工程项目系统分析.ppt

第2章工程项目的系统分析 本章提要 工程项目系统描述的几个角度 即技术系统 目标系统 行为系统 行为主体系统等 他们从不同的角度定义了项目的形象 项目目标通过各个系统的综合作用实现 工程项目环境系统的结构 在工程项目的实施过程中应注意环境的变化以及对技术系统 目标系统 行为系统的影响 工程项目系统分析方法 主要是技术系统的结构分解方法与实施过程的分析方法 工程项目管理最基本 最重要的方法之一 结构分解方法 第一节工程项目的系统性 工程项目管理的系统观念 工程项目的系统描述 目标系统对象系统行为系统组织系统工程项目的系统特点 一 工程项目管理的系统观念 系统是由若干个相互作用和相互依赖的要素组合而成 且有特定功能的整体 任何工程项目都是一个系统 系统方法是项目管理最基本的思想方法和工作方法 任何项目管理者 项目的参加者 工程技术人员首先必须确立基本的系统观念 全局的观念 系统地观察问题 解决问题 作全面的整体的计划和安排 减少系统失误 在采取措施 做出决策和计划并付诸实施时要考虑各方面的联系和影响 追求项目的整体最优化 强调系统目标的一致性 强调项目的总目标和总效果 而不是局部优化 系统的集成 项目全生命周期管理 将项目各个职能 如成本管理 进度管理 质量管理 合同管理 信息管理等综合起来形成的项目集成管理系统 工程项目系统集成要求项目管理者必须进行项目全生命周期的目标管理 综合的计划 综合的控制 良好的界面管理 良好的组织协调和信息沟通 二 工程项目的系统描述 1 工程项目的目标系统对工程项目所要达到的最终状态的描述系统 工程项目具有明确的目标系统 它是项目管理过程中的一条主线 工程项目目标系统具有如下特点 结构层次性 总目标 子目标 可操作目标 完整性 目标系统应能完整地反映上层系统对项目的要求 特别是强制性目标 目标系统的缺陷会导致工程技术系统的缺陷 计划的失误和实施控制的困难 目标的均衡性 动态性 工程项目的目标系统是在项目目标设计 可行性研究 技术设计和计划中逐渐建立形成的 由于环境不但变化 上层系统对项目的要求也会变化 项目的目标系统在实施中也会产生变更 目标系统由项目任务书 技术规范 合同文件等定义 项目的目标与项目管理目标的联系和区别 项目目标是针对整个工程生命周期的 是上层系统对项目的要求 它主要解决上层系统的问题 所以他常常体现在工程项目的运营阶段上 项目管理的总体目标是保证项目目标的实现 所以项目管理的目标是项目目标的一部分 并为之服务 2 工程项目的对象系统工程项目是要完成一定功能 规模和质量要求的工程 这个工程是项目的行为对象 他是由许多分部 许多功能面组合起来的综合体 有自身的系统结构形式 他通常是实体系统形式 可进行实体的分解 得到工程结构 例如 一个工厂是由各个车间 办公楼 仓库 生活区等构成 每一个车间又可以分解为建筑 结构 水电 机械等专业要素 工程项目的对象系统决定着项目的类型和性质 决定着项目的基本形象和最本质特征 决定项目实施和项目管理的各个方面 由项目的设计任务书 技术设计文件 如实物模型 图纸 规范 等进行定义 通过项目实施完成 对项目对象系统的要求 1 2 3 4 3 项目的行为系统 是由实现项目目标 完成任务所有必需的工程活动构成 这些活动之间存在各种逻辑关系 构成一个有序的动态的工作过程 对项目的行为系统的基本要求 它应包括实现项目目标系统所必需的所有工作 并将它们纳入计划和控制过程中 保证项目实施过程程序化 合理化 均衡地利用资源 降低不均衡性 保持现场秩序 保证各分部实施和各专业之间的有利的 合理的协调 通过项目管理将上千个 上万个工程活动导演成一个有序的高效率的经济的实施过程 是抽象系统 由项目结构图 网络计划 实施计划 资源计划等表示 4 项目组织系统项目组织是由项目的行为主体构成的系统 由于社会化大生产和专业化分工 一个项目的参加单位 或部门 可能有几个 几十个 甚至成百上千个 常见的有业主 承包商 设计单位 监理单位 分包商 供应商等 它们之间通过行政的或合同的关系联接成一个庞大的组织体系 为了实现共同的项目目标承担着各自的项目任务 项目组织是一个目标明确 开放的 动态的 自我形成的组织系统 三 工程项目的系统特点 结合性 相关性 目的性 开放性 动态性 其它 新颖性 复杂性 不确定性 第二节工程项目的系统环境 工程项目的环境及其作用 项目环境调查的内容 工程项目环境调查的要求 调查方法 一 工程项目的环境及其作用 指对工程项目有影响的所有外部因素的总和 它们构成项目的边界条件 环境对工程项目的影响主要体现在 环境决定着对项目的需求 决定项目存在的价值 工程项目必须从上层系统 必须从环境的角度来分析和解决问题 环境决定着项目的技术方案和实施方案以及它们的优化 环境是产生风险的根源 为充分地利用环境条件 降低环境风险对项目的干扰 项目管理者必须进行全面的环境调查 必须大量地占有资料 在项目的前期策划 设计 计划和控制中研究和把握环境与项目的交互作用 二 项目环境调查的内容 社会的政治环境 社会的经济环境 社会的法律环境 自然条件 项目基础设施 场地周围交通运输 通讯 项目各参加者的情况 其它方面 同类工程的资料 三 工程项目环境调查的要求 满足项目管理所要求的详细程度 一般在工程前期调查比较宏观和总体的情况 而在立项和技术设计 计划中所做的调查必须逐步具体和详细 上层管理者注重宏观 而下层管理者注重细节 不同的主体调查的内容 范围和深度不同 系统性 环境调查前对调查的内容进行系统分析 以确定整个调查的体系 即将环境系统结构化 使调查工作程序化 不会遗漏应该调查的内容 委派专人负责具体内容的调查工作 由他对调查内容的正确性承担责任 对调查内容作分析 数据处理 推敲它的真实性 可靠性 登记归档 这些调查资料不仅当前有用 而且在整个项目过程中 甚至在以后从事新的项目时还可能用到 是企业的宝贵信息资源 项目环境调查分析表 客观性 实事求是 用数据说话 定性和定量相结合 合理的预测 由于项目的实施和运行是未来的事 所以环境调查不仅应针对现状 还要了解历史情况 更重要的是由过去和现状来预测未来 注意环境与项目的交互作用 以及它的变化对总目标的影响 四 环境调查的方法 新闻媒介 如报纸 杂志 电视等 专业渠道 如学会 商会的资料 寻求咨询服务 派人实地考察 调查 专家调查 直接询问 第三节工程项目的结构分析 工程项目结构分析的概念 项目管理中常用的系统分解方法 工程项目结构分解 工程项目分解结构编码设计 工程项目结构分解的作用 项目结构分解的基本原则 一 工程项目结构分析的概念 项目是有许多相互联系 相互影响 相互依赖的工程活动组成的行为系统 它具有系统的层次性 集合性 相关性 整体性特点 按系统的工作程序 在具体的项目工作 如设计 计划 实施 之前 必须对这个系统做分析 确定它的构成以及它的系统单元之间的内在联系 工程项目结构分析工作包括如下几方面内容 对项目的系统总目标和总任务进行全面研究 以划定整个项目的系统范围 包括工程范围和项目所包括的实施责任范围 工程项目的结构分解 即按照系统分析方法将由总目标和总任务所定义的项目分解开来 得到不同层次的项目单元 项目单元的定义 将项目目标和任务分解落实到具体的项目单元上 从各个方面 质量 技术要求 责任人 费用 工期等 对他们作详细的说明和定义 项目单元之间界面的分析 包括界限的划分与定义 逻辑关系的分析 实施顺序的安排 将全部项目单元还原成一个有机的项目整体 项目结构分析是项目管理的基础工作 对整个项目的顺利完成至关重要 在国外被称为 计划前的计划 或 设计前的设计 二 项目管理中常用的系统分解方法 结构化分解方法 任何项目系统都有它的结构 都可以进行结构分解 例如 工程的技术系统可以分解成子系统 功能区间和专业要素 项目的目标系统可以分解成系统目标 子目标 可执行目标 过程化方法 项目有许多活动组成 活动的有机组合形成过程 在项目管理中可从以下几个角度进行过程的分解 项目的实施过程 前期策划 设计 计划 施工等 管理工作过程 预测 决策 计划 控制 反馈等 行政工作过程 各种申报批准过程 专业工作的实施过程 三 工程项目结构分解 工程项目结构分解的结果项目结构分解是将项目行为系统分解成互相独立 互相影响 互相联系的工程活动 在国外的项目管理中称这项工作为工作分解结构 即WBS WorkBreakdownStructure 工程项目结构分解的结果有 树型结构图项目结构分析表 项目结构图 项目结构分析表 项目结构分解过程 对于不同种类 性质 规模的项目 从不同的角度 其结构分解的方法和思路有很大的差别 但分解过程却很相近 其基本思路是 以项目目标体系为主导 以工程技术系统范围和项目的总任务为依据 由上而下 由粗到细的进行 一般经过如下步骤 将项目分解成单个定义的且任务范围明确的子部分 研究并确定每个子部分的特点和结构规则 它的实施结果以及完成它所需的活动 以作进一步分解 将各层次结构单元收集到检查表上 评价各层次的分解结果 用系统规则将项目单元分组 构成系统结构图 分析并讨论分解的完整性 由决策者决定结构图 并形成相应的文件 建立项目的编码规则 对分解的结果进行编码 某项目结构分解图 四 工程项目分解结构编码设计 对每个项目单元进行编码是现代化信息处理的要求 通过编码给项目单元以标识 使它们互相区别 编码能够标识项目单元的特征 使人们以及计算机可以方便地 读出 这个项目单元的信息 在项目管理过程中网络分析 成本管理 数据的储存 分析 统计 都靠编码识别 编码设计是保证整个项目的计划 控制工作和管理系统的运行效率的关键 项目的编码一般是按照结构分解图 采用 父码 子码 的方法编制 五 工程项目结构分解的作用 保证项目的系统性和完整性 分解结果代表被管理项目的范围和组成部分 它应包括项目所包含的所有工作 不能有遗漏 这样才可能保证项目的设计 计划 控制的完整性 使项目的组成明确清晰 方便观察 了解和控制整个项目过程 用于建立项目的目标保证体系 进行项目分标 建立项目组织 落实组织责任的依据 是网络分析的基础 可用于进度控制 作为项目报告系统的对象 是进行各部门 各专业的协调手段 项目中的大量信息 如资源的适用 进度报告 成本开支 变更等 都是以项目单元为对象收集 分类和沟通的 六 项目结构分解的基本原则 应在各个层次上保持项目的完整性 一个项目单元只能从属于一个上层单元 不能同时交叉属于两个上层单元 由一个上层单元J分解到的几个下层单元J1 J2 J3 Jn应有相同的性质 项目单元应能区分不同的责任者和不同的工作内容 应有较高的整体性和独立性 单元之间的工作责任 界面应尽可能少而明确 方便目标和责任的分解和落实 项目分解结构应有一定的弹性 应能方便地扩展项目的范围 内容和变更项目的结构 符合要求的详细程度 层次单元过少 项目单元上任务和信息量大 难以具体地 精细地进行设计 计划和控制 失去分解的作用 层次单元过多 项目结构失去弹性 计划困难 组织跨度大 信息量大 其它 能方便地应用工期 质量 成本 合同等管理方法和手段 符合计划 项目目标跟踪和控制要求 注意物流 资金流 信息流的过程 效率和质量 最底层单元的单位成本不要太大 工期不要太长 否则可控性差 确定结构分解的详细程度需要考虑的因素 项目承担者的角色 工程的规模和复杂程度 风险程度 承 分 包商或工程小组的数量 项目实施的不同阶段 各层次管理者对项目计划和实施状况报告的结构 详细程度和深度的要求 第四节工程项目系统界面分析 界面的概念界面管理项目系统界面的定义文件 一 界面的概念 系统内部 系统与外部 项目的系统单元之间相互作用 相互影响 对单元之间界面的划分及关系的确定是项目分析的重要内容 目标系统的界面 目标因素之间在性质上 范围上相互区别 但它们之间又相互影响 依存关系 如产品的销售量与利润之间 冲突 如环保标准与投资利润率 技术系统的界面 各专业之间的依存和制约关系 各功能区间之间的空间上的联系 技术系统界面的划分对工程项目结构分解和合理分标的影响很大 这涉及合同界面的划分及界面附近工作的责任归属问题 行为系统界面 主要是工程活动之间的逻辑关系 通过项目单元之间联系的分析 将项目还原成为一个整体 将静态的项目转化为动态的过程 对逻辑关系的安排实质上是对项目实施流程的设计和定义 最终以网络计划的形式描述项目流程 行为系统中 里程碑事件都位于界面处 各种管理工作最为活跃和重要 如设计 招标 施工 运行 组织系统界面 项目组织划分为不同的单位和部门 它们各自有不同的任务 职责和权利 项目组织责任的分配 项目管理信息系统的设计 组织的协调主要就是解决组织界面的问题 不同的组织有不同的目标 组织行为和处理问题的风格 它们之间又复杂的工作交往 信息交往和资源的交往 组织责任的互相制衡是通过组织界面实现的 签订合同是一种关键性的界面活动 项目的各类系统与外界环境系统之间存在着复杂的界面 项目所需的各种资源需通过界面由外界输入 项目向外提供的产品 服务 信息通过界面输出 为取得项目的成功 项目组织必须疏通与环境组织 如外部团体 上层系统组织 顾客 承包商 供应商的关系 特别是要获得上层系统的授权和支持 把来自环境的外部干扰减至最少 二 界面管理 在项目管理中 界面管理十分重要 大量的矛盾 争执 损失都发生在界面上 是项目管理的重要对象 界面管理首先要保证系统界面之间的相容性 使项目系统单元之间有良好的接口和相同的规格 铁路宽窄轨 进度计划上报 保证系统的完备性 不失掉任何工作 设备 数据 防止发生工作内容 成本和质量责任归属的争执 对界面进行定义形成文件 当工程发生变更时应特别注意变更对界面的影响 界面通常位于专业接口处 项目生命周期的阶段连接处 项目控制必须在界面处设置检查验收点 大量的管理工作也集中在界面上 在项目的设计 计划和施工中 必须注意界面之间的联系和制约 解决界面之间的协调 障碍和争执 主动地管理系统界面 对相互影响的因素进行协调 三 项目系统界面的定义文件 项目系统界面定义文件应能够综合地表达界面上的信息 如 描述的方式多样 界面的位置组织责任的划分技术界限工期界