项目管理软件(@task公司)使用手册

2 版权所有 2008 AtTask公司 保留所有权利 本出版物的任何部分未经 AtTask公司的书面同意，不得以任何形式，任何方法进行复制、传播或存储在检索系统中进行检索，不论是电子、机械、影印、音像或其它形式，但法律允许除外。 在美国出版 第一版 2008年 5月（版本号 20081003） 3 目 录 致初次参加 task训练营人员： 我们很高兴您能参加此次项目管理高级 训练营 培训 会议，通过此次训练营您可以了解除了基本的应用外，在 task应用程 序中还可以做些什么。随着视野的开阔，您最初的需求之外您也会使用 task软件，并且看到您投资的真正回报。 您参加的训练营会议主要关注高级项目管理特征 task。大多数主题都涵盖了项目管理基础训练营的课程。 当您从本训练营 归来之后，您的用户将会把你看做内部 task使用的老师。我们想送给您已经准备好回去回答和陈述您的同事的答案，从而当您在培训您自己的组织时，能够轻松自如的使用本手册。 祝您有一个非常愉快的训练体验 客户服务部 AtTask公司7 8 第一章 系统设置 正如项目管理基础训练手册中所述，系统设置时有好几种与 IT（信息技术）相关的配置，在迈克尔斯科特在 task中开始进行项目管理前，这些设置是非常必要的。尽管这些配置中的大多数可以或应该由 IT技术人员处理，但是还有一少部分需要迈克尔好好地了解。在本章中，您将学习如何设置客户信息、配置电子邮件、设置复杂的口令和修改 帮助地址链接（ Help URL） 的链接。 9 10 第一节 客户信息 系统设置时，首先推荐的步骤是输入与 task客户有关的基本信息（在本例中， Dunder Mifflin），这个 设置会影响到 task基本 数据（例如时间、日期或语言）的显示。 输入公司的基本信息 1、在扩展应用菜单中，点击“ Setup（设置） ” 2、 从上下文菜单中选择“ Organizational Setup $ Customer Info $ Edit Customer” $ Time Zone = Eastern Standard Time (US & Canada). $ Locale = English (United States). $ Currency = Dollars (United States of America). 3、如果您不想，您可以不设置公司的地址，但是您选择的时区、场所和货币将会影响 task显示时间、日期、语言以及货币单元符号。所以选择一个最适合您的，这里迈克尔选择了： $ Time Zone = 东部标准时间（美国和加拿大） $ Locale = 英语（美国） $ Currency = 美元 (美国 ) 4. 点击“ Submit” 注意： 场所（ Locale）设置只会影响发送的电子邮件的语言设置。 图 1 客户信信页面 还有一件事情就是你可能需要不时的检查您正在使用的 task的版本以及激活许可证文件的数量。 检查 task的版本 1、在扩展应用菜单中点击“ Setup ” 2、从上下文菜单中点击“ System Settings $ Current Version ” 检查激活许可文件的数量 1、从扩展应用菜单中点击“ Setup ” 2、从上下文菜单中点击“ System Settings $ Licenses” 11 12 第二节 小组成员之间的通信 正如您在项目管理基础学生指南中所学的哪样，您可以在 task 中使用便条（ Note）与您小组中的其他成员进行通信。便条是一些内部记录，这些记录可以当作 task内部 消息 和电子邮件消息 进行发送 ，还可以将这些记录简单的存储成便条嗯无需按照消息进行发送。 这里我们再简单回顾一下与小组成员进行通信的一些方法： $为了给某个对象发送一个与变更有关的便条，简单地对对象做一个更改，例如任务，然后在对话框中（这个对话框会自动出现在屏幕的底部）输入一条便条。 $ 为了将便条当作消息发送，点击 小组成员名称附近的 复选框（ CheckBox），选择您想发送的小组成员名称。 $点击电子邮件复选框 靠近电子邮件的图标（） 使用电子邮件发送此消息 $ 为了回复便条，点击主页（ Home）上的新消息图标（），然后点击紧邻您想要回复信息的回复（ reply)图标 。 $ 为了创建一条新便条，不依赖于您对对象所做的任何更改，您可以在项目屏幕上点击“ Attachments $ New Note ” $ 为了从项目屏幕上查看所有便条点击“ Attachments $ All Notes ” 第三节 电子邮件 配置 电子邮件配置会影响 task如何将电子邮件发送给各个用户。作为基础电子邮件配置的一部分，您需要完成下列工作： 1、 指定 您电子邮件服务器的主机名称 2、 为 由 task创建的发出的电子邮件指定一个默认的电子邮件地址 指定电子邮件服务器的主机名称和默认的电子邮件地址 1、从扩展应用菜单中点击“ Setup ” 2，从上下文菜单中点击“ System Settings $ Preferences ” 3、从工作区点击“ Email Preferences ” 4、在“ Mail Setup”区域下方，在 Mail Server Hostname域中 输入电子邮件服务器的主机名称 。如果您是即时用户，那么电子邮件地址应该是 . 5、在 System Email Address域中为发出的 task电子邮件指定一个默认的电子邮件地址（例如， ） 图 2 电子邮件设置页面 13 14 第四节 复杂口令 task 允许您决定是否强迫用户使用安全的（复杂的） 口令，如果确定使用复杂口令： $ 口令长度至少为六个字符长度 $ 口令应包含下列字符集中 的字符： o 大写字母 o 小字字母 o 阿拉伯数字 o 特殊字符 (例如 ?、 &、 %等等 ) $ Users will be asked to change their password every 90 days. 开启复杂口令 1、从扩展应用程序菜单中点击“ Setup “ 2、从上下文菜单中点击“ System Settings $ Preferences ” 3、从工作区点击“ General Preferences ” 4、找到 Passwords区域，然后在 Require Complex Passwords 域中指定 Yes 。 第五节 修改 Help Icon的 URL链接地址 当您在您的公司中设法帮助普通 task用户学习如何使用 task时，您可能会创建一个自定义的培训站点，如果确实是这样的话，您可以允许用户通过从 Help icon ( ) 修改 URL链接的方法来访问这个站点，而你仍然可以使用您培训站点上的 task在线帮助站点地址 (/help) ，这样您的用户可以同时访问这两个站点。 修改 Help Icon的 URL链接地址 1、从扩展应用程序菜单中点击“ Setup ” 2、从上下文菜单中点击“ System Settings $ Preferences ” 3 从工作区点击“ General Preferences ” 4、找到 URL Configuration区域，在 Help URL域中输入您的站点的 URL地址 图 3 通用参数屏幕， Help URL 15 16 第六节 导出 task数 据 在 task中，您可以从各种查找、列表和报告中导出数据。例如，您可以将 任务列表导出到某种格式。 task中所有的列表都可以使用这种功能。 task为您提供了集中可选择的格式 T $ PDF格式 $ 微软 Excel表格 (或 CSV格式 ) $ Tab Delimited格式 (或 TSV格式 ) $ HTML格式 (Zip压缩格式 ) 导出列表 1. 使用 task的导航屏幕导航到您想要导出的列表。接着，从导航菜单中点击“ Find Object”然后 填充查询屏幕获取对象报告。 2.在所 有列表中，点击紧邻您想要导出的对象的选择图标，使用键盘选择多个列表 3. 点击导出图标 4.在导出菜单中选择您想将数据导出的格式，如上述列出的四种格式。 5. 根据您使用的操作系统，您可以选择打开或保存文件。及尅将文件保存到硬盘驱动器也可以使用相关的程序打开文件。 图 4 导出菜单 第二章 组织设置 To make sense out of his data, 迈克尔有必要在 task中设置他的组织信息。这些信息包括他的公司、公司中的团体（例如部门等）、单个用户（雇员或承包人），还包括组织图 表。他还可以员工所从事的工作创建工作角色、工作进度表、以及重新编制时间表，以保持工作时间的跟踪。在本章中迈克尔会完成这些所有的工作。 18 第一节 创建新用户 项目管理就是管理那些分配了任务人。 task有很多先进的功能用于创建和管理用户。用户和任务是项目管理的核心。迈克尔需要为心痛添加一个新的用户 Artemus Boswell ，这个用户作为区域经理助理，向 Dwight Schrute汇报工作。通过下面的步骤，您将会学会如何在 中添加一个新的用户。 创建新用户 1、从主页屏幕上的导航菜单中选 择“ Create $ User ”，然后您可以选择“ Resource Management $ User Management $ New User ” 2、现在您可以看到 Contact Information屏幕，用下列信息填写该屏幕上的各个域： a.名字 (必须 )： Artemus b.姓 (必须 )： Boswell c. 用户名 (必须 )： arty d. 口令 (必须 )： user e. 口令 (确认 ) (必须 ): user f. 电子邮件地址 (必须 ): g. 职称 : Assistant (to the) Assistant (to the) Regional Manager h. 电话号码 : (123)456-7890 i. 地址 : 100 Paper Way j. 将 Address2留为空白 k. 城市 : Scranton l. 州 : PA m. 邮政编码 : 18000 n. 国家 : USA 图 5 联系信息屏幕 3、现在点击 Related Information选 项卡，输入这些信息： a. 从 Access Level下拉菜单 中为 Artemus选择一个访问等级预置的访问等级如下所示： Executive, Group Administrator, Help Desk Requestor, Individual Contributor, Multi-Group Administrator, Project Manager, System Administrator, and Timesheet User。为 Artemus选择项目经理（ Project Manger）访 问等级，在这个等级上，他可以访问和编辑他自己项目中的信息和功能。 b. 输入主页团体（ Home Group ） (必须 )。从下拉菜单中选择“ Administration.” (这个团体已经建立 ) 。一个用于可以从属于多个团体，但是这对于 Artemus来说并不需要，所以无需检查 Other Groups区域中的其它任何团体。与团体有关的更多信息，请参见下面的 “Groups”节。 c. 从 Portal Profile菜单上选择“ Project Manger”。系统管理员管理着入口描述文件（ Portal Profile），这个文件决定着在应用程序主页屏幕上显示什么选项卡以及其它的信息。在本手册中，您可以学到更多关于入口描述文件的知识。 d. 从 Schedule菜单中选择“ Scranton Branch Schedule”，已经为您设置好了这个日程进度表。 task中的日程进度表决定着用户使用的正常工作时间和天数。这些工资时间和天数可能会随着用户的不同而有所不同，但是并不总是这样。您将学会如何在“ Schedules”区域后创建日程进度表。 e. 接下来，您可以选择一个默认的工作角色。工作角色指的是在公司中一个人 应该承担的任务或作用，例如工程师或经理。默认的工作角色是用户的主工作角色。他或她可能还有其它的工作角色，但是默认的工作角色是主要工作角色。从 Default Job Role菜单中为 Artemus选择 Project Manager工作角色。在接下来的章节中您可以了解更多关于工作角色的信息。 20 f. 在 Job Roles 菜单中，您可以为用户选择一个或多个可能从事的工作角色。这些工作角色对于默认工作角色来说都是次要的。使用 Control (Windows平台 ), Command (Mac平台 ) , 或 Shift键选择多个工作角色。 g. 工作时间类型可以帮助您跟踪用户所从事的工作的种类或他或她缺勤的种类 (生病或度假 )。在时间表中会使用这些工作时间类型，在时间表中用户可以记录他们工作所耗费的时间。在本章后面的章节中您可以了解到更多关于“ Hour Types”的信息 l。在 Default Hour Type 中为 Arty选择 Project Time 。这是主工作时间类型。 h. 从工作时间类型菜单中选择一个或多个将要应用到用户的工作时间类型。使用 Control (Windows平台 ), Command (Mac平台 ) , 或 Shift键来选择一个或多个工作时间类型。 i.现在从 Recurring Timesheet菜单中选择一个描述文件。从描述文件列表中选择 Project Manager Timesheet 。系统管理员可以重新编制一个新的时间表。描述文件是一个时间表特征的集合，这些特征可以使时间表自动设置。与这些描述文件有关的更多信息，请参见本章后面的“ Recurring Timesheet” 章节 j. 从 Time Zone菜单中选择一个时区，迈克尔使用东部标准时间（美国和加拿大）， 因为 Scranton在那个时区。 k. 从描述文件的长长的列表中，迈克尔在场所（ Locale）下拉菜单中选择了英语（美国） l. Resource Pools（资源池） 用于在资源预算中规划项目。现在跳过这个菜单 m. FTE 是“ Full Time Equivalent ”的所写，它与 task Capacity Planner一同使用 (仅限于 task Enterprise)，我们也可以跳过这个菜单。 n. 在 Cost Per Hour域中输入 25.00；在 Billing Per Hour域中数入 32.00. 这些数量在随后的跟踪项目和任务中的可记账费用时可以用到。 o. 最后，确保选中了 Is Active ，这样就可以像系统中的使用中用户一样显示出来了。 图 6 相关信息选项卡 4. 最后我们要做的就是向组织图表中添加 Artemus，这是一个内置在 task中的功能。 a. 点击 Org Chart 选项卡 b.在 Company下拉菜单中输入公司名称。您应该在下拉菜单中找到 Dunder Mifflin Paper Co.，如果在下拉菜单中没有找到您所要查找的公司名称，那么您可以点击查找（双眼望远镜图标）图标来进行查找。在本章后面的章节中您将会学到如何在 “Companies,”中创建一个公司。 c. 在 Reports To 菜单中，选择 Michael Scott，如果您没有找到，可以使用查找功能（是一个双眼望远镜图标） 21 22 d. 在 Direct Reports菜单中，您可以选择其它需要向 Arty汇报的用户。这里我们选择 Dwight Schrute，他将向 Arty汇报，也许他还会喜欢这个工作。 e. 信不信由你，现在准备好点击 Submit ！ 图 7 Org Chart屏幕 即时创建对象 当您查看相关信息（ Related Information） 页面时，您会看到几个“ +”图标。点击其中人任何一个图标就可以创建一个相应的对象，例如新的访问等级、团体、日程进度表、工作时间类型和再生性时间表。这是一个向 task 添加任务的简便方法，无需按照常规的步骤创建。这就是所谓的“ inline object creation”。 第二节 公司 迈克尔创建自己的分支部门作为一个公司是非常必要的。如果要将他的这个组织作为公司列出来，需要在 task中创建一个组织图表，这很可能是迈克尔将来所想要的。 图 8 公司主页屏幕 创建公司 1在扩展应用程序菜单中点击“ Setup ” 23 2、从上下文菜单中选择 Organizational Setup $ Companies $ New Company. 3、输入公司的名称 -Dunder Mifflin Paper Co. 4、点击“ Submit” 查找公司 1、在扩展应用程序菜单中点击“ Setup ”，使用下列其中一种方法： a. 在上下文菜单中选择 Organizational Setup $ Companies，将会在工作区显示一个已经存在的公司的列表 b. 您还可以在上下文菜单中点击 Search Companies，来搜索已经存在的公司。 i c. 最快捷的方法是点击 Find 下拉菜单们饭后输入公司名称，点击“ Submit” 在系统所有的公司中进行搜索。 24 编辑公司 1、在扩展应用程序菜单中点击“ Setup” 2、在上下文菜单中选择“ Organizational Setup $ Companies” 3、在工作区查找并点击您想要编辑的公司的名称 4、在上下文菜单中点击“ Edit Company” 5、编辑您想要更改的信息 6、点击“ Submit ” 删除公司 1、在扩展应用程序菜单中点击“ Setup ” 2、在上下文菜单中选择“ Organizational Setup $ Companies” 3、在工作区点击紧邻您想要删除的公司 名称附近的高亮显示区域或选择图标。使用 Control (Windows平台 )或 Command(Mac平台 )键选择多个公司。 4、点击删除图标，完成删除。 第三节 团体 正如您在 Scranton Branch组织中所看到那样，一共有六个不同的部门 (管理部门、销售部门、统计部门、客户服务部门、人力资源部门和仓储部门 )。作为基础系统设置的一部分，迈克尔需要在 task中创建这些部门或团体。 在 task中，团体和访问等级绑定在一起，您属于哪个团体会影响您所拥有的访问等级 访问等级决定了您在应用程序中所 能进行的操作。一般来说，您不想设置很多团体。例如，您的公司可能不要为每一个部门设置一个团体。实际上，对于某些组织来说，一个默认的团体就足够了。 创建团体 1、您可以从导航菜单上选择“ Create $ Group”来创建一个团体。您还可以从扩展应用程序菜单中点击“ Setup ”然后选择“ Organizational Setup $ Groups $ New Group ”来创建团体。 2、输入团体的名称 3、为团体添加一个描述 4点击“ Submit ” 查找团体 1、在扩展应用程序菜单中点击 “ Setup ” 2、然后从上下完菜单中选择“ Organizational Setup $ Groups ”，在这里您将会看到一个之前在 task中已经创建的所有团体的列表。 3、您还可以点击上下文菜单中的“ Search Groups ”来查找已存在的团体 26 编辑团体 1、在扩展应用程序菜单中点击“ Setup ” 2、在上下文菜单中点击是“ Organizational Setup $ Groups ” 3、在工作区查找并点击您想要编辑的团体的名称 4、在上下文菜单中 点击“ Edit Group ” 5、编辑你所想要修改的信息 6点击“ Submit ” 删除团体 1、在扩展应用程序菜单中点击“ Setup ”。然后在上下文菜单中选择“ Organizational Setup $ Groups” 2、在工作区点击紧邻您想要删除的团体名称附近的高亮显示区域或选择图标。使用 Control (Windows平台 )或 Command(Mac平台 )键选择多个团体。 4、点击删除图标，完成删除。 第四节 日程进度表 您可以为某个项目分配一个日程进度表， 也可以使用系统中已经存的默认工作日程进度表（ Default Work Schedule）或者是使用“ +”图标即时创建的日程进度表。日程进度表设置了您预期工作的天数和工作时间以及您的项目的时间框架。例如默认工作日程进度表设置的工作天数是从星期一到星期五，上午 9点到下午 5点，明天工作 8小时。 创建新的日程进度表 1. 在主页（ Home）屏幕，点击“ Setup ”。接着点击“ Time and Expense Management”，然后点击“ Schedules ”。从上下文菜单中点击“ New Schedule ”。创建用户时，您仍然可以在相关信息（ Related Information）选项卡上 点击“ +”图标。 2. 现在您应该看到了“ Schedule Details ”屏幕。在这里您可以输入日程进度表的名称，不论是这个日程进度表是否是其它项目默认的日程进度表、属于哪一个团体和时区。再点击“ Submit ”之前，必须点击“ Schedule ”选项卡，设置该日程进度表。 图 9 日程进度表详细信息屏幕 27 28 3、在 Schedule选项卡中，使用鼠标指针点 击和 /或拖拽您想在日程进度表中所想要的工作时间。然后释放鼠标按钮，该日程进度表会在右边以文本框的形式出现。当点击编辑日程进度表图标时，您会在右边看到一个小的对话框，在这个对话框上您可以使用下来菜单编辑日程进度表。点击删除图标删除日程进度表的一部分。您还必须使用向下滑动下拉滚动条点击该选项卡上的“ Submit”。 图 10 日程进度表选项卡 4、最后，如果对日程进度表还有一些异议，例如休假天数或当正常工作时间不同时，点击“ Schedule Exceptions ”选项卡，然后编辑有异议的天数。日程进度表编辑和删除图标所起到的作用和他们在 Schedule选项卡上所起的作用相同。 图 11 日程进度表异常 查找日程进度表 1、在主页（ Home）屏幕上点击“ Setup ” 2、然后点击“ Time and Expense Management ”，接着点击“ Schedules ” 3、在这里当您点击“ Search Schedules ”时，您将会看到“ Search Schedules ”，输入一个日程进度表名称或部分名称或选择一个团体。您还可以直接点击“ Submit ”，无需添加任何搜索条件，从返回的日程进度表中查找。 图 12 搜索日程进度表屏幕 29 30 第五节 工作角色 正如您已经学的那样，工作角色是一个人在公司中扮演的角色或所从事的工作。例如工程师或经理。迈克尔购买 task后，他决定雇佣一名学徒，但是他还不知道到底谁能够胜任这个工作，但是他决定在 task中创建这个职位或角色。这一节我们将会学到迈克尔是如何做到这一 点的。 查看当前系统中的工作角色 1. 在 task的主页（ Home）屏幕中选择“ Resource Management $ Job Roles ” ，屏幕上会出现当前系统中的所有工作角色。 图 13 工作角色主页屏幕 创建工作角色 1. 从扩展应用程序菜单中点击 Resource Management. 2. 从上下文菜单中选择 Job Roles $ New Job Role. 3. 输入工作角色名称 Apprentice. 4. 输入对工作角色的描述 5. 点击 Submit. 注意 : 需要引起重视的是，默认情况下项目经理不能在 task中创建用户角色。只有系统管理员或具有同等权利的用户才可以设置用户角色。这里迈克尔充当系统管理员。 查找工作角色 1. 从扩展应用程序菜单中点击“ Resource Management” 2. 从上下文菜单中点击 Job Roles”，您将会看到一个包含所有工作角色的列表。 31 3. 在上下文菜单中点击“ Search Job Roles”。 在域中输入 查询条件，点击 “ Submit”。如果没有任何查询条 件，直接点击“ Submit” 也会生成与 Resource Management $ Job Roles相同或非常相似的结果 . 编辑工作角色 1. 从扩展应用程序菜单中点击“ Resource Management” 2. 在上下文菜单中点击“ Job Roles”。在工作区查找并点击您所想要编辑的工作角色。 3、在上下文菜单中点击“ Edit Job Role ”。为了编辑多个工作角色，点击紧邻您所想要编辑的工作角色的高亮显示区域或选择图标。使用 Control (Windows平台 ), Command (Mac平台 ), 和 Shift 键来选择多个工作角色。然后点击编辑图标。 4. 编辑您所想要修改的信息 5. 点击 Submit. 32 删除工作角色 1. 从扩展应用程序菜单中点击“ Resource Management ” 2. 在上下文菜单中点击“ Job Roles” 3. 在工作区，点击紧邻您所想要删除的工作角色的高亮显示区或选择图标。使用 Control (Windows平台 ), Command(Mac平台 ), 和 Shift 键选择多个工作角色。 4. 点击删除图标，完成删除。 第六节 再现时间表 系统管理员再次创建了一个再现时间表。再现时间表是时间表特征的集合，这些特征可以使时间表的创建变得简单或自动创建时间表，正如您在本节中所看到的那样。迈克尔的新用户 Artemus需要一个新的再现时间表，现在我们来看看迈克尔是如何为他创建的： 查看再现时间表列表 1. 从主页（ Home） 上选择 “ Setup $ Time and Hour Management $ Manage Recurring Timesheets“ 2. 您将会在 task中 看到当前的列表 创建新的再现时间表 1. 在主页（ Home） , 点击“ Setup $ Time and Hour Management $ Manage Recurring Timesheets” 2. 点击 New Recurring Timesheet. 3. 在“ Recurring Timesheet Details”屏幕上的 Name 域中输入描述文件的名称： Scranton Timesheet，这是一个必要的域。 4. 如果您愿意，可以输入描述信息 5. 从 Pay Period Type菜单中 选择一个支付周期类型（这也是一个必要的域）您可以选择每周、每两周、每半月和自定义支付周期。接下来的域根据支付周期进行变化。支付周期选择每两周。 6. 周期起始时间（ Period Starts On）会根据支付周期的变化进行更改。 您必须输入一个有效起始日期（ Effective Start Date）。下面您将会看到根据类型所产生的变化： a. 每月 (默认 )。从 1日到 31日之间选择一个日期。 b. 每周。从星期日到星期六之间选择一个日期。 c. 双周 (每两周 ). 也是从星期 日到星期六之间选择一个日期。这里选择星期日 。 d. 半月 (大约每十五天 ). 从 1日到 16日或 13日到 28日之间选择一个日期 。 33 34 e. 自定义。 除了输入一个有效起始日期 （ Effective Start Date），您还必须输入一个有效终止日期（ Effective End Date）。这是唯一的一个不可再现选项，所以 Is Recurring 域也消失了。 7. 在适当的域中输入有效起始日期（ Effective Start Date）或使用 通过点击日历图片输入日期。 这是一个必要的域。 8. 如果可适用 (Period Starts On是自定义的 )，通过在域中输入一个日期您还可以输入一个有效终止日期（ Effective End Date）或着点击日历图标适用日历小程序输入日期。 9. 从“ Approver”下拉菜单中选择一个核准人 。对于 Artemu来说，我们选择迈克尔斯科特。当时间表提交之后核准人有权批准或拒绝该时间表。您可以点击双望远镜图标来查找核准人。核准人不会再列表中出现，但是已经存在域系统中。 10.在工作时间类型（ Hour Types）菜单中 ，您可以 选择一个或多个您希望出现在列表中的工作时间类型。适用 Control (Windows平台 ), Command(Mac平台 ), 和 Shift 键来选择多个工作时间类型。 11. 完成之后，点击 Submit. 图 14 新的再现时间表屏幕 第七节 个人休假 迈克尔可以再 task中设置他的个人休假时间。当进行任务安排时， task会将个人休假时间考虑进去。例如，如果迈克尔有一个任务，这个任务计划两周完成，但是在这两周的时间内他还安排了三天休假时间，那么 task会任务时间再添加三天时间 ，解决休假的时间。下面我们来看看它是如何做到的 设置个人休假 6. 在应用程序主页（ Home）屏幕上 点击“ My Profile Information” 7. 在上下文菜单中点击“ Personal Time.” 8.如果必要的话，点击日历顶端右边的左右箭头 () ，滚动到合适的年份。 9. 在日历中点击您想要作为个人休假时间的日期和天数。当您点击时，工作日会变成红色并且会在日历右边的休假日期行中列出休假日期。 10.为了取消部分工作日，点击靠近休假日期（ Days Off） 的 “ e”图 标，这时会出现一个小对话框。点击对话框的全部休假日期，这样他就不会被选中。点击 OK，这个日期就会出现在 Partial Days的下方，并且还会变绿 11. 点击日历上的颜色为红色或绿色的日期，删除个人时间。 12. 完成之后，点击 Submit，保存您的个人休假时间；或者点击 Cancel，放弃您的更改。 注意： 您不能使用键盘控制操作，例如 Control/Command或 Shift键来选择相邻的日期。每一天都需要点击。 35 36 图 15 个人时间安排工具 第八 节 与用户一起工作 通过这些创建用户的过程以及其它相关的对象，迈克尔已经准备与用户一起做点工作。下面是他所采取的一些步骤： 查找用户 1. 在导航菜单中选择“ Find $ Users” 2. 进入搜素屏幕，首先点击“ Submit ”，这时您会看到一个包含系统中所有用户的列表或者您可以输入一些查询条件，例如 ID（编号）、 Name（名称）、 Company Name（公司名称）或 Project Name（项目名称），然后继续下一步 . 3. 点击 Submit后 ,会产生一个用户列表 图 16 用 户列表 37 38 编辑用户 1. 在用户列表中，点击您想要编辑的用户的名称，您可以看到用户详细信息屏幕 2. 点击 Edit User（编辑用户）。 现在您可以编辑创建该用户时所输入的所有域。为了一次能够编辑多个用户，点击紧邻您所想要编辑的用户名称的高亮显示区域或选择图标。使用Control (Windows平台 ), Command (Mac平台 ), 和 Shift 键来选择多个用户。然后点击编辑图标批量编辑用户；或者点击工作簿图标在工作簿中编辑用户。 3. 点击 Submit，保存您的更改。 图 17 批量编辑用户 图 18 在工作簿中编辑用户 从外部数据源中导入用户 1. 在导航菜单中选择 Create $ User. 2. 然后在上下文菜单中点击 Import Users（导入用户） . 3. 上传包含用户数据的 CSV文件或 TSV文件。文件必须包含必要的值：名字、姓、用户名、口令和电子邮件地址。其他的域可能也有用处，但是并不必要。 4. 点击 Next（下一步）后 ，您有机会将 CSV或 TSV文件 的所有域与 task的中的域名称进行匹配。您必须至少保持前面几步提到的域与文件中的域相互匹配。选择其它您想要包含的通用选项，例如主团体、公司、访问等级和默认工作角色等。另外，您还可以指示 task导入文件的第一行是否是标题行。 5. 点击 Next（下一步）， 再次验证各列将会正确导入，不论您是否想将这些设置保存为模板以便用于将来的导入。 6. 点击 Finish（完成）， 上传文件中的这些用户就会被导入到 task中。 40 更改用户名称 1. 在导航下来菜单中使用 Find $ Users查找用 户 2. 在工作区中点击用户名称 3. 在上下文菜单中点击 Edit User. 4. 输入新的用户名称 5. 点击 Submit. 注意： 为了能够更改用户名称，您必须拥有管理员权限。 更改口令 1. 在导航下拉菜单中使用 Find $ Users查找用户 2. 在工作区中点击您想要更改口令的用户名称 3. 在上下文菜单中点击 Reset Password（重置密码） . 4. 输入旧密码，新密码然后在确认新密码。 5. 点击 Submit. 图 19 重置密码屏幕 注意 ：系统管理员在创建新密码时不需要输入旧密码。 删除用户 1. 在主页（ Home），点击 Resource Management. 2. 在上下文菜单中点击 Users. 41 3. 点击 Search Users，然后点击 Submit，查看用户列表。 为了能够一次查看所有的用户，点击屏幕下方的 All。 4. 在工作去，点击与您想要删除的用户紧邻的高亮显示区域或选择图标，使用 Control (Windows平台 ), Command (Mac平台 ), 和 Shift键来选择多个用户。 5. 点击删除图标，完成删除。 42 组织设置练习 迈克尔还需要向 task添加其它的用户 Cheryl Stillwater。还有使用该方法将她添加为用户并进行了调整。这里讲的是如何进行这些更改。 添加新用户 在 task中添加一个用户名为 Cheryl Stillwater的新用户。 在 Contact Information（联系信息）屏幕和 Related Information（相关信息）屏幕上 填写必要的和不必要的域。使用现有的访问等级、入口描述文件、主 团体继续下一步。使用 Consultant为其设定一个默认工作角色，不要创建新的工作角色。设置组织图标，并且 Cherly应向迈克尔报告，而没有任何人向她直接报告。 创建新团体 创建一个新团体，并将其命名为： Contractors。返回并将 Cherly的主团体更改为这个新团体。 创建新日程进度表 Cherly有一个特殊的日程进度表：她每周只工作 20个小时，每天从上午 9点到下午 1点，从周一到周四，周五上午 10点到下午 2点。使用 task编制一份适合她工作时间的日程进度表。 创建再现时间表和工作时间类型 最后， Cherly需要一份满足她需求的时间表。首先创建一个名称为 Fact Finding的工作时间类型，之后为她创建一个再现时间表，在她的时间表上还应包括再现时间表。 组织设置测验 1. 您输入的在组织图表（ Org Chart）屏幕上的 Reports To域和 DirectReports 域有什么区别？ _ _ 2. 您是否更愿意首先设置用户工作角色？为什么？ _ _ _ 3. 在您自己的组织中工作时间类型很有用，什么是工作时间类型？ _ 4. 在什么情况下从电子数据表中向 task导入用户比用手一个一个的向 task输入用户数据更容易？ _ _ _ 5. 任何人都可以在 task中更改用户嘛？是或否？ 6. 在 task中一次删除多个用户有哪些步骤？ _ _ 7. task中默认工作 角色和正常工作角色有哪些差别？ _ _ 8. 您怎样处理日程进度表的异常情况？ _ _ _ 第三章 定制 尽管 task提供了许多有用的内置功能，但是几乎所有的客户都需要定制 task以满足他们组织的特殊需求和他们的参数选择。 Scranton Branch 也不例外。在本章我们将会学习迈克尔是如何根据他的公司的需求和他们的参数选择来定制 task的。 45 46 第三节 使用定制数据 task允许您在 task中输入 和显示定制信息。定制数据的目的是为了捕获和显示 task标准数据文件中没有包含的信息。为了在 task中设置定制信息，您必须按照下面四个通用步骤进行操作： 1. 指定您所定制数据要求的信息类型 (参数 ). 2. 为定制数据创建标题 (参数组 ). 3. 将所有参数和参数组进行分组，置入一个对象（类别）中，并指定一个对象类型。 4. 将类别应用到项目、任务或其他的对象上。并输入值 您可以将定制数据应用到下列对象上： $ 公司 $ 用户 $ 项目 $ 任务 $ 发行期刊 $ 文献 $ 文件包 在用户页面上，迈克尔想添加一些记录移动电话号码、家庭电话号码、传真号码和备用电子邮件账户的数据域。那么可以使用定制数据来创建这些数据与。 第二节 创建参数 47 参数是一种数据类型，您可以在 task中创建和保存参数 。所以您可以在您的 task 中存储和显示定制的数据。 这就是定制数据最核心的作用。 创建参数 1. 在导航菜单中选择 Create $ Parameter. 2. 命名参数 (必须 )。如果您愿意，还可以对参数进行描述。 3. 从 Display 下拉菜单中选择一个您想要的显示类型。迈克尔为了满足自己的要求，选择了 Text Field. 4. 在 Display Size（显示尺寸） 中输入您想要的现实尺寸。本节中设置 20， 这意味着显示的尺寸和 20个字符的长度相等。 5. 从 Data Type（数据类型） 下拉菜单中选择您想要的数据类型。为了备用电子邮件地址外，都选择 Number（阿拉伯数字），备用电子邮件地址选择 Text（文本） 类型。 . 图 20 新参数详细信息屏幕 48 如果您选择下拉菜单、复选框和单选按钮 6. 在工作区选项卡中点击 Parameter Options（参数选项） . 7.在 Label（标签） 下方 , 创建一个标签或命名该选项（当您输入时，将会自动出现一行） 8. 在 Value（值） 下面 ，为选项赋值 9. 重复前面两个步骤（第七步和第八步） 10. 使用上下箭头图标来更改选项的次序 11. 点击 Submit. 图 21 新参数选项屏幕 表格 1 参数显示类型 Display Type 复选下拉菜单 下拉（ Drop-Down） 可计算（ Calculated） 文本域（ Text Fields） 复选框（ Check Boxes） 单选按钮（ Radio Buttons） 文本区域（ Text Areas） Display Size Unit 像素（ Pixels） 像素（ Pixels） 像素（ Pixels） 字符（ Characters） 选项 个数 选项个数 字符 Explanation 能够选择多个条目 能够选择单个条目 能够从其它参数显示可计算的数据值 能够输入单行文字 能够选择多给条目 能够选择单个条目 能够输入多行文字 表格 2 参数数据类型 Data Type Explanation 日期（ Date） 按照日期格式显示数据 (例如 Oct. 12, 2006) 日期 /时间 按 照日期和时间的格式显示数据（例如 Oct. 12, 2006 11:00 AM) 数字（ Number） 按照阿拉伯数字格式显示数据 (例如： 1, 2, 23, 2.90 etc.) 文本（ Text） 按照字母表和阿拉伯数字显示数据 图 22 输入数据参数类型范例 在参数选项卡中（ Parameter Options Tab） $ 隐藏（ Hide）。当您不想删除该选项，而是想隐藏该选项，那么请选中盖=该复选框。 $ 删除（ Del）。选中该选项后， task将会删除所有使用该选项保存的历史信息。 49 $ 标签（ Label）。选项的名称，当用户输入定制数据时会看到该标签。 $ 值（ Value）。值是与选项相关的数据，当用户选中选项时，这个数据值将会被保存在系统中。 $ 默认（ Defaul）。 当默认复选框选中时，该选项就成为默认选项。 50 与参数相关的操作 查找参数 1. 在扩展应用程序菜单中点击 Setup. 2. 从上下文菜单中点击 Custom Data $ Parameters. 3. 在工作区中您将会看到一个参数列 表 编辑参数 1. 找到您所想要编辑的参数，然后点击参数名称 2. 在上下文菜单中点击 Edit Parameter. 3. 对参数进行更改 . 4. 点击 Submit. 复制参数 1. 进入 Setup Custom Data Parameters. 2. 找到您所想要复制的参数