3号仿字体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件名称后不加标点符号 附件名称回行时与附件名称第一字对齐 如有多个附件 应当使用阿拉伯数字编号 序号上下对齐 附件的装订 附件应与公文正文一起装订 一般装订于版记之前 在附件左上角第一行顶格用黑体字标识 附件 字样 附件名称使用仿宋体 有序号时标识序号 附件的序号和名称前后标识应一致 如附件与公文正文不能一起装订 应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识件 或带序号 5 成文日期 2009年4月5日 右空4字 用汉字将年 月 日标全 成文日期右空4字 零 写为 成文日期的标识位置在印章之下 旧的 废止 用阿拉伯数字将年 月 日标全 最新国家标准 党政机关公文格式 GB T9704 2012规定 成文日期中的数字 用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应标全称 月 日不编虚位 即1不编为01 6 公文生效标识 公文生效标识是证明公文效力的表现形式 它包括发文机关印章或签署人姓名 公文生效标识有以下两种情况 一种是单一机关发文机关如何标识公文生效标识 另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识 单一机关发文印章 二 九年四月五日 右空4字 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文日期 加盖印章应上距正文一行之内 端正 居中下压成文时间 印章用红色 加盖印章应上距正文一行之内 二 九年四月六日 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文日期上 骑年盖月 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文日期上 二 九年四月六日 联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文日期拉开 左右各空7字 主办机关印章在前 两个印章均压成文日期 印章用红色 只能采用同种加盖印章方式 以保证印章排列整齐 两印章间互不相交或相切 相距不超过3MM 二 九年四月六日 左空7字 右空7字 二 九年四月六日 当联合行文需加盖3个以上印章时 为防止出现空白印章 应将各发文机关名称 可用简称 按加盖印章顺序排列在相应位置 并使印章加盖或套印在其上 主办机关印章在前 每排最多排3个印章 两端不得超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交或相切 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 二 九年四月六日 二 九年四月六日 7 附注 此件发至县级 传达至副县级 关于实际公文中 版记是不是都要写的问题 按照2012年7月1日起实行的 党政机关公文处理工作条例 及其配套的 党政机关公文格式 版记是公文的组成要素之一 正式的公文都应该有版记的 但是在实践中 一来一些基层单位对公文的格式要求不仔细 二来很多单位的公文都是微机打印而不是送印刷厂胶印 如果设置版记 微机打印中就要多加一道双面打印的程序 版记只能出现在双面印刷文件末尾的偶数页 这跟大多数单位文件单面打印的程序是不一样的 包括装订等问题都麻烦很多 因此往往就被忽略了 三 版记部分 有4个要素 三 版记部分 有4个要素 1 主题词 新条例取消了此项 包括印刷分数 主题词是经过规范化处理 能最简洁确切表达公文主题的词或词组 标注主题词目的是为方便电脑存储和检索文件 适应办公自动化需要 二 九年四月六日 此件发至县级 传达至副县级 主题词的标注要求 主题词 用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用3号小标宋体字 词目之间空一字 主题词 农业水土保持通知 二 九年四月六日 此件发至县级 传达至副县级 主题词的标注顺序 一般应根据公文所表述的主题内容依次标注 由类别 类属和文种组成 主题词以国务院公文主题词表为准 如 国务院关于加强水土保持工作的通知 其类别词为 农业 类属词尾 水土保持 文种为 通知 主题词 农业水土保持通知 2 抄送机关 抄送机关是指除主送机关外 其他需要了解该文件内容的机关 以便对落实该文件内容给予配合或协调 二 九年四月六日 此件发至县级 传达至副县级 公文如有抄送机关 在主题词下一行 左右各空一字 用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 如主送机关移至主题词之下 标识方法同抄送机关 主题词 农业水土保持通知 抄送 印发说明 印发机关和印发日期 主题词 农业水土保持通知 抄送 位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 占一行位置 用3号仿宋体字 印发机关左空一字 印发日期右空一字 印发日期以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 2009年4月6日印发 版记中的反线 主题词 农业水土保持通知 抄送 版记中各要素之下均加一条反线 宽度同版心 2009年4月6日印发 版记的位置 主题词 农业水土保持通知 抄送 版记应置于公文最后一面 版记的最后一个要素置于最后一行 2009年4月6日印发 页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行 数码左右各放一条4号一字线 一字线距版心下边缘7mm 单页码居右空一字 双页码居左空一字 空白页和空白页以后的页不标识页码 公文用纸 四 行文规则 行文规则是指各级机关在公文往来时 需要共同遵守的制度和原则 实际工作中 我们只有遵守行文规则 才能使公文的传递方向正确 传递线路快捷有效 阻止公文进入不必要的流通过程 防止产生无价值公文 通常情况下 在公文处理工作中 应当遵循以下行文规则 一 按机关的隶属关系和职责范围行文 一是按机关的隶属关系行文 上级机关对下级机关可以作指示 布置工作 提出要求 下级机关可以向上级机关报告工作 提出请示 上级机关对请示事项应该给予答复 如果没有这种领导与被领导的关系 党和国家的方针政策就难以层层落实 二是按机关的职责范围行文 也就是行文的内容必须是本机关职责范围内的事项 而不能超出自身的职责 超出了就是越权 当然 不相隶属机关之间也有公文往来 但那只能是商洽工作 通知事项 征询意见等 而不存在请示 报告或布置任务的性质 如果一个部门的业务需下一给政府和有关部门的支持配合 按隶属关系和职责范围又不具备布置工作 提出要求的行文权限时 可通过授权行文的办法来解决 该部门可向本级政府请示 经本级政府同意并授权后 向下级政府行文 需要说明的是 各级政府的办公厅 室 和政府各部门的办公室 对外行文都具有授权行文的性质 内部事务除外 各级政府的办公厅 室 和政府各部门的办公室 是政府和部门的综合办事机构 本身不主管某方面的业务 对外行文都是代表政府和部门的 因此 与本级政府和部门的公文具有同等效力 下级政府和部门都要贯彻执行 二 授权行文 三 联合行文 同级政府与政府之间 部门与部门之间 上级部门与下级政府之间 可以联合行文 政府与同级党委 军事机关之间 可以联合行文 政府部门与同级党委部门 军事机关部门之间 可以联合行文 政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间 就某此互相有关的业务 经过协商一致后 可以联合行文 四 一般情况下不越级行文 不越级行文体现了一级抓一级 一级对一级负责的原则 一般情况下 不能破坏这种原则 否则 就会造成混乱 也影响机关办事效率 但遇特殊情况 如发生重大事故 防汛救灾等突发性事件 或上级领导在现场办公中特别交待的问题 可特事特办 越级行文 但要抄送被越过的上级机关 否则 受文机关对越级行文 可以退回呈报机关 也可以不予办理或者不予答复 五 请示一般不直接报送领导者本人 请示直接报送领导者本人 有很多危害 一是没有经过办公室签收 登记 成了 帐外公文 公文的流向 处理情况无处可查 二是这类公文到了领导同志手里 领导同志也很为难 批 没有职能部门的处理意见 只能凭经验 凭感觉办事 往往失去决策的科学性 不批 也可能影响报送单位的工作 三是现实当中 确实存在一些单位拿着领导的批示件当 尚方宝剑 向有关方面施加压力 引发矛盾 因此 一般情况下 请示不直报送领导者个人 否则 收文机关可作退文处理 当然 上级领导个别交办的事项除外 但对上级领导个别交办的事项 在报送领导者个人的请示中 要作出说明 以免被退文 六 请示 应当一文一事 只主送一个机关 不抄送下级机关 包括三项内容 一是一文一事 各级政府机关或各个部门都有明确分工 各自只能办理职责范围内的事 如果一文数事 必然涉及几个主管部门 给公文交办带来困难 即使勉强交办出去了 可能造成相互推诿扯皮 二是请示公文只主送一个机关 请示的内容是要求答复的事项 主送机关有责任研究并作出答复 对相关的机关可以采用抄送的形式 以便主办机关征求意见或者会签 如果多头主送 会造成上级机关之间相互等待或者意见不统一 增加协调难度 影响工作效率 三是请示不同时抄送下级机关 请示的内容是没有决定的事项 只能在上级机关答复或者批准后 再通知下级机关 第五部分公文拟制 公文拟制包括公文起草 公文审核 公文签发等程序 1 内容要求符合国家法律法规和党的路线方针政策 完整准确体现发文机关意图 并同现行有关公文相衔接 一切从实际出发 分析问题实事求是 所提政策措施和办法切实可行 文种正确 格式规范 一 公文起草 2 文风要求 内容简洁主题突出观点鲜明结构严谨表述准确文字精炼 一 公文起草 3 方法要求深入调查研究 充分进行论证 广泛听取意见 公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项 起草单位必须征求相关地区或者部门意见 力求达成一致 机关负责人应当主持 指导重要公文起草工作 一 公文起草 审核重点 1 行文理由是否充分 行文依据是否准确 2 内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策 是否完整准确体现发文机关意图 是否同现行有关公文相衔接 所提政策措施和办法是否切实可行 3 涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见 二 公文审核 4 文种是否正确 格式是否规范 人名 地名 时间 数字 段落顺序 引文等是否准确 文字 数字 计量单位和标点符号等用法是否规范 5 其他内容是否符合公文起草的有关要求 二 公文审核 1 请示件 报告件没有标签发人姓名或没有签署单位公章的 2 请示件中所请示事项属政府职权范围内的工作的 3 请示件没有以党组 党委 名义上报的 4 请示件多头报送的 5 报告件中夹带请示事项的 6 正式文件无特殊原因送给领导个人的 7 文件内容有明显错误的 校核把关退文制度 公文应当经本机关负责人审批签发 重要公文和上行文由机关主要负责人签发 党委 政府的办公厅 室 根据党委 政府授权制发的公文 由授权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发 签发人签发公文 应当签署意见 姓名和完整日期 圈阅或者签名的 视为同意 联合发文由所有联署机关的负责人会签 三 公文签发 第六部分公文办理 公文办理包括收文办理 发文办理和整理归档 公文传递传输也是公文办理的重要环节 做好公文办理工作 一定要牢固树立程序 时效 跟踪 回复 主动服务 严谨细致 记录备忘 原则性与灵活性相结合的理念 条例 主要从运转角度 以流程为主线阐述公文办理相关内容 一 收文办理 收文可分为阅知性公文 以下简称阅件 和批办性公文 以下简称办件 两大类 收文办理主要程序包括签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复 各机关对办理环节的概括 流程不一致 还应注意研究公文办理体制机制等问题 以有利于分工协作 提升效率 1 签收注意两点 一是要清点信封或文件包数量 检查密封是否完好 核对信件实际件数 信封编号与签收单上的记载是否相符 二是要逐份清点核对所收文件的编号 份数与签收单上的记载是否相符 核对无误后 要签名或盖收文章收件 一 收文办理 2 登记公文登记的内容主要包括 编号 收文时间 来文单位 来文号 标题 密级 紧急程度 主送单位等 要详细记载收文的经办过程 便于工作中查询 登记不是一次完成 边办边登 多环节登记 一 收文办理 3 初审是否应当由本机关办理 是否符合行文规则 常见问题有 请示中一文多事 报告中夹带请示事项 将下级机关的请示事项原文转报上级机关 党委 政府办公厅 室 之外的业务部门擅自向下级党委 政府发布指令性公文 一 收文办理 文种 格式是否符合要求常见问题有 该用 请示 的用了 报告 主送 抄送机关标注不规范 上行文未标注 签发人 主附件分离 附件不全 缺页 错页 中间有空白页 印制歪斜 等等 一 收文办理 涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商 会签 常见问题有 未经协商就报文 已协商未达成一致意见且没有说明情况就报文 多个机关联合行文未会签完毕就报文等 一 收文办理 是否符合公文起草的其他要求 初审不符合规定的公文 要及时退回来文单位并说明理由 可以在退文时附退文单注明退文原因 或者将退文原因电话告知来文单位 初审合格的公文 进入承办程序 一 收文办理 4 承办承办阅件 阅件应合理确定分送范围并分送 在分送范围的确定上 以充分满足工作需要 发挥文件最大效用 符合保密要求为原则 一 收文办理 承办办件 办件应提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理 转办适用于党委 政府办公厅 室 根据有关规定有明确的授权 或请示事项明确在业务部门职权范围内的情况 拟办是文秘人员在对办件认真分析研究后 提出书面办理意见报机关负责人审核决策 一 收文办理 写拟办意见要注重以下几个方面 掌握文件内容 搞清请示事项 把握政策规定 领会有关意图 查找档案资料 对照先例比较 尊重部门意见 注意协商协调 立论有根有据 建议完整准确 用语规范简洁 答复简明得体 5 传阅 运转 送批 送阅 按顺序传批 适用于只有一份文件且需多人阅批的公文传阅 1 正传 按阅批人排序由前往后依次传阅 一般多用于阅知类公文 2 倒传 按阅批人排序由后往前依次传阅 一般多用于请示类公文 一 收文办理 分传对于保密要求特别严格的公文 可以采用专传的方式 即指定专人负责将公文在规定时间内送机关有关负责人阅批完毕 一 收文办理 传阅工作中的注意事项 一要随时掌握公文传阅去向和进度 二要控制公文传阅周期 时间 三要严格公文传阅范围 四要减轻机关负责人阅文负担 先摘编 五要确保传阅安全保密 六要适时将已传阅完毕的文件收回归档 6 催办区分情况适时催办 跟踪催办 重点催办 定期催办 7 答复办件办理完毕后 应将办理结果及时答复来文单位 并根据需要告知相关单位 一 收文办理 书面答复1 制发答复公文 2 印送批件 将机关负责人在办件上的批示复印或抄清后交来文单位和相关单位 3 发 办文通知 口头答复 电话答复面谈答复 一 收文办理 发文办理主要程序包括复核 登记 印制和核发 二 发文办理 1 复核已经发文机关负责人签批的公文 印发前应当进行复核 一 是否经过发文机关办公室审核 二 公文审批手续是否完备 审批手续包括2个方面 一是审批权限是否准确 二是审批的机关负责人有无遗漏 三 内容 文种 格式是否准确规范 二 发文办理 2 登记基本要求 复核后的公文 应在发文登记本或计算机系统中认真详细记载发文登记的内容 包括发文字号 标题 密级 紧急程度 签发人 主送单位 成文日期 分送范围 印发日期 印制份数等 二 发文办理 3 印制 一 确保质量 公文印制必须以经过机关负责人签发的定稿为依据 二 确保时效 尤其是对于标注特急或要求限时发出的公文 要严格按照时限印制完毕 不得延误 三 确保安全保密 涉密公文应当在具有国家秘密载体印制资质的单位或机关内部非经营性印刷厂 文印中心印制 二 发文办理 4 核发 一 认真检查成品文件质量 二 准确及时分发成品文件 二 发文办理 条例 规定 需要归档的公文及有关材料 应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定 及时收集齐全 整理归档 三 公文整理归档 收集范围材料归档范围是 1 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的公文材料 2 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文材料 3 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的公文材料 下级机关报送的重要公文材料 4 其他对本机关工作具有查考价值的公文材料 三 公文整理归档 在准确掌握归档范围的同时 还要准确掌握不需要归档的范围 两个以上机关联合办理的公文 原件由主办机关归档 相关机关保存复制件 机关负责人兼任其他机关职务的 在履行所兼任职务过程中形成的公文 由其兼职机关归档 三 公文整理归档 系统整理整理方法 1 装订 2 分类 3 排列 4 编号 5 编目 6 装盒 移交归档在移交之前 拟移交案卷的质量要经过档案部门检查验收 完成了移交工作 公文就正式转化为档案 三 公文整理归档 公文管理是指以安全保密和充分发挥公文效用为目标 在公文形成 传递 运转 存储 利用 整理归档 清退销毁等环节中所进行的规划 组织 控制 监督 保管 整理 统计 提供服务的职能活动 公文管理贯穿于公文处理工作全过程 是公文处理工作的重要保障 第七部分公文管理 一是有利于确保国家秘密安全 二是有利于充分发挥公文效用 三是为公文运转提供保障 一 公文管理的作用 1 统一管理统一管理要求公文由文秘部门或者专人管理 主要表现在收文发文归口管理 统一公文处理制度规范 统一公文运转程序 统一审核用印 统一整理归档 统一清退销毁等方面 二 公文管理基本要求 2 安全保密 条例 规定 设立党委 党组 的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室 并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备 3 有效利用4 完善制度 条例 规定 公文确定密级前 应当按照拟定的密级先行采取保密措施 确定密级后 应当按照所定密级管理 公文的密级需要变更或者解除的 由原确定密级的机关或者其上级机关决定 三 公文密级管理 1 绝密级国家秘密载体应当在符合国家