角色认识与时间管理ppt课件.ppt

主管领导力训练 一起思考 什么是领导 什么是管理 二者有何区别 管理就是通过他人做好工作领导是给予追随者以希望和价值 让追随者作领导人认为应该作的事 管理 被管理者只是作管理者要作的事 领导 追随者是作追随者自己要作的事 领导 角色认识时间管理压力管理 情绪管理意愿强化成长管理人际关系 长处管理冲突管理沟通管理工作激励 目标管理绩效管理 人员管理 自我管理 团队建设 管理 向上管理向下负责 自我管理 角色认识时间管理压力管理 角色认识 角色认识 信息沟通角色 及时将上级指令传达到下级 变为部属的行动迅速将外部讯息及部属情况回馈到上级 以供决策横向部门之间及时交流资讯 进展情况以利协作 角色认识 人际关系角色 在上级面前是被领导者 完成上级指令 在下级面前是领导者 下达指令并对结果负责在同级面前 协作者的角色在客户面前是公司形象的代表 代表公司履行各项职责 角色认识 决策者角色 将上级下达任务转化为部门目标 并有效解决目标实施中的问题帮助解决部属目标实施中遇到的问题要善于发现将来的问题 并将问题转化为机会 作为制定规划的依据 检验自己的领导行为 与人分忧了解每个人的长处 办公室的门虽设而常开 为人解决困难 提供意见 经常到现场帮员工加油谋求让员工更有生产力 更关注公司的目标 并公平地酬劳员工与员工相处融洽没有特权 高高在上看不见他的踪影 只会发号施令 等待结果出现只顾自己的利益 地位和自己的对外形象与员工关系不和有特权 走动式管理早到迟退平易随和虚心倾听同事和下属意见公司单位所重视的价值简单明了 在办公室里大呼小叫迟到早退看不起普通员工只会自己滔滔不绝地说教把公司单位的价值复杂化 随时可以找到公平有作决定的魄力谦虚谨慎不屈不挠地面对困难 有助理挡驾 普通员工找不着他对同事和地位相当的员工公平 对下层员工刻薄爱用老板作挡箭牌傲慢自大运用手段逃避困难 把确认的价值原则坚持到底简化问题能容忍公开的反对意见能叫出下属员工的名字有坚强的信念 只有在自己的利益受到危害时才坚持原则把问题复杂化不能容忍反对意见不能叫出下属员工的名字见风转舵 必要时拼命工作信任员工把重要的工作分配给别人做不作与公司发展无关的社交树立公司单位形象 不愿拼命工作 只强调客观原因只相信制度条文和纸上的资料把工作往身上揽对社交乐此不疲只树立自己形象 勇于承担责任把功劳归于他人信息回馈及时该处分人时 从不回避去芜存菁 遇事寻找替罪羊把功劳归于自己 并埋怨部属无能信息流到他办公室就出不来了找人充当恶人老想扩大自己的下属队伍 下属遇到问题时 总是去帮忙在求强的前提下求大尊重所有员工了解业务 知道业绩的真正贡献人说话诚实不欺 敢负责任 无端打扰下属工作 常把下属叫到办公室来开会和训话只求大鄙视基层员工不知幕后英雄为谁表态空洞无物 模棱两可 主动放弃不必要的控制权喜欢面对面交谈沟通直截了当言出必行 为下属员工所信任承认自己的错误 安慰承认错误的人 对控制权情有独钟喜欢报告申 批旅行喜欢转弯摸角脾气变幻莫测 只说下属员工爱听的话 讨好下属死不认错 老是责怪别人 不用行政规章来压人公开行事纸上作业少从内部提升人才信守承诺 老是装作公事公办的样子行动诡密酷爱纸上作业老是从外面挖墙脚不守诺言 办公室平实无华认为在单位还有人与自己一样有能力特别重视公司的目标和价值公司第一认为错误是种学习机会 只是不允许犯同样的错误 追求华丽的办公大厅贬低下属中的能人 以免威胁自己的地位只自己重视自己的目标和价值个人利益第一认为错误就是十恶不赦 应该大加责罚 时间管理TimeManagement 时间管理是什么 时间管理的架构每日行事安排的技巧时间管理的实务应用各阶层主管的时间管理 时间管理 跳出时间的陷阱 六大陷阱过多的电话不必要的会议不速之客无意义的档案无能的部属刁蛮的上司 时间管理是什么 什么是时间管理 一 时间管理不是要把所有事情做完 而是更有效的运用时间 时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外 另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做 二 时间管理不是完全的掌控 而是降低变动性 时间管理最重要的功能是透过事先的规划 做为一种提醒与指引 时间管理不是什么 时间本身不是问题 因为每个人每天所拥有的时间都是一样多所以时间管理的问题本身不在于时间 而是在于自己如何善用及分配你自己的时间 时间管理是什么 时间管理就是自我管理自我管理即是改变习惯 以令自己更富绩效 更富效能把事情很快地做完 叫做效率把事情很快又很对地做完 叫做效能时间管理就是事前的规划或长期的计划 你的时间管理出了什么问题 自我检查 1 我是否难以说清一天里做了些什么 2 我是否碰到了一个无法再拖延的问题 3 我是否做了实际上不需要做的事 4 我是否常常越权处理 5 我是否往往对某些任务要花费更多的时间 6 我是否难以按时赴约 7 我是否经常会忘记接下去准备做的事 如何找到原因 1 我做了什么根本不需要做的事 2 我做了什么能够由别人 并且应该由别人做的事 3 我做了什么耗时过长的事 4 我做了什么会浪费别人时间的事 你的时间管理出了什么问题 一 无法管理外在的要求 主管最大的困扰就是 太多来自外界的干扰 随时得放下手边的工作去做别的事情 担任主管的责任之一就是集合多人的努力 共同完成一份工作 换句话说 主管的工作有很大的一部份需要与别人互动 外界的干扰是主管工作的一部份 你可以排定某些时段做为你的缓冲时间 当有人临时找你需要讨论事情时 可以请他在你有空的时间再来 你的时间管理出了什么问题 二 做事没有方法 我们常运用自己所熟悉或直觉想到的方法做事 但事实上 这并不是最有效率的方法 完成一件事情 可以有许多方法 重点在于你能否找出最快速的方法 不要毫不考虑的就直接做了 先花几分钟的时间衡量一下 有什么方法可以更有效率的完成事情 你的时间管理出了什么问题 三 过度沟通而没有想法 如果真要开会 要避免毫无结果的讨论 当我们遇到问题时 第一个想到的是找人开会 希望多一点人一起商量讨论 但是 会议的核心目的在于做出决策 而非讨论 主管应该事先分析问题的可能原因 可能的解决方法 然后在会议上提出来让大家讨论 听听其它人有什么想法 这样可以让你原先的思考更为完整 而且可以当下做出决策 开完会后所有就能立即开始工作 时间管理的架构 艾森豪威尔法则 排出正确的优先级能量曲线原则 提高工作效率帕雷托Pareto法则 展开你的计划 时间如何取舍 艾森豪威尔法则 排出正确的优先级 请排出正确的行事优先级 A B C D 正确的行事优先级 象限法 排定Priority 时间的取舍技巧 很重要 很紧急 立刻亲自处理很重要 不紧急 计划性处理不重要 很紧急 授权委任不重要 不紧急 当作没看见 陷阱一 时间的配置不对 消极响应vs积极掌握危机就是转机规划重于做事最好的控制是预防预防胜于处理 不合理的时间配置 明智的时间配置 1 重要的事情着重在PlanPlan着重在DoDo着重在CheckCheck着重在Action2 重要的事情要逐渐地交给信任的部属 这叫 灌能 合理的时间配置 陷阱二 拖延 除了第四项以外 其它的做起来都不太愉快不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情 克服 思维习惯的改变 这件事令人感到为难 但是它非做不可 因此我将立即做完它 以便尽早忘掉它 养成速战速决的习惯将事情切成好几块小块任务 快速地完成每一块的任务完成最关键的部份 让事情看起来像做完80 陷阱三 事必躬亲 诸葛亮凡事必躬亲 后来过劳而死 为何事必躬亲 因为怕部属取代不放心部属 不信任部属要求标准过高 陷阱四 有求必应 会花太多时间 会牺牲第二项时间受人尊敬重要 还是受人欢迎重要 不好意思拒绝请托的原因接纳请托比拒绝请托容易担心触怒请托者想要做广受爱戴之好人不知如何拒绝他人之请托每个人都有一个好朋友 叫 施小惠 可以适当地拒绝 拒绝的艺术 如何说 不 1 舍得2 勇于拒绝3 交待 1 怡情养性2 轻松一下 Conclusions 时间管理架构 1 兵贵速战速决2 快刀斩乱麻 1 决胜于庙堂之上2 灌能 均衡 紧迫的事 不紧迫的事 重要的事 不重要的事 1 依 重要性 与 紧急性 将工作分为 A类 指计划于今日完成的工作B类 非A即B通常 1 A类工作不一定比B类重要 2 对今天而言 A B2 工作常可分为 1 欲交代部属处理的工作 2 要与人联络协调的工作 3 必须亲自单独处理的工作通常 1 2 3 如何决定工作的优先次序 如何提高工作效率 能量曲线原则 提高工作效率 如何提高工作效率 1 了解自己每天工作时段的特性 善用之 2 以PDCA分布周一到周五的工作性质 3 保持良好的体力 养成运动的习惯4 身心均衡地发展 培养良好的嗜好 注意研究你精力最充沛 脑子最清楚的时段 在此时段做最有价值的事 注意研究你注意力集中的时间有多长 在此时间内解决问题 该休息的时候一定要休息 在你感到疲倦之前就休息 你每天清醒的时间 就多增加了1小时 生理节奏法 1 工作时段分配法则 2 每周工作性质分配法则 如何展开你的计划 帕雷托Pareto法则 展开你的计划 良好的时间管理来自于计划 紧迫的事 不紧迫的事 重要的事 不重要的事 P A D C 不好 好 耗用时间 花时间在计划上才是最节省时间的作法 耗用时间 你会怎么做 假如你手中有100张美钞 其中有二张为百大钞 其余98张则为一元小钞 若将这100张钞票撒向天空 任由人们来捡 请问您会如何下手 在最短时间内抓到最多的张数 设法找到那二张百元大钞 行有余力 再抓其余一元小钞 可怕的80 20理论 80 的手机来电 来自20 朋友80 的生产力 来自20 上班时间80 的请假单 来自20 员工80 的业绩 来自20 客户 80 20法则 帕雷托Pareto法则 二八法则 花最少的力气 获得最多的效益你所完成的工作里 80 的成果 来自于20 的时间 也就是说80 的努力是与成果无关的 80 20原理意示图 80 时间 20 时间 80 成效 20 成效 重要的少数事物 琐碎的多数事物 一日之计在昨天下班前一周之计在于周日一月之计在于月底 每日行事安排的技巧 每日行事安排的技巧 事件取舍性质分析确立目标时间评估排定顺序执行时段执行检讨其它 每日行事安排的技巧 我今天如何可以让我更接近我的目标 以完成自己人生目标一小步为主 不是只为别人做事而已 不轻易的答应 勇于拒绝说 轻诺者必寡信 我今天可以做什么 好让今天有最多的喜悦 事件取舍性质分析确立目标时间评估排定顺序执行时段执行检讨其它 每日行事安排的技巧 重要 紧急性的设定 该延就延 重要指的是对自己的重要 艾森豪威尔法则授权 委外代工 什么事 谁合适 他甘愿做的动机 他如何做 他打算做的计划实施表 何时该完成 督导时间 奖励办法 相关任务 一并处理 事件取舍性质分析确立目标时间评估排定顺序执行时段执行检讨其它 每日行事安排的技巧 事件取舍性质分析确立目标时间评估排定顺序执行时段执行检讨其它 目标三原则 导向原则 依据公司总体目标及上级目标设立部门或个人目标SMART原则 即目标要符合五项标准具体的 Specific 可衡量的 Measurable 可达到的 Attainable 相关的 Relevant 基于时间的 Time based 承诺原则 上下级共同制定目标 并形成承诺计划的20 弹性时间 每日行事安排的技巧 每件事要给完成的时间 时限化 及时段计划的20 弹性时间 事件取舍性质分析确立目标时间评估排定顺序执行时段执行检讨其它 每日行事安排的技巧 依重要性排出顺序来 依顺序一件一件地往下做 事件取舍性质分析确立目标时间评估排定顺序执行时段执行检讨其它 每日行事安排的技巧 时间大饼的分割控制 法则每天只安排50 的时间 其它留给弹性时间 突发事件及休息时间休息时间 每小时有 分钟的休息 大休息时间 事件取舍性质分析确立目标时间评估排定顺序执行时段执行检讨其它 每日行事安排的技巧 人喜欢 快乐 的感觉 不要把自己当机器目标引起强烈的行动早上刷牙想一遍今日行事及促进心情的愉快与自我激励决策系统化 加权 会议的管理与主持避开干扰 找话题 上厕所 手机叫 专心做事独立时间 分钟的提早利用生理时钟及黄金时间 9 11 16 18 20 21 固定时段采买集中联络及锁事处理Postit 色彩化的提示 的有效运用目标 事件取舍性质分析确立目标时间评估排定顺序执行时段执行检讨其它 每日行事安排的技巧 自己的宁静时间 自我醒察 目标1小时晚上刷牙时进行本日行事检讨及思索明日行事安排人类最大最可怕的习惯是 习惯去习惯 一个安逸的环境 养成一个 懦夫 不要怨天尤人 因那都是自己习惯得来的斩断过去的包袱 打造自己的未来 事件取舍性质分析确立目标时间评估排定顺序执行时段执行检讨其它 每日行事安排的技巧 习惯的养成 慢跑 运动 成功的人 不外乎能有 好习惯 耐性 毅力 训练自己去习惯渐渐的改变一个好的个人经营管理手册 事件取舍性质分析确立目标时间评估排定顺序执行时段执行检讨其它 时间管理的实务应用 有效的開會 授权 电话管理 有效的开会 meeting 会议的时间管理 会议时间下午比上午适当周一的下午及周五的下午是管理的黑暗期 最不适合开会或做任何决定 最好也不要用来开会 避免 议而不决 决而不行 会议时间以六十至九十分钟最恰当重要会议不要超过九十分钟 一般会议六十分钟就一定结束 会议场所主席要背对大门与会者面对大门 会使迟到的人心生恐惧而减少迟到 会议的人数愈少愈好不要因为这件事只有一点点相关 就找一个人来开会 只要会后把结果告诉这个单位或这个人就可以了 会议的时间管理 主席需经过议事议程训练许多主席本身不知道如何主持会议 主席所负责的是确保议事议程顺利进行 以及时间控制得当 而不是要来训话或是做裁判的 会议避免例行性参与会议的人会有个习惯 待议的事会到前一天才会进行协调或准备 由 例行性 变成 经常性 在管理上就更符合时间控制的要求 会议的时间管理 会议室不可太过舒适安逸的环境延缓会议的进行 尤其不可的是有电话 会议中不可有任何干扰 包括送数据 茶水或接电话都是禁忌 会后纪录应于72小时内送交与会人员跟催会议纪录需经与会人员签字 及主席认定内文无误之后再传交与会人员 每件跟催事项都要有窗口及时限 因为 时限 代表 实现 会议的时间管理 会议数据及设备需先妥备常听见有的人进会议室前还在问 今天开甚么会 议程 预期会议目标 准备文件数据 会议时间地点 最好在会议通知内注明清楚 会议的时间管理 时间管理的实务应用 有效的開會 授权 电话管理 电话管理 没有助理1 同事2 留言系统3 灯号取代铃声4 拔掉电话插头5 隔绝电话 时间管理的实务应用 有效的開會 授权 电话管理 授权 我是万能的 焦头烂额的经理人养了一堆没事做的属下沮丧的员工 不被信任 才能无从发挥经理人无法专心从事改善公司作业等的思考 清楚描述 下个步骤 并确认其重要性指派给至少能完成这件事的最低阶层员工a 给予建议 然后行动b 行动 然后给予建议安排适当的后续追踪时间 经理人 授权时应注意 1 有一套制度用以监督管理2 你选择的人务必是心甘情愿 并且有能力3 教育部属 指导部属使他们有成长的机会4 确定他们有必要的工具和支持供给 以便完成工作5 鼓舞部属 促使部属保持积极与热诚的态度6 授权意味着不仅要分配不好干的事 也要分配容易做的事7 不能把自己难以胜任的工作转交给别人 授权的技巧 授权的技巧 任务分析人选安排目标设定 上限 比他能力高一点点 下限 引发他的兴趣或责任 与激励执行方式 工具 表格基本技巧训练执行期间设定执行人提出计划执行督导与激励检讨 各阶层主管的时间管理 基层主管的时间管理中阶主管的时间管理高阶主管的时间管理 基层主管的时间管理 与基层人员相比 显然感觉到时间愈来愈不够用必须管人 需要花掉很多时间来沟通 不再是单兵作业要参加很多经常性会议 这些非自主事件占据许多时间 基层主管的时间管理 MEMO纸时代 行事历时代第一代时间管理 忙得时候怕忘记一些琐事 急忙用纸片记录下来 有空就去做第二代时间管理 有固定的时刻需要参与 要将时间排好 用日记簿登录记下 基层主管的时间管理 学习的三大课题 排时间 学习待人 也就是沟通学习聆听 也就是了解问题 基层主管的时间管理 排时间 许多人抱怨自己排得很好 却忙得团团转 那是因为时间的弹性留的太少 每个约会之间没有足够的空隙 所已变成没有转圜的余地 这种基层主管每天只像是救火队员 焦头烂额的穷于应付各种事件 好像很敬业 却无法又进一步升迁的机会 基层主管八大时间管理要点 耐心聆听基层员工的声音 找出问题的根源 问题通常隐含在事实表面以下 不会揭露出来 不断的听 一直的问 才能水落石出 找到真正问题的关键 基层主管八大时间管理要点 搜集各项工作现场所发生的问题忠实报告 基层主管有义务找到事实的真相 并且建议改善的方法 许多人的反应都藉助口头的说明 更重要的是要时常养成书面记录的习惯 上司不一定何时会找你 但是有了书面记录可以随时让上司了解进度和问题 基层主管八大时间管理要点 发生问题立刻寻求解决 自己无法解决则找主管说明 这里的问题是指立刻需要有答案的问题 像是客户的投诉要求赔偿 或是工作现场紧急发生的状况 这一类的事 不能拖延 以防止事态扩大 所以就得快速呈报主管 以便找到解决之道 基层主管八大时间管理要点 想办法将高阶主管的命令圆满传达 传达 并不是一件简单的事 原因是大部分的人 都喜欢加油添醋 用自己的意思解释上级的命令 使得上情不能下达 或者上情被严重曲解 穿凿附会 基层主管八大时间管理要点 避免杂乱无章的工作秩序 耽误工作上的时机 基层主管在自己工作环境里 必须以身作则 若把上班地点当作自己家一样 随处乱放乱用 将会使得效率降低 没有回转的空间 就不会有时间 基层主管八大时间管理要点 绝不拖延问题 以造成更大的危机 拖延 是一种习惯 往往在 拖延 下 造成恶性循环 拖延 的原因很多 一般而言都是上级没有指示 不知如何是好 或者时间不够 无法顺利处理 然而 这是工作需要 基层主管必须克服 绝不能说 上级没有指示 我也不知道该如何是好 一方面要不断锲而不舍的说明事情的严重性 一方面谋求解决的方法 基层主管八大时间管理要点 日常例行性工作 如电话 文书 档案处理等项均尽量遵守时间管理的原则处理 基层主管若在处理日常行政工作节省时间 就能留出更多的时间思考 充分利用等候时间 进行日常应完成而拖延的事物 许多人是忙时太忙 闲时太闲 我们应该训练自己 随时都有事情可做 随时都有空 将工作 化整为零 化零为整 这样的时间预算才有弹性 中阶主管十五项时间管理要点 确立书面的工作目标 以往可能的工作习惯是用 想 的目标 现在无论如何要练习用 写 的目标 落实SMART原则 编排工作的优先级 往往在同一时间内 事情会同时发生 例如 正在开会 客户来电话 老板在叫你 当许多事件同一时间来临时 学会排定优先级就很需要 善用帕累托法则 中阶主管十五项时间管理要点 巅峰效率的训练维持 3C原则 经常保持这种效率而不低落 就能加速完成既定的任务 Commitment 有毅力的执行Confidence 有信心的完成Control 有秩序的控制 尽量保留思考的时间 保持每天有百分之七的时间 思考 也就是每天有半小时全然不被打扰的时间将会是最好的 也许在通勤途中 或午休时间都行 中阶主管十五项时间管理要点 时间排程需保持弹性 排程太满 没有转寰的余地就不能应付意外事件或紧急任务 因此 排程一定要有较多的弹性 如果非自主事件过多 就不要再勉强插入自主事务 以免时间太紧 所做出的过早决定 反而影响效率 中阶主管十五项时间管理要点 利用部属的充份授权 此刻是一个学会充份授权的好机会 如果学不会 将无法晋升高阶主管 授权之前 中阶主管当然要花时间在选才和育才上面 授权并不是把任务分散到不可靠的 或没有经验的人身上 那就要给自己找大麻烦了 授权就是找对的人 做对的事 中阶主管十五项时间管理要点 淘汰不用的保留空间 最好是每天下班前收拾桌面一次 每三个月定期清理一次橱柜 每半年整个办公室大整理一遍 有了空间 东西找得到 才不会浪费时间 充份沟通的决策模式 位于中阶主管 必须做的决定要更为快速正确 必须拿捏恰如其份 因此必须利用更多的沟通手法来进行决策判断 中阶主管十五项时间管理要点 空余时间要有事可做 每个忙人都会觉得自己是天下最忙的 其实再忙也有空余时间 也就是零碎时间 例如 等 人 等 开会 等 车 等 开机 等 老板决定 这些个等就不胜奇多 我们是否能化零为整 充份运用 中阶主管十五项时间管理要点 任何事情都设定时限 尤其是交待部属的工作 一定不要模糊不清而且没有时效 再双方都确认的时间底限之前 还必须找到一个CheckPoint的时间点 以便确定工作可以如期完成 中阶主管十五项时间管理要点 果决明快一次处理 绝对遵守不拖延的习惯 尽量保持自己能够专心一次处理完毕 不要看了又看 一延再延 想要做果决明快的人 并非是个性使然 而是经由训练或经验值而使然 而且 居于中阶的位置也不容许拖延 中阶主管十五项时间管理要点 乐观积极的避免干扰 做事不被干扰是几乎不可能的 但管理者必须打破这种不可能 变成可能 如果任由干扰继续 有人会上班找你聊天 有人会做不速之客 有人报告十分冗长 有不该你做的事都渐渐习惯给你做 随时StandBy固然正确 却不是门户洞开的代名词 否则后患无穷 中阶主管十五项时间管理要点 拨出时间来训练部属 许多人认真批评部属的过错 却没有认真教他们该怎么做 错在那里 因而一错再错 高阶主管离开基层较远 中阶主管因此必须负担起员工成败的大部份责任 员工训练是重要但非紧急的事 但是常会被忽略 尽量减少定期的会议 任何制式化 定期式的会议都没有很好的效果 例如每周三举行部门会议 就往往到周二才会有些进度 既花时间又毫无效果 解决不了甚么问题 只要是能够减少一个会议 同时间内大家就可以做更多的事情 中阶主管十五项时间管理要点 下班之后就不再上班 工作和生活分开 这样比较能有更宽广的思考和学习的空间 中阶主管往往为了工作 常常加班 即使下班 也把工作情绪带回生活里 认为工作是生命唯一的意义 这显然是危险的观念 更是没有效率的想法 唯有专心工作 但也专心生活才能取得生命中的平衡点 生命才更有意义 高阶