KH-QP-01 控制程序.doc

KHQUALITY SYSTEM PROCEDURE文件编号： KH-QP-01文件控制程序版 本 ： A0生效日期：2015-08-02页 次 ： 1 of 8索 引 章 节 内 容 页 次 1.0 目的 32.0 适用范围 33.0 参考文件 3 4.0 定义 35.0 职责 36.0 运作程序 37.0 附件 5 文件控制印章: 编制审核批准* 本文件及其内容为公司财产，未经授权不得复制 *KHQUALITY SYSTEM PROCEDURE文件编号：KH-QP-01文件控制程序版 本 ： A0生效日期：2015-08-02页 次 ： 2 of 8修 订 履 历序号版本修 订 内 容修 订 者日期 批 准1A0初 稿 发 行Steven2015-08-02ZhaoZP * 本文件及其内容为公司财产，未经授权不得复制 *KHQUALITY SYSTEM PROCEDURE文件编号：KH-QP-01文件控制程序版 本 ： A0生效日期：2015-08-02页 次 ： 3 of 81.0目的使质量管理体系文件能够迅速处理、正确流畅及应用，以确保各相关部门能适时获得有效的最新文件。2.0适用范围 本程序适用于质量管理体系有关的文件与资料(包括外部提供的有关文件与资料)的制作、发放、更改、回收与管理。3.0参考文件3.1 质量记录管理程序4.0定义4.1一级文件：阐明本组织的质量方针和目标以及描述质量管理体系的文件。4.2二级文件：针对ISO9001：2008的要求事项，规定质量活动和要求的文件。4.3三级文件：作业细则的书面规定，如检验规范、作业指导书、操作指导书等。4.4四级文件：检验记录、操作记录、采购跟催记录等空白表单。5.0职责文件名称编 写审 核批 准质量手册管理者代表总经理总经理程序文件各相关部门主管/经理管代总经理工序作业指导书技术资料各相关责任部门部门主管/经理经理表 单随同二、三级文件一并会审6.0运作程序6.1作业流程图见本文件（附注一）6.2文件变更作业6.2.1提出变更原因，填写文件变更申请单经部门主管/经理确认，管理者代表审核会签后，由提出变更的部门进行修改后交文控中心负责编号和发放。6.2.2变更后的文件审核、批准程序同文件制定作业流程6.1。* 本文件及其内容为公司财产，未经授权不得复制 *KHQUALITY SYSTEM PROCEDURE文件编号：KH-QP-01文件控制程序版 本 ： A0生效日期：2015-08-02页 次 ： 4 of 86.3文件的登录6.3.1文件经由审核及批准程序完成后，由文控中心依文件编号系统表（附注二）进行编码并在总表上进行登录。6.3.2修订及废止文件时应登录于“修订履历”。6.3.3文件生效以第一次发布日期为准，以后的变更文件以修订日期为生效日期。6.4文件版本管理6.4.1质量手册、程序文件及作业标准等文件版本规定：文件版本编写方式为AX，X=（0，1，2，3，4），X表示修改次数，0表示原版，1表示第一次修改版，以此类推，A表示制订版，如果改版本则改为B，C，D，E，如果修改次数达到5次，则版本重新制订。6.4.2外来文件版本则依6.10执行。6.5文件分发6.5.1分发文件如属受控文件，必须加盖红色“受控文件”章。6.5.2管理者代表决定文件的分发部门和分发份数，文控中心建立文件分发/回收登记表。6.5.3文件由文控中心负责分发，并要求收文部门在文件分发/回收登记表上签收。6.6文件回收6.6.1凡属受控文件，于修订或废止时，由文控中心依文件分发/回收登记表回收或废止文件，旧版文件应于新文件分发时，即刻收回。6.6.2文件回收时，应注意数量及内容之完整性，并记录于文件分发/回收登记表。6.6.3凡属对外受控文件，当失效或作废时，则不予回收或更新。6.7文件保存6.7.1经批准发行之质量手册、程序文件、作业指导书及空白表单等文件原稿由文控中心保管。6.7.2经由文控中心分发之文件均为最新版本，由收文部门负责保管；使用新版文件之部门应同时停止使用旧版或废止旧版文件。6.7.3旧版或废止文件回收时，文控中心应注意回收情形并对历次版本变更之原案予以保存，保管时应与有效文件分开保存。6.7.4现场使用之文件，必须置放于作业场所。* 本文件及其内容为公司财产，未经授权不得复制 *KHQUALITY SYSTEM PROCEDURE文件编号：KH-QP-01文件控制程序版 本 ： A0生效日期：2015-08-02页 次 ： 5 of 86.8文件销毁从各部门回收之旧版或废止文件，由文控中心加盖红色“作废文件”章或直接销毁。6.9文件补发申请使用时如发现文件有缺页、破损、遗失、字迹模糊不清或因职务工作需要增加文件时，须由使用部门填写文件补发申请单，经部门主管审核后，交管理者代表会审，由文控中心予以补发，并将旧文件收回，不得以影印方式自行处理。6.10外来文件之管理6.10.1外部文件由收文部门负责人收到外来文件时进行审核，并提交文控确认后交各部门自行管理。6.10.2若外来文件本身有文件编号、版本则直接引用，若无则依接收时间及序号予以控制。6.10.3外来文件统一由文控中心加盖蓝色“外来文件”印章；若需分发时，文控中心填写文件分发/回收登记表，并由接收人签收。6.10.4外来文件的最新版本由对外接洽部门负责获得。6.10.5对于最新标准、法制、法规等资料由管理者代表负责定期向外界获得征询信息，并及时变更。6.11资料的管理6.11.1文件变更申请单、文件补发申请表由文控中心保存。6.11.2受控文件总览表，文件分发/回收登记表由文控中心建立和保存。6.11.3其它部门内部资料由各部门自行管理。 7.0附件7.1作业流程图（附注一）7.2文件编号系统表（附注二）7.3印章格式（附注三）7.4文件变更申请单KH-FM-DCC-01/A07.5文件补发申请表KH-FM-DCC-02/A07.6受控文件总览表KH-FM-DCC-03/A07.7文件分发/回收登记表KH-FM-DCC-04/A0* 本文件及其内容为公司财产，未经授权不得复制 *KHQUALITY SYSTEM PROCEDURE文件编号：KH-QP-01文件控制程序版 本 ： A0生效日期：2015-08-02页 次 ： 6 of 8 附注一: 作业流程图修 订制 订废 止初 审会 审退回或协调修订登 录使用管理申请归档分发收回保存销毁批 准* 本文件及其内容公司财产，未经授权不得复制 *KHQUALITY SYSTEM PROCEDURE文件编号：KH-QP-01文件控制程序版 本 ： A0生效日期：2015-08-02页 次 ： 7 of 8质量手册代号附注二：文件编号系统表一级文件编号方式：流水号(01-99)公司代号KH - QM - 流水号(01-99)二级文件编号方式：公司代号KH -程序文件代号 QP -三级文件编号方式：流水号（从01-99）KH - WI - - 编写部门代号三级文件代号公司代号（注：MI文件（生产指引）不加编写部门代号，格式为：YYMMDD001，即年月日流水号共9位数）四级文件编号方式：版本号(从A、B开始)KH - FM - - /流水号(从01-99)部门代号四级文件代号公司代号部门名称与代号：总经理（GM）、管理者代表（MR）、文控中心（DCC）、行政人事部（HR）、业务部（SL）、研发部（RD）、品质部（QA）、后勤部（AD）、生产部（PD）、采购部（PUR）、仓库（WH）、财务部（FIN）* 本文件及其内容为公司财产，未经授权不得复制 *KHQUALITY SYSTEM PROCEDURE文件编号：KH-QP-01文件控制程序版 本 ： A0生效日期：2015-08-02页 次 ： 8 of 8附注三：印章格式1、“受控文件”章（红色）：受 控 文 件CONTROLLED FILE2、“作废文件”章（蓝色）： 作 废 文 件OBSOLETED3、“外来文件”章（蓝色）：外 来 文 件EXTERIOR FILE* 本文件及其内容为公司财产，未经授权不得复制 *文件变更申请单文件修订 文件作废 日期：文件名称文件编号版 本变更前：变更后： 文件制定部门决定文件发放部门：总经理 管代 财务部 业务部 研发部 采购部 生产部 品质部 机加工部 植砂部 仓库 行政人事部 其它 对需发放文件的部门，请于相应的部门名称前的方框内打“”。涉及影响的作业：A 其他文件调整：B 现场作业调整：C 产品异常处理：管理者代表意见： 管理者代表： 申请人： 审核： 批准：Form No：KH-FM-DCC -01/A0文件补发申请表申请部门： 日期：文 件 编 号文 件 名 称版 次 页码 附件补 发 用 途 及 原 因申请人： 审核： 批准： Form No：KH-FM-DCC -02/A0文件补发申请表申请部门： 日期：文 件 编 号文 件 名 称版 次 页码 附件补 发