第五讲Excel的基本操作公式和函数.ppt

计算机基础 21世纪高职高专精品规划教材 金华职业技术学院 第五讲Excel2003的基本操作 公式和函数 学习目标 熟悉Excel2003窗口的组成掌握工作簿文件的创建 打开和保存掌握工作表中的数据输入 编辑及排版掌握有关数据库管理的各种常用命令的使用 Eecel2003的基本操作工作表的格式化公式与函数 学习内容 Excel2003的基本操作 Excel2003概述Excel2003的窗口组成Excel2003的几个基本概念工作表操作单元格的选择操作工作表中数据的输入工作表中数据的编辑 1 Excel2003概述 Excel2003是微软公司办公软件Office2003中的重要组件之一 它所处理的对象主要是电子表格 电子表格是利用计算机进行表格类数据计算 分析的有力工具 Excel能非常容易地实现对电子表格中的数据记录进行计算 统计 分析 排序 筛选等操作 并可由电子表格中的数据生成各种直观的数据图表 它所处理的数据类型不只是数值型 而且可以是字符 变量 公式 图像和声音等数据 2 Excel2003的窗口组成 3 几个基本概念 工作簿 由Excel2003所创建的文件叫工作簿文件 简称工作簿 默认的扩展名为 xls 工作表 是由256列 65536行构成的二维电子表格 在默认情况下 每个工作簿有3张工作表 标签名分别以sheet1 sheet2 sheet3命名 一个工作簿内最多可以包含255个工作表 单元格 是存储数据的基本单元 它以行号 列标作为标识名 称为单元格地址 如A1表示A列第1行的单元格 单元格区域 由组成矩形区域的正对角线两端的地址作为区域的标识 如A3 C4单元格区域表示 行号与列标编辑栏 用以编辑或显示公式和函数 名称框 工作表标签 工作表操作 一 工作表更名方法1 双击标签 输入新的工作表名称 方法2 右击工作表标签 在快捷菜单中选 重命名 输入新名称 二 插入工作表方法 插入 工作表 所插入的新工作表位于当前工作表之前 三 删除工作表方法1 编辑 删除工作表 方法2 右击要删除的工作表标签 在快捷菜单中选 删除 命令 工作表删除后 将无法撤消删除操作 工作表操作 四 移动或复制工作表 单元格的选择操作 如果在一个工作表中有几个数据表格时 可以通过选定某数据表格的某个单元格 然后按下 Ctrl 键可选定该单元格所在的那个数据表格 快速选取数据表格 工作表中数据的输入 一 输入文本文本是指由字母 包括汉字 数字或符号等组成的数据 文本在单元格中默认的对齐方式为左对齐 如果要将数字作为字符串 即文本 输入 则应先输入一个英文的单引号 再输入相应的数字 如键入 00001 输入的是文本 00001 若键入 00001 则输入的是数值1 若想在一单元格中输入多行文字 则当一行文字输入完毕后可按Alt Enter进行换行 单元格中文本的换行 二 输入数值 直接输入的数值数据可以是整数 小数等 当数字的长度超过单元格宽度时 显示为一串 数值在单元格中默认的对齐方式为右对齐 输入负数可采用两种方式 用数字前加 号如 98 或数字前后加一对小括号如 98 都可输入负数 输入分数 若要输入分数如 3 10 则应先输入 0 和一个空格后再输入 3 10 若直接输入 3 10 则输入的是日期型数据 3月10日 三 输入日期和时间 输入日期和时间值时 必须按照一定的格式 用斜线 或减号 作为日期中年 月 日的分隔符 如2006 4 10或2006 4 10 日期和时间型数据在单元格中默认的对齐方式为右对齐 用冒号 作为时间中时 分 秒的分隔符 如15 20 25 如果输入12小时制的时间 应加上AM或PM表示上午时间和下午时间 如10 00AM 字母与数字之间必须留一空格 按组合键 Ctrl 输入系统当前日期 按组合键 Ctrl Shift 可输入系统当前时间 快速输入系统当前日期和时间 四 自动填充数据 填充指的是将数据复制到相邻或不相邻的单元格中 1 在相邻的单元格中输入规律的数据 右键拖填充柄 或选 序列 使用鼠标左键进行填充柄拖放操作 对于不具有数值意义的文本数据 填充操作将复制相同的数据到相邻的单元格 对于数字组成的文本以及具有数值意义的文本 填充操作将以增量1将数据复制到相邻的单元格中 数值型数据 填充操作将复制相同的数据到相邻的单元格 若按住Ctrl再进行填充操作将以增量1将数据复制到相邻的单元格中 快速填充数据 2 在多个不连续的单元格中输入相同的数据 借助Ctrl键选中要输入数据的单元格 在编辑栏中输入数据后按Ctrl Enter 7 工作表中数据的编辑 一 插入空白单元格 整行和整列方法 使用菜单命令 插入 单元格或行或列 二 删除和清除1 删除方法 使用菜单命令 编辑 删除 注意 不能同时选择行和列进行删除操作 清除单元格或区域的数据与删除不同 清除只是抹去某单元格或区域的内容或格式 而保留单元格本身 方法 使用菜单命令 编辑 清除 全部或内容或格式或批注 选择单元格或区域后 按 Delete 键等同于选择 编辑 清除 单元格或区域中 内容 的操作 快速清除内容 三 复制 移动数据复制 选中数据 复制 选定目标单元格 粘贴 移动 选中数据 剪切 选定目标单元格 粘贴 返回 工作表的格式化 改变行高和列宽设置单元格格式设置条件格式自动套用格式 改变行高和列宽 选择需要调整的多列 或多行 鼠标拖动某一列标右侧 或行号下方 边界线 即可对选中的列 或多行 同时调整成相同的宽度 或高度 多列 或多行 调整成同一宽度 或高度 2 设置单元格格式 方法 选中单元格 格式 单元格 一 数字 选项卡 二 对齐 选项卡 三 字体 选项卡 边框 选项卡 图案 选项卡 其设置方法与Word类似四 保护 选项卡 3 设置条件格式 当单元格被设置了条件格式后 只有单元格中的数据满足所设定的条件才会显示设置的格式 方法 选择数据区域 格式 条件格式 条件格式对话框 4 自动套用格式 Excel2003中提供了多种组合格式让用户进行套用方法 选择单元格区域 格式 自动套用格式 返回 公式和函数 公式运算符单元格引用函数出错信息 公式 Excel2003中的公式由数字 运算符 单元格引用和函数组成 在单元格中输入公式必须以等号 开头 如 35 12 3 SUM A1 C10 输入完后 单元格中显示的是公式计算的结果 而在编辑栏中显示的是具体的公式 说明 在单元格中显示的虽然是公式计算的结果 但在单元格中真正存储的是公式 当公式中的某项内容的值发生变化时 单元格中显示的值将自动更新 2 运算符 一 算术运算符负号 百分数 乘幂 乘 和除 加 和减 二 文本运算符文本运算符只有一个 即 它用于两个文本的连接 如单元格B1储存着 金职院 单元格B2储存着 医学院 则公式 B1 B2 值为 金职院医学院 三 比较运算符比较运算符有 等于 小于 小于等于 不等于 3 单元格引用 一 相对引用相对引用也叫相对地址 它是直接用单元格的列标行号表示的引用 如A1 B5 C20等 当把一个含有相对地址的公式复制到一个新的位置时 公式中的相对地址会随着变化 二 绝对引用绝对引用也叫绝对地址 它是分别在单元格的列标行号前加上符号 表示的引用 如 B 5 C 20等 当把一个含有绝对地址的公式复制到一个新的位置时 公式中的绝对地址保持不变 3 单元格引用 三 混合引用有时 需在在复制公式时只保持行地址或者只保持列地址不变 在这种情况下就需要使用混合地址 如 C 2 D 2 E 2 像这样公式中既包含绝对引用又包含相对引用的就叫混合引用 计算图中工作表的投诉量的 所占比例 列的内容 所占比例 投诉量 总计 在中用公式计算出结果后 要将该公式复制到该列下方的其余单元格 只要鼠标双击该单元格的填充柄即可完成复制操作 公式的快速复制 使用 选择性粘贴 可以快速地对数据清单中的数据进行统一修改 选择性粘贴 的使用 如对下面的工作表 为每人的基本工资在原来基础上上浮10 为职称是教授的补贴工资加168 操作步骤如下 选择一临时单元格 如E10 在其中输入1 1 因为1 10 1 1 并确认 单击E10 执行 复制 操作 选择单元格区域E2 E9 在 编辑 菜单中选择 选择性粘贴 命令 弹出 选择性粘贴 对话框 粘贴 复选框中选择 数值 在 运算 复选框中选择 乘 单击 确定 按钮 删除临时单元格E10中的数据 选择一临时单元格 如F10 在其中输入168 单击F10 执行 复制 操作 选中职称是教授的人员的补贴工资单元格 按鼠标