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内审知识培训 1 目录 1 与审核有关的名词和术语2 审核方法3 审核步骤 2 1与审核有关的名词和术语 3 1与审核有关的名词和术语 1 1审核为获得审核证据并对其进行客观的评价 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的并形成文件的过程 理解 审核的系统性体现在审核是一个有计划 有组织 有领导和有控制的 相对独立的活动 审核的独立性体现在审核组是一个相对独立的组织 不会受到内部机构和人员的影响 审核是一个文件化的过程 审核需要依据审核准则文件 需要形成审核的记录和报告等大量文件 4 1 1审核审核形式 依据目的和执行者的名义 可以分为 1内部审核 又称第一方审核 用于内部目的 由组织自己或以组织的名义进行 可作为组织自我合格声明的基础 2外部审核 包括通常所说的 第二方审核 和 第三方审核 第二方审核由组织的相关方 如顾客 或由其他人员以相关方的名义进行 第三方审核由外部独立的组织进行 这类组织提供符合要求 如 GB T19001和GB T24001 1996 的认证或注册 1与审核有关的名词和术语 5 1 1审核从被审核对象上来说 审核有过程审核和体系审核之分 我们培训的审核 仅针对 体系审核 体系审核的目的是 判断体系符合审核准则的程度 一般得出的结论是与 体系的符合性 充分性和有效性 有关 体系审核中需要做的工作 1收集审核证据 审核员的工作 2对证据进行评价得出审核发现 审核员的工作 3依据审核发现和审核目的 得出审核结论 审核组的工作 1与审核有关的名词和术语 6 1 2审核准则用作依据的一组方针 程序或要求 理解审核准则是与体系有关的 指导审核员收集证据程序 标准等 如 管理体系标准 如ISO9001ISO14001GB T28001CMB253等 适用的法律法规和其他要求 如法律 规章 行业标准 地方标准 政府禁令 上级公司的要求等 企业的方针和目标企业的 管理手册 和 程序文件 企业标准 和 企业制度 等 1与审核有关的名词和术语 7 1 3审核证据与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述或其他信息 注 审核证据可以是定性的或定量的 理解记录 企业各类载体记载的信息 如表格 报告 图片等 事实陈述 被审核人在接受审核时做出语言回答 并经过确认无误 其他信息 如媒体报到 1与审核有关的名词和术语 8 1 4审核发现将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果 审核发现有符合的 有不符合的 不符合的被称作 不符合项 不符合项按照不符合的程度 又常常分为 观察项 一般不符合 和 严重不符合 1与审核有关的名词和术语 9 1 5审核方案针对特定时间段所策划 并具有特定目的的一组 一次或多次 审核 理解特定时间段一般为一年 所以 审核方案多为年度审核方案 在年初制定 审核方案是针对一组 一个以上 的审核活动的安排 如包含内部审核和外部审核的安排 当年度内只有一次审核时 审核方案 可以 审核实施计划 来代替 1与审核有关的名词和术语 10 1 6审核组实施审核的一名或多名审核员注1 通常任命审核组中的一名审核员为审核组长 注2 审核组可包含实习审核员 在需要时或包含技术专家注3 观察员可以随同审核组 但不作为其成员 理解审核组可以由一名审核员组成 技术专家可以作为审核组成员 但仅仅向审核组提供技术支持 不得直接从事审核 实习审核员可以执行审核 观察员可以随同审核组一起 但不得参与审核组的任何工作 更不能审核 1与审核有关的名词和术语 11 1 6审核组理解对内审而言 内审员不得审核自己的工作 也就是说不得去审核自己的工作或者部门 目的在于保持审核的独立性和公正性 1与审核有关的名词和术语 12 1 7审核员有能力实施审核的人员 理解能力 源于知识 技能和经验 对于审核员来说 必须具备审核的知识 审核的技巧和一定的审核经验 包括 安健环法律知识 实际操作和标准知识识别和评价上述知识在组织中应用的能力安健环审核原则和审核实践的知识评价安健环审核实践的能力审核方法和技巧的知识和经验能力应得到适当的认可 如培训合格 并经过任命或者授权 1与审核有关的名词和术语 13 1 7审核员审核员应具备的基本技能 擅长清晰地表达概念和观点 包括口头和书写善于外理人与人之间的关系 诸如 得体的言行和聆听独立工作 处事不偏不倚 客观公正在实行有效审核中表现出丰富的管理知识能对突发现象作出合理判断和应变 1与审核有关的名词和术语 14 2审核方法 15 2审核方法 2 1审核方式审核方式有两种 集中审核 在一个相对集中的时间内 审核组完成体系内全部元素 过程 和全部单位的审核 审核全过程时间一般不会超过一周 如当前认证机构执行的外审 滚动审核 在一个相对较长的时间内 有计划按照一定的路线 部门 或者元素 对体系进行审核 一个完整的审核时间一般在一个月以上 但不会超过半年 保持一年两次审核 少数企业内审采用这种方式 16 2审核方法 2 2审核路线审核路线可以根据体系元素来安排也可以根据被审核的部门来安排 按部门查元素 过程 审核期间 审核员到达被审核部门 对部门涉及的元素和过程的管理进行审核 原则是 主责过程必查 次责过程抽查 当前的三标审核一般采用这种做法 按元素 过程 查部门 在审核期间 审核员集中在一个地点 按照一定的分工 分别对体系元素的管理进行审核 该元素涉及哪些单位 就审核哪些单位 当前的NOSA审核就采用这种做法 17 2审核方法 2 3审核方法审核员在进行现成审核时 采取的审核方法就是抽样 因为下列原因 审核只能采用抽样的方法 无论采用哪种方式 或者审核路线 现场审核的时间是有限的 现场审核时 需要审核的对象 样本 非常多 不可能实现全部样本的审核 18 2审核方法 2 3审核方法抽样风险因为抽样的随机性和样本的代表性 因此 审核和被审核双方必须面对以下风险 在很差的样本空间中 抽取的样本都是好的 因此 执行很差的过程得出正面的结论 在做的好的样本空间中 抽取的样本都是差的 因此 执行好的过程被得出负面的结论 因此 受审核方要正确认识审核工作 不能因此而对审核员个人产生任何的误会和歧意 19 2审核方法 2 3审核方法抽样的步骤确定被审核对象 如废弃物管理确定抽样群体 如产生废弃物单位 回收单位 转移单位 处置单位或者他们的组合选择抽样方式 指定抽样或者随机抽样 确定样本空间 按照时间或者空间来确定被审核的样本的空间 然后确定需要抽查的样本大小 样本大小要能代表样本空间 抽样 审核 记录 20 2审核方法 2 3审核方法抽样方法指定抽样 通常被审核员用在被怀疑有问题的地方 但用于判断整个全体一致性时 因为偏见和仅限于局部的原因 这个方法得出的结论是无效的 所以 不提倡使用 随机抽样 区别于指定抽样的方法 使用时要注意以下技巧 分批 按时间分割分层 按空间分割随意 不定式抽取 21 2审核方法 2 4审核技能一个有经验的审核员应保持以下的技能 交流 与受审核方保持对提问和回答的一致性理解 多数情况下 审核就是提问和回答的过程 但双方并不能达成一致理解 形成问非所想 答非所问 因此 审核员要善于提问题 问中要害 和构思回答 一语中的 22 2审核方法 2 4审核技能一个有经验的审核员应保持以下的技能 谈 沟通和交谈查 查看文件和记录 看 现场观察听 听取被审核人的陈述记 笔录 拍照和录音等 23 2审核方法 2 4审核技能谈 沟通和交谈谈是审核和被审核方之间交流最简捷的方式 多数情况下 审核就是提问和回答的过程 审核员要善于提问题 问中要害 和构思回答 一语中的 否则双方并不能达成一致理解 形成问非所想 答非所问 提问方式包括封闭式提问 一般疑问句式 可用于信息量小的确认场合 和开放式提问 特殊疑问句式 可用于需要了解信息量大的场合 24 2审核方法 2 4审核技能谈 沟通和交谈例如 封闭式提问 你是不是要修这门课程以提高你的资历 回答 是的 敞开式提问 你为什么要修这问课程 回答 因为我的上司把它推荐给我 而且如果我能够考过这门课程我将会得到提升 25 2审核方法 2 4审核技能查 查看文件和记录审核员在对样本进行审核时 需要对受审核方的执行依据 文件 和执行结果 记录 进行查看 查看文件时要关注文件规定是否与管理活动相关 清晰 满足要求 查看记录时要关注记录是否能表述活动的结果特性 并且填写完整 真实 26 2审核方法 2 4审核技能看 现场观察审核员在现场观察实际控制的依从性 包括与审核准则有关的设备设施的状态 标识和划线 工作场所环境 以及人的行为和态度 27 2审核方法 2 4审核技能听 聆听被审核人的陈述审核员要给予被审核人时间和机会陈述与审核有关的事项 认真和礼貌的听取其陈述的细节 与审核准则无关的事项的陈述不在之列 其他与审核无关的人员的陈述不在之列 如联络员 其他单位的陪同人员 观察员以及审核组成员等 28 2审核方法 2 4审核技能记 笔录 拍照和录音审核员要将在 谈 查 看 听 中得到的有效信息记录通过笔录 拍照和录音的方式记录下来 这些信息必须是与审核准则有关 并且真实 可以追溯 29 3审核步骤 30 3审核步骤 3 1审核步骤1审核准备2现场审核3报告结果4跟踪验证 31 3审核步骤 3 2审核准备审核准备阶段的主要工作 依据审核方案的安排 确定审核频次和范围组成审核组审核分工确定日程安排形成书面实施计划准备审核文件 32 3审核步骤 3 2 1确定审核频次和范围按照惯例 体系内审一般保持一年两次 时间间隔以不低于4个月为宜 审核范围一般可以从两个方面来界定 受审核部门和岗位 可以描述为 公司体系覆盖所有部门 或者 A B C D等部门和W岗位 需要审核的元素 可以描述为 公司体系标准适用的全部元素 或者 体系标准元素1 2 3 也可以通过两者结合起来描述 如 公司质量安健环体系覆盖的XX部门 以及与他们职能有关的元素 33 3审核步骤 3 2 2组成审核组审核组长一般由管理者代表任命 审核组成员由内审归口部门提名 管代批准 审核组的规模视企业大小 审核范围 审核形式等不同而不同 对内审而言 审核组可以包含多个小组 审核小组最好由多人组成 34 3审核步骤 3 2 3审核分工审核组成立之后 审核组长应按照审核范围 审核时间 以及审核员的专业和技能等 对审核任务进行分工安排 进行分工时应注意一下几点 审核范围内的全部元素和部门 包含领导层 安排的时间要满足审核的需要 给现场审核留够时间 审核员不能审核自己 包括本部门 的工作 审核专业和被审核部门的职能的相关性 35 3审核步骤 3 2 4确定审核时间和日程安排在确定分工后 审核组长应根据计划的审核时间 确定具体的审核日程 日程要描述审核路线和详细时间安排 包括首末次会议 A按部门查B按元素查 36 3审核步骤 3 2 5形成书面的实施计划审核组长在完成审核分工等之后 将审核的安排形成书面的实施计划 并报管代批准 审核实施计划应至少提前一周传达到被审核单位和相关人员 领导层成员 审核员等 37 3审核步骤 3 2 5形成书面的实施计划审核实施计划一般包括一下内容 审核目的审核范围审核准则审核组审核日程其他 交通 食宿 联络等安排 38 3审核步骤 3 2 6准备审核文件审核员在接受审核任务之后 应按照要求准备以下文件 与审核有关的文件 程序 标准 法规 风险评估等 审核检查表 不符合项报告单等 39 3审核步骤 3 3首次会议1到达并介绍 审核员要准时到达现场 进入现场时要礼貌和在场人员打招呼 收集和记住现场关键人员的信息 介绍审核员 2首次会议由审核组长主持 所有被审核部门的人员参与 介绍审核实施计划 确认审核日程安排 确认末次会议的时间和地点等 40 3审核步骤 3 4系统审核系统审核主要是通过对文件的审查来实现的 目的在于确定企业如何做到符合法律要求 风险控制要求以及管理标准的要求的 审核包括 1计划 如何来设置每一个管理方面的安健环目标和策略 2机构 内部结构之间任务 责任 义务关系明确 也就是职责和权限得到规定并且合理 3标准 为实现标准规定的要求而设置的程序 指导方针和标准能为活动和职能的实行 研究和监督提供指引 因此在审核时应得到重视 41 3审核步骤 3 4系统审核审核包括 4监测 评定和记录 这是系统的重要组成部分 是系统是否正常运作的重要证据 5交流 与管理要求 元素 有关的信息 计划 任务 执行 监测结果等 是否得到收集 整理和报到 形成机制 42 3审核步骤 3 5依从性审核依从审核就是通过现场实地检查 来确认企业对系统的依从 现场实地审核一般关注以下的重点 1层 脱落 墙面裂缝和开裂 门和窗的损坏 支撑柱的倾斜和损坏 地面的破损 不平整 以及附属楼梯 水箱 落水管和地面排水沟等状态 2电气装置和设备 装置前的隔离划线 禁止和警告提示等标志 装置和审核上的保护 灯 表 接地 等完好 操作中的设备有挂牌和闭锁等 电缆和接线是否完好 便携式电气设备是否有检验合格标识并在有效期内 43 3审核步骤 3 5依从性审核依从审核就是通过现场实地检查 来确认企业对系统的依从 现场实地审核一般关注以下的重点 3活动区域和出口 活动区域是否进行了划线来界定通行和其他需要的隔离 如电气设备和装置 消防设施等 紧急出口是否保持通畅 4常用的防护和机械护罩 机器运转部位是否有护罩防护 防护是否符合标准 防护罩的颜色和转向标示是否符合规定 5压缩气缸和压力容器 使用的设备是否经过检定并合格 安全阀是否定期试验正常并排放口朝向合理 保护装置是否试验并指示正常 主体及管道完好并符合色标规定 44 3审核步骤 3 5依从性审核依从审核就是通过现场实地检查 来确认企业对系统的依从 现场实地审核一般关注以下的重点 6易燃物 存放场所的条件 温度 湿度 通风以及调节 等是否符合要求 场所内是否存放有可燃物 如纸 布 绳等 可燃物的堆放是否符合仓储准则 是否有渗漏 是否配备有渗漏回收设备和抑制渗漏的设备 是否配备足够和适合的消防设施并完好 通风和照明电气装置是否符合要求 防火门 窗 墙 符合要求 门禁制度是否严格执行 7卫生设备 是否足够并完好 是否放置在指定地点并保持清洁 45 3审核步骤 3 5依从性审核依从审核就是通过现场实地检查 来确认企业对系统的依从 现场实地审核一般关注以下的重点 8楼梯和升降设备 结构和状态是否完好 平台处是否有足够高度的踢脚板 护栏和扶手是否符合要求 高度和角度是否符合要求 升降设备是否有专人检查并合格 9手动工具 状态是否完好 如果是自制工具 是否有相应的标准并满足标准要求 10物料处理和搬运设备 物料搬运设备是否适合物料运输 是否有防止泄漏和洒落的措施并严格执行 物料处理设备是否完好 并正常使用 46 3审核步骤 3 5依从性审核依从审核就是通过现场实地检查 来确认企业对系统的依从 现场实地审核一般关注以下的重点 11废料和垃圾清理 所有的废料和垃圾产生的工作场所是否指定了废料或者垃圾的存放点 并有标志指示 存放点是否配备了足够数量和种类的的废物 垃圾 箱 废物箱是否保持清洁 废物是否执行定期转移 存放点附近地面是否经过防止渗漏处理 是否有泄漏和污染 12堆放和存储 物品分类是否考虑了安全性 并存放在制定地点 是否有总量控制 物品堆放是否符合标准 是否有不安全的堆放 超高 超重 倾斜 超出货架和划线 其他可能损坏物品和伤害人员的情形 47 3审核步骤 3 5依从性审核依从审核就是通过现场实地检查 来确认企业对系统的依从 现场实地审核一般关注以下的重点 13防火措施和紧急预案 工作场所是否配备了适当的 足够数量的消防器材和设施 器材和设施的位置是否合理 是否有隔离划线防止设施被堵塞 是否有标识指示器材和设施位置 设施是否定期检查 试验 并完好 应急预案是否培训到相关人员 应急物资和器材是否配备到位并标识清楚 应急物资是否有适当的防护防止失效 48 3审核步骤 3 5依从性审核依从审核就是通过现场实地检查 来确认企业对系统的依从 现场实地审核一般关注以下的重点 14工作条件和环境 工作场所是否布局合理 通道通畅 照明装置 灯和开关 窗户和窗帘 应急灯 等是否完好 通风设施 窗户 风扇等 是否完好 是否有温度和湿度控制要求并执行 是否保持整齐整洁 是否有刺激性气味 工作场所内的人员对环境是否满意 49 3审核步骤 3 6评估发现3 6 1综述审核员应该将系统审核过程中和现场审核过程中的发现 记录下来 注意 这种发现必须是事实 可以被证实 还可以追溯 它可能是符合的事实 也可能是不符合的事实 实际中 本着正面审核 负面报告的原则 审核记录中被记录的 多数为不符合的事实 注意 这并不表明审核就是找问题 审核发现可以记录在正式的表格中 也可以通过照片来记录 NOSA审核中审核员常常会使用相机来记录现场发现的好的和需要改善的方面 50 3审核步骤 3 6评估发现3 6 2评估准则审核员在完成全部的系统审核和依从审核之后 需要对记录的审核发现进行评估 评估一般依据以下的准则 系统标准 系统建立依据的标准 系统文件 如手册 程序 标准 记录等 适用的法律法规和要求最佳的惯例和做法 51 3审核步骤 3 6评估发现3 6 3评估结果对于审核发现评估的结果 一般分为两种 符合 和 不符合 1不符合 2符合 52 3审核步骤 3 6评估发现3 6 4评估结果报告方式书面报告一般包括以下信息 1不符合事实 2不符合标准及条款 3不符合性质 4整改要求 53 3审核步骤 3 8评估发现3 6 4评估结果报告方式1不符合事实描述 审核员基本功之一 一般分为正述和逆述两种 正述格式 查 XX过程或者地点 时发现 XX XX部门 不能提供 XX 有效证据 不符合 XX文件 的要求 逆述格式 XX文件 规定 XX部门 应 如何 但审核时 XX部门 不能提供 XX 有效证据 54 3审核步骤 3 6评估发现3 6 4评估结果报告方式2不符合标准及条款的判定 判标 审核员基本功之一 审核员在判定不符合之后要确定不符合项是违背哪个管理标准的哪个条款 如ISO9001 2000 4 2 3a 标准号 条款号 ISO14001 2004 4 3 1 标准号 条款号 55 3审核步骤 3 6评估发现3 6 4评估结果报告方式3不符合性质 依据程度可以是 严重不符合项 与标准要求不一致 抵触 或者没有执行 轻微不符合项 与标准要求一致 但执行不充分 观察项 多指在标准没有要求的方面 可能存在问题 需要进一步确定 56 3审核步骤 3 6评估发现3 6 4评估结果报告方式4整改建议审核员对于不符合性整改的建议对企业整改工作影响很大 建议不准确 往往会误导企业 整改建议一般分为两种 进行纠正 产生不符合项的原因就是没有执行程序或者标准的 也就是说 去做了就没有问题了的 采取纠正措施 产生不符合项的原因是管理中缺乏可执行的程序或者标准 或者有程序和标准 但没有培训到位的 57 3审核步骤 3 7反馈和沟通审核员在完成现场审核之后 要安排专门的时间来和被审核方进行沟通 反馈审核发现 必须礼貌和诚恳的报告问题 首先要肯定被审核单位所做出的努力 所有发现的不符合的问题 要讲述清楚 事实确凿 可以追溯